高校教學秘書在教學管理中的價值

天津外國語大學濱海外事學院 楊小溪

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，我國高校教學管理工作邁上了新的臺階。所有高校都實現(xiàn)了對教務信息管理系統(tǒng)的建立，達到了網(wǎng)上辦公，既方便了學生考試信息查詢，又為學生學習信息的上傳提供了便利，還降低了人工勞動成本。教學秘書是教務信息管理的中間環(huán)節(jié)，是教學主管領(lǐng)導的助手，是教學工作的基層管理者，可以說在高校的教學管理中離不開教學秘書。隨著高校的發(fā)展，教學秘書的作用不斷增大，也逐漸體現(xiàn)出了教學秘書的價值。

一、高校教學秘書在教學管理方面的價值

在高校的教學管理中，教學秘書就如同一瓶潤滑劑，發(fā)揮著潤滑作用的同時，協(xié)調(diào)和加速高校教學工作。隨著教學秘書價值作用的體現(xiàn)，學院領(lǐng)導和教師、學生也都需要尊重教學秘書，理解教學秘書，如此方能保障學校教學管理工作的有序開展。每學期初，教學秘書要協(xié)助學院領(lǐng)導和教師，在檢查學生的返校情況和教學運轉(zhuǎn)情況后，檢查教師上課的到位情況和備課情況。在期中，則需要在對教師的教學情況和科研情況進行了解后，檢查每門學科的教師是否制訂了明確的授課計劃，是否依據(jù)計劃講解課程。教學秘書還需要在了解了學生的課程學習情況后，了解學生是否有不同的學習想法，是否對教師的教學內(nèi)容、教學方法、教學方案和教學目標等提出不同的意見。以這些情況的了解為依據(jù)，書寫詳細的期中檢查報告，送往教務處備案。在期末，教學秘書則要在學院主管的領(lǐng)導下，對教師的出題情況、考場紀律等進行檢查，還要登錄校園網(wǎng)，對學生的考試成績進行查詢和總結(jié)。教學秘書作為這一系列工作的執(zhí)行者，通過勞動為學院教學管理工作的順利實施提供了堅實力量，學生才能放心學習，教師才能有序教學，收獲良好的教學效果。

高校教學秘書的每一項工作都有著非凡的價值意義，也有著連續(xù)性和系統(tǒng)性等特性，因而教學秘書的價值不僅在工作任務中有所體現(xiàn)，在和他人的交往中也得到了積極體現(xiàn)。教學活動是高校一切日常教學管理工作的核心，其看起來簡單無奇，實際上紛繁復雜。教學秘書需要制定教學進度表，明確自己的職責，按照職責制度規(guī)定，有計劃地安排自己的教學管理工作，使得學校可以如期展開各項教學和科研任務。教學秘書需要協(xié)助教師，對教學課表、教學日歷進行設(shè)置，在了解了學生的學習情況后有針對性地安排教學任務，調(diào)整專業(yè)情況，考查學生的學習情況，以教學實情為依據(jù)，實行調(diào)課和停課。還需要幫助教師一起安排考試，在對教師每日的工作量進行統(tǒng)計后，對各學科教師各學期的考試試卷進行收集后，以此為基礎(chǔ)展開教師課堂教學質(zhì)量評估。在學生方面，教學秘書要協(xié)助學校的其他工作人員制作新生名單、注冊課程，在征訂學生的教材后組織學生選課，讓學生以自己的意愿安排課程表。教學秘書還要協(xié)助檔案管理人員整理學生各學期的考試試卷，歸納學生的檔案，組織學生補考或者重修考試，在了解學生的學習需求后組織學生參與各等級考試，如英語四六級和計算機等級考試等。教學秘書需要對學生的期末成績進行了解后對其進行總結(jié)，需要對學生的學籍處理情況進行統(tǒng)計，在整理學籍異動材料后和其他專業(yè)人員一起審查畢業(yè)生資格，要整理畢業(yè)生的畢業(yè)檔案，對畢業(yè)生的畢業(yè)重修情況和畢業(yè)論文進行統(tǒng)計整理和歸檔，協(xié)助教師開展畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查，在對畢業(yè)生的電子學籍進行歸納后對畢業(yè)生的畢業(yè)證書進行發(fā)放。除此之外，教學秘書還需要在全體教師教學會議中做好會議記錄，要協(xié)助教師進行教學評估，要下達歸檔教學文件、教學通知，建立教務系統(tǒng)，繪制各類教學表格，通報教學情況等。若是在高校的教學管理工作中，沒有教學秘書的辛勤勞動，那么高校許多教學工作就無法順利展開。

