事業(yè)單位電子檔案的應用研究分析

鄭慧麗

（山東省淡水漁業(yè)研究院，山東 濟南 250013）

在事業(yè)單位檔案管理工作運行過程中傳統(tǒng)的紙質檔案已無法滿足事業(yè)單位的運行需求，結合信息化現(xiàn)代科研技術優(yōu)化現(xiàn)有的檔案管理工作，可有效提升事業(yè)單位的檔案管理質量。使事業(yè)單位的檔案管理工作形成與時俱進的發(fā)展形勢，加強現(xiàn)代化的科學管理技術研究，將現(xiàn)代化的信息技術進行合理的融合與調節(jié)，實現(xiàn)信息技術與事業(yè)單位檔案管理之間的密切合作。改變傳統(tǒng)的管理過程中所存在的問題，有效提升的管理質量與工作效率，為事業(yè)單位的創(chuàng)新改革服務質量起到較強的推動作用。

一、事業(yè)單位開展電子檔案信息化管理的背景說明

在事業(yè)單位運行過程中的人事任命相關部門都有著較強的規(guī)定，因此在其發(fā)展過程中對于檔案的重視程度愈發(fā)嚴格，在現(xiàn)階段我國事業(yè)單位檔案管理工作較為混亂的態(tài)勢之下，對現(xiàn)有的檔案管理工作進行信息化的創(chuàng)新改革，結合大數(shù)據(jù)時代背景的信息技術更新優(yōu)勢，對現(xiàn)有的檔案信息管理工作進行信息技術的合理融入，有效提升檔案管理工作質量。事業(yè)單位檔案管理過程中因受各種環(huán)境因素的影響導致檔案管理工作中存在著諸多問題，相較于其他相同性質的單位，信息化整合發(fā)展更新較為緩慢。事業(yè)單位的檔案管理部門應掌握更多的信息化處理手段，不斷完善事業(yè)單位內部的軟硬件系統(tǒng)，開展各部門之間的網(wǎng)絡信息共享平臺對其進行相應的優(yōu)化改革。與此同時，建立事業(yè)單位的信息局域網(wǎng)可通過相關覆蓋網(wǎng)絡加強各部門之間的有效合作質量，以此提升檔案管理工作的效率與創(chuàng)新改革速度。

二、事業(yè)單位檔案管理過程中所存在的問題

（一）電子檔案真實性保障性能較為薄弱

在事業(yè)單位運行過程中運用電子檔案的信息管理技術，可有效提升電子檔案的運行質量，但在實際運行過程中由于電子檔案存儲于計算機或電子媒介當中，可以對其進行任意組合的編輯，及時通過反復的修正也無法留下特殊的標記，導致電子檔案材料的原始性與真實性無法得到完整的保障。加之眾多檔案材料在過程中缺少完整的印章或對檔案的真?zhèn)舞b別造成了較大的困擾，在收納過程中缺少完整的印章或簽名，為后期的檔案真?zhèn)舞b別工作帶來了較大的難度，因此真實性完整性、原始性等多項綜合性能無法得到完整的保障，進而對事業(yè)單位的電子檔案管理工作造成了較大的影響。

（二）缺少專業(yè)性的電子檔案信息管理人才

專業(yè)性的電子檔案信息管理人才可有效提升事業(yè)單位電子檔案管理質量，在事業(yè)單位運行過程中應開展對其專業(yè)管理人才的擴充以及培，養(yǎng)結合現(xiàn)有事業(yè)單位運行過程中所存在的諸多問題發(fā)現(xiàn)，缺少高層次的檔案管理專項人才嚴重影響了事業(yè)單位的電子檔案管理質量。因此為確保電子檔案的信息技術的完整性，應快速解決管理人員匱乏問題，改善現(xiàn)有檔案管理知識不足以及確實系統(tǒng)化培訓相關工作嚴重不足現(xiàn)象，減少對檔案管理工作水平的影響，進而推動系統(tǒng)化與信息化的科學檔案管理工作[1]。除此之外，信息化和系統(tǒng)化的管理工作在現(xiàn)有的事業(yè)單位電子檔案運行管理過程中無法得到完整的體現(xiàn)，由于專業(yè)程度的不足導致事業(yè)單位檔案電子管理工作的效率受到較大影響。與此同時，檔案管理工作現(xiàn)有的管理人才缺少相應的知識技能提升培訓，目前我國檔案電子管理過程中，大多數(shù)以極少數(shù)的專業(yè)人員身兼數(shù)職的形式開展管理工作，容易出現(xiàn)專注力不足而導致的系統(tǒng)化管理問題不利于檔案電子管理創(chuàng)新發(fā)展。

