基層書(shū)店的財(cái)務(wù)預(yù)算管理分析

鄭嵐

（湖南省新華書(shū)店有限責(zé)任公司芷江侗族自治縣分公司，湖南 懷化 419100）

為適應(yīng)當(dāng)前市場(chǎng)環(huán)境的變化，各地新華書(shū)店都紛紛加強(qiáng)預(yù)算管理工作，這對(duì)于規(guī)范書(shū)店管理、降本增效等都具有重要作用{1}。作為基層書(shū)店，經(jīng)營(yíng)壓力相對(duì)更高，更應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化書(shū)店的預(yù)算管理工作，避免不必要的資金浪費(fèi)，為書(shū)店獲取更多利益。當(dāng)一些基層書(shū)店在開(kāi)著預(yù)算管理時(shí)，存在一些問(wèn)題制約了預(yù)算管理的工作開(kāi)展效果，現(xiàn)就對(duì)此展開(kāi)較為深入的探討。

一、基層書(shū)店加強(qiáng)財(cái)務(wù)預(yù)算管理的必要性

基層書(shū)店是面向縣、鄉(xiāng)等地區(qū)的書(shū)店單位，這些地區(qū)的書(shū)店面臨的基層群眾消費(fèi)能力有限，因此銷(xiāo)售業(yè)績(jī)難以比得上城市中的大書(shū)店。加上近年來(lái)數(shù)字閱讀和網(wǎng)購(gòu)的沖擊，進(jìn)一步增加了基層書(shū)店的經(jīng)營(yíng)壓力[2]。此種背景下，基層書(shū)店為了謀求長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，就應(yīng)當(dāng)積極引入規(guī)范、先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理手段，開(kāi)源節(jié)流，減少不必要的費(fèi)用支出，從而為企業(yè)爭(zhēng)取更得利益。財(cái)務(wù)預(yù)算管理是以預(yù)算編制為基礎(chǔ)，利用預(yù)算編制下達(dá)預(yù)算控制任務(wù)，將任務(wù)分配各部門(mén)及個(gè)人，全員各司其職，做好本崗位的費(fèi)用控制，從而增強(qiáng)書(shū)店整體的財(cái)務(wù)管控，由細(xì)節(jié)到整體，最大程度減少不必要的支出，實(shí)現(xiàn)降本增效。

二、基層書(shū)店財(cái)務(wù)預(yù)算管理存在的主要問(wèn)題

（一）對(duì)預(yù)算管理工作認(rèn)識(shí)不足

這是很多基層書(shū)店都存在的問(wèn)題，只重視圖書(shū)的銷(xiāo)售，甚至從開(kāi)業(yè)至今都未程開(kāi)展過(guò)規(guī)范的預(yù)算管理工作，認(rèn)為預(yù)算管理無(wú)關(guān)緊要，只要賣(mài)好書(shū)就好。還有很多基層書(shū)店普遍認(rèn)為預(yù)算管理只是財(cái)務(wù)部門(mén)自己的工作，和其他部門(mén)沒(méi)有關(guān)系。顯然這些觀(guān)念都是錯(cuò)誤的，預(yù)算管理不僅是財(cái)務(wù)部門(mén)的工作，還需要其他崗位的積極配合，共同完成。這些片面的認(rèn)知，使很多基層書(shū)店沒(méi)有開(kāi)展預(yù)算管理工作，缺乏領(lǐng)導(dǎo)及各級(jí)員工的支持，沒(méi)有有效開(kāi)展相關(guān)工作的氛圍，勢(shì)必影響了預(yù)算管理工作的開(kāi)展效果。

（二）缺乏行之有效的預(yù)算管理制度

正是因?yàn)檎J(rèn)識(shí)上的不到位，直接導(dǎo)致很多基層書(shū)店要么沒(méi)有制定預(yù)算管理制度，要么所制定的預(yù)算管理制度也是流于形式，制定完成后，也不論后續(xù)開(kāi)展的好壞，沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的開(kāi)展。

（三）預(yù)算編制不合理 和實(shí)際相脫節(jié)

