文化館檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)路徑探討

文/付兆雪（東營市文化館）

近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，各個行業(yè)對自身數(shù)字化與信息化建設(shè)的投入不斷增多，期望能夠改變傳統(tǒng)的工作方法，增強自身的綜合實力。而文化館對如何應(yīng)用信息技術(shù)手段的重視性也不斷提升，需要對文化館檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)進行深入研究，創(chuàng)新文化館檔案管理的方式方法，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，使用現(xiàn)代信息技術(shù)手段對其進行利用，提高文化館檔案資源的使用效率。通過深入分析文化館檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)的必要性，探究文化館檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)的有效路徑，提出一些可靠的參考依據(jù)，推動文化館檔案管理的數(shù)字化及信息化發(fā)展。

一、文化館檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)的必要性分析

（一）優(yōu)化檔案管理服務(wù)

文化館作為一個專業(yè)的文化服務(wù)機構(gòu)，必須充分認識到自身具有的職能，突出文化館檔案管理的服務(wù)價值，使其能夠為廣大群眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在文化館檔案管理中，檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)能夠?qū)υ镜臋n案服務(wù)進行優(yōu)化，做到及時傳遞檔案信息，提高檔案資源的利用率及共享率，增強文化館在檔案服務(wù)方面的能力。同時，在文化館檔案管理中，數(shù)字化的檔案資源具有重復(fù)利用的價值，且數(shù)字化檔案資源的傳遞比較方便，可以突破空間和時間方面的限制，進一步提高文化館檔案管理的服務(wù)質(zhì)量[1]。

（二）滿足用戶檔案需求

在傳統(tǒng)的文化館檔案管理中，其檔案管理服務(wù)的內(nèi)容比較單一，無法滿足不同用戶的需求，也就難以發(fā)揮文化館檔案管理的價值。而檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)能夠解決這一問題，使得用戶在檔案方面的需求得到充分滿足。隨著用戶對檔案資源的需求越來越多元化，應(yīng)用數(shù)字化及信息化手段開展檔案管理工作，已經(jīng)成為文化館檔案管理的必然趨勢。應(yīng)利用先進的數(shù)據(jù)分析技術(shù)對用戶的檔案需求進行分析，將服務(wù)于用戶作為檔案管理的目標，對檔案資源進行有效整合，從而提供更具有針對性的檔案信息服務(wù)，提升用戶的滿意度。

（三）提高檔案管理實效

在傳統(tǒng)的文化館檔案管理模式下，整個過程需要消耗大量的人工完成工作，且檔案管理工作的時間成本較大，無法保證檔案管理的時效性。目前文化館檔案管理的內(nèi)容越來越復(fù)雜，必須改變以人工手段整理檔案的方式，借助數(shù)字化及信息化手段進行檔案處理，既能夠提高文化館檔案管理的工作效率，也可以進一步提高檔案工作質(zhì)量，減少人為因素造成的檔案缺失等問題，使文化館檔案管理更具有實效性。

二、文化館檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)存在的問題概述

首先，在文化館檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)中，需要配備大量的數(shù)字化處理設(shè)備，但是部分文化館在這一方面存在較大不足，僅具備基本的掃描儀和計算機，難以滿足檔案數(shù)字化管理的需要。由于檔案數(shù)字化管理的儲存設(shè)備不夠先進，依舊保留著本機處理檔案、本機保存檔案的模式，未能建立獨立的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，且配套的安全設(shè)備及存儲設(shè)備不夠?qū)I(yè)，進而造成了檔案利用率不高、檔案安全風險較大等問題[2]。其次，在文化館檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)中，部分檔案管理人員存在檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)意識較弱的情況，對數(shù)字化及信息化手段的掌握程度不高，很容易出現(xiàn)各種各樣的問題，使得文化館檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)的進程受到影響，也無法保證文化館檔案管理工作的整體質(zhì)量。

三、文化館檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)的有效路徑分析

（一）加強管理制度建設(shè)

為促進文化館檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)的有效開展，需要對檔案管理制度進行規(guī)范，對檔案管理流程進行優(yōu)化，制定檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)的標準，使檔案資源的安全性及可靠性得到保障。應(yīng)充分了解文化館檔案管理的工作情況，做好統(tǒng)一籌劃，盡可能提高文化館檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)的效率及質(zhì)量。通過建立統(tǒng)一的檔案管理標準，能夠形成信息順暢的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)高度的資源共享。必須將數(shù)字化作為文化館檔案信息化建設(shè)的導(dǎo)向，保證檔案信息服務(wù)的精準性，使檔案數(shù)字化建設(shè)工作得以有序進行。通過制定檔案使用及檔案查閱等各方面的規(guī)范，建立檔案保密制度、檔案數(shù)字化規(guī)范和檔案工作標準，有利于保證檔案數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范有序，簡化工作流程，確定管理思路，明確整個檔案管理的框架。作為文化館檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)的參與者，要求各個人員做好相互配合，依據(jù)格式要求將部門的信息資料傳遞給檔案工作人員，方便對檔案質(zhì)量進行整理，完成檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)[3]。

