事業單位電子檔案的應用研究分析

鄭慧麗

（山東省淡水漁業研究院，山東 濟南 250013）

在事業單位檔案管理工作運行過程中傳統的紙質檔案已無法滿足事業單位的運行需求，結合信息化現代科研技術優化現有的檔案管理工作，可有效提升事業單位的檔案管理質量。使事業單位的檔案管理工作形成與時俱進的發展形勢，加強現代化的科學管理技術研究，將現代化的信息技術進行合理的融合與調節，實現信息技術與事業單位檔案管理之間的密切合作。改變傳統的管理過程中所存在的問題，有效提升的管理質量與工作效率，為事業單位的創新改革服務質量起到較強的推動作用。

一、事業單位開展電子檔案信息化管理的背景說明

在事業單位運行過程中的人事任命相關部門都有著較強的規定，因此在其發展過程中對于檔案的重視程度愈發嚴格，在現階段我國事業單位檔案管理工作較為混亂的態勢之下，對現有的檔案管理工作進行信息化的創新改革，結合大數據時代背景的信息技術更新優勢，對現有的檔案信息管理工作進行信息技術的合理融入，有效提升檔案管理工作質量。事業單位檔案管理過程中因受各種環境因素的影響導致檔案管理工作中存在著諸多問題，相較于其他相同性質的單位，信息化整合發展更新較為緩慢。事業單位的檔案管理部門應掌握更多的信息化處理手段，不斷完善事業單位內部的軟硬件系統，開展各部門之間的網絡信息共享平臺對其進行相應的優化改革。與此同時，建立事業單位的信息局域網可通過相關覆蓋網絡加強各部門之間的有效合作質量，以此提升檔案管理工作的效率與創新改革速度。

二、事業單位檔案管理過程中所存在的問題

（一）電子檔案真實性保障性能較為薄弱

在事業單位運行過程中運用電子檔案的信息管理技術，可有效提升電子檔案的運行質量，但在實際運行過程中由于電子檔案存儲于計算機或電子媒介當中，可以對其進行任意組合的編輯，及時通過反復的修正也無法留下特殊的標記，導致電子檔案材料的原始性與真實性無法得到完整的保障。加之眾多檔案材料在過程中缺少完整的印章或對檔案的真偽鑒別造成了較大的困擾，在收納過程中缺少完整的印章或簽名，為后期的檔案真偽鑒別工作帶來了較大的難度，因此真實性完整性、原始性等多項綜合性能無法得到完整的保障，進而對事業單位的電子檔案管理工作造成了較大的影響。

（二）缺少專業性的電子檔案信息管理人才

專業性的電子檔案信息管理人才可有效提升事業單位電子檔案管理質量，在事業單位運行過程中應開展對其專業管理人才的擴充以及培，養結合現有事業單位運行過程中所存在的諸多問題發現，缺少高層次的檔案管理專項人才嚴重影響了事業單位的電子檔案管理質量。因此為確保電子檔案的信息技術的完整性，應快速解決管理人員匱乏問題，改善現有檔案管理知識不足以及確實系統化培訓相關工作嚴重不足現象，減少對檔案管理工作水平的影響，進而推動系統化與信息化的科學檔案管理工作[1]。除此之外，信息化和系統化的管理工作在現有的事業單位電子檔案運行管理過程中無法得到完整的體現，由于專業程度的不足導致事業單位檔案電子管理工作的效率受到較大影響。與此同時，檔案管理工作現有的管理人才缺少相應的知識技能提升培訓，目前我國檔案電子管理過程中，大多數以極少數的專業人員身兼數職的形式開展管理工作，容易出現專注力不足而導致的系統化管理問題不利于檔案電子管理創新發展。

（三）缺少完善的電子檔案管理制度

目前為止，在我國事業單位電子檔案信息管理過程中，由于缺少完善的電子檔案管理相關制度，進而導致管理過程中出現諸多問題，從信息的收集、存儲以及后續的調閱等多方面進行科學管理，有效提升檔案管理的質量。現有的檔案管理過程中，電子檔案業務開展時間相對較短，由于缺少專業型的智能人才以及在檔案管理過程中對于檔案的管理標準和后期的調閱制度并未對其進行統一的完整規劃，進而導致檔案電子信息的真實性和原始性受到了較大的影響。在電子檔案信息管理過程中，電子檔案的使用權限應對其進行科學的審核管理，由于不同級別與權限的管理人員均可通過自身的密碼賬號登錄到管理體系當中，無法保證電子檔案信息的安全性，結合拷貝者對拷貝文件的需求將現有的電子檔案信息進行科學管理，運用相關的電子權限與級別才可查閱的針對性管理制度，進而提升檔案管理工作的時效性，確保檔案信息的完整性。

三、事業單位電子檔案應用研究措施

（一）強化電子檔案信息管理體系提升電子檔案的真實性

電子檔案的信息管理應結合電子信息智能技術，對現有的計算機存儲檔案信息進行合理的組合編輯，在編輯過程中存留相應的標記，以便為后續的文件查找工作提供良好的空間，因此在電子文檔真實性難以保障的基礎上，對現有的文件收納過程進行具體細化，完善現有的電子檔案資料收集環節，確保所收納的電子檔案擁有完整的印章及簽名，為后續的真偽鑒別減少不必要的困擾，促進電子檔案信息管理的真實性完整性以及原始性。在此基礎上包括紙質檔案以及圖片等相關檔案對其進行統一的信息收集、處理以及加工，實現對檔案信息的合理保存。

