郵政企業財務核算中心報銷報賬模塊的問題與對策研究

羅欣

（中國郵政集團有限公司重慶市分公司，重慶 400000）

近幾年，越來越多大型企業開展財務共享服務中心，并且通過優化服務中心可以有效提高企業經營整體經濟效益和質量，以此強化企業經濟財政控制力度。但是對于財務共享服務中心來說，只有使用科學、合理技術手段，才能有效處理重復且枯燥的財務流程，從而達到可以節約經濟成本，并且一定程度上還可以依靠財務共享結構，實現系統控制的實際作用。

一、郵政企業財務核算中心系統建設要求

（一）服務團隊建設

中國郵政集團有限公司按照國家規定，以普遍服務、寄遞業務、金融業務、農村電商等為主業，實行多元化經營，其核算中心中心服務團隊的建設也同樣需要嚴格按照標準流程開展。自核算中心成立以來，各崗位員工都要求具備豐富的財務戰線工作經驗，熟悉企業管理規章制度，專業素養高，基本功扎實，業務能力較強且學習能力較強。核算中心崗位設置科學，分工明確，每個崗位和流程環節均有統一操作規范標準。日常開展較多專業財稅知識培訓，不斷深化更新財務知識體系。

（二）財務核算模式建設

全市各核算單位郵務賬自2016年開始全面啟用“自動派單”模式對各核算單位進行日常費用報銷審核，現已實現郵務賬及寄遞事業部均采用“自動派單”模式審單[1]。審核人員也從最開始核算中心“全員審單”逐漸實行應付組“專業審單”模式。2020年4月起進一步改變細化報銷審核的分工方式，從按報銷單據來源單位分組轉變為按經濟事項費用類型模板分組，實行“費用審核模板化”，對報銷單據的審核標準更加統一，更加規范。

（三）運維系統建設

為更好地推行報銷報賬系統的應用，2019年印制了《報銷報賬系統操作小手冊》，方便業務開展報賬工作，提升報賬通過率和效率，進一步有效支撐業務發展奠定了基礎。為緩解報銷報賬系統在線用戶的急劇增長及報賬高峰期系統運行緩慢問題，優化系統運行環境。集團新購買服務器設施，重慶報賬系統運行環境將從原環境遷出，使用新的報賬第二套生產環境，顯著提高了運行效率。

二、郵政企業報銷報賬建設問題

（一）工作流程復雜

目前，我國郵政企業在管理和日常工作流程方面相對比較復雜，并且無論是管理模式的選擇還是規章制度的擬定，都無法具備按照標準要求開展。此種工作現狀最終會導致工作流程出現重復性問題，除此之外，在工作過程中，缺少標準化流程，一定程度上會對郵政企業財務核算中心的運轉效率和質量產生不良影響，最終減少用戶的滿意程度。此外，大部分郵政企業的財務部門在共享服務中心流程開展過程中，崗位員工在流程的管理方面上無法充分認識和理解，造成不能有效對業務提出合理化的操作建議，加上大部分基礎崗位的業務人員能力參差不齊，及時已經制定出一系列的流程和運行方案，也不能有效開展，進而滿足絕大部分用戶的實際要求。

由于郵政企業的運行規模和方式不斷被發展，致使其財務業務的運作范圍不斷被擴大，最終導致財務共享管理業務方面無論是工作內容還是整體流程，仍然存在著較大的差異性和區別。同時，郵政企業由于受到了運作時間和空間的約束，郵政企業財政共享服務中心無法有效發起相關業務操作。比如：郵政企業大部分財務共享中心使用跨越地區的管理和建設，所以相關業務操作流程的制定者和執行者無法保證為同一人，所以會造成在不同地區，即使相同的處理流程也存在時間的滯后性，最終造成郵政企業財務核算中心日常業務和工作無法有效滿足工作需求[2]。

（二）實施全員報賬，員工素質參差不齊

實施全員報賬，需要求報賬人員具備一定的財務基礎知識。郵政員工數量龐大，部分員工年齡偏大，對系統學習能力欠佳，最終導致報賬效率低下。同時，也存在部分業務人員，無基本財務風險意識，對ERP報賬功能存在一定排斥情緒。部分單位因推廣工作不到位，基層財務未提供有效支撐，基層人員會認為ERP報銷報賬增加了員工負擔，降低工作效率，甚至阻礙業務發展。

