關(guān)于高校信息化檔案室建設(shè)的研究與思考

孟桂蘭

德州職業(yè)技術(shù)學(xué)院組織部檔案室 山東 德州 253000

引言

形勢(shì)不斷發(fā)展、科技不斷進(jìn)步，檔案管理的信息化也逐漸成為高校檔案管理的一個(gè)重要內(nèi)容，信息化程度越高，也就意味著高校利用檔案這一原生信息的效率越高。作為聚集了大量信息、人才以及技術(shù)等優(yōu)質(zhì)資源的地方，高校在國(guó)家檔案信息化建設(shè)工程中擔(dān)任了十分重要的角色，因此高校信息化檔案室的建設(shè)不僅僅是處于有效利用高校檔案的角度，也是時(shí)代發(fā)展、社會(huì)發(fā)展對(duì)高校提出的客觀要求[1]。盡管目前高校信息化檔案的建設(shè)工作已經(jīng)取得了一定的成就，但是由于高校自身的局限性、檔案信息化軟件開發(fā)過(guò)程中的局限性等一些問(wèn)題的存在，高校信息化檔案室建設(shè)工作仍然處于不斷探索、不斷完善的過(guò)程中。如何能夠做好信息化檔案室的建設(shè)工作，讓其能夠在長(zhǎng)遠(yuǎn)時(shí)間內(nèi)發(fā)揮積極作用，是目前高校、信息技術(shù)部門以及檔案管理部門需要齊心協(xié)力，共同解決的一個(gè)問(wèn)題[2]。筆者針對(duì)信息化檔案室建設(shè)的現(xiàn)狀，就關(guān)于高校信息化檔案室建設(shè)給出一些自己的思考。

1 高校信息化檔案室建設(shè)的必要性

1.1 形式不斷發(fā)展的客觀需要

高校傳統(tǒng)檔案室主要是采取手工管理的方法，給予信息使用人員以手工服務(wù)。這種管理方法不僅在檢索、利用信息時(shí)不僅會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，而且無(wú)法保持信息利用的準(zhǔn)確性。對(duì)于一些電子檔案，傳統(tǒng)檔案室沒有充分利用起來(lái)，甚至是清洗、丟失了很多的電子檔案，無(wú)法滿足人們當(dāng)前階段對(duì)檔案信息的需求[3]。所以說(shuō)高校檔案管理是需要進(jìn)行信息化的，信息化檔案室的建設(shè)存在必要性。在2000年12月印發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》中提出“加快檔案信息化建設(shè)”，顯然，這對(duì)高校信息化檔案室的建設(shè)工作提出了新的要求。而且中國(guó)教育網(wǎng)、科研網(wǎng)等教育相關(guān)網(wǎng)站的建立，規(guī)章制定、教育通知等各種信息資料都以電子文件的形式發(fā)布在網(wǎng)上，高校檔案室必須與時(shí)俱進(jìn)地完成信息化，才能適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科技發(fā)展的趨勢(shì)[4]。

1.2 改進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量水平的客觀需要

當(dāng)前在高校檔案室中，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案以及新型電子檔案同時(shí)存在。紙質(zhì)檔案主要是手工管理，需要人工根據(jù)檔案管理準(zhǔn)則完成檔案管理工作，管理工作的質(zhì)量水平會(huì)受到管理人員的責(zé)任心、能力以及其他諸多因素的影響，不同管理人員檔案管理工作的質(zhì)量水平也會(huì)存在差異。電子檔案在管理時(shí)更多的是借助計(jì)算機(jī)管理程序?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行管理，檔案管理的工作質(zhì)量比較穩(wěn)定，不會(huì)因?yàn)楣芾砣藛T的差異而產(chǎn)生不同的工作質(zhì)量[5]。所以如果高校想減少人員差異給檔案管理工作帶來(lái)的不便之處，就需要加快信息化檔案室的建設(shè)除此之外，信息化檔案室的建設(shè)也會(huì)促進(jìn)管理人員提高自身的業(yè)務(wù)水平，不管改進(jìn)檔案管理的整體工作質(zhì)量。