（二）合理應(yīng)用信息化技術(shù)

在信息化時代的發(fā)展背景下，將信息化技術(shù)合理應(yīng)用到文化館檔案管理活動中，已經(jīng)成為文化館檔案管理的必然趨勢，也是文化館檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。具體來講，應(yīng)充分了解文化館的發(fā)展情況，做到合理制定文化館檔案的數(shù)字化總體規(guī)劃設(shè)計，合理選擇數(shù)字化設(shè)備，保證軟件開發(fā)的合理性，并做好相應(yīng)的安全保護和查詢管理等工作。根據(jù)文化館檔案管理的具體要求，對文化館檔案管理信息系統(tǒng)進行不斷完善，使其能夠適應(yīng)文化館檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐。必須保證檔案管理信息系統(tǒng)具有良好的可擴展性，保證整個系統(tǒng)的運行可靠性，不能出現(xiàn)軟硬件故障問題[4]。為降低單點故障發(fā)生的概率，應(yīng)重視磁盤陳列產(chǎn)品在結(jié)構(gòu)上的冗余設(shè)計；為保證檔案管理軟件系統(tǒng)得到定期在線升級優(yōu)化，可以選擇光線磁盤陣列產(chǎn)品。為起到良好的人機交互體驗，可以采用以Web Browser為基礎(chǔ)的圖形管理界面。

應(yīng)充分掌握文化館檔案管理的業(yè)務(wù)特點、相關(guān)條款及要求，安排專業(yè)的人員進行數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的開發(fā)，以便能夠進行各類資料的加工處理，且需要保證數(shù)據(jù)存儲服務(wù)器的專業(yè)性，熟悉掌握系統(tǒng)操作方法，之后利用信息管理系統(tǒng)進行檔案管理，及時處理小型的故障，提高文化館檔案管理的效率。由于信息管理系統(tǒng)的安全性受到各種因素的影響，需要做好文化館檔案的安全保護工作，對檔案查詢權(quán)限進行合理設(shè)置，對價值高的檔案進行重點保護，做好重要檔案的備份，從而提高檔案信息的安全性[5]。

（三）加強檔案管理隊伍建設(shè)

建立一支專業(yè)的檔案管理隊伍直接影響著文化館檔案管理的工作水平，對檔案管理隊伍建設(shè)進行強化，可以推動文化館檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)的有效進行，確保各個檔案管理人員能夠熟練運用信息化技術(shù)手段，切實提高文化館檔案管理的信息化水平。作為文化館檔案管理的主體，檔案管理人員應(yīng)具備良好的檔案數(shù)字化及信息化建設(shè)意識，主動參與到這一工作中，加快文化館檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)進程。其次，除了要培養(yǎng)檔案管理人員的思想意識，也要重視培養(yǎng)內(nèi)部其他工作人員的意識，促進各個人員在檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)方面達成共識，主動配合做好各項工作，從而發(fā)揮數(shù)字化與信息化在文化館檔案管理中的作用。對于檔案管理人員的培訓(xùn)教育，既要做到充分掌握相關(guān)的理論知識，也要掌握數(shù)字化檔案管理相關(guān)的操作技能，具備良好的信息化素養(yǎng)。同時，應(yīng)重視培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德，使其能夠保持良好的責任感，以專業(yè)的態(tài)度完成工作，不斷改進文化館檔案管理，實現(xiàn)提高檔案管理工作水平的目的。

在做好檔案管理人員培訓(xùn)教育工作的同時，也要重視對檔案管理設(shè)備的選擇及創(chuàng)新，借助先進的設(shè)備設(shè)施來提高文化館處理信息數(shù)據(jù)的效率。

在采用智能錄入儀、單反相機、文本轉(zhuǎn)化器、PC機、高速掃描儀等設(shè)備的情況下，應(yīng)做好設(shè)備實操的演示和指導(dǎo)，確保檔案管理人員能夠?qū)υO(shè)備進行靈活操作，促進檔案工作的順利進行，使文化館檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)更具有實效性。

四、結(jié)語

綜上所述，為促進文化館檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)的有效開展，充分發(fā)揮數(shù)字化及信息化在文化館檔案管理中的作用，需要提高對文化館檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)的重視性，結(jié)合發(fā)展現(xiàn)狀進行不斷改進，重視管理制度建設(shè)、信息化技術(shù)應(yīng)用、檔案管理隊伍建設(shè)，從而提高文化館檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)的水平，進一步促進文化館建設(shè)管理工作的穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展。