開放大學學籍管理質量提升路徑研究

張 珍，李軼華

（1.保定廣播電視大學， 河北 保定 071000； 2.河北廣播電視大學， 河北 石家莊 050080）

開放大學學籍管理工作是學校管理工作的重要組成部分，它貫穿于學生在校期間的整個學習過程，是穩定學校教學秩序、提升管理質量的基礎條件。隨著開放大學學籍管理工作不斷的探索和發展，呈現出對開放教育的基本適應性和不同于普通高校學籍管理的特征。同時也顯現出與學校新發展形勢和需求相脫節的管理薄弱問題，需要正確認識并積極探究適應開放大學學籍管理特征的質量提升路徑。

一、開放大學學籍管理現狀及特征

2020年教育部頒布《國家開放大學綜合改革方案》提出全國39所省級廣播電視大學同意更名為“省域或市名+開放大學”，標志著廣播電視大學轉型升級和開放大學建設進入新階段。開放大學的學籍管理工作伴隨著學校的發展逐步推進，呈現出對系統辦學及學校管理模式的適應性和較強的包容性特征。

1.系統分級的協同（矩陣）管理模式

開放大學及其前身廣播電視大學是依托系統實行四級管理的模式，即按國家、省、市、縣分級辦學和進行管理。地方開放大學作為地方政府所屬高等學校，接受本級人民政府的領導和教育主管部門的管理，業務接受國家開放大學的指導和管理。開放大學學籍管理工作適應系統辦學的特征具有系統化、層級管理的典型特征。開放大學學籍管理工作模式為典型的矩陣管理模式，實現了系統內學籍業務縱向垂直和橫向水平管理的功能。矩陣式管理模式對于開放大學系統自帶層級的特征和學籍管理需求呈現明顯的適應性和優勢特征。

2.較強的包容性特征

開放大學學籍管理工作適應成人學生的學習特點，學籍年限長，上學不受地域限制，休退轉等學籍業務方便快捷，具有較強的包容性特征。開放教育學籍充分考慮成人學生的學習、工作、生活特征，學習年限相對較長，8年內達到畢業學分即可申請畢業，這是與普通高等教育的最大區別。開放教育的學生不存在因地域限制而產生學習障礙。學生可以根據需要就近選擇就讀學校。開放教育學生在學習過程中遇到困難，如工作調動、出國、疾病等，可向就讀學校提出申請轉學、休學、退學、轉專業。

二、學籍管理薄弱環節及存在的問題

1.制度建設需要進一步更新和完善

完備有效的學籍管理制度建設是實現開放大學學籍管理功能，提升學籍管理質量的基本保障。開放大學現有的學籍管理制度的建設和探索一直伴隨著辦學的需求和發展在逐步推進、完善。開放大學現有的學籍管理制度基本呈現與系統特征的基本適應性。但隨著學生需求的變化及學校轉型、創優提質戰略發展的需求，新的形勢下適應開放大學發展需求的學籍管理制度建設亟須進一步建立完善，以順暢連貫各個學籍管理層級，規范各個學籍管理模塊。

2.業務處理路徑較長與時效性要求之間的矛盾

系統辦學的模式為開放大學的學籍管理工作提供了人員、技術和平臺支撐，這是系統辦學的優勢。但在實際學籍管理過程中因管理層級較多，會遇到各種困難和問題。開放大學目前的學籍管理的信息下達和數據上傳需要經過四個層級。遇到學生比較著急的業務，難以實現及時處理。一旦某一個環節信息、基礎數據或操作有誤，問題反饋和信息重新提交路徑將重復輪回，造成各層級管理工作量的增加和學籍業務辦理時間延長，從而影響學籍管理工作的時效性，有時甚至影響學生利益。

3.學籍管理隊伍建設薄弱與管理壓力之間的矛盾

開放大學學籍管理人員配備及隊伍建設較薄弱[1]，存在學籍管理師生比大、工作壓力大、年齡結構失衡、青年教師斷層等問題。以河北開放大學為例，河北開放大學共有3名學籍管理人員，學院（地市級電大）共有32名，學習中心（縣級）共有277名。利用問卷網對河北開放大學的學籍管理人員進行調查，結果顯示93%的學籍管理人員感覺到學籍管理工作的壓力和焦慮；學籍管理人員年齡結構失衡情況嚴重。數據顯示：學籍管理人員40～60歲的占68%。30～39歲的占31%，20～29歲的占1%。青年教師從事學籍管理工作的意愿很低，年齡斷層情況嚴重。學籍管理隊伍現狀是影響學籍管理質量的重要因素，是目前亟須重視的問題。

4.學生需求多樣化與相應的學籍管理依據缺乏之間的矛盾

開放大學的學生具有行業分布廣泛、年齡跨度大等特征，他們對學籍管理的需求也呈現多樣化的特點。例如，學生因資格證考試、升職、入職等申請提前領取檔案及畢業證，因升入其他高校而申請即刻退學，因出國學習需要外文檔案及證明等。學生多樣化的需求都是與自身利益密切相關的，辦理愿望迫切，但因缺乏辦理依據和渠道很難達到滿足。

