高校學生報銷效率的影響因素和引導機制探析

劉馨陽

【關鍵詞】 高校; 財務助理; 報銷效率; 影響因素; 引導機制

【中圖分類號】 F234.3;G647.5? 【文獻標識碼】 A? 【文章編號】 1004-5937（2021）23-0126-08

隨著高校科研經費資金量的逐年上升，高校財務部門人員數量有限，報銷體量和工作效率面臨很大挑戰，很多高校實行了科研財務助理制度。林學延[ 1 ]對科研財務助理制度的背景進行了研究，黃新英[ 2 ]對科研財務助理制度進行了研究，張茂[ 3 ]對科研財務助理制度的實施進行了探討，但均停留在理論層面。現實中，學生是兼職科研財務助理的主力軍，學生參與財務報銷，不管是對老師還是對學生自身都有很大優勢，但是對財務部門報銷效率而言，存在突出的問題。本文采用調查研究的方法，在統計學數據分析的基礎上，分析存在的問題和學生對財務報銷效率的影響因素，試圖針對問題和影響因素，提出建立學生財務報銷引導機制的政策建議，減少學生報銷退單率，從而提高學生參與報銷的效率。

一、高校學生參與財務報銷的優勢

有研究顯示，越來越多的高校學生利用課余時間參與到老師科研課題中，成為科研財務助理的主力軍[ 4 ]。楊朝暉等[ 5 ]提出高校財務報銷實行學生兼職財務預審制度，使高校學生參與財務報銷的每個環節，直接影響學生綜合素質能力的提高，也影響項目負責人和財務部門的報銷效率。高校學生參與到財務報銷的環節有一定的優勢，高校應該鼓勵學生參與其中。

（一）節約老師人力成本

隨著科研經費體量增大，老師投入科學研究與教學的時間和精力有限，無法對科研經費的報銷親力親為，目前很多高校實行了科研財務助理制度，試圖為科研人員解除財務報銷的后顧之憂。但是在實行科研財務助理制度的過程中，聘請專職科研財務助理人員的成本是很高的，一位項目聘用人員的工資每年至少需要20萬元左右，老師為節約成本，選擇學生作為兼職科研財務助理，只需要每月給學生發放一些勞務費即可，每年平均不超過2萬元，同時，學生也無需額外的辦公室，課余時間較為靈活和充裕，大大降低了財務報銷的人力成本。

（二）鍛煉學生綜合能力

高校學生參與財務報銷，是學生積累實踐工作經驗的一部分，是學生理論知識與實踐能力結合的一部分，是學校培養高水平人才的一部分。在財務報銷過程中，學生有時間、有精力學習財務相關知識，不僅能夠增長財務知識、增強財務風險意識，還可以更加迅速地適應和熟悉高校機關的辦事流程，更快地融入校園環境，可以在與財務老師溝通交流中，提高自身溝通能力，同時通過財務報銷能更好地了解科研經費，以便更好地促進科研項目研究，達到提升學生自身綜合能力的效果。

（三）提升高校管理水平

華亞[ 6 ]認為，高校提升財務服務水平的路徑之一就是學生參與其中，高校學生參與財務報銷，為學生提供了更多參與學校管理的機會，從學生思考問題、發現問題的角度，為學校的管理和建設提出有效建議。目前很多高校提供了訴求平臺，學生從訴求平臺提出管理建議的體量很大，這些都是學生主體地位提升的體現，學生與老師、與高校管理人員溝通聯系緊密，能夠為高校管理水平的提升注入新鮮的血液和力量。

二、高校學生參與財務報銷存在的問題

雖然高校學生參與財務報銷存在節約老師人力成本、鍛煉學生綜合能力、提升高校管理水平等優勢，應該鼓勵高校學生參與其中，但在參與的過程中，仍存在一些引發師生矛盾、降低財務報銷效率的問題，這些矛盾和問題阻礙了財務報銷的高效運行。

