從被動服務到主動開發

管先海 李興利

摘 ?要：本文以檔案開發與服務為研究對象，征集省內多個高校和檔案館的工作經驗，以專題的形式進行集中討論。主要從檔案主動開發的含義、政策支持、開發措施等多個角度展開討論。指出檔案主動開發要重點把握政治性和文化性，凸顯檔案工作者的責任和擔當。

關鍵詞：檔案事業發展規劃;檔案利用五定律;檔案信息資源開發;紅色館藏;被動服務;主動開發

Abstract： In this paper， the Archives development and service as the research object， collecting the work experience of many universities and Archives in the province， in the form of thematic discussion. This paper mainly discusses the meaning， policy support and development measures of active archive development. It points out that the active development of Archives should focus on political and cultural nature and highlight the responsibility and responsibility of Archivists.

Keywords： Archives development plan; Archives use five laws; Development of archive information resources; Red collection; Passive service; Take the initiative to develop

李興利（焦作市檔案館）：中辦、國辦印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出，檔案作為重要信息資源和獨特歷史文化遺產，價值日益凸顯;人民生活水平顯著提高，對檔案信息、檔案文化的需求日益增長。面對機遇和挑戰，本期沙龍，請各位同行結合本地本部門實際，談談在研究檔案、加大檔案資源開發力度、出成果出精品方面的經驗和做法。

劉東斌（濮陽市檔案館）：早在1960年就有研究者提出了檔案利用工作主動服務的問題，檔案館也做了大量的努力工作，采取了很多方法和措施，然而，幾十年過去了效果并不明顯，檔案被動利用的現實并沒有改變多少。關于被動服務與主動服務問題，應當辯證地來看。從本質上說檔案是“保存備查”的文件，或者說是“以備查考利用”的文件，總之是用來記憶備忘的。這就決定其要被動地接受利用，反映到檔案館就是被動服務。當然，也不能因此就完全否定主動服務，尤其是主動開發，但是，也不能夸大主動服務的作用而忽略被動服務的本質。應當認識到檔案館有主動開發的空間，但是有限的。問題的關鍵是如何在有限的空間里最大限度地發揮主動開發的作用，盡量減少乃至避免“倉促上陣”“臨時抱佛腳”的現象。這就要求檔案館把準備工作做到平時，才能把主動開發工作做扎實，發揮主動開發的最大作用。

梁艷麗（新鄉市檔案館）：被動服務和主動開發，都是檔案部門利用檔案資源開展服務工作的方式。劉東斌在《檔案館利用五定律》中提出并論證了國家綜合檔案館開展被動服務中檔案利用的五個定律：用少律、時效律、地域律、專指律、一次律。這些定律總結了國家綜合檔案館被動服務檔案利用的特點，對客觀認識檔案利用、合理配置人力資源、科學應對被動查檔具有很強的理論意義和現實指導意義。首先需要檔案部門有強烈的擔當精神，不滿足于做好被動服務，不把視線集中在查閱利用上。其次需要檔案部門有敏銳的政治判斷力，結合黨中央的工作部署，找準檔案工作切入點，早安排、早部署。最后需要檔案部門有合作精神，發揮自身優勢，借力有關部門專長，強強聯合，把檔案主動開發工作做優做強。

孫大東（鄭州大學信息管理學院）：從被動服務轉向主動開發可從以下幾方面考慮。第一，完善檔案資源體系，主動收集與黨和國家以及人民群眾關系密切的檔案資源，如重大突發事件檔案、民生檔案等。第二，識別開發特色館藏，形成特色檔案資源目錄，開發一系列檔案文創產品，充分發揮檔案價值。第三，加大宣傳推廣力度，主動利用流媒體平臺宣傳館藏檔案資源。第四，推動館藏資源合作研究，深挖館藏資源價值，尤其是檔案資源所蘊含的人文屬性和經濟價值。

