現(xiàn)階段人事檔案管理中的問題與優(yōu)化策略

劉繽

摘要：隨著近年來我國營運(yùn)車輛數(shù)量不斷增加，營運(yùn)車輛駕駛員人數(shù)呈現(xiàn)不斷上升趨勢，對營運(yùn)車輛駕駛員的檔案管理工作的難度也在不斷加大，并且隨著種種新型信息管理技術(shù)不斷涌現(xiàn)，有關(guān)部門對檔案管理工作提出了更高的要求。基于此，本文簡要分析了現(xiàn)階段道路運(yùn)輸營運(yùn)車輛駕駛員的檔案管理工作中現(xiàn)存的問題，并且結(jié)合實(shí)際提出幾點(diǎn)優(yōu)化策略，以期為相關(guān)人力資源管理人員形成參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;問題優(yōu)化

引言

營運(yùn)車輛駕駛員檔案記錄著駕駛員的各方面信息，除基本身份信息外還包括其駕駛證類型、駕齡、違法記錄等等，導(dǎo)致其檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性，檔案管理工作人員在對其進(jìn)行管理的過程中存在一定難度。但駕駛員檔案同時(shí)是駕駛?cè)藛T個人求職、招聘的憑據(jù)，可以體現(xiàn)出駕駛?cè)藛T重要的人生經(jīng)歷，具有較為重要的意義。營運(yùn)車輛駕駛員檔案管理工作發(fā)揮著重要作用，需要各部門工作人員加大重視程度，不斷改進(jìn)檔案管理中存在的問題，逐漸優(yōu)化檔案管理工作。

一、營運(yùn)車輛駕駛員檔案管理過程中存在的問題

（一）工作人員未認(rèn)識到檔案管理重要性

就營運(yùn)車輛駕駛員檔案管理工作的實(shí)際開展情況而言，目前許多工作人員尚未意識到人事檔案管理的重要性，對檔案管理工作缺乏相應(yīng)的認(rèn)知，可以具體表現(xiàn)為以下方面：第一，部分工作人員在對紙質(zhì)檔案進(jìn)行書寫時(shí)較為隨意，未嚴(yán)格遵守檔案書寫規(guī)定使用鋼筆或碳素墨水，而是使用圓珠筆、鉛筆等進(jìn)行書寫，若紙張保存不當(dāng)則很容易導(dǎo)致墨跡變淡，甚至出現(xiàn)字跡模糊不清的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理失去其管理意義。還有部分工作人員在書寫紙質(zhì)檔案時(shí)隨意進(jìn)行涂抹修改，導(dǎo)致檔案中部分重要信息記錄模糊，如駕駛經(jīng)歷、駕駛年限等信息不清晰，影響檔案的可用性。第二，部分工作人員對于紙質(zhì)檔案的保存工作不到位，導(dǎo)致檔案缺失的情況發(fā)生。由于駕駛員人事檔案中記錄了其工作經(jīng)歷等重要信息，還包括其他證件材料，但由于工作人員對檔案管理工作的重視程度不足，導(dǎo)致這些材料的遺失或錯漏，為人員身份認(rèn)定工作帶來困難。并且由于管理環(huán)境較差，許多人事檔案長期處于不適宜的保存環(huán)境下，已經(jīng)出現(xiàn)紙張發(fā)黃變脆、字跡暈染模糊的情況。

（二）檔案管理手段較為落后

目前我國營運(yùn)車輛駕駛員人事檔案管理仍然存在管理方式較為落后的情況，信息化建設(shè)不足，人事檔案通常為紙質(zhì)文件，載體較為單一，且檔案內(nèi)容與其載體之間聯(lián)系不夠密切，并且儲存密度較高，導(dǎo)致檔案中的重要信息可能發(fā)生丟失、損壞、泄露等情況。由于有關(guān)部門對駕駛員人事檔案管理工作缺乏重視，對該工作的資金投入有限，導(dǎo)致無法建立科學(xué)的人事信息檔案管理平臺，仍然采用人工管理模式，工作效率整體較低，在查找檔案時(shí)需要經(jīng)過繁瑣的手續(xù)審批，檔案管理服務(wù)較為滯后。此外，還有部分管理人員僅僅重視對檔案進(jìn)行管理，而忽視了人事檔案的重要價(jià)值，導(dǎo)致檔案管理工作較為封閉化，無法與交警系統(tǒng)形成聯(lián)動。雖然近年來已有許多地區(qū)管理部門引入了計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)開展檔案管理工作，但也僅僅應(yīng)用到一些簡單的工具，營運(yùn)車輛駕駛員人事檔案管理的信息化程度仍然有待提高。

