建筑企業(yè)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀及改進(jìn)措施

陶琳

（南京正業(yè)建設(shè)工程有限公司，江蘇 南京 211113）

一、引言

建筑施工企業(yè)由于其產(chǎn)品獨(dú)有的特點(diǎn)，如投入成本高、生產(chǎn)的流動(dòng)性、產(chǎn)品的單件性、建筑施工周期長(zhǎng)、生產(chǎn)過程復(fù)雜、不易規(guī)模化生產(chǎn)等，導(dǎo)致其比其他行業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)水平更高。因此，為了有效地管理和控制風(fēng)險(xiǎn)，必須要開展內(nèi)部控制。第一，有利于規(guī)避企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。設(shè)計(jì)并運(yùn)行有效的內(nèi)部控制體系可以防范企業(yè)違法違規(guī)的風(fēng)險(xiǎn)，合法經(jīng)營(yíng)是企業(yè)健康發(fā)展的首要條件。第二，有利于企業(yè)保護(hù)資產(chǎn)安全。良好的內(nèi)部控制，可以使企業(yè)的資產(chǎn)，包括無(wú)形資產(chǎn)得到保護(hù)不受侵害。第三，有利于提高報(bào)告信息的質(zhì)量。準(zhǔn)確及時(shí)的信息可以為報(bào)告使用人提供決策依據(jù)。如果企業(yè)提供的報(bào)告數(shù)據(jù)有錯(cuò)誤，不管是有意還是無(wú)意，都會(huì)給企業(yè)帶來信譽(yù)上的損失，嚴(yán)重的還會(huì)受到法律制裁。而通過設(shè)計(jì)并執(zhí)行有效的內(nèi)部控制就可以提高企業(yè)報(bào)告信息的質(zhì)量，大大降低企業(yè)錯(cuò)報(bào)漏報(bào)的可能性。第四，提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)的效率和效果。通過設(shè)計(jì)并執(zhí)行有效的內(nèi)部控制，企業(yè)經(jīng)營(yíng)的效率以及管理效率都會(huì)得到大大的提高，企業(yè)的盈利能力也會(huì)大大提高。

二、建筑企業(yè)內(nèi)部控制管理的現(xiàn)狀

目前我國(guó)建筑企業(yè)的內(nèi)控管理非常薄弱，內(nèi)控制度不健全，不合理；內(nèi)部控制制度執(zhí)行不嚴(yán)格，形同虛設(shè)等等，這些已經(jīng)嚴(yán)重影響到企業(yè)的生存和發(fā)展。企業(yè)實(shí)行內(nèi)部控制有以下五大要素：控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通以及監(jiān)控。

（一）控制環(huán)境

內(nèi)控環(huán)境包括了企業(yè)治理結(jié)構(gòu)、組織構(gòu)架、人力資源、責(zé)權(quán)利分配，以及企業(yè)文化等。內(nèi)控環(huán)境的建立主要責(zé)任在企業(yè)的負(fù)責(zé)人也就是一把手，一把手的控制意識(shí)影響到企業(yè)的方方面面。目前，我國(guó)建筑施工企業(yè)由于員工整體文化素質(zhì)較低，包括領(lǐng)導(dǎo)層普遍缺少內(nèi)部控制的意識(shí)，對(duì)內(nèi)部控制重視不夠，內(nèi)部控制管理意識(shí)薄弱，過分追求短期效益，重視經(jīng)營(yíng)開拓、重生產(chǎn)、重技術(shù)，但是輕管理。有些企業(yè)內(nèi)控只是有簡(jiǎn)單的制度文件，流于形式，甚至有些員工認(rèn)為內(nèi)控管理就是浪費(fèi)時(shí)間，敷衍了事。

