大數據環境下中小學檔案管理新探索

倪曉玥

摘要：本文主要研究以大數據為主要特征的背景下，中小學檔案信息化管理的相關思考與探索。隨著新技術在中小學檔案工作中的應用，檔案工作在工作程序上發生了不同程度的變化，為了學校工作能夠更高質量的開展，提高檔案的信息檢索和利用率。本文結合大數據技術的優勢，提出對于中小學檔案信息化管理的新探索，為中小學檔案管理的穩定發展提出新的探索方向。

關鍵詞：大數據;檔案管理;信息化平臺

一、簡介

大數據時代的到來為互聯網良好發展提供了有利條件，隨著現代技術的不斷發展，大數據逐漸應用于各個領域，對于建立全面的檔案管理平臺具有重要意義。大數據時代的到來，人與人之間的交流越來越頻繁，日常生活越來越越來越方便，它也帶來了更多挑戰。中小學檔案建設可以利用大數據[1]，利用計算機軟硬件技術來存儲大量信息，同時也可以改善文件在管理、存儲和利用效率等方面的問題。在大數據的背景下，既是挑戰也是機遇，如何切實抓住機遇，應對檔案管理的挑戰，改進檔案管理模式，加強檔案管理效率，更好地開展信息化建設已成為值得思考的焦點問題。

二、大數據下中小學檔案信息管理的意義

大數據下中小學檔案管理的狹義意義具體體現在以下幾個方面：為決策者提供服務、為教學研究提供服務和提升學校的服務質量。學校檔案信息需要真實而全面的進行存檔以及再利用，它們是學校重要信息的記錄。當決策者面臨一個重大決策時，他們可以將這些檔案資料作為參考。同時，這些檔案也記錄了教師的寶貴數據資料和科研成果，以及學生在學習和研究活動中的數據資料。這些寶貴的數據也體現了學校的發展狀況、綜合實力、教育水平等等。檔案資料收集和管理的不僅是為學校師生提供查找檔案的服務，最終目的是使廣泛利用這些資源來滿足學校、教師和學生等更深的需求。如果能更好利用檔案自身的優勢，并且與大數據結合，不僅可以為學校的發展進程做好記錄，也為學生開展優良傳統教育和愛國主義教育和素質教育提供了重要幫助。此外，可以根據其實際情況，建立文檔服務中心，向全校師生宣傳學校規章制度、發展規劃、財務報告、部門設置、領導班子等相關文件，以便增加學校管理的透明度，提升學校的服務質量，為學校、教師和學生創造一個更加便捷和公正的服務公示平臺。

大數據下中小學檔案信息管理的廣義意義主要體現在：大數據可建立更實用的檔案管理系統，可以為檔案管理的發展提供新機遇。學校體制改革歷來是一項艱巨的任務，這項工作中使用的信息量也相當大。檔案資料是學校工作開展和學生學習和升學的重要依據，也是教職工職業發展和學生學業發展不可或缺的一部分。然而，僅僅依靠對紙質文件進行人工查閱不僅耗費大量人力物力資源，同時工作效率低下，難以適應信息化改革要求[2]。大數據時代，檔案管理應采用現代信息化管理，利用大數據技術，用電腦提取檔案電子信息，進行數字化管理，可以更好地提高檔案信息的管理和利用率，并且能更準確獲取信息、更了解信息的全面性。

三、大數據下中小學檔案信息化管理措施

3.1完善法制建設，抓好網絡總體規劃

首先，國家應彌補檔案信息法律制度，制定統一、規范、專項的規章制度，建立有效合理的激勵約束機制，為學校檔案信息化建設提供指導和加強監督。政府需要加強檔案宣傳，提高學校檔案意識。國家和教育局可以定期舉辦大數據檔案管理的展覽和經驗分享活動，增加宣傳，并鼓勵社會各界參與大數據對于檔案的開發利用。其次，從互聯網中吸收更多營養，打破傳統的學校檔案服務模式，推進大數據運用于中小學檔案管理的戰略。研究和制定學校檔案網絡安全與信息服務融合戰略，細化檔案信息化建設大數據的使用規則，促進發展檔案網絡的服務目標、建設重點、集成模式。同時也要注重加強大數據服務與傳統檔案服務的融合設計。最后，構建檔案信息網絡安全保護體系，加強檔案網絡安全與信息監管項目，促進大數據對于檔案網絡建設的科學發展。