程媛媛（焦作市檔案館）：被動服務和主動開發的差異就是人的主觀能動性。做好新時代檔案信息資源的開發利用，就必須要求檔案工作者積極發揮主觀能動性，把“要我干”，變成“我要干”“我能干”。結合基層工作的一些經驗，我感到做好檔案信息資源開發的關鍵環節有三個方面。一是要胸懷大局，做好系統規劃。檔案工作的收集保管、開放開發、提供利用、編研出版、宣傳展覽、共享利用等各個環節、各個方面都從政治上進行考量。二是要不斷提升檔案“存憑”“留史”“資政”“育人”的服務品質，不斷優化檔案工作供給側結構性改革，減少無效和低端供給，加大優質和精準供給，進而實施檔案服務的聯盟化、規模化和品牌化。三是在檔案信息資源開發中引入項目管理機制，通過項目管理的方式方法確保規劃實施、確保項目落地。

李宗富（鄭州大學信息管理學院）：我認為檔案館從被動服務到主動開發轉變的關鍵有四個：一是明確要主動為誰服務及其目標，服務對象要明確、服務目標要具體、服務任務要清晰，緊緊圍繞主要服務對象的核心任務和重大關切進行開發研究，以提高主動服務的針對性和效率。二是要清楚主動提供哪些服務項目、產品或內容，進而明確需要重點開發的資源和方向，通過目標導向、任務導向使主動開發服務有具體的切入點和落腳點。三是要建立健全開發研究團隊，并切實提高開發研究人員的水平和能力，確保有人開發、有能力開發，進而及時有效地把用戶急需的館藏資源價值和作用充分挖掘發揮出來。四是及時做好主動開發服務的督促評估考核工作，形成人人有項目、項目有目標、目標有考核的運維機制，確保主動開發服務目標和任務如期實現。

郭東升（臨清市檔案館）：臨清市檔案館這些年積極挖掘紅色館藏，為本市魏灣鎮打造紅色文化旅游鄉鎮，為“原中共清平縣委紀念館”策劃布局，并成為辦展資料的主體提供者。市廣播電視中心拍攝電視文獻片《臨清紅色記憶》，市檔案館為其提供資料，審核腳本，受到社會好評。市檔案館還嘗試自編自演節目把它推上抖音。主動服務，就是我們檔案館人讓檔案資料活起來，走出檔案館，讓社會共享。

余厚洪（浙江麗水學院）：變被動服務到主動開發，這是責任意識的彰顯。主動出擊，其內在能量得以有效激發。每一個檔案館都有豐富館藏，其中不乏精品。建黨百年，各地主動開發，推出了不少文化精品，可喜可賀。要想讓“偏安一隅”的檔案不再“養在深閨人未識”，要讓檔案得到更大范圍的“知曉度”，唯有加強編研，當然，需要注意地方特色，用獨具特色的檔案信息來吸引人眼球。

黃琥（中原油田分公司檔案管理中心）：檔案要從被動服務變為主動開發，我認為可以從以下四點抓起。一是沒有圍墻的數字檔案館要建起來。檔案要主動開發，就要逐步擺脫以提供紙質檔案為主的服務模式，加大資金投入力度，努力改善軟硬件設施，推進館藏檔案信息化程度，打造一座沒有圍墻的檔案館，讓老百姓查檔少跑路，甚至不跑路。二是智能化檢索系統要用起來。為什么百度、360的用戶那么多，因為使用簡單快捷。反觀檔案系統，各企業、各地市基本都有開發在用的檢索系統，但除專業檔案人員外，使用者少之又少，除檔案的保密性和權限等方面的限制外，最大的原因在于系統不夠智能。三是編研成果要豐富起來。減少簡單、初級的數據累積和資料排列式編研成果，提高加工整理水平，針對不同需求的利用者群體，編制差異化、個性化的檔案成果或產品。結合正在開展的黨史學習教育，中央檔案館聯合不同部門制作《紅色檔案——走進中央檔案館》《紅色百寶奮斗百年》等專題片，編輯出版《100個檔案故事講述黨的歷史》，通過讓檔案發言，發揮了紅色檔案的教育功能。福建省檔案局、檔案館在“福建共青團”“福建檔案”微信公眾號連載“百年福建黨史”，并聯合相關部門攝制微視頻，在唱響主旋律、傳播正能量方面發揮積極作用。四是專業人才隊伍要建起來。檔案信息資源開發團隊應是檔案系統中最為強悍和高素質的隊伍，包含信息管理、文學創作、志鑒編纂等各個方面的人才。專業人員要具有檔案價值挖掘和有針對性的開發能力，讓信息可以分類定制，像“今日頭條”“淘寶”等人人在用的APP一樣，只要打開，就能根據興趣和愛好推送相關信息，變主動服務為自動服務。

