煤炭銷售企業(yè)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的思考

辛雅瓊 趙寶利

（國(guó)能銷售集團(tuán)海拉爾能源銷售有限公司，內(nèi)蒙古 呼倫貝爾 021000）

財(cái)務(wù)共享中心是企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)管理的一種全新模式，在該模式中，企業(yè)借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將各個(gè)部門(mén)或不同地區(qū)子公司的財(cái)務(wù)合并成獨(dú)立的財(cái)務(wù)中心并進(jìn)行財(cái)務(wù)管理工作。這種模式的應(yīng)用既能夠提升財(cái)務(wù)管理工作的規(guī)范性，提高公司的財(cái)務(wù)工作效率，也有利于公司從整體層面對(duì)財(cái)務(wù)管理情況進(jìn)行全面把握。在煤炭銷售企業(yè)中構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心，有利于優(yōu)化企業(yè)的財(cái)務(wù)管理，為經(jīng)營(yíng)者提供重要的生產(chǎn)及銷售決策依據(jù)。

一、煤炭銷售企業(yè)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心的必然性及重要作用

（一）煤炭銷售企業(yè)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心的必然性

當(dāng)前社會(huì)發(fā)展環(huán)境下，信息技術(shù)正在以廣泛的滲透性與傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)進(jìn)行融合，以云計(jì)算和大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的各項(xiàng)信息技術(shù)快速發(fā)展，已經(jīng)深刻影響了各行業(yè)，對(duì)于推動(dòng)產(chǎn)業(yè)變革起到了關(guān)鍵作用。財(cái)務(wù)管理工作是企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的重要組成部分，信息技術(shù)的應(yīng)用能夠?yàn)樨?cái)務(wù)工作提供必要的技術(shù)支撐，由此使得財(cái)務(wù)共享中心成為時(shí)代發(fā)展下的一種必然趨勢(shì)。互聯(lián)網(wǎng)能夠?yàn)槠髽I(yè)財(cái)務(wù)共享中心提供服務(wù)，大數(shù)據(jù)能夠幫助企業(yè)建立數(shù)據(jù)共享中心，財(cái)務(wù)共享中心能夠?qū)ζ髽I(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)提煉和分析，從而促進(jìn)企業(yè)進(jìn)行科學(xué)決策。

（二）煤炭銷售企業(yè)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心的重要作用

1.加強(qiáng)了集團(tuán)企業(yè)會(huì)計(jì)核算的標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范性

煤炭銷售企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建能夠有效幫助企業(yè)決策層級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)結(jié)合財(cái)務(wù)情況進(jìn)行決策和管理，同時(shí)，不同業(yè)務(wù)部門(mén)也能夠?qū)崿F(xiàn)順利的溝通和交流，對(duì)于加快企業(yè)會(huì)計(jì)核算的速度具有重要作用，同時(shí)，共享中心的建立也能夠使煤炭銷售企業(yè)在會(huì)計(jì)核算的過(guò)程中形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的工作流程，既有利于保證煤炭銷售企業(yè)財(cái)務(wù)管理的程序化開(kāi)展，也有利于提高煤炭銷售企業(yè)的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行水平，降低其經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，從而使其創(chuàng)造出更高的經(jīng)濟(jì)效益。

2.節(jié)約了財(cái)務(wù)人員人工成本，提高了工作效率

目前我國(guó)煤炭銷售行業(yè)處于轉(zhuǎn)型升級(jí)的關(guān)鍵時(shí)期，在環(huán)境污染日益嚴(yán)峻的形勢(shì)下，降低煤炭銷售量，提升煤炭消費(fèi)結(jié)構(gòu)，已經(jīng)成為當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，在各種銷售壓力的影響下，降低企業(yè)的成本支出便顯得尤為重要。

財(cái)務(wù)共享中心是以大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)為支撐的，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中形成的各項(xiàng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)能夠以大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行收集、篩選以及分析等一系列工作。財(cái)務(wù)共享中心的建立一方面能夠?qū)⒏鞣N財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)以數(shù)字化的形成呈現(xiàn)出來(lái)，方便管理，另一方面也有利于節(jié)約財(cái)務(wù)人員人工成本，進(jìn)一步提高工作效率，促進(jìn)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化財(cái)務(wù)核算工作的開(kāi)展，不僅有效降低了財(cái)務(wù)工作人員的工作量，也能夠幫助管理人員結(jié)合數(shù)據(jù)分析成果，及時(shí)調(diào)整企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策和發(fā)展方向。對(duì)于優(yōu)化財(cái)務(wù)預(yù)算的執(zhí)行和管理情況，促進(jìn)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化預(yù)算工作的開(kāi)展具有十分重要的價(jià)值，是保證企業(yè)降低人工成本，提高工作效率的重要途徑。

由此可以看出，財(cái)務(wù)共享中心的建立對(duì)于降低企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提升財(cái)務(wù)工作的效率具有重要的應(yīng)用價(jià)值。