3.2加大資金投入，引進先進技術和設施

一是資金投入需要國家廣泛參與，學校要強檔案管理的基礎設施建設，如辦公室、計算機、掃描儀和照相機等設施設備。二、學校需要利用大數據技術服務檔案信息化建設。從數量上看，大數據技術可以存儲大量信息。截至2021年，數據量已從TB 到 PB、EB 和 ZB，快速增長的信息量存儲需要大數據技術。這包含硬件基礎設施建設，包括必要的數字檔案室硬件設備，例如用于運行各種類型文件管理的服務器應用程序、電子存檔數據光盤（庫）、磁盤陣列和用于數據存儲的磁帶驅動器，確保電子文件數據安全的軟硬件設備，以及輸入和輸出設備，滿足電子檔案管理要求;軟件基礎設施的建設，包括數字檔案應用系統及相關軟件實現電子化文件收集、管理、存儲、利用，和與單位OA系統的數據交換和業務系統;檔案配備操作系統、數據庫軟件、掃描軟件、圖像處理軟件、殺毒軟件、防入侵軟件和備份與存儲兼容的軟件;同時也需要進行相應的網絡建設，可以連接電子政務網絡，實現與同級數字檔案的在線數據傳輸和共享等。

3.3科學收集信息，有效利用檔案資源

過去文件信息主要基于紙質文件，在實際應用中利用不方便。將大數據應用于檔案信息化管理可以實現科學化管理，讓檔案收集合理，分類準確，標注清晰。這項工作是檔案信息化管理的基礎和關鍵部分。可以通過明確各個部門需要上交的檔案材料目錄和時限，讓檔案的收集工作更加方便快捷，也有助于各個部門合理儲存重要文件和信息，減輕人工管理收集的失誤和困難。

同時，過去檔案管理都是人工管理的，效率一般不高，實際比較多錯誤以及不規范。由于學校內部檔案的數據比較重要，但是電子化程度較低的檔案信息利用率難以提高，所以結合大數據技術聚合和動態的優點，給中小學檔案管理提供一個新的方向和新的探索。可以通過計算機、云存儲等現代技術來有效開展中小學檔案數字化、信息化存儲與管理[3][4]。同時，更多地利用大數據技術進行分析和整理工作，能夠清晰有效地管理復雜的文件信息，從而為檔案管理人員提供便利。借助大數據技術，可以合理組織和存儲文件信息，方便檢索，使得檔案管理能夠更靈活地為用戶提供有利條件，提高文件的使用效率。

3.4創新檔案模式，加強人員繼續教育。

中小學檔案信息化建設應本著高效、快捷、方便的基本原則和根本目的來服務大眾，主要應采取以下兩項措施：

一、文件管理模式應該從國家模式轉變為社會模式。學校檔案管理應建立社會檔案理念，提高檔案的開放性信息資源，建立綜合信息服務方式，提高信息利用率和社會共享水平。大數據時代，檔案資源可以綜合分析后為教育決策提供依據，為教育決策提供參考的長遠發展。這對文件管理器的能力提出了新的要求。

二是在中小學檔案管理中強化績效管理，從物質和精神兩方面轉變員工的工作態度，從被動轉變為主動提高工作積極性的方面。中小校檔案建設可以提高檔案工作效率管理和最大化檔案的價值。首先，我們需要提高檔案工作者的操作能力。一方面，他們必須積極參加各種信息技能的專業培訓，學習先進的工作方法。另一方面，他們應該去其他學校或者區塊活動來進行深入研究和學習，學習成功的經驗，并將其應用到實踐中。適當的獎勵還可以設立鼓勵檔案管理人員的進步與創新。

3.5 放寬服務視野，創新服務方式

在大數據時代的特殊背景下，發揮大數據的核心作用檔案、政府、學校和社會信息化建設中的技術應用應積極參與，相互協調。[5]需要改進法律采取的政策、資金投入、技術設施、人員培養和保障機制，推進學校檔案信息化建設新進程。為中小學檔案管理工作向開放、個性、多元化、網絡化、智能化方向發展，中小學檔案管理在教學、科研、行政等方面內容豐富，它們記錄了學校的歷史變遷，學生成長經歷和教研創新發展的載體，包括紙張、照片、音頻、視頻 、CD、磁盤等形式。這些檔案資源不僅能在學校規劃和發展的人員規劃和決策中發揮作用，學生學業復習的依據和也起到憑證的作用。他們為教師的教學和研究提供了參考和借鑒，也為校外團體的發展發揮了重要作用。

參考文獻

[1]Peterson，Helen.Gender and prestige in Swedish academia：Exploring senior management in universities and university colleges.Scandinavian Journal of Educational Research，2015：1-17.

[2]Ecker J，Rae J，Bassi A .Showing your pride：a national survey of queer student centres in Canadian colleges and universities.Higher Education，2015，70（5）：881-898.

[3]袁新芳.云存儲技術在高校教學檔案管理中研究與應用.卷宗，2015（10）.

[4]方昀.郭偉.云計算技術對檔案信息化的影響和啟示.檔案學研究，2010（05）.

[5]張倩.“大數據”技術在高校檔案信息服務中的應用探索[J].檔案與建設，2014（03）.