從新《檔案法》看《歸檔文件整理規則》

王茜

摘 ?要：對新《檔案法》和《歸檔文件整理規則》有關檔案屬概念及組成成分的規定與表述進行梳理，認為《歸檔文件整理規則》的有關組成檔案成分概念應當統一到新《檔案法》上，就是用“材料”替代“文件”作為組成檔案成分的概念。

關鍵詞：檔案法;歸檔文件;整理規則;文件;材料

Abstract： This paper summarizes the archive-related conceptions and the provisions of archive compositions in the new Law of Archives and The Arrangement Rules for Archive Documents. It is believed that the archive-related conceptions in The Arrangement Rules for Archive Documents should be unified into the new Law of Archives， which means that archive materials should take the place of documents as the central concept of constituents of Archives.

Keywords： Law of archives; Archive record; Organizing rules; Documents; Archive materials

文件與檔案有著千絲萬縷的關系，不僅是文書學的主角，也是文書檔案的主角，而隨著文件生命周期理論傳入我國，開始流行大文件的概念，更由于信息技術的飛速發展，電子文件的興盛，甚至文件作為一種是檔案屬概念的觀點都顯然有些“委屈”，大有文件概念替代檔案概念的趨勢。有學者就認為，“不應再人為地將之區分為‘文件管理和‘檔案管理兩個階段”，[1]“必須把所有各階段文件的管理看作是一項綜合性的系統工程，檔案部門必須自始至終、從頭到尾參與電子文件的全程管理”。[2]正是在這一趨勢下，文書檔案的整理也由案卷整理改為以“件”為單位的整理，于2000年發布了檔案行業標準《歸檔文件整理規則》（DA/T 22-2000）（以下簡稱《規則》），在全國推行實施，并于2015年進行修訂，發布了新的《歸檔文件整理規則》（DA/T 22-2015）。但是，有一個現象卻長期被人們忽視，這就是從1987版的《檔案法》到2020版的《檔案法》，其中都對“文件”只字未提，這樣作為檔案行業的根本大法《檔案法》與作為文書檔案整理的標準《歸檔文件整理規則》從名稱上看就有問題，值得深入探討。

1 對新《檔案法》有關檔案屬概念及組成成分的規定與表述的梳理

從1987版的《檔案法》到2020版的《檔案法》都對“文件”只字未提，那么，新《檔案法》對檔案屬概念及組成成分的規定與表述是什么呢？這里簡要地梳理一下。

對于檔案法定定義中的屬概念，新《檔案法》第二條指出檔案屬概念是“歷史記錄”。對于法定檔案的組成成分，新《檔案法》第十三條、第十四條指出檔案組成成分是“材料”。

對于法定檔案編研開發利用后的稱謂，新《檔案法》第三十三條第二款、第二十六條第二款對檔案編研開發利用后的稱謂是“檔案材料”與“文獻”，從中可以看出“檔案材料”與“文獻”實際是同義詞。

從以上的梳理中可以看出，新《檔案法》對于檔案屬概念及組成成分的規定與表述，其中“歷史記錄”1處，“材料”4處。而“檔案材料”與“文獻”實際上就不是檔案的屬概念及組成成分了，而是“文獻”。從檔案整理的實際操作層面上看，組成檔案的歸檔成分概念是最重要的概念，只有明確了歸檔成分的概念，才能將應當歸檔的歸檔。而從對新《檔案法》梳理來看，新《檔案法》規定的組成檔案的歸檔成分概念為“材料”。

2 對《規則》有關檔案組成成分的規定與表述的梳理

《規則》作為文書檔案整理的檔案專業標準，從題名上看就體現出其有關檔案組成成分概念似乎是“文件”。但是，其對“歸檔文件”作為一個術語進行了專門定義：“立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質和電子文件材料。”也就是“歸檔文件”=“作為文書檔案保存的文件材料”，也就是“歸檔文件”=歸檔“文件材料”。那么，“文件材料”是表示“文件”和“材料”兩種事物呢？還是“文件材料”是一種事物呢？《規則》沒有做具體的進一步解釋和定義，不得而知。還是梳理一下《規則》中的表述。

對于“文件”、“材料”和“文件材料”這三種表述，《規則》中除了“前言”、“范圍”、“定義”以及指的是其他東西（如“裝訂材料”）外，在《規則》中的“歸檔文件”都用了。《規則》中用“文件”表述“歸檔文件”的有45處，如：“4.1 歸檔文件整理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系”。“5.1.1 件的構成 歸檔文件一般以每份文件為一件”。“a）按年度分類將文件按其形成年度分類”;用“材料”表述“歸檔文件”的有1處，如：“5.1.1 件的構成……簡報、周報等材料一期為一件”;用“文件材料”表述“歸檔文件”的有2處，如：“6.1.1 歸檔文件裝訂前，應對不符合要求的文件材料進行修整”。“6.3.3 文件材料已印制成冊并編有頁碼的”。除了“文件”、“材料”和“文件材料”這三種表述外，《規則》中還用了其他詞語表述“歸檔文件”，如：報表、名冊、圖冊、會議紀要、會議記錄、統計報表等。