（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

建筑施工企業(yè)是高風(fēng)險(xiǎn)企業(yè)，但是很多企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估意識(shí)不強(qiáng)，沒有科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估系統(tǒng)。目前我國(guó)建筑工程項(xiàng)目日趨大型化、復(fù)雜化、綜合化、智能化、信息化、科技化等現(xiàn)代化方向發(fā)展。一個(gè)工程項(xiàng)目從招投標(biāo)竣工交付直至后期保修維護(hù)，周期很長(zhǎng)，這就對(duì)工程風(fēng)險(xiǎn)管理提出了更高的要求。而目前我國(guó)建筑施工企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理還處于起步階段，普遍風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)淡薄或者落后，風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制不健全，多數(shù)企業(yè)沒有建立起風(fēng)險(xiǎn)管理信息系統(tǒng)等等。

（三）控制活動(dòng)

目前我國(guó)建筑施工企業(yè)內(nèi)控體系不健全、控制環(huán)節(jié)分散，控制活動(dòng)在執(zhí)行過程中落實(shí)不徹底、不全面。大多數(shù)企業(yè)根本沒有系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度，或者即使有也是設(shè)計(jì)不合理，或者設(shè)計(jì)合理但是執(zhí)行不到位，這些情況都導(dǎo)致了內(nèi)控制度形同虛設(shè)，沒有起到應(yīng)有的作用。

（四）信息與溝通

我國(guó)建筑施工企業(yè)的信息化水平整體程度不高，而建筑企業(yè)信息本身又具有臨時(shí)性和分散性特點(diǎn)，這樣很容易造成內(nèi)部信息傳達(dá)不順暢或者信息失真等問題。另外，建筑企業(yè)內(nèi)部信息單線傳遞，效率低下，造成了時(shí)間和資金的浪費(fèi)。多數(shù)企業(yè)管理粗放，領(lǐng)導(dǎo)沒有運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù)進(jìn)行精細(xì)化管理的觀念，同時(shí)資金投入不足。

（五）監(jiān)控

我國(guó)建筑施工企業(yè)由于整體文化素質(zhì)偏低，多數(shù)缺少有效的內(nèi)部監(jiān)督與監(jiān)管體系，很多建筑施工企業(yè)沒有設(shè)定專門的內(nèi)審部門，也沒有專門的內(nèi)審人員，由財(cái)務(wù)部門代為行使監(jiān)控工作，而財(cái)務(wù)部門由于自身的工作范圍限制以及人員業(yè)務(wù)水平的局限性很難對(duì)整個(gè)企業(yè)內(nèi)部控制進(jìn)行監(jiān)督與控制，造成了沒有一個(gè)系統(tǒng)的監(jiān)督與控制體系，各種監(jiān)管制度流于形式。

三、建筑企業(yè)內(nèi)部控制存在問題的對(duì)策

（一）建立良好的內(nèi)控環(huán)境

要想建立良好的內(nèi)控環(huán)境，必須從企業(yè)一把手做起，從上至下都要有嚴(yán)格內(nèi)控的意識(shí)，同時(shí)企業(yè)應(yīng)當(dāng)提高正面的社會(huì)道德觀及責(zé)任感，多宣傳誠(chéng)實(shí)守信、熱愛崗位、勇于創(chuàng)新、團(tuán)隊(duì)合作精神，并樹立與時(shí)俱進(jìn)的企業(yè)管理理念，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)警覺和法治觀念。企業(yè)必須要建立健全內(nèi)控組織機(jī)構(gòu)，完善企業(yè)制度體系，進(jìn)而完善企業(yè)相關(guān)制度的內(nèi)容，建立健全流程框架體系，配備有勝任能力的員工并加強(qiáng)員工的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，不斷提升員工素質(zhì)。關(guān)鍵崗位員工要建立強(qiáng)制休假制度和定期崗位輪換制度等。企業(yè)還應(yīng)當(dāng)要重視并加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)的工作，確保內(nèi)審機(jī)構(gòu)設(shè)置合理，并保證人員及機(jī)構(gòu)的獨(dú)立性。