2 高校信息化檔案室建設(shè)的意義

傳統(tǒng)檔案管理是將紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單的原始保存后，作為一種內(nèi)部資源供高校本身使用，不能充分利用高校檔案這一原始信息。但是高等教育在不斷發(fā)展，高校檔案數(shù)量、形式也發(fā)生了新的變化。檔案形式的多樣化需要高校建立信息化檔案室來(lái)管理、利用新型檔案。信息化檔案室的建設(shè)則是在檔案管理工作中，借助現(xiàn)代化設(shè)備，采取更加先進(jìn)的管理方式，對(duì)手工管理進(jìn)行取代，更加細(xì)致地完成檔案管理工作，滿足對(duì)高校檔案這一原始信息的新需求[6]。信息化檔案室的建設(shè)能夠?qū)崟r(shí)、化自動(dòng)化的給予檔案高效管理，保證檔案搜尋的及時(shí)性、信息資源的時(shí)效性，盡可能減少人力物力的多余耗費(fèi)，有利于檔案管理工作的水平提高、效益增收。總的來(lái)說(shuō)，高校信息化檔案室建設(shè)，有助于推進(jìn)高校事業(yè)建設(shè)、有利于減少人力物力浪費(fèi)，更加高效利用學(xué)校檔案，更好滿足師生對(duì)學(xué)校檔案的需求。

3 高校信息化檔案室建設(shè)的問(wèn)題

盡管高校信息化檔案室建設(shè)工作目前已經(jīng)取得了一定的成效，檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)初步完備，但是建設(shè)過(guò)程中仍有問(wèn)題需要解決。

3.1 在思想上不夠重視信息化檔案室的建設(shè)

部分高校領(lǐng)導(dǎo)并沒有足夠重視信息化檔案室的建設(shè)工作，只將它日常工作附屬品，沒有進(jìn)行足夠的研究。與高校的科研部門、行政部門相比而言高校，檔案管理部門傾向于被認(rèn)為可有可無(wú)、無(wú)足輕重，檔案管理人員收入水平、社會(huì)地位處于比較劣勢(shì)的狀態(tài)[7]。仍有高校檔案室采取傳統(tǒng)管理辦法，存在思維定式，對(duì)現(xiàn)代化的檔案管理工作無(wú)法適應(yīng)。除此之外，信息化檔案室的建設(shè)工作中也沒有達(dá)到相應(yīng)的宣傳廣度和深度，導(dǎo)致高校教職工在日常教學(xué)活動(dòng)中不重視原始資料的管理工作，對(duì)應(yīng)歸檔材料保存工作存在缺失，不利于檔案管理工作的開展。

3.2 信息化檔案室的建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不足

信息化檔案室的建設(shè)需要一定的物質(zhì)基礎(chǔ)，包括掃描儀、光盤刻錄儀、計(jì)算機(jī)以及縮微閱讀機(jī)等高性能現(xiàn)代化設(shè)備，而且還需要各種應(yīng)用軟件，如檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)、信息處理系統(tǒng)等功能齊全的軟件。但是目前情況來(lái)看，高校在信息化檔案室的建設(shè)過(guò)程中并沒有投入足夠的經(jīng)費(fèi)，缺少了資金支持就無(wú)法購(gòu)買足夠的設(shè)備，知識(shí)檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后，不利于信息化檔案室建設(shè)工作的開展。

3.3 檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不達(dá)標(biāo)

檔案管理工作需要管理人員具有很強(qiáng)的專業(yè)性，這就對(duì)工作人員專業(yè)知識(shí)水平提出了很高的要求，尤其是信息化檔案室中的現(xiàn)代設(shè)備的使用則需要工作人員更專業(yè)知識(shí)和技術(shù)水平。但目前信息化檔案室建設(shè)過(guò)程中，大部分的檔案管理人員不能同時(shí)具備檔案管理、計(jì)算機(jī)信息處理能力，尚未完全適應(yīng)管理工作的轉(zhuǎn)變。并且，高校檔案室的多為兼職管理人員，人員的流動(dòng)性比較大，人員變動(dòng)頻繁，檔案管理工作的交接、檔案管理業(yè)務(wù)的熟練度無(wú)法保證，不利于檔案的有效管理[8]。匱乏的專業(yè)技術(shù)人員、不穩(wěn)定的管理隊(duì)伍，使得高校檔案室管理工作難度變大，對(duì)信息化檔案室建設(shè)存在著制約性。