結合新形勢時代背景之下檔案信息管理的創新觀念，應保持與時俱進、發展創新的原則，對事業單位的電子信息檔案管理工作進行創新優化改革，實現數字化信息化的創新要求，發揮電子檔案的最大利益。與此同時加強檔案管理工作的資金投入進而提升管理效率，為后續的調閱工作提供良好的基礎及條件。不斷完善事業單位的電子信息技術滿足檔案管理需求、強化單位的軟硬件設施、加大對電子檔案管理的資金投入、添置相應數量的電子配套產品，建立符合事業單位運行發展的局域網，進而形成集成化的統一管理網絡，確保電子檔案正常運行及以及所存儲的信息安全。

（二）豐富事業單位檔案管理人才隊伍

電子檔案的管理運用關鍵在于人才，因此在事業單位運行發展過程中，未實現電子檔案的創新改革需對現有的人才架構進行深度分析，不斷培養現有的專業型人才為其搭建符合事業單位檔案管理創新發展的相關知識技能培訓平臺。并在此基礎上向外擴招專業性的技術人才，按照專業的運行思路開拓多元化的創新發展途徑，運用多渠道引進專業技術人才填補現有的事業單位電子檔案管理缺失。將目光放置在高校檔案管理、計算機管理等相關專業，引進大量的創造型、復合型專業人才，為檔案管理工作提供完善的人才技術支撐。

除此之外，在人才儲備過程中也應改善現有的待遇制度，使專業人員獲得相應的報酬，穩定現有的事業單位檔案管理人員隊伍，由于事業單位的檔案管理人員隊伍流動性相對較大，因此應對其產生的原因進行深度分析，從政治、待遇、工作、生活等多方面關心檔案管理人員的實際需求，適當提升相關待遇，使得檔案管理人員在舒心的工作環境之下完成檔案管理工作，為事業單位的檔案管理發展做出積極的貢獻。

（三）創設符合事業單位電子檔案信息管理的優化制度

全面加強事業單位電子信息檔案管理的創新發展，是落實我國檔案工作優化創新的重要舉措，因此在實際運行過程中為增強檔案信息管理工作的完善性與先進性，需對現有的管理制度進行優化更新，可創設符合事業單位檔案信息管理的創新改革管理體系，加強法律法規的落實力度，以及制度的考核監管力度。在事業單位運行過程中由于自身結構內的各項制度過于復雜，因此需對現有的制度進行簡單梳理淘汰陳舊不適用的管理措施，將大數據時代背景下電子信息的創新優化發展技術融入電子檔案的管理工作當中，完善現有的管理制度。在制度執行過程中需秉承堅持不懈的創新原則，避免半途而廢的情況發生，由于電子檔案的信息管理缺少相應的制度，導致現有的檔案管理過程中存在著較大的問題。

因此為順應國家的創新發展趨勢，切實落實國家的相關法律法規，應加強現有工作人員對電子檔案真實性安全性的管理意識培訓，有效解決信息化管理工作中所存在的諸多問題，為電子檔案的創新改革提供良好的科學技術支撐，與此同時加強對制度落實的監督力度，有效保證但管理工作的安全實施[2]。

（四）順應時代發展，融入云存儲與備份功能

在大數據時代背景之下，作為行政事業單位的檔案電子信息管理工作，應結合現代信息技術的云存儲與備份功能對其進行不斷地開拓創新，將原有的紙質檔案資料進行合理保存，運用現代化信息技術將其轉化為電子數據，實現電子檔案的合理存儲。在此過程中派專人對轉化工作進行針對性的講解與審核，提升機械設備掃描質量，將傳統的紙質檔案管理資料成功轉化為電子數據，進而形成數字化創新改革的發展模式。利用現有的現代信息技術中云存儲以及備份功能，有效節約數字化檔案信息資料的空間占比，進而為事業單位電子檔案的信息資料完整性提供了良好的發展空間，有效保障事業單位檔案數據信息資料的真實性，為事業單位的長期運行奠定堅實有力的基礎。

除此之外，加強對檔案信息的泄密風險防控，切實解決電子檔案信息的安全性，加強檔案管理人員的相關安全意識，明確自身的工作任務，幫助檔案管理人員樹立正確的崗位責任感，養成恪盡職守、認真負責、精益求精的工作作風，加強對電子檔案信息的監管力度。在信息存儲過程中應對其進行合理的防護，定期對現有的存儲設備進行優化升級，確保檔案電子信息的安全性，減少病毒與黑客入侵對現有檔案電子信息資料的破壞概率，實現電子檔案信息存儲傳輸等過程的安全性，加強電子文件的操作流程管理。

四、結束語

綜上所述，在事業單位電子檔案應用過程中需加強現有的管理體系，形成規范化的創新管理氛圍，進而提升事業單位電子檔案的管理水平。結合現代信息技術的云存儲與備份功能提升電子檔案信息資料的安全性，加強對現有管理人員的安全意識提升以及擴充電子檔案專項技術人才隊伍，實現對現有電子檔案資料的科學優化創新發展，有效融合自身的管理理念及先進方法，促進檔案管理工作的現代化、智能化、高速化發展。