三、學籍管理質量提升路徑分析

1.制度建設為行為管理質量提升提供保障

強化制度意識、參照現有的開放教育學籍管理制度和機制，創建能更好地服務于各類學習者的開放大學學籍管理制度，為學籍管理質量提升提供保障。一是強化制度意識的培養。開放教育學籍管理工作涉及面廣，管理過程中“人情”因素錯綜復雜。學籍管理的信息需要系統內溝通和合作，同時學籍管理工作也是面對學生的崗位。學生的法律意識和信息保護意識越來越強，公眾及媒體對學籍管理的關注度越來越高。學籍管理者應嚴格遵守操作規范，嚴守制度紅線。不做任何逾越法律、管理制度的操作，以堅定的制度意識維護學籍管理的健康秩序。[2]二是借鑒基層制度建設經驗。基層電大積累了豐富的制度建設經驗。以河北開放大學為例，系統內89%的學校擁有自己的學籍管理制度。基層學籍管理制度經驗豐富，有的已經相當成熟和規范。但是由于各基層電大都是從本學校視角出發制定規章制度，很多制度細則不具有普遍性和穩定性，不可直接用于推廣。

開放教育學籍管理制度的制定應適應系統辦學的特征和優勢，注重收集基層電大制度建設的意見和經驗，建設適用、完善、穩定、權威的學籍管理制度。學籍管理制度建設中要注重程序性，充分考慮學籍業務之間、各層級之間的鏈接關系，使各環節業務連貫而銜接有序。

2.強化學籍管理過程中的系統觀念

各層級學籍管理人員要樹立正確的系統觀念。以嚴謹認真的工作態度對待每一項工作，嚴格遵守制度、標準、規則等管理依據[3]，嚴格做好各項信息和數據的審核及上報。同時要有責任心，及時反饋業務中出現的困難和問題，尋求解決問題的辦法。建立有效溝通的渠道，進行有效的業務溝通和經驗的分享，促進系統內學籍管理質量的同步提升。

3.加強隊伍建設，提升管理質量

一是設置科學合理的年齡結構及師生比例。對于學籍管理師生比失衡的問題，首先要提高對學籍管理工作的重視，科學設置不同層級學籍管理人員配比。[4]同時通過提高認識、政策支持、提升待遇、加強宣傳等，穩定現有學籍管理工作隊伍，鼓勵青年教師加入學籍管理隊伍。

二是加強業務培訓及評價機制建設。根據對河北開放大學的調查，82%的學籍管理人員獲得管理技能的渠道為系統內上下級學籍管理人員的交流和學習，學習的依據主要為系統下發的各類政策文件等。業務培訓、溝通、學習形式較單一。應建立完備的學籍管理人員培訓機制，如針對新入職人員的入職培訓、常態化培訓和特殊情況的對口指導等。確保在崗學籍管理人員熟練地掌握各項業務和操作技能。同時建立培訓效果評價機制，科學合理地設置評價的等級標準。讓學籍管理培訓的成效有量化體現，同時激勵參訓人員不斷參與培訓以提升管理能力。

三是構建跨層級的溝通渠道及團隊協作模式。在現有條件下，各學校很難一步解決學籍管理人員短缺等問題。系統辦學的特色和優勢為我們提供了解決這一問題的思路，調用系統內優秀人才組建學籍管理團隊，給予團隊一定的組織模式和運作機制，是目前的可行思路。

以開放大學系統辦學模式為參考構建學籍管理團隊組織模式，積極推進學籍管理團隊的組建。適應系統辦學、層級管理的特點，可由各分部牽頭組建學籍管理團隊。團隊規模不宜過大，應在10人左右。團隊成員構成層級、業務范圍全面。可以將學籍管理工作方法進行優化及推廣，進行系統內的管理示范及引導、經驗及問題的匯總分析、科研及成果的轉化等。

4.依法管理學籍，嚴守工作底線

隨著學生的法律意識越來越強，對于學籍信息及辦理業務的嚴謹性要求越來越高。學籍管理工作人員應嚴守工作底線，不能陷于人情，觸碰法律、制度底線。特別是近幾年各種觸碰底線的學籍案件，對于從事學籍管理的工作人員更是最直接的警示。作為學籍管理人員必須增強法律意識，多學習相關的法律知識和管理制度，做到依法開展學籍管理工作。

5.建立雙向預警機制

學籍管理工作具有極強的時間性、程序性，而每一項學籍管理工作又都關系著學生的切身利益，所以建立有效的學籍管理預警機制非常必要。預警機制應該是雙向的，一方面是針對管理人員的操作預警，如不規范操作預警、時間預警（業務開始、結束、逾期等）、數據異常預警等。另一方面是針對學生的學籍預警，如取消學籍、退學、開除學籍等預警。有效的預警機制將大大減輕工作人員的工作壓力和心理負擔，確保各項學籍管理工作及時、有序的完成，同時有效減少學生利益受損的情況。