4 高校信息化檔案建設(shè)中問(wèn)題的相應(yīng)對(duì)策

信息化檔案室的建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的長(zhǎng)期工程，高校需要在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)持續(xù)做出積極努力才能更好地完成信息化檔案管理的建設(shè)工作。筆者根據(jù)上文中提到的信息化檔案管理建設(shè)中存在的一些問(wèn)題，給出自己的思考，為高校信息化檔案室的建設(shè)提供一些可行的方案。

4.1 增加資金投入，保證設(shè)備齊全

《高等學(xué)校檔案管理辦法》中對(duì)高校信息化管理檔案建設(shè)工作提出了經(jīng)費(fèi)設(shè)置的要求，高校要設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為信息化檔案室的建設(shè)提供資金支持。針對(duì)目前信息化檔案管理經(jīng)費(fèi)不足的現(xiàn)狀，加大資金投入，是促進(jìn)信息化檔案室建設(shè)的一個(gè)重要舉措。在信息化檔案室建設(shè)過(guò)程中，一方面要將建設(shè)中所需經(jīng)費(fèi)作為預(yù)算的一部分納入預(yù)算。建設(shè)過(guò)程中所需要采購(gòu)的計(jì)算機(jī)、檔案管理軟件等基礎(chǔ)設(shè)備，都要在預(yù)算的考慮范圍內(nèi)；另一方面，應(yīng)該向上級(jí)教育部門申請(qǐng)對(duì)檔案人員編制，為高校信息化檔案室配備檔案管理人員，采取專職、兼職相互搭配的模式，為檔案室管理工作的開展奠定基礎(chǔ)。

4.2 整合資源，充分利用互通的校園網(wǎng)絡(luò)

分級(jí)鑒定現(xiàn)存的館藏檔案，在有序整理后，通過(guò)微縮膠片轉(zhuǎn)換、掃描或者手工錄入等手段將紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，原本的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，將數(shù)字化的檔案統(tǒng)一納入數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)校園網(wǎng)查詢?nèi)肟凇w檔入口等功能行入口的設(shè)置，將文檔一體化，做到校內(nèi)校外資源整合。本校信息化檔案室網(wǎng)站為主體，與本校校園網(wǎng)和其他高校校園網(wǎng)、檔案管理室網(wǎng)相互連接，形成檔案分享網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部、學(xué)校間檔案快速共享。

4.3 培訓(xùn)強(qiáng)化，提高管理人員素質(zhì)

信息化檔案室的建設(shè)工作中，高素質(zhì)的管理人員是必不可少的一個(gè)要素，如果想充分利用好信息化檔案室，需要配備相應(yīng)的管理人員。信息化檔案室的工作人員，在可進(jìn)行傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，還要能夠熟練操作計(jì)算機(jī)，利用計(jì)算機(jī)完成錄入數(shù)據(jù)、管理數(shù)據(jù)庫(kù)等工作[9]。高校可以采取多種方式，如知識(shí)競(jìng)賽、座談會(huì)、專家輔導(dǎo)講座等，更新檔案室人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，學(xué)習(xí)新技能、新方法，適應(yīng)信息化檔案室對(duì)管理技能的新要求。同時(shí)，也要著重培養(yǎng)和儲(chǔ)備信息化檔案室高水平管理人才，提升管理人員專業(yè)素養(yǎng)的基礎(chǔ)上，為人員流動(dòng)提供交接儲(chǔ)備。

4.4 由點(diǎn)及面，縱深向推動(dòng)高校信息化檔案室的建設(shè)

作為一項(xiàng)十分具有挑戰(zhàn)性的工作，體制、經(jīng)濟(jì)和技術(shù)等因素都會(huì)制約到信息化檔案室的建設(shè)進(jìn)展。高校不可能在短時(shí)間內(nèi)完全實(shí)現(xiàn)檔案信息化，但我們同樣也不能消極對(duì)待[10]。相反，我們要主動(dòng)出擊，抓住時(shí)機(jī)，在最有利的角度展開信息化檔案室的建設(shè)工作，由點(diǎn)及面，逐步完善。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，高校信息化檔案室的建設(shè)是形勢(shì)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。目前信息化檔案室建設(shè)已經(jīng)取得了一定的成就，但仍然存在建設(shè)資金不足、人員素質(zhì)不匹配的不足之處。為此，高校應(yīng)該積極采取應(yīng)對(duì)措施，為信息化檔案室建設(shè)提供資金保障、人員儲(chǔ)備，且是滿足信息化檔案室建設(shè)工作的需求，為高校事業(yè)的開展創(chuàng)造有利條件。