“大數據”背景下醫院檔案信息化管理研究

潘 頔

山東省泰安市寧陽縣第一人民醫院 山東 泰安 271400

醫院在每日的運營過程中,醫療、人事等方面都會產生堪稱海量的數據,這些數據背后隱藏的規律和信息,也是醫院管理決策制定、調整等工作落地的重要基礎條件。身處大數據時代下的醫院檔案信息管理工作的,院方所用的管理和工作模式和設施都跟隨社會的發展進行了更新,但其中暴露出的問題,致使檔案信息化管理工作始終未能達到既定的目標。本文通過研究、探討大數據時代下的醫院檔案信息化管理工作優化策略,以期可以為醫院檔案管理工作信息化發展及工作質量提升提供參考。

1 大數據技術對醫院檔案管理帶來的影響

在大數據時代下,醫院內的檔案總量不但較為客觀,并且每日運營中所產生的各種檔案數據增加也變得十分迅速。傳統的檔案人工管理模式,在數據的收集、整理、歸檔、分析多個環節中,都需要由管理部門的工作人員手動進行。在之前尚未進入現代化醫院發展模式的情況下,這種管理模式的應用,對于醫院內部各種信息的搜集整理以及背后價值的挖掘有著重要的作用。但隨著檔案數據的總量以及增加速度逐漸加快,人工檔案管理模式在數據收集的效率、分析結果精準性方面的弊端也逐漸暴露[1]。在大數據背景下,醫院內部檔案管理工作模式信息化發展,能夠將檔案管理部門的工作人員從之前繁瑣復雜的數據收集、分析等工作中解脫出來,檔案收集、歸檔等方面的數據精準度也有了極大的保障,對于檔案管理工作效率和質量的提高有著十分重要的價值。醫院的檔案管理的信息化模式,能夠在全面搜集內部職工以及病人相關信息,并建立分門別類的檔案數據的前提下,利用軟件分析功能建立對應的模型,以此對醫院內部各項人事檔案的資料進行有效的協調,保障管理層的人員能夠隨時查閱自己所需要的各項醫務人員的信息,提高醫務人員與工作崗位的匹配程度,全面發揮醫院內部各項檔案資料背后的價值。

2 醫院內檔案信息化管理暴露出的問題

2.1 工作人員專業能力存在缺陷

身處大數據時代下的醫院檔案管理信息化工作,通常可以分為病人的電子病歷檔案管理以及醫院內部職工的人事檔案資料管理等,醫院內部的職工人事檔案資料管理,對于醫院內部人力資源安排的優化,提高醫務人員和工作崗位之間的匹配程度有著十分重要的價值。即便國內的醫院在檔案管理信息化發展過程中給予了一定重視,但因為醫院內部日常運營工作任務相對較重,檔案管理工作人員并未接受系統化的信息化檔案管理培訓工作,致使其專業知識、能力存在一定的缺陷。具體體現在如下兩個方面:第一,信息化檔案管理意識較為薄弱。部分檔案管理人員錯誤地將檔案管理的電子化轉入以及儲存誤認為是檔案管理工作的信息化[2]。實際上檔案管理的信息化工作模式是以數據的收集、分析整理為基礎,通過軟件分析數據背后的隱藏過濾,使用分析得出的具體結果,針對醫院內部的人事以及其他管理方面進行優化。這種錯誤的思想認知限制了醫院內部已經建立的檔案化信息管理系統應用。第二,專業能力素質存在缺陷。醫院內檔案管理信息化發展要求相關的管理工作人員需要做到在理論基礎和實踐操作技巧等方面同步發展,適應大數據時代下檔案信息化管理工作的具體要求。但管理人員在錯誤信息化檔案管理意識的影響下,未能在業余時間主動的學習與檔案管理信息化軟件操作方面相關的各種知識以及技巧,不但拉低了信息化管理系統的應用效果,甚至有可能會因為自身操作方面的失誤而引發檔案數據安全風險。

2.2 信息化檔案管理工作制度不完善

以目前醫院內部生成的各種信息化電子的檔案內容看來,具體可以分為醫院內部職工人事管理檔案資料、病人電子病歷檔案管理資料、醫院內部宣傳媒體資料、日常個人辦公電子文檔、文獻資料類科研文檔。因為這些文檔分屬于醫院內部不同的部門進行管理,這些類型各異的電子文檔之間也存在著一定的交集,醫院已有的電子檔案信息化管理制度體系,尚未能針對管理工作各部門的具體權限給出明確的劃分,再加之各部門彼此之間的協調溝通力度有所不足,一旦出現了信息化檔案管理方面的問題,便會出現相互推諉責任的尷尬局面。信息化電子檔案管理工作想要取得應有的效果,需要依賴于一個完善的電子檔案管理工作流程,但院方并未能跟隨時代的發展對檔案管理工作的流程進行優化,致使檔案管理工作的效率并未因為信息和大數據技術的引入而有所提高。

