醫院辦公室檔案管理的特點及提升路徑芻議

吳美娜

摘要：醫院辦公室文件管理是醫院管理的重要組成部分，加強醫院辦公室文件管理，促進醫院科學管理，提高醫院服務水平，維護醫患利益，要充分尊重文件對住院患者的便利作用，重視文件工作的基礎性工作，提高醫院辦公室文件管理人員的素質，更好地為有需要的患者提供服務。

關鍵詞：醫院;辦公室文件;管理

經過長時間的發展，醫院辦公室文件管理在不斷實踐的過程中得到了更全面的完善。醫院辦公室文件管理對醫院發展具有重要貢獻。醫院辦公室文件管理在一定程度上決定了醫院的發展，為了促進醫院的發展和進步，更好地服務于公眾，有必要對醫院辦公室文件管理進行更細致的研究，本文闡述了醫院辦公室文件管理中存在的不足和問題，改進了不足之處，并提出了進一步的建議。

一、醫院辦公室文件收發工作的特點及規律

（一）專業性更強

醫院任何活動都圍繞著“醫”字，醫院文件也.不例外，作為指導各項醫療工作的載體，涉及的內容與醫療業務密切相關，醫院文件會有大量專業名詞和術語，對醫院文件的撰寫、閱讀、處理都需要具備一定專業背景才能更好完成。

（二）時效性更強

醫院文件是伴隨醫療活動產生的，目的是滿足醫療活動、規范醫療行為。醫院醫療活動全天候全年無休，任何時間都為診治病人服務，不受節假日影響，突發事件較多，意外因素較多，文件要求實時、動態，才能積極響應，滿足不斷變化的因素。

（三）綜合多樣性

醫院的各項工作，既需要接收國家、省、市各級醫療衛生行政主管部門的下行文，也需要向主管部門報送總結、請示、報告等上行文，既有院內各科室、部門之間的內部行文，也有與院外其他單位、機構的文件交換。所以，醫院使用到的文種非常繁雜，常見的有決定、通知、請示、批復、函、報告、會議紀要等，覆蓋大多數文件文種。

二、醫院辦公室文件管理的意義

（一）延續的醫院辦公室文件有利于促進醫院迎檢與審核

為了更好地規范醫院辦公室文件管理質量，醫院辦公室文件的管理評價和控制每年或每隔幾年進行一次。在檢查和評審過程中，需要有各部門多年的規范性文件和指導方針。文件管理的連續性可以幫助醫院從容應對各種檢查，真正做好準備。

（二）完整的醫院辦公室文件管理促進醫院建設

加強醫院辦公室文件管理的關鍵是維護文件的完整性，同時，要做好文件保密工作，保證文件的利用，定期監測和評估醫院辦公室文件管理，確保文件管理質量。對于一些臨床糾紛文件，應注意其文件價值的開發。充分收集策略，仔細分析醫院在糾紛中的優勢和劣勢，形成分析報告，供醫院決策者參考，指導今后的工作。

三、醫院辦公室文件管理現存問題

（一）文件信息化管理意識不足

總體而言，部分文件管理部門對醫院辦公室文件管理仍缺乏正確認識。當前的醫院辦公室文件管理模式已不能適應信息時代的發展特點，員工缺乏對醫院辦公室文件建設的了解，沒有運用信息技術對醫院辦公室文件資源進行科學的管理，導致文件管理效率低下。

（二）文件信息化建設亟待加強

醫院辦公室文件管理部門沒有充分認識到醫院辦公室文件管理的重要性，沒有投入足夠的技術和資源來開展這項工作。經過調查，一些中小型醫院由于資金和技術的限制，沒有購買先進的計算機軟硬件，舊的系統難以滿足醫院辦公室文件管理的規范要求，不能充分滿足醫院辦公室文件管理的價值。

（三）文件信息化管理工作缺乏專業人才

為了適應信息時代的發展需要，加快醫院辦公室文件工作的信息化和科學化進程，僅靠軟硬件設施是難以實現的，需要大量的專業人員。但就目前情況來看，一些醫院并沒有特別重視這項工作，對人員配備沒有進行全面的分析，員工的專業素質普遍較低。在醫院辦公室文件管理中，傳統的紙質文件仍是最重要的，專業信息學習能力不高。沒有充分發揮醫院辦公室文件管理軟件的功能，僅滿足于信息的簡單采集和存儲，難以有效提高工作質量。另外，醫院辦公室文件管理員對醫院辦公室文件管理缺乏全面的了解。在日常工作中，缺乏對文件信息的處理技巧和信息能力，不可避免地會導致醫院辦公室文件管理因處理不當而丟失。

（四）對文件檔案管理重視程度不足

隨著新的醫療改革的不斷進行，我國大部分對于醫療水平的重視程度逐步提高，但是對于醫院文件檔案管理工作的重視程度仍然有待提高。雖然許多醫院正常的組織結構中都有著文件檔案管理室，工作人員中也有人負責管理文件檔案，但是醫院領導整體上對于這一部分的工作重視程度依然不夠，導致醫院文件檔案上收集的資料不夠，檔案室中的文件檔案資料也不夠完整。