從以上的梳理中可以看出，《規則》有關檔案組成成分的規定與表述，非常復雜，盡管使用最多的是“文件”概念，但是，明顯地可以看出“文件”概念不能統一其他“歸檔文件”的成分。而且，可以看出《規則》有關檔案組成成分的規定與表述是混亂的，沒有統一的標準。

另外，“歸檔文件”定義中的“文件材料”是有歧義的。從《規則》“5.1.1 件的構成 歸檔文件一般以每份文件為一件。……簡報、周報等材料一期為一件”的規定來看，“文件材料”表示“文件”和“材料”兩種事物，都是歸檔的事物，都是組成檔案的成分。而從《規則》僅有的其他兩處使用“文件材料”概念的規定看又指的是另外的兩種事物。在“6.1.1 歸檔文件裝訂前，應對不符合要求的文件材料進行修整”的規定中表示的是記載文件內容的物質，而不是其文件內容。而“6.3.3 文件材料已印制成冊并編有頁碼的;擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變”的規定中表示的既不是記載文件內容的物質，也不是“文件”，也不是“材料”，有些像新《檔案法》中“檔案材料”的意思，也就是“文獻”的意思。

3 思考

3.1 《規則》的有關組成檔案成分概念應當統一到新《檔案法》上。從以上的梳理分析中可以看出，新《檔案法》規定的組成檔案的歸檔成分概念為“材料”，雖然，新《檔案法》的法定檔案定義的屬概念是“歷史記錄”，兩者似乎并不一致，但是，在其他具體指代中只用了一個統一的概念術語“材料”，應該說是專指的，并沒有引起歧義。而且，在這一點上新《檔案法》與1987版的《檔案法》是一脈相承的，并沒有任何改變。盡管“文件”作為檔案屬概念已經相當普遍，《檔案法》仍舊堅持使用“材料”概念，應該說是有深意的。

對于“材料”作為組成檔案的歸檔成分的概念或者屬概念的歷史實際上與“文件”一樣長，可以追溯到20世紀四五十年代，《中國檔案》雜志的前身就是創刊于1951年5月的《材料工作通訊》。

“材料”這一概念在檔案界外明顯地認知度較高，因而，新舊《檔案法》一以貫之地采用，也就在情理之中。采用“材料”這一概念對于貫徹落實《檔案法》有著積極的作用，因為，《檔案法》不是讓學者們看的，而是要貫徹落實的，在貫徹落實時面對的是廣大涉及檔案工作的檔案界外人員，《檔案法》必須使用他們認知的術語概念才能使他們了解《檔案法》，貫徹落實《檔案法》。

《規則》作為貫徹落實《檔案法》的國家檔案專業標準，理應在對待有關組成檔案成分概念上與《檔案法》一致，這樣既便于貫徹落實《檔案法》，也便于實施《規則》。因此，筆者建議將《規則》的有關組成檔案成分概念統一到新《檔案法》上，將“歸檔文件”改為“歸檔材料”，修改《規則》的名稱與其中的定義，將《規則》的名稱改為《歸檔材料整理規則》，將“歸檔材料”定義為：“立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的材料，包括紙質和電子材料。”

3.2 《規則》應當做到有關組成檔案成分概念的統一。從以上的梳理分析中可以看出，《規則》作為文書檔案整理的國家檔案專業標準，其有關檔案組成成分的規定與表述是不嚴謹的，也就是不標準，并沒有起到標準的作用，甚至可能引起混亂。因此，作為標準，尤其是國家檔案專業標準，必須做到表述嚴謹，概念準確統一，否則的話很難起到標準的作用。《規則》有關組成檔案成分的概念在統一到《檔案法》的基礎上，還應當做到其本身內部有關組成檔案成分概念的統一。一是概念統一。就是用一個概念來表示有關組成檔案成分的概念，也就是用“材料”來表示組成檔案成分的概念。二是沒有歧義。對于一些多義詞，容易引起歧義的，應當加限定詞以示區別。如，“材料”就是多義詞。《規則》“6.1.1 歸檔文件裝訂前，應對不符合要求的文件材料進行修整”的規定，可改為：“歸檔材料裝訂前，應對不符合要求的載體材料進行修整”，加限定詞“載體”以示區別兩者的不同。三是表述嚴謹。就是在表述相關內容中不能有紕漏。如，《規則》“4.1歸檔文件整理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系”。這里“遵循文件的形成規律”中的“文件”顯然不能代表“歸檔文件”，不嚴謹。為了照顧到相關檔案理論，可改為：“歸檔材料整理應遵循文件等材料的形成規律”，將“文件”作為“材料”代表來表述。

4 結語

《歸檔文件整理規則》有關檔案屬概念及組成成分的規定與表述，不僅混亂不一致，而且與《檔案法》不統一，這對貫徹《檔案法》和做好檔案的整理工作都不利，因此，應當將《歸檔文件整理規則》的有關組成檔案成分概念統一到新《檔案法》上，就是用“材料”替代“文件”作為組成檔案成分的概念。這樣不僅與《檔案法》統一，而且能真正起到國家檔案專業標準的作用。

參考文獻：

[1]何嘉蓀，史習人.對電子檔案必須強調檔案化管理而非歸檔管理[J].檔案學通訊，2005（03）：11-14.

[2]何嘉蓀：論電子文件生命周期[J].浙江大學學報，2001（04）：101-109.

（作者單位：開封大學人文學院 來稿日期：2021-08-20）