基于“十三號令”的國網湖北省電力有限公司系統檔案室建設現狀調查分析

邵金凌 李琳 王睿

摘 ?要：本文以國網湖北省電力有限公司系統檔案室作為研究對象，圍繞檔案室人員配置、安全維護、信息化建設現狀展開調研，分析取得的成就，指出存在的不足。在此基礎上，對照國家檔案局頒布的十三號令《機關檔案管理規定》，從進一步提升檔案工作人員綜合素質、增強檔案安全保管能力、推動檔案信息化發展進程幾個方面提出了未來發展的建議。

關鍵詞：檔案室建設;機關檔案管理規定;電網公司

Abstract： Taking the archive offices of State Grid Hubei Electric Power Co.， Ltd. as examples， this paper focuses on the current situation of personnel allocation， security maintenance and information construction of Archives to analyze the achievements and the shortcomings of the Archives construction. On this basis， taking' the Provisions on the Administration of Institutional Archives' for a comparison， this paper puts forward some suggestions for future development from the following aspects： improving the overall quality of Archives staff， enhancing the ability of Archives safe keeping， and promoting the development of Archives informatization.

Keywords： Construction of archives; Provisions on the administration of institutional archives; Grid company

2019年1月1日起，國家檔案局發布的十三號令《機關檔案管理規定》（以下簡稱“十三號令”）開始施行。十三號令的頒布實施，正是國家檔案局在新形勢下推動機關檔案工作的一項重大舉措，是今后一個時期開展機關檔案工作的重要遵循。

在此背景下，系統調查國網湖北省電力有限公司（以下簡稱“國網湖北電力”）系統檔案室建設現狀，對照十三號令要求進行自我反思、積極改進，展開未來發展策略，是當前湖北電力系統檔案工作發展的重要節點，也是規范“十四五”期間本系統檔案工作發展的重要參考。

1 現狀調查

為更好地了解國網湖北電力系統檔案室建設的實際情況，本文選取國網湖北電力系統下屬的14個地市級供電公司為調查對象，采用問卷調查法，對各公司檔案室工作人員、檔案安全保管工作以及檔案信息化建設現狀等方面進行系統調查。

1.1 檔案人員構成較為合理，但專業素質有待提升。調查結果顯示，14個地市級公司檔案室均屬于辦公室下設業務部門，設有專門檔案管理人員編制。具體來說，14個地市級公司檔案室共有17名專職檔案工作人員，每個單位至少配備了一名檔案專職人員，有3個單位還另外配有檔案兼職人員，其中，60%的檔案工作人員年齡在40歲以下。由此可見，國網湖北電力系統下屬地市級公司檔案室的人員構成較為合理，具有一定的活力與發展潛力。

從學歷層次上來說，其中11人為大學本科學歷，其余6人為大專學歷;從專業程度上來說，其中大多為從一線工程崗位退下的職工，并未接受過系統的檔案職業培訓，整體專業程度偏低。

總的來說，國網湖北電力系統檔案室檔案工作人員的專業素質有待進一步提升。

1.2 檔案實體安全得到重視，但檔案信息安全有待加強。國網湖北電力系統各檔案室較為重視檔案安全維護工作。在庫房選址方面，各個檔案室綜合考慮周邊環境和地質條件，選取地理位置相對優越的場所建庫，為保障檔案實體安全奠定了物質基礎。

在管理工作方面，所有檔案室均通過登記和統計相關數據、編制完整的檔案目錄等方式，實現對實體檔案的有效定位與管控，還有10個檔案室另外采取專人負責、雙人出入庫、定期安全巡查等庫房管理措施。

在檔案信息安全保障方面，國網湖北電力系統各檔案室主要通過技術升級的方式保障數據庫的系統安全和數據安全，但對電子檔案生成、管理、利用過程中產生的元數據、審計日志的關注度不足，有5個檔案室表示尚未管理過相關數據。

由此可見，國網湖北電力系統檔案室在信息安全維護方面存在一定缺漏，不利于構建完整、有效的檔案安全防護體系。

1.3 檔案信息化取得成效，但信息化建設水平有待提高。在檔案信息化實踐方面，國網湖北電力系統取得了較大成就。

第一，各單位均使用統一的檔案管理信息系統，完成了電子文件在線歸檔工作，實現了對數字檔案資源的前端控制和全程管理，極大提升了檔案信息化工作效率。

第二，各單位檔案室不斷推進非涉密檔案的數字化建設進程，通過近10年的努力，非涉密檔案數字化率達到100%。

第三，智能檔案庫房建設項目在湖北地區得到推廣，目前已在3家地市級公司進行試點。

當前國網湖北電力檔案信息化建設還處于初步階段，各單位信息化建設水平還有待提高，僅有5個檔案室利用數據分析、文本挖掘等技術，開展檔案信息資源的開發工作，創新編研成果。

如何依托現代化信息技術，深入挖掘檔案數字資源的價值，以達到參與決策機制、提升服務效能、創新管理方法等目的，將是國網湖北電力檔案信息化深化發展亟須解決的問題。

2 發展建議

2.1 以專業化為引導，提升檔案工作人員素質。為進一步提升國網湖北電力系統檔案室檔案工作人員綜合素質，對比十三號令，可以從提升員工文化水平、增強專業知識技能等方面進行改進。