二、煤炭銷售企業(yè)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的思路

（一）設(shè)置組織構(gòu)架，成立管理小組

煤炭銷售企業(yè)在構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的過(guò)程中，首先需要設(shè)置相應(yīng)的組織結(jié)構(gòu)來(lái)確保工作的順利開(kāi)展，同時(shí)還需要成立財(cái)務(wù)管理小組，對(duì)企業(yè)不同部門(mén)的財(cái)務(wù)工作進(jìn)行細(xì)化管理。組織構(gòu)架可以采用如下方式：首先，由負(fù)責(zé)人全面領(lǐng)導(dǎo)銷售過(guò)程中的各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作；資金組作為財(cái)務(wù)主要管理者負(fù)責(zé)各個(gè)分公司的資金調(diào)度使用情況；稅務(wù)組負(fù)責(zé)檢查煤炭銷售企業(yè)各個(gè)分公司稅務(wù)方面的工作；預(yù)算控制組分管煤炭銷售企業(yè)的財(cái)務(wù)預(yù)算并監(jiān)督其實(shí)施情況；財(cái)務(wù)報(bào)表組負(fù)責(zé)將各個(gè)公司的財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行上傳，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的共享。這些管理小組作為負(fù)責(zé)人下面的一級(jí)組織承擔(dān)了煤炭銷售企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的各方面事項(xiàng)，能夠?yàn)槠髽I(yè)提供多維度全方位的財(cái)務(wù)信息來(lái)滿足企業(yè)集團(tuán)的發(fā)展。

（二）結(jié)合規(guī)章制度，設(shè)置審批流程圖

在財(cái)務(wù)共享中心的管理工作中，規(guī)章制度的建立既能夠保證公司財(cái)務(wù)預(yù)算的規(guī)范化管理，也能夠確保各項(xiàng)工作開(kāi)展的規(guī)范性和合理性，因此，在成立相應(yīng)的組織框架和管理小組以后，一方面要結(jié)合各個(gè)小組的管理職責(zé)進(jìn)行規(guī)章制度的設(shè)置，確保每一項(xiàng)工作開(kāi)展的合理性；另一方面，也需要結(jié)合企業(yè)的發(fā)展及財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)情況設(shè)置審批流程圖，審批流程圖的建立不僅能夠規(guī)范各個(gè)小組在財(cái)務(wù)管理方面的規(guī)范性和科學(xué)性，也能夠確保公司財(cái)務(wù)管理工作的合法性和合理性，對(duì)于規(guī)范員工的財(cái)務(wù)工作，優(yōu)化公司內(nèi)部的制度完善和工作流程具有十分重要的實(shí)踐價(jià)值。在財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建過(guò)程中，煤炭銷售企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中涉及的資金鏈較長(zhǎng)，資金數(shù)額較為龐大，良好的財(cái)務(wù)審批程序和規(guī)章制度對(duì)于優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部管理，降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)具有十分重要的作用。

（三）根據(jù)費(fèi)用類型，制定財(cái)務(wù)審批標(biāo)準(zhǔn)

在煤炭銷售企業(yè)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心的過(guò)程中，結(jié)合費(fèi)用類型制定相應(yīng)的財(cái)務(wù)審批標(biāo)準(zhǔn)是其中的重要環(huán)節(jié)，主要是為了加強(qiáng)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作，有效提高工作效率，進(jìn)一步明確審核審批的職責(zé)與權(quán)限。首先，對(duì)于員工因工作需要借款的審核和審批工作應(yīng)當(dāng)設(shè)定相應(yīng)的借款標(biāo)準(zhǔn)和還款日期，對(duì)于項(xiàng)目部人員差旅費(fèi)的借款也需要規(guī)定由項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批和登記才能夠落實(shí)；其次，采購(gòu)物資材料借款的審核和審批工作標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)當(dāng)結(jié)合物資采購(gòu)、行政采購(gòu)等多個(gè)方面進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的劃定；最后，企業(yè)員工工資和獎(jiǎng)金的審核與審批也需要經(jīng)由財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行線上的申請(qǐng)，經(jīng)由相關(guān)負(fù)責(zé)人通過(guò)以后才能夠進(jìn)行資金的下放。

（四）利用信息技術(shù)進(jìn)行歸檔、整理，有助于財(cái)務(wù)共享中心的發(fā)展

檔案歸檔、整理是財(cái)務(wù)共享中心工作開(kāi)展的關(guān)鍵，在信息技術(shù)的支撐下，煤炭銷售數(shù)據(jù)的收集和獲取只要進(jìn)行時(shí)間范圍的劃分即可完成，對(duì)于各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理工作的檔案歸檔具有重要的應(yīng)用價(jià)值，不僅簡(jiǎn)化了財(cái)務(wù)工作人員的工作流程，還有利于其隨時(shí)隨地查詢各項(xiàng)檔案情況，保證工作的順利開(kāi)展。對(duì)財(cái)務(wù)共享中心工作開(kāi)展過(guò)程中記錄的相關(guān)問(wèn)題也能夠進(jìn)行及時(shí)有效的查詢，從而確保財(cái)務(wù)共享中心的發(fā)展。