（三）缺少完善的電子檔案管理制度

目前為止，在我國事業(yè)單位電子檔案信息管理過程中，由于缺少完善的電子檔案管理相關制度，進而導致管理過程中出現(xiàn)諸多問題，從信息的收集、存儲以及后續(xù)的調閱等多方面進行科學管理，有效提升檔案管理的質量。現(xiàn)有的檔案管理過程中，電子檔案業(yè)務開展時間相對較短，由于缺少專業(yè)型的智能人才以及在檔案管理過程中對于檔案的管理標準和后期的調閱制度并未對其進行統(tǒng)一的完整規(guī)劃，進而導致檔案電子信息的真實性和原始性受到了較大的影響。在電子檔案信息管理過程中，電子檔案的使用權限應對其進行科學的審核管理，由于不同級別與權限的管理人員均可通過自身的密碼賬號登錄到管理體系當中，無法保證電子檔案信息的安全性，結合拷貝者對拷貝文件的需求將現(xiàn)有的電子檔案信息進行科學管理，運用相關的電子權限與級別才可查閱的針對性管理制度，進而提升檔案管理工作的時效性，確保檔案信息的完整性。

三、事業(yè)單位電子檔案應用研究措施

（一）強化電子檔案信息管理體系提升電子檔案的真實性

電子檔案的信息管理應結合電子信息智能技術，對現(xiàn)有的計算機存儲檔案信息進行合理的組合編輯，在編輯過程中存留相應的標記，以便為后續(xù)的文件查找工作提供良好的空間，因此在電子文檔真實性難以保障的基礎上，對現(xiàn)有的文件收納過程進行具體細化，完善現(xiàn)有的電子檔案資料收集環(huán)節(jié)，確保所收納的電子檔案擁有完整的印章及簽名，為后續(xù)的真?zhèn)舞b別減少不必要的困擾，促進電子檔案信息管理的真實性完整性以及原始性。在此基礎上包括紙質檔案以及圖片等相關檔案對其進行統(tǒng)一的信息收集、處理以及加工，實現(xiàn)對檔案信息的合理保存。

結合新形勢時代背景之下檔案信息管理的創(chuàng)新觀念，應保持與時俱進、發(fā)展創(chuàng)新的原則，對事業(yè)單位的電子信息檔案管理工作進行創(chuàng)新優(yōu)化改革，實現(xiàn)數(shù)字化信息化的創(chuàng)新要求，發(fā)揮電子檔案的最大利益。與此同時加強檔案管理工作的資金投入進而提升管理效率，為后續(xù)的調閱工作提供良好的基礎及條件。不斷完善事業(yè)單位的電子信息技術滿足檔案管理需求、強化單位的軟硬件設施、加大對電子檔案管理的資金投入、添置相應數(shù)量的電子配套產品，建立符合事業(yè)單位運行發(fā)展的局域網(wǎng)，進而形成集成化的統(tǒng)一管理網(wǎng)絡，確保電子檔案正常運行及以及所存儲的信息安全。

（二）豐富事業(yè)單位檔案管理人才隊伍

電子檔案的管理運用關鍵在于人才，因此在事業(yè)單位運行發(fā)展過程中，未實現(xiàn)電子檔案的創(chuàng)新改革需對現(xiàn)有的人才架構進行深度分析，不斷培養(yǎng)現(xiàn)有的專業(yè)型人才為其搭建符合事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的相關知識技能培訓平臺。并在此基礎上向外擴招專業(yè)性的技術人才，按照專業(yè)的運行思路開拓多元化的創(chuàng)新發(fā)展途徑，運用多渠道引進專業(yè)技術人才填補現(xiàn)有的事業(yè)單位電子檔案管理缺失。將目光放置在高校檔案管理、計算機管理等相關專業(yè)，引進大量的創(chuàng)造型、復合型專業(yè)人才，為檔案管理工作提供完善的人才技術支撐。

除此之外，在人才儲備過程中也應改善現(xiàn)有的待遇制度，使專業(yè)人員獲得相應的報酬，穩(wěn)定現(xiàn)有的事業(yè)單位檔案管理人員隊伍，由于事業(yè)單位的檔案管理人員隊伍流動性相對較大，因此應對其產生的原因進行深度分析，從政治、待遇、工作、生活等多方面關心檔案管理人員的實際需求，適當提升相關待遇，使得檔案管理人員在舒心的工作環(huán)境之下完成檔案管理工作，為事業(yè)單位的檔案管理發(fā)展做出積極的貢獻。