（一）學生財務報銷的積極性不高

學生課余時間比較靈活，兼職參與財務報銷可以獲得額外的勞務收入，但是很多不是勤工儉學的學生并不愿意花時間和精力去做與專業內容無關的工作，尤其是科研壓力、學業壓力比較大的理工科學生，做財務報銷的工作需要重新學習，他們認為這不是學生的主業，會浪費時間精力，完全是為了完成老師交給的任務。雖然田巧嫻[ 7 ]等學者研究落實科研財務助理制度，試圖解決科研經費“報銷繁”的問題，以祝紅霞[ 8 ]為代表的學者探索“最多跑一次”的報銷模式，但財務制度和規定畢竟是復雜的，學生在實際報銷時總會找出各種理由退出、拖延報銷或怨聲載道，這些學生的消極行為不僅降低了財務報銷的效率，而且可能會引發財務人員與學生之間、學生與項目負責人之間的矛盾，不利于和諧校園的建設。

（二）新手學生參與財務報銷效率低

財務部門對參與財務報銷的高校學生的培訓壓力非常大，尤其是對新手學生，基本就是從零開始。這個培養過程，從財務理論知識到系統操作，再到報銷流程，基本平均至少需要一個學期的時間，這期間退單率非常高，財務人員將會反復與學生溝通退單原因，學生也會反復跑財務部門補齊相關手續，對學生和財務部門來說都是一種煎熬，嚴重影響財務報銷效率。學生能夠獨立辦理常規報銷業務并降低退單率的時間周期大概在一個學年。新手學生往往是本科大二年級或碩博新生，剛熟悉業務一年后就面臨畢業找工作或深造，財務部門就又要在培養新手的路上了。所以如何有效培訓新手學生，對財務部門來說尤為重要，也是值得研究的課題。

（三）信息不對稱容易引發師生矛盾

高校學生在財務報銷環節會面臨各種各樣的問題，需要財務人員與學生溝通解決，但是學生作為項目負責人和財務人員的中間人，往往由于業務不熟練、財務知識和風險意識不足，傳遞給項目負責人的報銷問題及信息有誤，存在信息不對稱的情況，造成師生的不滿情緒，或者學生只是負責跑腿，并不了解經費的使用情況，使得財務人員還需要重復和項目負責人溝通，從而引發財務報銷效率低下和矛盾。

（四）學生缺乏財務經驗，造成損失

財務報銷過程中發現的丟票、未即時核銷暫付款、自行墊付超限額資金等不符合財務規定的情況，大多是由于學生缺乏財務報銷經驗和報銷常識所致，導致老師受到損失，造成財務后續工作和環節繁多，從而引發財務報銷效率低下和矛盾。

三、學生財務報銷效率的影響因素分析

一些學者聚焦財務報銷效率進行研究，例如劉立軍等[ 9 ]探索了提高高校財務報賬效率的途徑，王平[ 10 ]對財務報銷人員類別與報銷效率進行了實證研究，趙紅漫[ 11 ]對高校財務科研報銷行為進行了博弈分析，但這些研究都沒有聚焦問題，也沒有針對學生。本文將針對前文所述學生參與財務報銷存在的問題，采用調查研究和實證分析的研究方法，探索學生財務報銷效率的影響因素，為建立學生財務報銷引導機制提供研究基礎。

（一）調查對象基本情況

本研究共選取北京10所高校的220位學生作為調查對象，其中：男性學生85例（占38.6%），女性學生135例（占61.4%）;本科在讀117例（占53.2%），碩士在讀89例（占40.4%），博士在讀14例（占6.4%）;新生77例（占35%），非新生143例（占65%）;財經類專業81例（占36.8%），理工科專業105例（占47.7%），其他專業34例（占15.5%）;有擔任學校學生干部的經歷161例（占73.2%），有擔任科研財務助理或專職財務助理的經歷100例（占45.5%）。

（二）調查對象參與財務報銷情況

針對前文提出的財務報銷問題，對調查對象參與財務報銷的情況進行了調查研究，調查研究的內容基本能夠印證上述問題，具體調查結果如下：

1.學生參與財務報銷的動機

調查結果顯示，65%的調查對象表示參與財務報銷的原因是完成老師交給的任務，19.5%的調查對象為勤工儉學，15.5%的調查對象為提高自身業務水平。由此看來大多數的高校學生參與財務報銷的動機只是為了完成老師交給的任務，學生參與報銷的主觀能動性有待提高。只有提高主觀能動性，才能更迅速地學習財務知識，更高效地完成財務報銷任務。