三、煤炭銷售企業(yè)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心尚需解決的問(wèn)題

（一）財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較低

煤炭銷售行業(yè)構(gòu)建的財(cái)務(wù)共享中心是一種依靠信息技術(shù)形成的全新財(cái)務(wù)管理處理系統(tǒng)，不僅需要工作人員有一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)和常識(shí)，還需要其有更強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以保證財(cái)務(wù)共享中心的順利運(yùn)作。但目前來(lái)看，煤炭銷售行業(yè)的財(cái)務(wù)管理人員大多數(shù)人對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)掌握不夠全面，難以適應(yīng)全新的工作模式。

（二）業(yè)務(wù)人員提單困難

傳統(tǒng)模式下的財(cái)務(wù)管理工作中，業(yè)務(wù)人員只需要通過(guò)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的簽字應(yīng)允就可以完成提單工作，而煤炭行業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的建立使得所有的財(cái)務(wù)工作包括提單都需要在網(wǎng)上辦理，需要管理中心負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等一系列相關(guān)人員的審核以及審批工作才能夠完成提單，在一定程度上降低了業(yè)務(wù)人員的提單效率。

（三）審單效率較低

煤炭銷售企業(yè)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心的主要目的是解決財(cái)務(wù)管理工作效率低的問(wèn)題，而當(dāng)前財(cái)務(wù)共享中心審單效率低下，不僅不利于財(cái)務(wù)共享中心的良好構(gòu)建，也降低了煤炭銷售企業(yè)的經(jīng)營(yíng)水平，不利于企業(yè)的良好發(fā)展。究其原因，主要是由于財(cái)務(wù)管理工作中所有的財(cái)務(wù)工作都依靠共享中心完成，相比之前傳統(tǒng)模式下的工作流程，盡管有效保障了財(cái)務(wù)檔案管理的準(zhǔn)確性，但是審單工作量卻大大提升了，不利于財(cái)務(wù)工作的順利開(kāi)展。

四、改進(jìn)對(duì)策及建議

（一）提升財(cái)務(wù)管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

一方面，可以對(duì)企業(yè)中原有人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，幫助他們充分了解財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)作程序，避免出現(xiàn)不必要的工作失誤，保證工作效率的提升；另一方面，結(jié)合信息技術(shù)在企業(yè)的不斷應(yīng)用，在共享中心的構(gòu)建過(guò)程中還可以及時(shí)引進(jìn)一些計(jì)算機(jī)方面的財(cái)務(wù)管理人才，確保企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理人員在業(yè)務(wù)素質(zhì)方面的提升，為共享中心的構(gòu)建提供全面的人才支撐。

（二）優(yōu)化工作程序，提高業(yè)務(wù)人員提單率

在財(cái)務(wù)共享中心構(gòu)建的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合煤炭銷售企業(yè)的工作特點(diǎn)進(jìn)一步優(yōu)化工作程序。例如，可以采用減少財(cái)務(wù)共享中心的部門(mén)審核流程，簡(jiǎn)化審核步驟以及優(yōu)化業(yè)務(wù)人員的財(cái)務(wù)權(quán)利等一系列措施來(lái)解決業(yè)務(wù)人員的提單問(wèn)題。同時(shí)，還可以進(jìn)一步優(yōu)化財(cái)務(wù)共享中心的系統(tǒng)功能，成立專門(mén)的工作小組完成煤炭銷售企業(yè)內(nèi)部人員的提單工作，將業(yè)務(wù)人員的提單困難問(wèn)題與財(cái)務(wù)共享中心的審批和審核流程進(jìn)行有效的關(guān)聯(lián)，保障企業(yè)銷售經(jīng)營(yíng)水平良好提升。

（三）優(yōu)化審單效率

在未來(lái)的工作中應(yīng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理中心的機(jī)構(gòu)建設(shè)，以良好的運(yùn)營(yíng)模式來(lái)優(yōu)化工作安排。為保障工作效率，相關(guān)負(fù)責(zé)人可以為審單程序劃定一定的標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合金額數(shù)目要求劃分可以利用傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行的財(cái)務(wù)工作，及需要依靠財(cái)務(wù)共享中心形成財(cái)務(wù)檔案的大額審單，這樣一來(lái)，既簡(jiǎn)化了審單工作的流程，也有效減小了不必要的工作量，對(duì)于提升煤炭銷售企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心構(gòu)建過(guò)程中的審單效率具有重要的作用。

五、結(jié)束語(yǔ)

信息化的發(fā)展給企業(yè)財(cái)務(wù)工作方式帶來(lái)了極大的改變，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為支撐的財(cái)務(wù)共享中心的建立在很大程度上提高了煤炭銷售企業(yè)的工作效率和財(cái)務(wù)管理水平。在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，需要企業(yè)主動(dòng)依靠信息化技術(shù)，不斷完善財(cái)務(wù)共享中心，以人才優(yōu)勢(shì)和管理優(yōu)勢(shì)推動(dòng)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。