高校業務流程平臺建設及數據應用研究

周瓊 江艷霞 趙丹 蘇昕 陳斌

摘 ? 要：隨著信息化建設的不斷推進，高校管理理念逐漸向“服務+引導”轉變。傳統面向管理部門建設的業務系統已無法滿足師生用戶的需求，而以師生辦事為中心的業務流程平臺在高校逐步得以認可，其建設落地模式可分為：完全基于業務流程平臺的建設模式、基于“業務流程平臺+數據管理端”的建設模式、基于“業務流程平臺+已有業務系統”的建設模式。該平臺具有以下特點：一方面不同于傳統業務系統僅面向管理部門人員，業務流程平臺包含了師生用戶及管理部門人員，對人員身份及崗位的要求更全面、精細。另一方面區別于傳統業務系統沉淀數據的模式，業務流程平臺使用各業務系統的業務數據，產生過程及結果數據，部分結果數據又成為下次事項辦理的支撐數據。數據的流動使用，既有效助推了數據治理，又在資源配置、提升校務服務等方面起到了較好的作用。

關鍵詞：師生辦事;業務流程平臺;業務數據;數據治理

中圖分類號：TP393 文獻標志碼：A 文章編號：1673-8454（2021）21-0058-04

一、引言

高校信息化經過多年的發展，基本建成了包括校園三大平臺、數據共享庫、各業務系統等的數字校園體系。當初期業務信息化的矛盾被解決后，更深層次的問題浮出水面，體現為部門業務系統繁多，業務系統之間缺少數據交互，或數據交互時間滯后，服務標準不一等，且部門業務系統建設主要以滿足部門管理需求為目的，導致師生用戶辦事代價高，在辦理跨部門綜合事項時尤為突出。此外，隨著高校管理改革的不斷深入，高校的管理理念已經逐步從管理向服務+引導轉變，以教師和學生的訴求為努力方向，原有面向管理部門建設業務系統的模式，已無法解決師生辦事難的問題[1-4]。

在信息化前期建設的業務系統和積累的數據基礎上，借鑒政務服務的模式，各高校在業務系統之外，以線上辦事為中心，再造各業務部門辦事流程，并在業務流程平臺集中辦理。相較于業務系統，單個流程以完成某個事項辦理為目標，功能單一，建設周期短，支持移動端，解決了大量的跑路、簽字蓋章等問題，得到了廣大師生的認可[5-6]。

二、業務流程平臺建設模式

各高校依托已有的信息化基礎，進行辦事流程的梳理及再造。根據實際建設情況，總結為以下三種模式[7-8]。

1.完全基于流程平臺的建設模式

對于缺少業務系統的簡單業務，主要實現申請與審批、狀態數據更改等事項辦理，使用完全基于流程平臺的再造，在網上辦事大廳集中辦理，無需再單獨建設業務系統。中國礦業大學（以下簡稱“我校”）信息化建設與管理處建設的堡壘機申請、部門郵箱申請、網站建設審批等業務流程以這種模式實現。

2.基于流程平臺+數據管理端的建設模式

對于缺少業務系統的較復雜業務，很難通過流程全部實現，一方面需要面向師生提供申請服務，另一方面也需要面向部門工作人員提供業務管理功能，在進行業務梳理再造時拆分服務與管理功能，使用“流程平臺+數據管理端”的建設模式。這種建設模式保留了原有業務系統的管理功能，同時也兼顧了師生真正的辦事需求，且區分前端用戶及管理端用戶入口，是新建業務系統值得參考借鑒的模式。我校的離校業務辦理采用該種模式，畢業生在網上辦事大廳進行離校業務辦理，輔導員及其他管理人員在管理后端查看學生的離校情況，為已辦理離校手續學生發放離校材料。

3.基于流程平臺+已有業務系統的建設模式

高校已建設的聚焦性傳統業務系統，通過人員權限劃分，具備較好的管理端支撐及一部分面向師生辦事的功能。一方面，此類業務系統承載的業務量大，業務邏輯復雜，且業務運轉已成規模，考慮人力、時間、經濟等成本未到系統更迭時機;另一方面，對于已建設的業務系統，如果配合流程平臺直接進行業務前、后端改造，存在數據信任、對接等管理和技術應用上的壁壘，很難落地，所以考慮對面向師生的辦事服務進行查漏補缺，利用流程平臺建設周期短、跨部門辦理的優勢，開發面向師生用戶端的辦事流程。通過流程平臺和已有業務系統并行的模式，解決師生當下辦事難的痛點，在業務系統更迭時，再進行建設模式的遷移改造。