（二）完善風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估程序

由于自身的特點(diǎn)屬于高風(fēng)險(xiǎn)行業(yè)，所以建筑企業(yè)做好完善的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估程序尤為重要。要想應(yīng)對(duì)好風(fēng)險(xiǎn)必須要先識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)。具體來說，工程項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)就是指工程的各種不確定因素。在項(xiàng)目開工前，要由項(xiàng)目經(jīng)理組織工程技術(shù)負(fù)責(zé)人及相關(guān)管理人員對(duì)工程進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，以此來找出風(fēng)險(xiǎn)源。建筑施工合同由于工期長(zhǎng)，原材料市場(chǎng)價(jià)格的波動(dòng)；原材料采購(gòu)質(zhì)量是否符合達(dá)標(biāo)；人力資源配備的合理性，是否有足夠的專業(yè)勝任能力；大型機(jī)械的安全性、合規(guī)性；工期由于各種原因拖延的不確定性等等，要對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)源的發(fā)生幾率、可能產(chǎn)生的后果以及可以采取哪些應(yīng)對(duì)措施等進(jìn)行充分識(shí)別分析的基礎(chǔ)上，運(yùn)用科學(xué)的方法預(yù)測(cè)和評(píng)估各類風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和可能產(chǎn)生的損失，并進(jìn)行排序。針對(duì)各風(fēng)險(xiǎn)分析排序的結(jié)果制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)的方法，可以使用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)化、風(fēng)險(xiǎn)控制等等。

（三） 綜合運(yùn)用各種控制方法，針對(duì)具體業(yè)務(wù)和事項(xiàng)實(shí)施控制

1．資金控制活動(dòng)

工程項(xiàng)目通常工期長(zhǎng)造價(jià)高，對(duì)于工程資金的管理就尤為重要，在工程開工前要做好資金的預(yù)算安排，在工程進(jìn)行中要根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整資金安排，對(duì)可能產(chǎn)生的資金短缺提前預(yù)警以便有時(shí)間籌措資金，以免耽誤工程工期，給企業(yè)帶來?yè)p失。另外，通常工程項(xiàng)目部的財(cái)務(wù)制度不健全，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)資金使用的監(jiān)督，要收支兩條線，嚴(yán)禁坐支現(xiàn)金。

2．采購(gòu)業(yè)務(wù)控制活動(dòng)

工程項(xiàng)目單件性和復(fù)雜性導(dǎo)致了采購(gòu)工作異常的繁雜，每一個(gè)工程采購(gòu)的原材料都不一樣，規(guī)格型號(hào)繁多，采購(gòu)一定要按照合同或者工程圖紙的要求。工程周期長(zhǎng)，所以采購(gòu)計(jì)劃要提前安排，及時(shí)準(zhǔn)確預(yù)測(cè)市場(chǎng)變化趨勢(shì)。在實(shí)際操作中，應(yīng)當(dāng)建立采購(gòu)申請(qǐng)制度，由工程項(xiàng)目經(jīng)理按照合同和圖紙開具請(qǐng)購(gòu)單，由公司造價(jià)部門或者成本核算部門審核后交采購(gòu)部采購(gòu)。采購(gòu)部應(yīng)當(dāng)建立供應(yīng)商的信息庫(kù)，對(duì)供應(yīng)商的信用條件、供貨質(zhì)量、供貨及時(shí)性、運(yùn)輸條款、付款條件以及是否為增值稅一般納稅人做打分評(píng)級(jí)；企業(yè)還應(yīng)當(dāng)針對(duì)采購(gòu)貨物或勞務(wù)的性質(zhì)和特點(diǎn)確定相應(yīng)的采購(gòu)定價(jià)制度，以保證同等質(zhì)量的情況下最合理的價(jià)格。對(duì)于工程物資現(xiàn)場(chǎng)，必須有相關(guān)的材料員驗(yàn)收入庫(kù)后，憑借確認(rèn)無(wú)誤的簽收單才能做付款申請(qǐng)，經(jīng)過嚴(yán)格的付款審批后方可支付采購(gòu)貨款。

3．資產(chǎn)管理控制活動(dòng)

對(duì)于工程施工現(xiàn)場(chǎng)的大型機(jī)械以及各類工程物資應(yīng)當(dāng)采取有效的保護(hù)手段。現(xiàn)場(chǎng)材料要有嚴(yán)格的收發(fā)審批手續(xù)，按照工程進(jìn)度合理領(lǐng)用材料，對(duì)于施工現(xiàn)場(chǎng)存放的水泥等材料要做好防護(hù)，杜絕浪費(fèi)。對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)施工機(jī)械要詳細(xì)記錄登記，確定相應(yīng)的管理責(zé)任人。