2.學生參與財務報銷的退單情況

調查結果顯示：33.2%的調查對象可以一次報銷成功90%的單據，37.3%的調查對象可以一次報銷成功70%～90%，20%的調查對象可以一次報銷成功50%;67.3%的調查對象表示一張單據平均需要2—3次報銷可以成功，只有21.8%的調查對象表示一張單據平均經過一次報銷可以成功;在退單原因方面，報銷流程不全（如缺乏領導審批）占比28.3%，缺少報銷所需附件（如蓋章清單、合同等）占比25.0%，發票粘貼或報銷單據填寫不規范占比23.4%，發票內容和預算開支范圍不符占比21.3%;在阻礙財務報銷方面，報銷流程繁瑣占比最高，其次為報銷規定及相關標準不明確，最后為排隊等候時間長。調查研究結果說明學生參與財務報銷的準確性和單據質量有待提高，財務部門應采用信息化手段加大宣傳報銷規定和財務政策的力度，進一步簡化報銷手續和流程，學生需要接受更有效的培訓和引導降低退單率，提高財務報銷效率。

3.學生獲取財務知識途徑

調查結果顯示，學生獲取財務知識主要途徑為高年級學長傳授經驗，其次為財務網站學習或者閱讀財務書籍、咨詢財務報銷專員，參加財務知識培訓的占比最低;在咨詢財務報銷的形式方面，現場咨詢的比例最高，其次為電話咨詢;在接受財務知識培訓的等級方面，23.5%參加過院系財務培訓，32.4%參加過學校財務培訓，14.6%參加過校外專業財務培訓;在接受的財務培訓頻次方面，41.8%沒有參加過財務培訓，29.5%每學期1次，25.0%每學年1次，3.6%每月1次。大部分學生選擇高年級學長傳授經驗，說明財務知識培訓的力度和方式存在一定的問題，學生更偏向于現場和電話咨詢問題，這給財務人員帶來很大的咨詢壓力，將會降低財務報銷效率。

4.學生溝通能力

學生溝通能力同樣間接影響報銷效率，與財務人員溝通順暢、主動溝通交流的學生與喜歡默默自己做事情的學生參與財務報銷的效率肯定是不同的。

從上述調查對象參與財務報銷情況中可以看出，學生主觀能動性、財務報銷的退單量、學生獲取財務知識途徑及學生的溝通能力等因素都影響報銷效率，但是歸根結底，這些因素都直接影響財務報銷成功率。報銷成功率提高意味著報銷效率提高，故下文將從單因素和多因素兩個方面探究報銷成功率的影響因素。

（三）調查對象報銷成功率影響因素的單因素分析

從前文中的數據結構來看，財務報銷成功率以單據報銷一次成功的比例70%為基準進行實證分析較為合適。下文將采用卡方檢驗和獨立樣本t檢驗的研究方法，從學生特征及主觀能動性、財務知識獲取途徑、學生溝通能力等方面，比較70%以上和70%以下報銷成功率的影響因素，結果如表1和表2所示。

1.學生特征及主觀能動性

（1）學生特征

交叉分析結果顯示，年級、是否為新生、獲取財務知識主要途徑、接受財務知識培訓的頻次對報銷成功率的卡方檢驗P值均小于0.05，說明影響有統計學意義。從構成比可知，博士研究生報銷成功率為70%以上的占比顯著高于碩士和本科學歷學生（？字2=7.092，P=0.029），非新生的報銷成功率為70%以上的占比顯著高于新生（？字2=24.683，P<0.001），而報銷成功率70%及以上的調查對象和70%以下的調查對象之間性別、專業類型、是否擔任學校學生干部、是否在學校擔任科研財務助理或專職財務助理構成比無顯著差異（P>0.05）。

（2）學生主觀能動性

在參與財務報銷意愿、平常主動學習財務報銷規定、主動關注財務制度變更動態等方面，報銷成功率大于或等于70%的調查對象平均得分均大于3分，說明兩組調查對象在參與財務報銷意愿、平常主動學習財務報銷規定、主動關注財務制度變更動態的現狀處于中等偏上水平，且報銷成功率大于或等于70%的調查對象平均得分與成功率小于70%的調查對象之間無顯著差異。