二、營運(yùn)車輛駕駛員人事檔案管理優(yōu)化策略

（一）提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)

近年來計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)發(fā)展逐漸趨于成熟，檔案管理工作人員需要對這些技術(shù)進(jìn)行充分掌握，有關(guān)部門也應(yīng)當(dāng)著力培養(yǎng)檔案管理員工的綜合素養(yǎng)，具體可以運(yùn)用如下手段：第一，檔案管理部門可以在人員上崗前加強(qiáng)崗位培訓(xùn)工作，現(xiàn)階段檔案管理部門中的許多管理人員在專業(yè)能力上還有很大不足，或由于年齡原因?qū)е缕鋵I(yè)能力提高較為緩慢，為解決這一問題，有關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)上崗前培訓(xùn)，確保員工在實(shí)際開展人事檔案管理工作前具備相應(yīng)的管理技能。例如采取新員工與老員工結(jié)成對子互相幫助的辦法，老員工向新員工傳授人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)，新員工教給老員工現(xiàn)代化技術(shù)的使用方法，從而形成互幫互助，共同進(jìn)步。

（二）創(chuàng)新檔案管理手段

促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展必須順應(yīng)時(shí)代科技發(fā)展，做好檔案管理信息化工作，利用各種先進(jìn)的信息化技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)，對檔案管理工作形成輔助，從而使檔案管理工作的效率和管理水平提高。由于傳統(tǒng)人工檔案管理的方式工作量較大，需要工作付出較多精力和時(shí)間，導(dǎo)致工作人員的勞動強(qiáng)度較高，完成效果不佳。但采用信息化檔案管理方式可以有效解決該問題，建立完善的營運(yùn)車輛駕駛?cè)藛T人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，將駕駛?cè)藛T的各類信息錄入后在計(jì)算機(jī)或在線平臺中妥善保存，不僅可以避免信息出現(xiàn)損壞、丟失等情況，還能有效提高檔案查詢工作的效率，在檢索欄直接輸入關(guān)鍵詞即可快速提取所需人事檔案，并隨時(shí)在線更改信息，可以為營運(yùn)車輛駕駛?cè)藛T提供更加高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（三）創(chuàng)新人事檔案管理模式

雖然近年來管理部門已經(jīng)擬定并實(shí)施了一系列規(guī)章制度，以促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化，但在具體實(shí)施過程中仍然存在一定不足，亟需得到完善，具體可以通過以下方式實(shí)現(xiàn)：第一，管理人員應(yīng)完善人事檔案管理責(zé)任制，以檔案管理工作為連接，加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)系，使檔案內(nèi)容更加具備準(zhǔn)確性以及真實(shí)性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的問題所在，并且制定相應(yīng)的解決策略。第二，應(yīng)加強(qiáng)營運(yùn)車輛駕駛員人事檔案的網(wǎng)絡(luò)審批制度，逐漸摒棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)審批流程，通過駕駛?cè)藛T自行填寫相關(guān)檔案信息后上傳，管理人員在線進(jìn)行審批的方式，將檔案審批流程簡化，提高檔案管理工作的效率。第三，加大人事檔案信息管理的經(jīng)費(fèi)投入，確保營運(yùn)車輛駕駛員人事檔案管理工作有充足的經(jīng)費(fèi)用以人員培訓(xùn)、設(shè)備購買、信息化建設(shè)等等，從而加強(qiáng)現(xiàn)代化管理手段，使檔案管理工作更加科學(xué)。

結(jié)束語

營運(yùn)車輛駕駛?cè)藛T的人事檔案管理對于我國道路運(yùn)輸營運(yùn)車輛的管理有著重要意義，因此有關(guān)部門必須提高對其重視程度，深入分析現(xiàn)階段人事檔案管理工作中的問題，加大人力、物力以及財(cái)力的投入，促進(jìn)營運(yùn)車輛駕駛?cè)藛T人事檔案的管理工作得到切實(shí)有效的優(yōu)化，提高檔案管理效率和質(zhì)量。

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