四、提升醫院辦公室文件管理的措施

（一）創建完善的制度

在醫院的日常運營中，臨床科室是最重要的科室，這就導致了醫院對辦公室文件管理的重視程度較低。因此，醫院管理者必須重視醫院辦公室文件管理。第一，醫院文件管理者投入更多的資金，完善醫院辦公室文件管理。要按照國家法律、法規和要求完善醫院辦公室文件管理制度，結合自身特點，加強醫院辦公室文件管理工作的規范化、制度化，將原有的分散管理模式集中起來，提高醫院辦公室文件管理的效率，充分實現資源的整合。

（二）強化信息化管理力度

在醫院辦公室文件管理中實施信息化管理是未來的發展趨勢，因此，醫院必須投入充足的資源，配備完善的軟硬件設施，這也是醫院做好辦公室文件管理的重要前提。要實現這一目標，就必須利用網絡信息技術，為醫院辦公室文件配備現代化的辦公設備，建立完善的醫院辦公室文件系統。此外，辦公室文件的安全性需要提高，以避免病毒攻擊、信息丟失和盜竊。在信息交換管理過程中，為了提高辦公室文件的安全性，有必要建立用戶權限。在此期間，必須注意信息化只是管理文件的一種手段，信息化并不能解決文件管理的所有問題[3]。信息化只會提高醫院辦公室文件收集、處理和傳遞的便捷性，相關管理者不應過分依賴信息系統。

（三）提高文件管理工作人員的素質

在辦公室文件管理中，工作人員的整體素質與工作效果和效率密切相關。定期培訓文件管理人員，不斷更新相關知識，提高工作組技術水平。鼓勵辦公室文件管理人員參與實踐學習，與他人交流。醫院辦公室文件管理人員要注重等級制度，促進醫院辦公室文件管理的發展。文件人員除了具備必要的知識和技能外，還應增強醫院辦公室文件管理人員的專業素質和責任感。此外，醫院辦公室文件管理的作用是提供社會服務，沒有直接的物質財富，很難激發文件管理人員的工作積極性。

（四）明確管理格局

要提高醫院辦公室文件管理水平，就必須理清文件管理的秩序，實行集中管理，提高工作效率。因此，有必要改變醫院辦公室文件多部門管理的現狀，建立統一的專業的文件管理模式，明確行業管理職責和權限，對不同類型的文件和文件進行分類，建立全面、系統、專業的信息庫，必要時可查閱。但是，辦公室文件管理的工作內容將會增加，此時可以添加一個文件管理器，實現對辦公室文件管理問題的溝通，確保高效、高質量的完成辦公室文件管理工作。

（五）加強文件檔案管理工作與文書工作之間的聯系

若想促進醫院文件檔案管理工作質量不斷提升，需要加強醫院文件檔案工作與文書工作之間的聯系;加強他們之間工作的聯系，加強協調性，互相配合工作，促進工作效率不斷提高。同時，文件檔案管理人員要加強對文書工作的監督，只有兩項工作之間相互配合、相互促進，才能確保文件管理的規范性。

（六）注重將傳統文件檔案的方式與信息化文件檔案建設方式進行整合創新，推動醫院文件檔案信息化多樣化發展。

檔案管理方式是檔案信息化建設的重要推動力量，因此醫院應該主動適應互聯網+醫院發展新常態，在注重推動文件檔案的傳統管理與建設方式不斷創新的基礎上，在文件檔案數字化處理、歸類入檔與開發利用上，加大傳統文件檔案管理與信息化建設方式的整合創新，不斷推進文件檔案信息化建設形式的多樣化發展，力求形成文件檔案信息化建設的強大持久合力。

（七）加大投入，不斷夯實注重醫院文件檔案信息化建設的人力、物力與財力基礎。

檔案工作推進所需要的各種條件是檔案信息化建設需要的軟件與硬件，因此，醫院應該主動適應互聯網+醫院發展的新常態，積極推進文件檔案信息化建設的各項條件的配置與供給，從檔案工作人員數量與質量的提升到計算機的配置、文件檔案管理軟件的開發利用上加大投入，全面升檔換級文件檔案信息化建設的各項軟件與硬件設施以及其他相關條件，以此為文件檔案信息化建設提供充足有力的各項條件與資源供給。

結束語

因此，醫院辦公室文件的內容比較復雜，為了保證醫療企業的可持續發展，必須充分考慮醫院辦公室文件管理。因此，醫院辦公室文件管理必須充分認識文件管理的重要性，增加文件管理的技術設備，打好硬件基礎。此外，醫院辦公室文件管理要加強信息化建設，促進資源的有效整合。醫院文件管理作為一項重要的管理工作，必須規范化，不斷優化工作方法，妥善保存與醫院管理有關的數據、文件、內容和背景信息。同時，企業必須加大對信息化建設的投入，注重培養高素質的辦公室文件管理人才，促進辦公室文件管理事業的長遠發展。

參考文獻：

[1]林森.醫院辦公室檔案管理規范化的對策[J].卷宗，2021，11（4）：54.

[2]張銘濤.醫院辦公室檔案管理規范化的對策研究[J].蘭臺內外，2021（8）：31-33.

[3]張悅.醫院辦公室檔案管理的特點及其應用分析[J].中國保健營養，2021，31（7）：364.