2.財務知識獲取途徑

（1）財務知識獲取情況

在具備一定財務知識方面，報銷成功率大于或等于70%的調查對象平均得分為2.86，成功率小于70%的調查對象平均得分為2.78，均小于3分，說明兩組調查對象在具備一定財務知識方面的現狀處于中等偏下水平，有待進一步改善，且報銷成功率大于或等于70%的調查對象平均得分與成功率小于70%的調查對象之間無顯著差異（t=0.767，P=0.444）。

在對報銷制度了解方面，報銷成功率大于或等于70%的調查對象平均得分為2.96，成功率小于70%的調查對象平均得分為2.76，均小于3分，說明兩組調查對象在對報銷制度了解的現狀處于中等偏下水平，有待進一步改善，且報銷成功率大于或等于70%的調查對象平均得分與成功率小于70%的調查對象之間無顯著差異（t=1.941，P=0.054）。

（2）財務知識獲取途徑

在經費開支或報銷前會向財務人員進行咨詢方面，報銷成功率大于或等于70%的調查對象平均得分為3.62，成功率小于70%的調查對象平均得分為3.31，均大于3分，說明兩組調查對象在開支或報銷前咨詢財務人員的現狀處于中等偏上水平，且報銷成功率大于或等于70%的調查對象平均得分顯著高于成功率小于70%的調查對象（t=2.290，P=0.023）。

每月參加1次財務培訓的報銷成功率70%以上的占比顯著高于其他頻次（？字2=11.062，P=0.011），咨詢財務報銷專員的報銷成功率70%以上的占比顯著高于高年級學長傳授經驗、財務網站學習或者閱讀財務書籍（？字2=14.146，P=0.003）。

3.學生與財務溝通能力

獨立樣本t檢驗結果顯示，經費開支或報銷前會與財務人員進行咨詢、平常主動關注財務制度變更動態、喜歡與他人交流自己的想法、能大膽與陌生人交流、喜歡默默一個人做事情的獨立樣本t檢驗P值小于0.05，說明上述因素對報銷成功率影響有統計學意義。

在喜歡與他人交流自己的想法方面，報銷成功率大于或等于70%的調查對象平均得分為3.79，成功率小于70%的調查對象平均得分為3.50，均大于3分，說明兩組調查對象在喜歡與他人交流自己想法的現狀處于中等偏上水平，且報銷成功率大于或等于70%的調查對象平均得分顯著高于成功率小于70%的調查對象（t=2.708，P=0.007）。

在能大膽與陌生人交流方面，報銷成功率大于或等于70%的調查對象平均得分為3.71，成功率小于70%的調查對象平均得分為3.45，均大于3分，說明兩組調查對象在能大膽與陌生人交流的現狀處于中等偏上水平，且報銷成功率大于或等于70%的調查對象平均得分顯著高于成功率小于70%的調查對象（t=2.352，P=0.020）。

在喜歡默默一個人做事情方面，報銷成功率大于或等于70%的調查對象平均得分為3.07，成功率小于70%的調查對象平均得分為3.37，均大于3分，說明兩組調查對象在喜歡默默一個人做事情的現狀處于中等偏上水平，且報銷成功率大于或等于70%的調查對象平均得分顯著低于成功率小于70%的調查對象。

（四）調查對象報銷成功率影響因素的多因素分析

以報銷成功率是否大于70%為因變量，以年級、是否為新生、獲取財務知識主要途徑、接受財務知識培訓的頻次、經費開支或報銷前會向財務人員進行咨詢、平常主動關注財務制度變更動態、喜歡與他人交流自己的想法、能大膽與陌生人交流、喜歡默默一個人做事情為自變量進行二元Logistics回歸，賦值表如表3所示，逐步回歸結果如表4所示。

由表4可知，是否為新生、獲取財務知識主要途徑、喜歡與他人交流自己的想法對報銷成功率是否大于70%有顯著影響。此統計結果也與單因素分析的結果基本一致，但比單因素分析的結果更細化、更聚焦。

以新生為參考，非新生是報銷成功率大于或等于70%的積極因素，非新生報銷成功率大于或等于70%的概率是新生的7.419倍（OR=7.419，P<0.001）。新生新接觸校園和財務知識，比起有經驗的學生而言，一定是效率極低的。