4．控制活動(dòng)

銷售業(yè)務(wù)對(duì)于施工企業(yè)來說就是承接工程項(xiàng)目，工程業(yè)務(wù)承接時(shí)應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)變化及時(shí)調(diào)整工程報(bào)價(jià)，過高業(yè)務(wù)承接不了，過低企業(yè)虧損造成損失，不能一味地以低價(jià)中標(biāo)。在簽訂合同前一定要關(guān)注客戶的信用狀況，防止后期甲方工程款支付不到位影響工期或者工程完工后工程應(yīng)收款壞賬損失。企業(yè)還應(yīng)當(dāng)建立客戶服務(wù)制度，以確保工程后續(xù)保修、回訪以及客戶跟蹤地進(jìn)行。

5．外包業(yè)務(wù)控制活動(dòng)

外包業(yè)務(wù)所選擇的分包商必須具有相應(yīng)的建筑業(yè)專項(xiàng)資質(zhì)等級(jí)，嚴(yán)禁非法分包。對(duì)于分包出去的業(yè)務(wù)也要加強(qiáng)管控，建筑施工總成對(duì)整個(gè)工程（含所有分包項(xiàng)目）的質(zhì)量、安全負(fù)責(zé)，并承擔(dān)連帶責(zé)任。

（四）加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)

現(xiàn)在是大數(shù)據(jù)的時(shí)代，企業(yè)要轉(zhuǎn)變管理理念，用數(shù)字化來解決內(nèi)控問題。企業(yè)可以上一套企業(yè)管理軟件來搭建一個(gè)信息管理平臺(tái)，通過軟件可以解決一系列企業(yè)管理難題。比如可以實(shí)現(xiàn)異地管理、數(shù)據(jù)共享，有授權(quán)的人員可以隨時(shí)隨地查詢相關(guān)數(shù)據(jù)、企業(yè)申請(qǐng)授權(quán)審批都可以通過該平臺(tái)來處理。信息化平臺(tái)還可以提高各數(shù)據(jù)的透明度，降低員工串通舞弊的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)還降低了管理成本和人員成本。

（五）完善監(jiān)督考核機(jī)制

有了良好的制度，還需要堅(jiān)持執(zhí)行，同時(shí)要不斷完善內(nèi)部監(jiān)督考核機(jī)制。企業(yè)只有通過各項(xiàng)監(jiān)督措施，并對(duì)員工的工作進(jìn)行考核，才能真正地讓制度有效實(shí)施。企業(yè)監(jiān)督不能流于形式，應(yīng)當(dāng)由專門的部門或人員負(fù)責(zé)，各種考評(píng)要及時(shí)，對(duì)員工不合規(guī)定的行為要立即指出并讓其改正。各項(xiàng)考評(píng)最終應(yīng)當(dāng)落實(shí)到員工的獎(jiǎng)懲，和工資薪金收入以及職務(wù)提升掛鉤，不能干好干壞一個(gè)樣，應(yīng)當(dāng)對(duì)于員工好的行為、適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的行為要鼓勵(lì)、獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于不合適的行為要堅(jiān)決制止。

四、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)只有建立科學(xué)、完善的內(nèi)部控制體系才能盡可能降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)的各類風(fēng)險(xiǎn)，使得企業(yè)能夠長(zhǎng)期健康的運(yùn)行和發(fā)展，實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)。本文針對(duì)建筑施工企業(yè)內(nèi)控管理的重要意義、內(nèi)部控制現(xiàn)狀以及在此現(xiàn)狀基礎(chǔ)上的對(duì)策幾個(gè)方面進(jìn)行闡述和探討，以達(dá)到建立健全企業(yè)內(nèi)部控制的目的，使得企業(yè)能夠長(zhǎng)期健康穩(wěn)定的發(fā)展。