三、業務流程平臺數據

1.傳統業務系統和業務流程平臺數據對比

業務流程平臺的數據由人員身份數據、業務數據和過程數據組成，概括為“人”“事”“時”的數據，而傳統業務系統僅包含了“人”和“事”的數據[9-10]。具體的數據對比如表1所示。

相較于傳統業務系統，使用業務流程平臺的人員范圍更大，業務數據的流動性更強，對過程數據的記錄更詳細。以下將詳細說明業務流程平臺的數據組成。

2.業務流程平臺的人員身份數據

業務流程平臺的人員包括事項辦理人員（一般指師生用戶）和審批人員（一般指管理人員、業務負責人員），通過部門和崗位對人員身份進行限定。如圖1所示，由人員、部門、崗位三元組信息唯一確定人員身份。

人員信息包括姓名、工號、年齡、證件號等基本信息。教職工的人員信息來自于人事系統，學生的人員信息來自于教務或者學工系統。

部門信息指人員所在的單位。教職工的部門信息來自人事系統，學生的部門信息來自教務或者學工系統。

崗位信息指人員的崗位身份。比如：①教職工身份、學生身份;②部門正職、普通教職工;③輔導員、教學秘書等。這部分信息來自人事系統、組織管理系統、OA系統、教務系統、學工系統等。

當業務系統中沒有某些崗位信息，但又是辦事流程中不可缺少的審批環節時，則通過在流程平臺中自建崗位，實現辦事流程的正常運轉。

3.業務流程平臺的業務數據

業務流程平臺的業務數據來源主要有兩部分（如圖2所示）：一部分來自各業務系統;另一部分來自流程平臺業務數據庫。師生在使用業務流程平臺進行事項辦理時產生的填報或結果數據，當沒有對應業務系統承載時，留在流程平臺業務數據庫中，成為下次事項辦理的數據源（比如在解決重復填報問題時，自動帶出上一次填報的數據）。

4.業務流程平臺的過程數據

流程平臺的過程數據是關于“時”的數據，主要包括時間（流程發起時間、審批時間）、環節（審批環節）、使用頻率等。

相較于傳統業務系統，過程數據是業務流程平臺的特有數據，可完整描述數據流轉的全過程。針對過程數據的分析利用，可在指導資源配置、提高服務精準度等方面發揮更好的作用。

四、業務流程平臺的數據應用

1.人員身份數據的應用

（1）人員精細化管理

身份數據是保證流程運轉的最基本數據，決定了流程辦理人和審批人。相較于人事部門把人員定位到二級部門，流程中的審批人員具體到某個事項辦理崗位，對應到系、科室、實驗室等，對人員管理提出了更精細化的要求，同時，精細化管理也帶來更深入、更精準的服務。線上事項辦理對崗位分工也有了更具體的定義和劃分。我校目前使用流程平臺自建崗位作為線上審批人員管理的補充。

（2）量化崗位任務

線上化改造不僅需要重新梳理業務流程，同時也在梳理流程節點的人員崗位，通過線上事項辦理可以量化崗位任務，作為崗位設立的依據之一。以我校設立網絡安全員為例，各二級單位的網絡安全員是為了配合網絡安全相關工作，協助處理網絡安全事件。因工作需要，各單位申請的虛擬機、域名等均需要網絡安全員知曉，并納入本單位的信息資源進行監督，故在辦事流程中設有網絡安全員查閱環節。自2019年11月至2020年11月，我校網絡安全員在四個辦事流程中共計查閱了406次（如表2所示）。通過線上辦事，規范了辦理環節，同時把網絡安全員的工作任務具體化、數字化。