目前很多基層書(shū)店在編制預(yù)算時(shí)，主要是根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行編制，采用的方法主要是以往年的預(yù)算作為基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上結(jié)合新年度規(guī)劃進(jìn)行增減。這種預(yù)算模式?jīng)]有充分考慮到書(shū)店經(jīng)營(yíng)的實(shí)際情況，以及市場(chǎng)環(huán)境變化等因素，導(dǎo)致所編制的預(yù)算和實(shí)際情況相脫節(jié)。此外，書(shū)店也沒(méi)有將預(yù)算進(jìn)行有效分解，這樣預(yù)算就更脫離實(shí)際，即使哪個(gè)部門(mén)、哪個(gè)超了預(yù)算也沒(méi)有有效的參考。

（四）預(yù)算考核力度不足

一些書(shū)店制定了預(yù)算管理制度和預(yù)算編制，但是沒(méi)有完善的預(yù)算考核工作，那么也沒(méi)有實(shí)際意義。沒(méi)有預(yù)算考核，更沒(méi)有根據(jù)預(yù)算考核結(jié)果制訂獎(jiǎng)懲機(jī)制。各級(jí)員工覺(jué)得無(wú)論預(yù)算執(zhí)行得如何都是一個(gè)樣，那么自然就容易消極應(yīng)對(duì)預(yù)算管理，導(dǎo)致預(yù)算管理只停留在紙面，沒(méi)有起到預(yù)期效果。

三、基層書(shū)店預(yù)算管理的優(yōu)化建議

（一）加強(qiáng)重視 打造利于預(yù)算管理的環(huán)境氛圍

預(yù)算管理應(yīng)當(dāng)是一個(gè)全局性工作，僅靠財(cái)務(wù)部門(mén)的一己之力是無(wú)法達(dá)到預(yù)期效果的。書(shū)店應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)預(yù)算管理，首先應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于預(yù)算管理的認(rèn)識(shí)，由上至下帶動(dòng)書(shū)店各級(jí)員工對(duì)預(yù)算管理的認(rèn)同[3]。書(shū)店成立的預(yù)算管理小組，也直接由書(shū)店總經(jīng)理管理，提升權(quán)威性，使預(yù)算管理工作的落實(shí)與推進(jìn)更加事半功倍。

（二）構(gòu)建完善的財(cái)務(wù)預(yù)算管理制度

為推動(dòng)制度的有效落實(shí)，書(shū)店首先應(yīng)當(dāng)組建預(yù)算管理組織結(jié)構(gòu)。可成立專(zhuān)門(mén)的預(yù)算管理部門(mén)，或是在財(cái)務(wù)部門(mén)挑選職業(yè)能力過(guò)硬、職業(yè)道德優(yōu)秀的財(cái)務(wù)人員組建起預(yù)算管理小組。該部門(mén)由書(shū)店經(jīng)理直接管理[4]。該部門(mén)負(fù)責(zé)匯總包括中心門(mén)店、校園書(shū)店、圖書(shū)部、教材部、綜合財(cái)務(wù)部等提交的營(yíng)銷(xiāo)費(fèi)用以及日常管理所需費(fèi)用的預(yù)算，以及預(yù)算管理的配套制度、預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中的監(jiān)督、考核等。

在構(gòu)建完組織結(jié)構(gòu)后，書(shū)店應(yīng)當(dāng)構(gòu)建適于自身的預(yù)算管理制度，要從以下幾個(gè)方面入手：首先，所制定的預(yù)算管理要能夠推動(dòng)書(shū)店的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，使全員意識(shí)到預(yù)算管理不再單是一個(gè)部門(mén)的工作。其次，制定財(cái)務(wù)預(yù)算管理相關(guān)工作的流程以及配套的管理制度，使在實(shí)施財(cái)務(wù)預(yù)算管理時(shí)能夠有章可依。并明確執(zhí)行過(guò)程中各級(jí)人員應(yīng)盡的責(zé)任和權(quán)利。最后明確預(yù)算管理執(zhí)行過(guò)程中，人員失職、或是惡意違反規(guī)定的懲罰措施，使人員能夠加強(qiáng)重視。