（三）員工崗位規劃不明確

由于郵政公司的財務核算中心，需要統一處理企業內部的經濟財務相關工作，所以崗位員工的主要工作內容大多數屬于流水模式，在日常的工作環節中，也僅僅處理某一階段和方向相關財政業務，而此種工作模式相對枯燥且具有較高重復性，所以會極大減少員工工作積極性和熱情。因為核算中心工作流程內容特殊性，員工所處環境相對閉塞，不能全面了解企業的發展，也很難接觸整個行業市場的變化。因為長時間保證此種狀態，造成員工綜合實力無法向高等職位方向提升，致使員工流動性增加。此種崗位現狀不僅不利于郵政企業的長期、穩定發展，在人員管理方面上，也普遍存在顯著問題和不足。

在共享服務工作開展過程中，會產生財務崗位和員工的轉型問題。而對于財務工作人員，崗位的轉型一般會由各個地區分公司開展，尤其是當分公司相關業務已經完全熟練且標準化后，部分崗位所需要的人力會有所減少，但是企業綜合考量崗位員工和企業發展相關問題后，最終會以崗位轉型，實現財務共享服務中心的發展目標[3]。

三、郵政企業財務建設應對策略

（一）財務智能轉型

一是配合信息化建設的基礎設置工作；二是繼續推進財務機器人項目，完成報銷報賬智能制單、智能審單的前期設置，為減輕基層日常報賬工作量和統一審核工作打好基礎，提升全員報賬效率。

（二）充分運用大數據思維

充分利用現有業財系統，獲取數據、挖掘數據，分析數據、運用數據，通過大數據分析，了解企業的真實運營情況，挖掘企業的潛在市場，全面提高工作的科學化、高效化、精細化水平。

（三）強化隊伍素質建設

一是繼續采用審單方式模板化，做到各個模板審核標準及要求統一化，財務核算更加精細化、專業化；二是組織跨組輪崗，使得審單人員不僅僅只是對本組的費用模板專業，做到對每個模板審核標準和要求都有所掌握[4]。

除此之外，還應該不斷加強核算中心隊伍建設，打造“忠專實”專業團隊。加強政治學習，用新時代中國特色社會主義思想武裝頭腦、指導實踐、推動工作，在勇于創新、攻堅克難、履職盡責方面，充分發揮黨組織戰斗堡壘作用和黨員先鋒模范作用。建立常態化業務學習培訓機制和輪崗制度，加強會計、稅務專業知識、財務管理規章制度、集團公司和本單位相關規定的培訓，把上崗培訓、繼續教育和學習研討作為核算中心日常管理的重要內容，不斷提高財務人員專業能力和綜合素質。核算中心要更好地發揮自身專業優勢、信息優勢，將發現問題、提出建議納入日常工作中，督促各單位完善制度，加強管理，提質增效，更好地發揮財務部門“六者”作用，為推動中國郵政高質量發展做出更大的貢獻。

（四）優化財務工作流程

各單位要站在整治官僚主義、形式主義的高度，優化報賬流程，改善報賬體驗。一是要減少報賬審批審核層級，原則上報賬審批層級不得超過三級，核算中心財務審核不得超過兩級（初核、復核）。二是要充分利用報銷報賬系統線上審批功能，逐步取消線下審批，避免線上線下雙軌審批對基層報賬人員造成的困擾，改善基層員工報賬體驗[5]。

（五）增加財務監督力度

核算中心通過集中進行業財數據處理、集中審核和統一支付，可以審核和監督企業重要業務的開展、重大經濟事項的決策實施和重大合同的簽訂履行，有利于防范風險，提升效益。各省分公司要高度重視并強化核算中心財務監督職責，把好會計信息質量、報賬合規性和資金支付最后一道關口，并就發現的管理問題積極建言獻策。核算中心要按照集團公司相關規定，做好報賬事項程序性審核，包括是否經過了必要的審批、報賬憑據（合同、發票及相關資料）是否齊全、合規，同時，通過審核合同、業務資料，分析業財數據等方式，分析判斷業務真實性和合規性，對發現的問題督促業務部門從源頭進行整改。要分析成本費用異常波動，關注合同簽訂方、發票出具方與資金支付流向是否一致，必要時抽查原始數據和資料，對發現的問題線索進行核實和處理。

四、結束語

由此可見，對于郵政企業的發展來說，財務共享中心在實際建設過程中，不僅有利于降低人工投入成本，一定程度上還可以增加財務信息流通和處理的效率。但是現階段郵政企業在實際運轉過程中，仍然存在著問題和不足，需要針對其財務共享中心的運行各階段所面臨的問題，開展深入分析，提供行之有效的解決措施，最終實現企業的快速發展和成長。