房屋權屬檔案的數字化管理模式研究

王燁

摘要：房產檔案在存儲時要不斷優化功能，滿足人民群眾的查閱需求，開展數字化管理。房屋權屬檔案的綜合數字化管理能提高檔案的實用性、安全性，也要遵循真實性原則，數字化管理并不是房屋權屬檔案管理的核心，也存在弊端，要將紙質傳統檔案存儲方式與電子數字化管理充分融合，使房產事業能更好地為社會發展服務。

關鍵詞：房屋權屬檔案;數字化管理;房產管理

房產檔案主要是指地區內房產管理部門在進行房產權屬登記轉移、變更、調查等工作中形成的具有現實價值的文字、圖表或聲音、錄像等，是城市房產管理工作后續開展的根本依據。所謂數字化信息管理，主要是指房產檔案在管理中要結合現代化信息技術，對房產資源進行集中整理，為人民群眾提供更為便捷的服務。為了更好的將數字化應用在房屋權屬檔案管理中，需要了解管理原則以及具體實施方案。

一、實施數字化管理模式的原則

首先，數字化管理必須遵從實用性原則，這主要指房地產權屬的檔案管理要更穩定，選取具有兼容特征的設備，使房地產權屬檔案管理更加快速、有效，使其正確、健康發展，為房產事業后續改革作出貢獻。實際工作時不能只追求科技進步，也要與房產管理相互融合，減少系統中出現的漏洞。

其次，要遵循安全性原則。安全在房產檔案管理中是最為重要的一部分，只有檔案能安全、穩定才能確保人民群眾的信息不被非法分子所利用，確保合法權益不受傷害。在管理時，如果采取管理方案、措施、手段不當或無法保護新的技術，就容易導致業主信息泄露，造成極大社會危害。新技術雖然先進、科學、有效，但也存在弊端，比如，如果使用信息共享，則會導致信息外泄。因此，房產管理必須采取有效措施，使新技術安全性能得以提高，防止檔案泄露問題。

最后，要遵從真實性原則。檔案最為主要的是信息真實，只有信息真實才能提高檔案有效性，才能使檔案更好地為社會發展服務。不真實的信息會給社會各部門提供虛假消息，可能會導致社會混亂，在管理時要及時清理，發現錯誤，并及時改正，一旦發現問題，就要分析了解問題成因，并作出修正，避免由于此類問題發生不必要的紛爭，給人民群眾帶來經濟上或精神上的損失，因此，在實際工作中，要從各個方面避免虛假信息的滲透，建立有效防護措施，以此確保檔案的真實[1]。

二、房屋權屬檔案的數字化管理模式

第一，準確選擇數據庫。建立數字化檔案是一項系統復雜的工程，因此，對于數據庫總體建設而言，要采取先進存儲設備，針對安全性高的要求采用可靠性強的系統，同時建立完善的恢復系統，進行光盤庫備份。備份與恢復系統要通過智能方式進行調度，實現定時定量操作，也能實現自動一體化。除此以外，也要建立信息及時更新機制，與其他檔案存儲不同，房地產權檔案隨時會發生改變，因此要構建動態電子檔案系統，通過數字化檔案對動態內容進行更新，為測繪或者管理提供系統鏈接，在線跟蹤房產總體變化，例如變更、抵押或查封等，以此確保電子檔案的內容與房產現狀同步。

第二，要進行人員的集中培訓，培訓包含兩個內容，首先是針對數據庫或者其他信息技術的內容進行有效培訓，其次是管理的總體培訓。例如職責如何劃分或分清歸屬權等，人員分為錄入員、掃描員、審核員等，根據其工作內容確定責任。

第三，在錄入、掃描與備份的過程中，首先錄入員要具有負責任的態度和熟練的技術應用基礎，能確保所輸入的每項內容真實、準確，數據具有可靠性和完整性。其次，掃描過程中，房屋產權資料掃描人員要認真整理檔案中的每一頁，綜合分析材料，使檔案材料能得到有效完整的保護。再次，進行錄入時要全方位檢查，確保每項信息通過掃描后都能進入到后續篩查階段，檢查人員要擔負信息是否真實的責任，并對可能存在的細節進行調整，例如圖片歪斜等。最后進行備份工作，要嚴格按照內部制定的備份流程，以此減少文件的破壞概率，為后續數據丟失進行補救奠定基礎[2]。

第四，要實行開放性管理。開放性管理主要是指根據我國相關法律條例，以公開、公正的方式對房產信息進行有效查閱和變更，主要包含以下幾方面內容。首先，權利人對房產信息的總體查閱。但這一類并不是無限制查閱活動，要在權限內查閱，未經許可的原則上不能查閱他人的房產信息。其次，權利人對房產信息進行有效變更活動。變更與查閱存在本質上的不同，涉及到權利人的自身義務，因此，必須要嚴格遵循我國法律規定，審查權利人的變更要求是否符合相關條例，要求權利人提供原始憑證。

第五，構建完善數字化管理系統。完善的系統能確保信息的高效性、規范性，帶來一定約束作用，對后續加速建設數字化管理有著十分重要的現實意義。利用信息化技術使房產登記與交易系統融合為整體，房屋權屬登記檔案信息系統可以對交易中所產生的各種信息進行有效、及時的記錄，并最終形成文字檔案。根據不同業務，將信息內容進行整合，具有相同特點的檔案可以歸入到同一類中，在搜索時也可以根據實際需求進行查找，這不僅能減少查找的時間，更能縮小查找范圍，達到對信息實時更新的目的，使檔案信息與市場實際動態保持一致，這也能提高信息的準確度。

三、結束語

綜上所述，我國許多地區已經實行了數字化管理，并且取得成效，但受到房產管理、個人主義思想的影響，信息技術存在限制，地區之間無法聯網。國家相應部門要調節力量，組織核心力量，不僅要攻關技術，也要通過技術改進實行全國聯網，使房產權屬檔案數字化管理水平能真正得以提高，更好地服務于我國社會。

參考文獻：

[1]李紅霞.新形勢下房產權屬檔案管理創新模式論析[J].赤子（上中旬），2016（21）：171.

[2]楊陽.房產交易核檔在房屋權屬檔案管理中的重要性[J].城市建設理論研究（電子版），2018（07）：172.