以參加財務知識培訓為參考，財務網站學習或者閱讀財務書籍、高年級學長傳授經驗獲取財務知識是報銷成功率大于或等于70%的消極因素，通過財務網站學習或者閱讀財務書籍獲取財務知識的調查對象報銷成功率大于或等于70%的概率是參加財務知識培訓的0.256倍（OR=0.256，P=0.035），通過高年級學長傳授經驗獲取財務知識的調查對象報銷成功率大于或等于70%的概率是參加財務知識培訓的0.175倍（OR=0.175，P=0.004），而通過咨詢財務報銷專員獲取財務知識的調查對象報銷成功率大于或等于70%的概率與參加財務知識培訓的調查對象之間無顯著差異。

喜歡與他人交流自己的想法對報銷成功率大于或等于70%有顯著正向影響，喜歡與他人交流自己想法的學生，一定是溝通能力相對較強的，與財務人員的溝通較為順利對成功報銷的作用是積極的，喜歡與他人交流自己想法的得分提高1個單位，報銷成功率大于或等于70%的概率提高1.688倍。

（五）調查對象意見建議

本文針對影響因素，對如何提高財務報銷效率進行了調查，如表5統計結果所示。在提高財務報銷效率意見方面，規范并優化報銷流程占比最高，其次為線上預審批報銷單據，再次為組織報銷人員系統培訓;在建議公布財務報銷規定方面，學校官網占比最高，其次為公眾號智能AI和系統培訓;在財務人員溝通建議方面，對報銷存在的問題一次性給出明確答復占比最高，其次為提高服務意識、減少厭煩情緒，再次為提高業務水平。

四、如何建立高效的學生財務報銷引導機制

基于前文實證分析中學生參與財務報銷的影響因素及調查對象本身提出的意見建議，提高學生財務報銷效率，需要從提升學生和財務人員的理論知識與主觀能動性、豐富學生獲取財務知識的途徑、提升學生與財務的溝通效果等方面，建立一個完整的學生財務報銷引導機制。

（一）加強相關知識培訓及發揮能動性

1.從學生角度

財務理論知識是學生今后走到工作崗位中必備的常識性知識，涉及財經法律法規、稅收政策、發票政策等方面，不僅對學生深入了解科研經費和科研課題研究有幫助，而且對學生綜合理論知識的完備有幫助。主觀能動性決定學習效果，只有學生提升了自身主觀能動性，才會采取多種方式提高報銷的成功率和辦事效率，才能真正做好財務報銷。

2.從財務部門角度

（1）調動學生的積極性。財務部門應創新方式方法幫助學生提高理論知識和主觀能動性。學生參與財務報銷的可持續發展，關鍵在于學生的選拔，財務部門應與學院聯手，優先選拔責任心強、品學兼優、有財務知識儲備、有相關實踐經驗的學生，同時還可以將學生參與財務報銷納入到實習經歷或學生考評體系，這樣不僅可以保證參與財務報銷的學生質量，而且可以調動學生學習財務知識和參與報銷的積極性。

（2）提高會計人員的專業能力。財務部門應不斷提升會計人員的理論知識和學習的主觀能動性。財務規定和政策需要財務人員不斷學習，只有熟練掌握財務規定和政策，才能夠更加準確、高效地把規定傳授給學生。另外，財務人員在理論知識豐富和主觀能動性強的前提下，可以有能力優化財務報銷流程，簡化報銷程序，提升財務核算的管理效果和服務質量。

（二）拓寬學習渠道及提升創新性

1.從學生角度

從前文實證分析得出的結論看，學生咨詢財務人員成為咨詢的主要方式，而且大部分停留在現場或電話咨詢等最原始的咨詢方式，效率低下，學習的途徑大部分也停留在向高年級的學長學習，政策規定變化快，根本無法學習到最新政策。在當今智能信息化的時代，網絡信息化如此發達，學生需要轉變觀念，不要依賴財務人員的現場或電話解答，一方面財務人員也有百密一疏回答不周全的時候，另一方面財務人員如果每天回答所有學生問題，將沒有時間和精力審核單據，對財務人員的耐心也是一種考驗，容易引發矛盾，影響報銷效率。學生從財務部門的官網、培訓及操作手冊中可以系統、全面地學習財務報銷規定和理論知識，按照相關材料準備，一定可以提高報銷效率。