（三）優(yōu)化預(yù)算編制與細(xì)化分解

1．科學(xué)編制預(yù)算

在編制預(yù)算時(shí)要改變以往沿用歷史經(jīng)驗(yàn)的方式，建議采用零基預(yù)算和增量預(yù)算相結(jié)合的方式。對(duì)一些比較固定的費(fèi)用，如門(mén)店租賃、水電費(fèi)、管理費(fèi)等這些費(fèi)用可以用以往的預(yù)算方案為基礎(chǔ)進(jìn)行增減。對(duì)于圖書(shū)、文化用品、電子產(chǎn)品、教材這些市場(chǎng)流動(dòng)商品的主營(yíng)業(yè)務(wù)，受市場(chǎng)波動(dòng)等因素影響較大，此類(lèi)預(yù)算建議采用零基預(yù)算法，就是每年編制預(yù)算時(shí)，不參考往年，直接從零為基礎(chǔ)進(jìn)行重新編制。

2．預(yù)算的細(xì)化分解

預(yù)算指標(biāo)在編制完成之后，應(yīng)當(dāng)對(duì)預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行細(xì)化分解，每年年初或上一年的年末進(jìn)行新一年度的預(yù)算編制，編制完成后，將主營(yíng)業(yè)務(wù)費(fèi)用、銷(xiāo)售成本、利潤(rùn)以及期間費(fèi)用等主要指標(biāo)，根據(jù)各部門(mén)的工作權(quán)責(zé)進(jìn)行細(xì)化分解[5]。比如，將主營(yíng)營(yíng)業(yè)收入的預(yù)算指標(biāo)分配給負(fù)責(zé)主營(yíng)業(yè)務(wù)的教材、圖書(shū)、文化用品等的營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)之中，再細(xì)化到各銷(xiāo)售片區(qū)、柜組以及銷(xiāo)售員身上，同時(shí)還要分解其他相關(guān)內(nèi)容的預(yù)算，比如銷(xiāo)售折讓、庫(kù)存等。

對(duì)于管理費(fèi)用以及銷(xiāo)售費(fèi)等這些相關(guān)的預(yù)算指標(biāo)，也能夠分解到相關(guān)部門(mén)，并細(xì)化到個(gè)人身上。即將書(shū)店的各項(xiàng)費(fèi)用指標(biāo)通過(guò)細(xì)化分解的方式，落實(shí)到部門(mén)、個(gè)人，使每個(gè)人都有預(yù)算任務(wù)，按照所分配的預(yù)算任務(wù)控制費(fèi)用支出，使全員在日常工作過(guò)程中，都能夠向預(yù)算目標(biāo)靠攏，避免實(shí)際支出超出預(yù)算控制目標(biāo)，有效避免不必要的資金浪費(fèi)。

3．預(yù)算任務(wù)制定的流程

基層書(shū)店的預(yù)算管理從編制完成到形成預(yù)算目標(biāo)，需要經(jīng)過(guò)規(guī)范的流程，大致可以氛圍以下幾個(gè)步驟：

第一步：基層書(shū)店的預(yù)算管理小組結(jié)合書(shū)店的總體規(guī)劃，進(jìn)行預(yù)算編制，在編制完成后，將預(yù)算目標(biāo)分解細(xì)化，形成細(xì)化到各部門(mén)、個(gè)人的預(yù)算指標(biāo)。

第二步：將對(duì)各個(gè)部門(mén)分配的預(yù)算指標(biāo)，結(jié)合各部門(mén)的實(shí)際情況、市場(chǎng)變化因素，形成各部門(mén)的預(yù)算任務(wù)。

第三步：各部門(mén)對(duì)所分配的預(yù)算任務(wù)進(jìn)行評(píng)估，和預(yù)算管理小組進(jìn)行溝通，提出自己的看法和意見(jiàn)。覺(jué)得哪些部分應(yīng)當(dāng)調(diào)整。雙方溝通，形成最終的修改方案。

第四步：各部門(mén)將預(yù)算數(shù)據(jù)提交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部提交市公司財(cái)務(wù)部，市公司提交集團(tuán)總部。