（三）創(chuàng)設符合事業(yè)單位電子檔案信息管理的優(yōu)化制度

全面加強事業(yè)單位電子信息檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，是落實我國檔案工作優(yōu)化創(chuàng)新的重要舉措，因此在實際運行過程中為增強檔案信息管理工作的完善性與先進性，需對現(xiàn)有的管理制度進行優(yōu)化更新，可創(chuàng)設符合事業(yè)單位檔案信息管理的創(chuàng)新改革管理體系，加強法律法規(guī)的落實力度，以及制度的考核監(jiān)管力度。在事業(yè)單位運行過程中由于自身結構內的各項制度過于復雜，因此需對現(xiàn)有的制度進行簡單梳理淘汰陳舊不適用的管理措施，將大數(shù)據(jù)時代背景下電子信息的創(chuàng)新優(yōu)化發(fā)展技術融入電子檔案的管理工作當中，完善現(xiàn)有的管理制度。在制度執(zhí)行過程中需秉承堅持不懈的創(chuàng)新原則，避免半途而廢的情況發(fā)生，由于電子檔案的信息管理缺少相應的制度，導致現(xiàn)有的檔案管理過程中存在著較大的問題。

因此為順應國家的創(chuàng)新發(fā)展趨勢，切實落實國家的相關法律法規(guī)，應加強現(xiàn)有工作人員對電子檔案真實性安全性的管理意識培訓，有效解決信息化管理工作中所存在的諸多問題，為電子檔案的創(chuàng)新改革提供良好的科學技術支撐，與此同時加強對制度落實的監(jiān)督力度，有效保證但管理工作的安全實施[2]。

（四）順應時代發(fā)展，融入云存儲與備份功能

在大數(shù)據(jù)時代背景之下，作為行政事業(yè)單位的檔案電子信息管理工作，應結合現(xiàn)代信息技術的云存儲與備份功能對其進行不斷地開拓創(chuàng)新，將原有的紙質檔案資料進行合理保存，運用現(xiàn)代化信息技術將其轉化為電子數(shù)據(jù)，實現(xiàn)電子檔案的合理存儲。在此過程中派專人對轉化工作進行針對性的講解與審核，提升機械設備掃描質量，將傳統(tǒng)的紙質檔案管理資料成功轉化為電子數(shù)據(jù)，進而形成數(shù)字化創(chuàng)新改革的發(fā)展模式。利用現(xiàn)有的現(xiàn)代信息技術中云存儲以及備份功能，有效節(jié)約數(shù)字化檔案信息資料的空間占比，進而為事業(yè)單位電子檔案的信息資料完整性提供了良好的發(fā)展空間，有效保障事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)信息資料的真實性，為事業(yè)單位的長期運行奠定堅實有力的基礎。

除此之外，加強對檔案信息的泄密風險防控，切實解決電子檔案信息的安全性，加強檔案管理人員的相關安全意識，明確自身的工作任務，幫助檔案管理人員樹立正確的崗位責任感，養(yǎng)成恪盡職守、認真負責、精益求精的工作作風，加強對電子檔案信息的監(jiān)管力度。在信息存儲過程中應對其進行合理的防護，定期對現(xiàn)有的存儲設備進行優(yōu)化升級，確保檔案電子信息的安全性，減少病毒與黑客入侵對現(xiàn)有檔案電子信息資料的破壞概率，實現(xiàn)電子檔案信息存儲傳輸?shù)冗^程的安全性，加強電子文件的操作流程管理。

四、結束語

綜上所述，在事業(yè)單位電子檔案應用過程中需加強現(xiàn)有的管理體系，形成規(guī)范化的創(chuàng)新管理氛圍，進而提升事業(yè)單位電子檔案的管理水平。結合現(xiàn)代信息技術的云存儲與備份功能提升電子檔案信息資料的安全性，加強對現(xiàn)有管理人員的安全意識提升以及擴充電子檔案專項技術人才隊伍，實現(xiàn)對現(xiàn)有電子檔案資料的科學優(yōu)化創(chuàng)新發(fā)展，有效融合自身的管理理念及先進方法，促進檔案管理工作的現(xiàn)代化、智能化、高速化發(fā)展。