2.3 檔案信息化管理安全性不足

對于大數據時代下的醫院內部電子檔案管理工作而言,檔案數據的安全問題是需要重點關注的問題。因為當下的計算機技術仍舊存在一定的發展缺陷,不法分子很有可能利用計算機系統內部原有的漏洞進行病毒傳播或者非法入侵等操作,從而出現醫院內部檔案的收集資料篡改、丟失等多種數據安全問題[2]。防火墻作為有效阻隔病毒入侵和黑客攻擊的網絡安全防護手段,部分醫院的防火墻系統技術含量相對較為落后,無法有效預防各種數據安全問題的發生。現階段,我國醫院在落實電子化檔案管理工作的過程中,對于網絡入侵檢測工作給予了重視,但實際上,安置在醫院內部檔案管理系統前置網絡中的網絡入侵檢測防御系統,因為缺乏專業安全管理人員進行更新、監管,導致這個防御系統成為了一種形式化的存在,尚未全面發揮在檢測各種非法入侵行為等方面的作用。

3 大數據背景下的醫院檔案信息化管理優化策略

3.1 工作人員專業能力的提升

大數據背景下醫院檔案信息化管理工作想要取得應有的效果,必須依賴于高素質檔案管理工作人員隊伍的組建。醫院的管理層需要在意識到目前大數據技術對于醫院業務經營以及檔案管理工作帶來的巨大價值的前提下,轉變之前對于大數據技術應用價值形成的錯誤觀念,并配合院內宣傳力度的持續強化,確保在院內形成全員運用大數據技術進行檔案管理工作的意識[3]。院方所建立的大數據信息化檔案管理系統,其中所遇到的各種軟件是有效收集分類歸檔并處理數據的重要基礎條件。院方需要在重視專業化檔案管理工作隊伍建立的前提下,定期組織部門的工作人員進行現代化檔案管理培訓方面的工作。不但需要將全新的檔案管理理論知識進行闡述,同時需要根據內部建立的檔案信息化管理系統,將其中各項軟件的基本操作、技術要求逐步傳授給檔案管理工作人員,以此來組建一支在專業理論知識和實踐操作技巧等方面都具備一定優勢的檔案管理工作隊伍。

3.2 檔案信息化管理工作制度的持續完善

檔案信息化管理工作制度是該項工作得以落實,并劃分各部門工作職責的重要制度支撐。院方需要針對之前各檔案管理部門工作職責劃分不清的問題,以現階段醫院內部已有的各項數字化檔案進行類別的合理劃分,并將之分別劃歸到醫院內部的圖書館、檔案管理部門等多個工作部門的日常管理工作內容中,針對各個檔案管理部門的工作職責給出明確的規定。為了保障信息化檔案管理工作的順利有效落實,院方需要根據已經建立的檔案信息化管理系統,對工作流程進行持續的完善,確保檔案管理信息化工作基本實現全線上流轉的工作目標,將與檔案管理相關的各職能部門納入到檔案信息化管理工作平臺中,通過彼此之間的信息溝通以及交流,以便在相互協調配合的基礎上,推動檔案管理工作的順利落實。同時醫院內部的檔案信息化管理工作需要落實到全員覆蓋,真正落實一人一檔,醫院內部的各個職能科室同樣需要針對人事職能管理檔案內容持續進行完善。除了各管理工作部門的職責以及工作流程,需要在管理制度體系中進行合理優化,數據安全管理、激勵獎懲等工作機制,也需要院方根據實際的工作流程、各部門的工作職責給出明確細致的條款規定。

3.3 檔案管理安全系統的完善

完善的檔案信息化管理安全系統,是預防病毒以及黑客惡意入侵等問題的有效途徑,能夠最大程度的保障醫院內部各項檔案數據的有效性。防火墻作為目前發展相對成熟的一種技術防御手段,一個技術發展相對較為成熟的防火墻,不但需要具備獨立的硬件設施和程序軟件,同時需要具備全天全狀態檢測系統的功能,能夠在連接大量數據的前提下,對用戶實施分組管理,更加需要做到跟隨經濟社會的發展預留出足夠的技術升級發展的空間[4]。院方可以與知名的軟件企業合作,在提交檔案信息管理安全方面要求的前提下,開發專屬的防火墻系統,并由軟件企業安排技術人員針對醫院內部檔案管理信息化系統安全人員進行技術方面的培訓,確保防火墻系統能夠真正發揮在阻隔病毒和黑客入侵等方面的價值。網絡入侵防御設備作為進一步阻隔惡意入侵和病毒傳播的有效途徑,院方需要為其配備專門的硬件設施,持續強化這一系統處理問題的性能水平。

4 總結

醫院的檔案信息化管理工作是適應大數據時代下檔案數據總量以及增加量快速增長的表現,能夠在優化醫院內部檔案管理工作質量和效率的同時,全面發揮各項檔案數據背后的價值。針對醫院的信息化管理過程中出現的工作人員專業素質不足、安全系統管理制度不夠完善的問題,院方需要在持續強化檔案管理人員工作能力繼續教育培訓力度的同時,重視管理制度以及檔案信息安全管理系統的時代化發展,做到從制度、人員、技術等多個層面推動檔案信息化管理工作的落實。