顏伊磊（上海市普陀區檔案館）：我認為檔案館從被動服務到主動開發轉變，可以從以下三方面考慮：一是把握政治定位、踏準重要節點。今年為慶祝中國共產黨成立100周年，我們精心籌劃“紅色熱土、光輝歷程——普陀區慶祝中國共產黨成立100周年主題展”，與區委黨史部門聯合編著《火紅地標》，依托SMG平臺制作《赤色滬西》短紀錄片，系列紅色檔案編研成果社會反響強烈，成為全區廣大黨員干部群眾開展黨史學習教育的重要媒介和素材。二是善用創新手段、打造品牌效應。我們有兩大“名片式”檔案文化宣傳品牌，一個是上海普陀檔案微信公眾號，新開辟的“黨史百年·普陀記憶”“初心之旅”專題欄目，全系列22篇文稿均通過審核登錄學習強國上海學習平臺。另一個是“專家帶你云看展”網絡互動直播，邀請專家在線講解展品背后的紅色故事，每次活動都能吸引上千人次收看。三是拓展資源領域、激發文化活力。普陀區檔案館的藝術特展廳，展示普陀著名書畫家胡振郎先生捐贈的50幅書畫作品，這些書畫可以成為情感紐帶，密切檔案事業與社會各界特別是文化名人的聯系，吸引更多名家、名品在展廳展示。

吳雁平（開封市檔案館）：關于此話題，談兩點看法：第一，談一談服務的被動性。服務是滿足他人需要。所以，服務工作是具有被動屬性的工作。檔案行業，屬服務業，自然具有被動性。這是社會分工所致，我們要做的是學會被動服務。所謂學會被動服務，就是要知己知彼，提高業務能力，當群眾有需要時，在最短時間內，準確地為群眾提供所需要的服務。知己就是熟悉館藏，熟悉全宗、熟悉機構沿革、熟悉庫房，熟悉目錄、熟悉檢索工具、熟悉安全規定、熟悉報請程序、熟悉借閱規程……就像20世紀六七十年代商業上的“一口清”“一抓準”。第二，說一說服務與開發。開發是以利用為目的的獲取資源行為，具有明顯的主動性。在服務與開發之間或存在某種關系，但不一定是直接的因果關系。服務工作中的某些環節的主動屬性不會改變整個工作的被動屬性。服務的被動屬性不會因為具體服務項目、服務人員、服務過程中的某些主動行為而改變。主動開發檔案資源并不能改變檔案行業的被動屬性。做事要在邊界內，超出邊界的事不要做，做了也是勞而無功。這樣說并不是反對主動開發，只是強調檔案開發不僅要主動，更要有效。什么是有效開發？不妨從完善增補各級各類檔案館的檔案館指南、全宗指南入手，并將其匯總、上網、公開，為查檔者事先做功課提供便利。最后強調一句，“學會被動服務，有效主動開發”是檔案工作應有的工作思路之一。

注：本文系根據“檔案專題沙龍微信群”中的跟帖發言整理，觀點僅供有興趣者作進一步研究參考。

（作者單位：管先海，濮陽市檔案館;李興利，焦作市檔案館;其他作者，略 ?來稿日期：2021-07-26）