二、高校教學秘書教學管理的工作實踐

（一）解放思想，樹立正確的價值觀

教學秘書崗位是學校的正規(guī)編制崗位，也是服務師生的崗位，更是一條基層線。綜合來看，其和其他同等級別的行政工作人員是同樣的，所享受的待遇也該是同等的，只是服務的對象和形式存在差別。教學秘書應該正確認知自己的職業(yè)崗位，尊重和重視自己的工作職業(yè)，要對傳統(tǒng)歧視此崗位的不良思想進行摒棄，在實際工作中各司其職。教學秘書要對陳舊的思維定式進行擺脫，突破以往行為習慣的限制，對先進的開放性思想進行學習和吸收。此外，教學秘書屬于高校的“大管家”，許多工作都離不開教學秘書。為此，教學秘書需要轉(zhuǎn)變以往的工作觀念，樹立“干一行愛一行行一行”的理念，無論是在學習還是工作中都要熱愛學習，熱愛工作，對工作充滿熱情。在新形勢下，教學秘書還需要牢固樹立愛崗敬業(yè)、服務育人和主人翁的意識，要在認真工作的基礎(chǔ)上，賦予創(chuàng)新性和創(chuàng)造性，要在思維的發(fā)散中，對問題進行發(fā)現(xiàn)分析和解決。

（二）勤快是做好教學秘書工作的先決條件

首先，勤快是教學秘書作為自己本職工作的重要先決條件。作為一個服務性崗位，教學秘書的服務面廣、服務性強，因而教學秘書應該勤快。具體來說，高校的教學秘書需要在工作中勤于思考，在問題的解決中勤于鉆研，教學秘書要將刻苦鉆研的態(tài)度投入工作之中，轉(zhuǎn)變工作方式和工作思路。在信息化時代背景下，學校教師都廣泛應用信息技術(shù)，教學秘書也需要在工作中加強自己的信息技術(shù)操作能力，要在了解了辦公軟件操作技能后以網(wǎng)絡技術(shù)為基礎(chǔ)，熟練運用教務管理信息系統(tǒng)，以此在增強自己的現(xiàn)代化信息管理技術(shù)能力后提升專業(yè)理論水平。

其次，教學秘書工作是一項需要科學排序教學活動若干環(huán)節(jié)、加強相應信息資料整理提供的復雜性系統(tǒng)工作。在實踐中，教學秘書自然也就需要以周、月、學期和學年為單位，在對雜亂零散的工作內(nèi)容進行合理分布后，以點成線、以線成面的方式對具體的工作時間段進行科學設(shè)置，在分析工作各環(huán)節(jié)中存在的潛在聯(lián)系和規(guī)律后總結(jié)工作中的應辦事項。教學秘書還需要在行政上接受來自學院和系部領(lǐng)導的指導，要以多渠道對崗位信息和行政指令進行獲取；要以信息來源和工作指示為依據(jù)，上傳信息下達命令；要勤記、勤跑和勤匯報，在心中排列緊急工作的順序，勤于記錄工作事項；要以事項的輕重緩急為核心制作工作日志，連貫性整理工作思路和工作事項。教學秘書還需要條理清晰和層次分明地進行工作總結(jié)，并總結(jié)自己的實踐業(yè)務經(jīng)驗和技巧。如此一來，不僅加強了工作任務的完成度，還可以彌補工作任務累積所導致的疏漏，能夠在及時的補救措施中提高工作效率，增強業(yè)務能力。

（三）加強檔案管理工作

高校教學秘書實際上還需要加強檔案管理工作。教學秘書要以系部的辦學特色為依據(jù)，在正確認知檔案管理工作后積極管理檔案，建立文件資料歸檔制度，完善制度，嚴格執(zhí)行制度，明朗清晰地標明每份文件的出處和去處。教學秘書還要用特殊的方式對諸如歷年試卷、學生學期課程的考試成績單等特殊的紙質(zhì)文件檔案進行特殊保管，要在及時整理文件檔案后裝訂成冊，以此科學化合理化和規(guī)范化工作流程。同時，教學秘書需要在教務信息管理系統(tǒng)尋找對應的文件檔案；在工作實際的聯(lián)合中，對檔案資料進行分析，對有用的信息進行提煉；在豐富的資源中增強檔案安全管理措施。學校方面則可以以教學秘書的檔案管理工作情況為依據(jù)，組織對應的秘書工作交流會，讓不同的教學秘書對自己的專業(yè)知識和工作技巧等進行面對面的深入交流。利用這樣的方式，讓教學秘書熟悉業(yè)務，強化歸檔意識，在盡職盡責的工作中積累經(jīng)驗，提升業(yè)務能力。

高校教學秘書崗位只是一個平凡的工作崗位，但因為工作任務的紛繁復雜而創(chuàng)造著不平凡的工作奇跡。一個合格的教學秘書理應在更新自己的工作理念下，尊重自己的工作，重視自己的工作，不辭辛苦地堅守崗位，勇于承擔責任。在新時期，高校教學秘書將會迎接更多的挑戰(zhàn)，承擔更多的工作職責。對此，高校教學秘書需要堅守崗位，全面迎接挑戰(zhàn)，創(chuàng)新方式，明確職責后挺住壓力，通過教學管理方式的創(chuàng)新體現(xiàn)自己的價值，發(fā)揮自己的作用，創(chuàng)造非凡的業(yè)績。