第五步：經(jīng)過(guò)書(shū)店集團(tuán)總部審批基層書(shū)店的財(cái)務(wù)預(yù)算管理執(zhí)行方案。

第六步：經(jīng)審批合格后，形成正式的預(yù)算管理工作方案，層層下達(dá)給各部門(mén)，落實(shí)到片區(qū)、柜組以及人員，進(jìn)行之后的預(yù)算執(zhí)行。

（四）強(qiáng)化財(cái)務(wù)考核與獎(jiǎng)懲工作

1．強(qiáng)化財(cái)務(wù)預(yù)算考核工作

在預(yù)算任務(wù)分配下達(dá)后，需要各部門(mén)執(zhí)行預(yù)算任務(wù)工作，為確保執(zhí)行力度，需要開(kāi)展動(dòng)態(tài)跟蹤，嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算任務(wù)。要求各部門(mén)定期，可按季度、月、周，將各部門(mén)的實(shí)際費(fèi)用支出情況上報(bào)給預(yù)算管理小組。預(yù)算管理小組將各部門(mén)的實(shí)際支出，和給各部門(mén)分配的預(yù)算控制任務(wù)相比較。如果某一個(gè)部門(mén)的實(shí)際支出和預(yù)算編制存在較大的偏差，就需要找到超支的部門(mén)，和該部門(mén)負(fù)責(zé)人共同分析成因。根據(jù)問(wèn)題成因制定整改對(duì)策，如果是因?yàn)轭A(yù)算編制不合理，或是因?yàn)橥话l(fā)的因素導(dǎo)致無(wú)法完成預(yù)算編制規(guī)定的控制目標(biāo)，那么就需要及時(shí)修改預(yù)算編制，提交修改申請(qǐng)，盡快修改出更加合理的預(yù)算編制。如果是該部門(mén)自身的原因，就需要該部門(mén)及時(shí)調(diào)整工作，確保下個(gè)階段的實(shí)際支出有效控制在預(yù)算編制的框架內(nèi)，并找到造成超支的相關(guān)責(zé)任人，如果是該名責(zé)任人中飽私囊，惡意侵占資金，導(dǎo)致了超支，那么就需要追究法律責(zé)任。總之，盡快要求超支的部門(mén)找到成因，并針對(duì)成因進(jìn)行工作調(diào)整，并追蹤整改效果，盡快控制到預(yù)算編制的框架內(nèi)，避免問(wèn)題越來(lái)越大。

2．制定配套的獎(jiǎng)懲措施

對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行考核的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)制定配套的獎(jiǎng)懲措施，這樣才能夠有效激發(fā)員工的工作積極性。對(duì)于預(yù)算超支的部門(mén)給予獎(jiǎng)金處罰，對(duì)于將實(shí)際支出有效控制在預(yù)算框架下的部門(mén)給予激勵(lì)，可以采用多樣化的激勵(lì)方式，可以是基本的獎(jiǎng)金激勵(lì)，或是給予帶薪休假，對(duì)于表現(xiàn)突出的員工，可以給予去集團(tuán)總部的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，或是晉升機(jī)會(huì)。總之，獎(jiǎng)勵(lì)的方式不唯一，具體實(shí)施時(shí)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合員工的具體表現(xiàn)，以及實(shí)際需求制定多元化的獎(jiǎng)勵(lì)措施，更貼近員工所需，達(dá)到更加顯著的激勵(lì)效果。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上，基層書(shū)店開(kāi)展預(yù)算管理工作對(duì)于書(shū)店的發(fā)展具有積極意義，但很多基層書(shū)店不重視預(yù)算管理工作，導(dǎo)致缺乏行之有效的預(yù)算制度，與科學(xué)合理的預(yù)算編制、更沒(méi)有剛性的預(yù)算執(zhí)行考核。對(duì)此，基層書(shū)店應(yīng)當(dāng)積極改進(jìn)，從領(lǐng)導(dǎo)到基層重視預(yù)算管理工作的重要性，科學(xué)編制預(yù)算，并制定規(guī)范的預(yù)算管理制度，加強(qiáng)預(yù)算的執(zhí)行考核，推進(jìn)財(cái)務(wù)預(yù)算管理工作的導(dǎo)入與落地，助力基層書(shū)店的可持續(xù)發(fā)展。