2.從財務部門角度

（1）拓寬溝通渠道。學生以現場或電話咨詢為主，緣于學生自身理念，也說明財務部門提供的咨詢方式有待創新。在信息化的網絡時代，很多研究都提出了財務信息化的建議，例如廖一蔚[ 12 ]提出了高校業財融合的信息化路徑，陽葉萍[ 13 ]提出了高校智慧財務建設，張穎[ 14 ]為高校財務管理信息化提供了路徑，范玲玲等[ 15 ]為財務信息化建設提供了研究思路，劉梅[ 16 ]為高校會計信息化建設創新了思路。高校財務部門應結合研究成果，以信息技術為抓手，打破傳統財務咨詢方式，采取例如智能AI等多種信息化的咨詢方式，將財務規范性的制度和政策制作機器人知識庫，使用機器人進行通用問題解答，或者將財務規范性的制度和政策制作成操作手冊指南，或在財務部門官網進行可視化展示，這些方式不僅可以使學生反復學習，而且可以減輕財務人員的咨詢壓力，達到雙方共贏，提高報銷效率。

（2）創新培訓宣傳方式。財務人員應定期組織學生進行培訓，針對新手學生、新變化的政策、容易出錯的問題有針對性地進行專題培訓，同時針對學生參與報銷量大的學院定點進行學院培訓、交流和答疑。很多高校雖然建立了科研財務助理制度，但是對參與財務報銷的人群缺乏管理和培訓，應對參與財務報銷的學生進行上崗前培訓，培訓后持證上崗，使學生人群相對固定，便于管理和定期培訓。另外，老手帶新手是學生學習財務知識的主要途徑，但是學習效果并不好，可以讓老手帶新手一個學期，新手學生作為老手學生的助理，通過財務培訓考核合格后方可持證上崗。

（三）加強溝通力及強化服務性

1.從學生角度

學生與財務人員的溝通對財務報銷效率至關重要，學生多數是報銷的經辦人，很多事宜需要與項目負責人溝通確認，所以學生作為項目負責人與財務人員傳遞信息的橋梁，與財務人員溝通后的理解力及傳遞給項目負責人信息的準確性直接決定財務報銷的效率。梁勇等[ 17 ]曾對信息不對稱的高校財務溝通問題進行研究，認為學生與財務人員溝通的信息不對稱及情緒化等問題，將會導致消極的溝通效果，還有可能帶來師生矛盾。學生的溝通能力也是建立在一定的理解能力和學習能力基礎上的，只有具備一定的財務理論知識后，才能更快更好地理解和領悟財務人員提供的信息，才能一次性成功報銷，提高報銷效率。

2.從財務部門角度

高校財務人員要提升溝通力。服務師生的理念早已深入財務人員內心，但是面對一屆又一屆的新手學生，面對完全沒有接受過任何培訓、沒有任何財務理論常識的學生，財務人員對他們的解釋越詳細、耽誤的時間越多，就意味著將擠占他們報銷審核的時間，就意味著報銷效率低下，還有可能會影響財務人員的制單數量和質量，甚至影響財務人員的收入。所以面對這樣的情況，財務人員溝通的意識需要到位，溝通的方式需要調整，要配合其他宣傳和咨詢措施，盡量減少財務人員面對面、電話咨詢的時間，這樣才能提高財務報銷效率。

綜上所述，高校必須重視學生參與財務報銷長效引導機制的建立，對參與財務報銷的學生有效管理，列入常態化的會計實踐工作計劃，作為日常財務管理的重要組成部分。建立長效引導機制，既能讓學生在財務報銷中獲益，又能解放財務人員的咨詢壓力。當下，從實證分析的角度探索學生參與財務報銷的引導機制，提高財務報銷效率，不僅具有理論意義，更有實踐和現實意義，必將進一步激發學生的積極性與創造活力，進一步提升財務管理的新高度，為學生和財務部門實現共贏及高校財務工作健康快速發展保駕護航。

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