國家檔案局十三號令對檔案工作人員的基本素質提出了要求，明確規定“檔案工作人員應當熟悉機關工作，具備檔案管理、信息管理等相關知識背景”，不具備前述知識背景的員工，應當經過專業知識和技能培訓。同時，在第十條中指出，應由機關“負責組織檔案業務交流和檔案工作人員培訓，開展檔案宣傳、教育工作”，[1]進一步明確了機關在提升檔案工作人員綜合素質方面的主導地位。

對標十三號令的要求，國網湖北電力系統各級公司應當承擔起檔案工作人員培訓和教育等方面的責任。通過大力加強人員培訓工作，采取工作座談、經驗交流、業務學習、工作實訓等方式，不斷提升檔案工作人員的理論水平和實操水平，掌握檔案管理的基本方法。

為了更好地適應檔案信息化發展的新方向，在加強檔案專業知識培訓的同時，還應關注信息技術在檔案領域的應用，提升員工的綜合素質，培養復合型人才。除此之外，還可以建立監督考核評價機制，激發檔案工作人員學習的積極性和主動性。

2.2 以體系化為抓手，增強檔案安全保管能力。國家檔案局十三號令中多次提及檔案安全問題，在第三十七條中明確提出“檔案存儲和保管應當確保實體安全和信息安全”，[2]在第十六條、第二十一條、第二十二條、第六十一條等處也提出了加強檔案安全的具體措施。

國網湖北電力系統各級公司檔案室應當繼續堅持總體國家安全觀，采取切實有效的措施，筑牢檔案安全防線，進一步建立健全檔案安全管理制度，落實檔案安全管理責任，著力構建人防、物防、技防“三位一體”[3]的檔案安全防護體系。

第一，各單位應當制定更加嚴格的檔案保密制度，完善落實崗位責任制，統籌兼顧檔案實體安全和檔案數據安全，并合理劃分檔案密級，依據密級適當調整檔案業務操作方法。

第二，通過開展檔案保密主題活動，組織學習相關法律法規，提升檔案工作人員的保密意識，保障檔案保密工作的順利進行。

第三，還應當構建安全的檔案保存環境，通過應用智能門禁系統、檔案庫房自動防盜報警系統、動態視頻監控系統，實現對檔案庫房的全面管控，有效維護檔案實體安全。

第四，通過智能防火墻、身份認證等技術，遵守“涉密檔案不上網”的原則，有效維護檔案信息安全。

2.3 以制度化為保障，推動檔案信息化的進程。2020年6月新修訂通過的《中華人民共和國檔案法》增加了“檔案信息化建設”章節，對檔案信息化建設各項任務提出了要求。由此可見，檔案信息化已經成為檔案事業轉型的關鍵。對比十三號令的要求，國網湖北電力系統應當以完善的檔案信息化建設制度為保障，進一步推動檔案信息化的發展進程。

為了適應整個社會的信息化發展需要，落實檔案事業“十三五”規劃的戰略部署，國家檔案局十三號令中第五章為機關檔案信息化工作制定了明確、具體的工作規范。

國家電網有限公司也緊跟信息化發展的大趨勢，不斷強化頂層設計，構建了以法律法規、標準規范為重要組成部分的檔案信息化建設制度體系，為電力系統的檔案信息化發展提供了制度保障。以此為基礎，國網湖北電力系統各檔案室應當不斷深化檔案信息化建設內涵。

首先，在檔案信息化的發展方向上，各單位應以用戶需求為導向，重點關注兼具社會效益和經濟效益的檔案信息資源，將檔案信息化與檔案服務體系深度融合。

其次，在檔案信息化的工作重點上，從注重應用信息技術向注重檔案內容信息化轉變，[4]各單位可以借助OCR等技術，制作雙層PDF格式文件，開發檔案資源全文檢索功能，開展自動化內容分析工作。

最后，在檔案信息化的關鍵環節上，以構建檔案資源共享平臺為主要切入點，國網湖北電力應積極推進電力檔案資源共建共享，通過創造互聯、互通、智能化的信息系統，有效整合檔案資源，從中洞悉電力事業發展情況及趨勢，從而達到輔助科學決策，提升服務效果的目的。

參考文獻：

[1]國家檔案局發布第13號令《機關檔案管理規定》[EB/OL].（2018-10-23）[2020.11.01].https：//www.saac.gov.cn/daj/xxgk/201810/8515c1f79e904e08aef8bf63dcc9b1f7.shtml.

[2]方維華.以匠心促進檔案治理能力提升 開辟檔案館事業高質量發展新境界[N].中國檔案報，2020-01-13（003）.

[3][4]楊冬權.在全國檔案局長館長會議上的講話[J].中國檔案，2013（01）：14-20.

（作者單位：邵金凌，武漢大學信息管理學院;李琳、王睿，國網湖北省電力有限公司辦公室 來稿日期：2021-08-10）