基于數字化視域下人事檔案管理工作的優化分析

摘要：傳統人事檔案管理的主要職責是管理或信任每個人事檔案，確保檔案管理的完整性。在不斷缺乏與時俱進的發展優勢的情況下，人事檔案管理在時代發展中將面臨更大的危機和挑戰。從人力資源配置的角度積極探索如何加強人事檔案管理，已成為人事檔案管理領域的一個重要研究課題。因此，從優化人力資源配置在人事檔案管理中的意義入手，分析基于優化人力資源配置的人事檔案管理措施，以期為人事檔案管理部門提供一些參考建議。

關鍵詞：優化;人力資源;配置;檔案;管理

1前言

中國經濟發展不平衡是一個古老的話題。體力勞動者和腦力勞動者在人才區域中表現出相似的特征。隨著區域經濟發展中人才的不斷流動和緊缺，人才利益不合理、分布不合理已成為一個較為普遍的問題。人事檔案管理部門可以通過掌握的資料向相關部門提供一定的參考和建議。人事檔案部門是最能掌握當地人才儲備、分布和流動情況的單位。為相關部門提供準確、全面、科學的人才管理數據，指導相關部門合理配置人才資源，掌握當地人才流動現狀。

2在數字化視域下優化人力資源配置的意義

2.1提高人事檔案利用效率

將優化人力資源配置的理念融入人事檔案管理，可以使人事檔案管理機構清晰地掌握人事檔案的宏觀和微觀信息。傳統的人事檔案管理在于妥善保管或信任相關人員的人事檔案，對人事檔案內部信息或重要信息了解較少。新時期的人事檔案不應陳列在檔案室的檔案柜上，而應充分發揮人事檔案的信息作用，為地方經濟建設和人才發展提供科學、可靠、及時、全面、系統的人才數據信息。通過人事檔案管理部門提供的第一手資料，當地相關部門可以了解該地區的人才儲備、人才分布和人才流動情況。

2.2利用檔案開發人才資源

不合理地使用人才。分配不合理已成為地方經濟建設中人才結構缺失的因素之一。目前，在政策的號召下，各地開始加快地方經濟建設，經濟建設和項目開發需要相關配套人才的支持。在人才引進方面，地方相關部門需要進入大規模招聘市場，為所有人才招聘對應人才。然而，由于招聘單位和非一線或省會城市的地理位置，他們往往缺乏一定的吸引力。然后，它似乎以高薪吸引人才。但是，人才的穩定性還不夠。人事檔案管理單位是最能掌握當地人才分布和流動信息的單位。地方人事檔案的管理和統計可以為地方相關部門的人才招聘和人才建設提供一定的參考信息，使相關部門能夠通過人才檔案開發和培養穩定性強的相關人才。

2.3合理促進人力資源流動

在工作過程中，由于人員配備的增加或工作需要，各單位需要相關人員的人事檔案作為相關聘用或借調的依據。以警察部隊為例，交警序列中警察同志的勤勉，勤奮，警覺性，勇敢等優良品質，將記錄在他們的日常檔案中，記錄在刑偵序列中，，如果需要這樣素質的同志參加大型的公安活動。然后刑偵民警通過對人事檔案的了解，判斷這些同志是否被借調參加活動，并從優化人力資源配置的角度對人事檔案進行管理。使人事檔案成為指導各崗位就業和調動、促進人才合理流動的重要參考信息。

3.在數字化視域下人事檔案管理上的問題與不足

3.1人事檔案管理一定程度上限制了人才的良性流動

政府行政部門和企業的人事制度改革發展比較順利，事業單位的人事制度改革相對滯后。大多數事業單位仍然沿用舊的人事管理模式，導致傳統的人事檔案管理無法滿足當前發展的需要，存在諸多問題。例如，傳統的人事檔案管理限制了員工的合理流動，因為事業單位聚集了大量的人才，這些人才由于其不同的職業特點和發展前景需要流向不同的崗位。但是，很多單位通過卡片檔案等方式控制人才流動，防止人才“流失”，最后，不得不放棄自己喜歡的工作，這在一定程度上損害了人才的價值，不利于整個社會的進一步發展。

3.2人事檔案管理的不科學導致管理上的混亂

人事制度改革日益顯現出人事檔案管理的不科學性，導致了許多管理混亂的問題，如檔案廢棄造成的人才流動秩序混亂，給人事管理帶來了諸多不便。因此，一些人不得不放棄自己的檔案，逃之夭夭，這使得人才流動秩序混亂。這種做法埋下了許多隱患，如一些未與原單位解決經濟糾紛的人逃之夭夭，然后違反先前簽訂的勞動合同，私自泄露原單位或個人的秘密，損害原單位和個人的利益。

4.在數字化視域下優化人事檔案管理的方法及措施

4.1緊跟時代發展，讓人事檔案管理制度與時俱進、不斷發展

在深化和完善人事制度改革的現實背景下，人事檔案管理也必須與時俱進，與時俱進，不斷調整和優化人事檔案管理制度，增強其科學性和合理性。為此，我們需要做以下幾點：一是要根據當今人才市場的特點，調整人才檔案管理模式，以充分發揮人才價值，實現人才良性流動為目標，優化一切;;二是建立健全人才檔案分級管理制度，對不同能力、不同層次的人才檔案進行篩選和分類，確保每個人才的價值在檔案中得到充分體現，實現相對公平的待遇。

4.2改進人事檔案管理制度，弱化人事檔案對于人才的“捆綁”功能

完善人事檔案管理制度，弱化人事檔案對人才的“約束”功能，不是降低人事檔案管理的功能，而是有效提升人事檔案管理的有效性，要使人才在有序的市場競爭中按照自己的意愿合理流動和發展，需要從以下幾個方面著手：一是剝離人事檔案的控制和約束功能。在單位實行全員競爭上崗制度，形成單位與個人的合同關系，改變人事制度中的終身制，使崗位和人員更好地適應和協調。二是完善人事檔案管理部門，即將社會所有人事檔案納入統一管理范圍，全方位地管理人事檔案。這樣，人事檔案管理的功能必將得到加強和實現。

5.結束語

總之，人事制度改革對人事檔案管理的影響是多方面的。一方面，它不僅暴露了我國傳統人事檔案管理模式存在的問題和潛在的不足，也推動了人事檔案管理方法和手段的不斷創新和完善，因此，總體而言，人事制度改革對人事檔案管理起到了積極的推動作用。它可以改進人事檔案管理模式，糾正和減少人事檔案管理模式的弊端，使人事檔案管理模式和方法與時俱進，更好地發揮人才的價值。

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作者簡介：姓名：丁玉華，出生年月：1977.08.13，性別：女，民族：蒙古族，籍貫：通遼奈曼旗，學歷：本科，職稱：目前中級，研究方向：人事檔案管理