2.業務數據的應用

傳統業務系統產生并沉淀業務系統數據，各業務系統之間數據很少或不流通，造成在進行跨部門事項辦理時，師生多跑路、辦事難的問題。

業務流程平臺以辦事為中心，流程服務開發周期短，可快速實現業務數據跨部門的流轉使用，解決跨部門業務辦理難的問題。同時，業務數據的靈活使用使得事項辦理更高效、準確。

以我校的研究生離校服務為例。研究生離校涉及了圖書館業務（提交論文、還書并注銷借書證）、檔案館業務（提交論文）、總務部業務（退宿）和財務處業務（繳清欠費）。流程平臺作為橋梁，從各業務系統中抽取相關數據，在研究生離校服務流程里展示出來，提醒研究生辦理未完成的業務，研究生無需填寫任何數據，只需要查看核對。如果所有業務都辦理完成，學生只需在流程表單頁面提交，即可生成離校單，作為發放離校材料（畢業證等）的憑證。圖3展示某研究生的離校服務頁面，其中：圖書館業務未通過，因論文未通過審核;檔案館業務未通過，因論文未提交;總務部業務未通過，因未退宿;財務處業務無欠費，已通過。

研究生離校服務流程在使用時，展示的數據被學生核對確認，如數據有誤能及時發現并直接從源頭改正，既提高了事項辦理的效率，也形成了業務數據治理的良性循環。

3.過程數據的應用

（1）優化資源配置

通過篩選、分析高頻次審批流程，進一步優化資源配置。以我校本科“自助打印申請（成績單等證明材料）”為例。教務部為學生提供自助打印機，可免費打印成績單等證明材料，為避免浪費，規定有5次免費打印機會，5次之后如果還需要打印，則需要通過“自助打印申請（成績單等證明材料）”流程申請，審批通過之后，由負責教師在自助打印機上按學號添加打印權限。

此項流程在三個月（2020年5月1日—2020年8月1日）共辦結了1660次。其中，有的學生申請了1次，有的申請了2次或以上，通過具體分析次數可得：免費自助打印次數如果由原來的5次增加至6次，可減少1007次申請，如果增加至7次，則可減少1371次申請，相當于減少了約82.6%的線上工作量，如圖4所示。

假設學生填寫打印申請流程耗時1分鐘，教職工審批并在自助打印機上添加權限耗時1分鐘，當自助打印次數增加至7次，減少的1371次申請相當于節約45.7小時，即相當于每天節約半小時。從學生的使用需求上考慮，建議在免費自助打印5次的基礎上，再增加2次，以大幅減少此項工作消耗的人力成本。

（2）記錄用戶使用習慣

疫情防控期間，我校教職工每日需通過流程平臺填報健康“日報告”，填報時間為每日中午12∶00至凌晨00∶00。圖5記錄了某月每個時間段的平均填報人數，橫坐標為時間軸，縱坐標為填報人數，12∶30代表區間（12∶00～12∶30），在區間（12∶30～13∶00）填報人數最多，在區間（23∶30～00∶00）填報人數最少。①每日12∶00至13∶00是填報的高峰時間段，也是服務器承壓最大的時間段，流程平臺通過使用三臺引擎服務器共同負載，并發數達1000，支持用戶達2萬，保證“日報告”及其他流程的正常使用。②時間區間“20∶00～20∶30”“21∶30～22∶00”是兩個填報晚高峰時間段，在督促填報時，可在這兩個時間段進行通知，能達到最佳效果。

在使用流程進行事項辦理時，“人”和“事”的數據來自不同的系統數據庫（共享數據庫、業務系統庫等），從填報人流轉至審核人，在使用時被重新審核、更正，既減少了填報，同時也助推了數據治理，在辦理跨部門事項時尤其顯著。

五、結語

高校業務流程平臺建設模式根據實際情況可分為：完全基于流程平臺的建設模式、基于流程平臺+數據管理端的建設模式、基于流程平臺+已有業務系統的建設模式。其中，基于流程平臺+數據管理端的建設模式拆分服務端與管理端功能，是新建業務系統值得參考借鑒的模式。

業務流程平臺數據包括了人員身份數據、業務數據、過程數據，相較于傳統業務系統的數據應用，優勢明顯。優勢主要體現為：①業務流程平臺服務的對象更多，包括了師生用戶和部門管理人員，使用范圍更廣。②業務流程平臺作為橋梁，解決了跨部門進行業務辦理的難點。師生在使用辦事流程時，業務數據可部分或全部從各業務系統中自動帶出，減少線上手動填報次數，同時，自動帶出的數據被師生重新核對確認，也形成了業務數據治理的良性閉環。③流程平臺記錄審批等過程數據，通過對過程數據的分析利用，可進一步指導優化資源配置，開展精準服務，為提高辦事效率、提升校務服務質量提供完備的數據支撐。

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（編輯：王曉明）