信息化背景下職業院校教學檔案管理研究

田宏

摘要：在信息化時代，職業院校檔案管理也在信息技術發展的影響下，正逐步向著信息化的方向發展。信息技術在職業院校檔案管理中的應用，可以提高檔案管理的準確性。推進職業院校檔案信息化工程，要努力爭取高校領導支持，加大資源投入，完善檔案信息管理制度，加強檔案管理隊伍構成。

關鍵詞：職業院校;檔案管理;信息化;研究探討

中圖分類號：G4 文獻標識碼：A

引言：職業院校是培養專業人才的重要基地，不僅肩負著培養人才和開展各項教育教學活動的重要職責，還特別注重檔案管理工作。在檔案管理過程中，要不斷創新管理方式，利用信息化檔案管理技術，更有效地實施各項檔案管理工作，與時俱進滿足檔案充分展示的需求，推進職業院校的快速發展。

1職業院校檔案信息化管理的必要性

1.1職業院校信息系統申請提出的要求

在當今科技高速發展的環境下，職業院校在教學教育教學活動和工作過程中，不僅運用了許多現代信息技術，而且建設了許多信息化教學系統和教學平臺。由于這種環境，大學內的其他工作也必須在發展過程中發生變化。使用信息系統輸入和存儲各種重要數據信息變得非常方便。對此，檔案管理人員在實施檔案管理的過程中也應實行系統化管理，只有這樣才能保證檔案管理的效率。

1.2發現檔案價值引發的需求

職業院校檔案管理不再是所有檔案的集中管理，信息化時代背景下的要重視檔案管理信息的有效利用?，F有的紙質文檔管理在使用文檔信息的過程中存在不便的功能。借此，檔案用戶可以通過系統快速方便地搜索、檢索、獲取必要的檔案信息，實現檔案資源的有效利用和有效開發?？梢?，職業院校實施檔案信息管理既是發現檔案價值的需要，也是發現檔案價值的要求。

2信息化背景下職業院校教學檔案理管理信息化研究戰略

為提高職業院校檔案管理過程中的管理效率，保證檔案的充分利用，在實際管理中，需要轉變管理方式，采用信息化管理方式來保障檔案管理安全有效性，符合社會發展的潮流。

2.1提高檔案信息化管理意識

意識是行動的向導，當有一定的意識時，就引導人的行動，使行動和意識統一起來。面對意識的重要性，高職院校要實現檔案管理信息化目標，首先要樹立檔案管理信息化意識。在樹立檔案管理信息化意識時，高職院校領導要以身作則，要深刻認識檔案信息管理的重要性，了解目前高校實施的檔案信息管理存在的問題，進而要采取行動。通過會議等方式，共同探討檔案管理信息化工作，為推進這項工作提供更多資金和設備等支持。同時，高職院校要通過選拔優秀檔案管理人才、接受檔案管理信息化教學等方式，加快推進檔案管理信息化工作，讓這些人員通過親身體驗了解檔案管理信息化的優勢，鼓勵更多的員工有這種工作意識。

2.2建立完善的檔案管理信息系統

系統的存在很重要，一個完善的系統可以為企業的經營業績提供基礎，所以一個高校要實現檔案管理的信息化，就必須從系統做起。在制度建設的過程中，可以從檔案管理的責任制入手，要明確制作電子檔案的責任，讓每個工作人員都明白自己工作的重要性，把自己的工作搞清楚。首先，檔案管理負責人員在創建檔案的過程中，可以保證信息的真實有效。其次，要有嚴格的監督制度，管理員保存檔案信息后，未經領導批準，不得借閱，也可以登錄并監控文件系統。最后，需要建立完善的獎懲機制。雖然檔案信息管理的大部分工作都在信息系統中進行，但仍然與員工有著千絲萬縷的聯系。因此，為防止員工在信息化過程中迷失方向，應建立相應的獎懲機制，對能在工作場所找到自己的位置并有效履行職責的人給予獎勵，對疏忽職守的人予以懲罰。明確的獎懲制度，可以激發檔案管理者的積極性，保證檔案管理信息化的順利實施。

2.3創新檔案管理技術

檔案管理技術在高職院校檔案管理中非常重要，管理技術的信息化水平對檔案管理的執行效率有一定的影響。實現這一目標需要檔案管理技術的創新。加密技術和數據壓縮技術對于管理檔案信息是非常必要的。加密技術是電子商務中最常用的安全和保密措施，作為主要的安全和保密措施。使用技術手段將敏感數據轉換為加密傳輸，然后在到達目的地后使用相同或不同的手段對其進行恢復解密。檔案管理人員可以利用加密技術對電子文件進行加密，使其不可讀，然后將密碼報告給相關閱讀者，以保證文件的安全。數據壓縮技術是通過減少數據量來減少存儲空間，提高傳輸、存儲和處理效率，或按照特定算法對數據進行重組，在不丟失有用信息的情況下減少數據重復和存儲的技術手段。檔案管理員可以對不同的檔案進行分類和壓縮，以方便日后檢索，同時減少檔案占用的空間。

2.4整合現有信息平臺

在實施高職院校檔案管理的過程中，采用了一些信息化手段，建立了多信息化平臺。檔案存儲在信息平臺的影響下有些混亂，每個平臺都有一些檔案。這種管理檔案信息的方法有些混亂，增加了搜索檔案信息的不便。面對這種情況，高校在檔案信息管理過程中需要整合現有的信息平臺。在綜合信息平臺中，要深入分析各個平臺的功能和作用，準確把握實際情況，并在此基礎上梳理各個平臺之間的關系并找出規律。然后整合平臺，將多個平臺整合為一個完整的平臺，需要將較小平臺上的檔案內容組合在一起，然后將檔案按照不同的類別統一分類存儲。此外，為方便檔案信息的共享和利用，建立了數據交換接口，方便各平臺檔案信息的自動傳輸，有效提高檔案信息管理效率，確保檔案信息化管理目標的實現。

結語：當信息化背景下，高校檔案管理正朝著信息化方向發展，利用網絡資源實現信息資源共享對提高高校檔案管理水平具有重要意義。但當前高校檔案管理存在保管人思想滯后、檔案管理效率低下、相關基礎設施不足、資源共享不足等問題。因此，優化高校檔案管理模式，促進高校檔案管理數字化，需要采取有效的行動來提高記錄保存管理的質量，幫助職業院校檔案管理更好地適應社會不斷變化的需求。

參考文獻

[1]馬艷慧.淺談新時期高職院校檔案信息工作的機遇與挑戰[J].中國管理信息化，2017，20（12）：163-164.

[2]劉偉.淺談職業院校檔案管理信息化建設[J].現代職業教育，2017（6）：93.

[3]符曉陽.淺議高等職業院校檔案管理信息化建設[J].現代職業教育，2018，（11）：250.

[4]于偉海.職業院校學生檔案管理的問題及對策研究[J].辦公室業務，2017（12）：122.

[5]徐懿.信息數字化發展對高職院校檔案管理工作的影響分析[J].安徽警官職業學院學報，2017，16（2）：104-106，128.