淺談如何發(fā)揮職業(yè)院校檔案管理工作的服務(wù)職能

摘要：在當(dāng)今這個(gè)高速發(fā)展的時(shí)代，教育已經(jīng)成為越來(lái)越重要的時(shí)代標(biāo)志，每個(gè)學(xué)校都在努力成為為社會(huì)培養(yǎng)人才的搖籃，尤其是在高職院校中，由于高職院校的性質(zhì)就是為社會(huì)培養(yǎng)出具有專(zhuān)業(yè)技能的人才，所以職業(yè)院校正在改變自身傳統(tǒng)的教學(xué)模式，尤其是針對(duì)職業(yè)院校的內(nèi)部管理工作。本文將從我國(guó)職業(yè)院校的檔案管理部分入手，提出與之相關(guān)的工作建議和策略，以期職業(yè)院校的檔案管理工作能夠發(fā)揮出自身的服務(wù)職能。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校;檔案管理;服務(wù)職能

中圖分類(lèi)號(hào)：G4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

檔案管理工作一直以來(lái)都是學(xué)校管理的重要內(nèi)容，在檔案管理系統(tǒng)中，包含了各個(gè)校內(nèi)學(xué)生的教育經(jīng)歷，其重要性不言而喻。對(duì)此，職業(yè)院校應(yīng)當(dāng)更加重視對(duì)于檔案管理工作的優(yōu)化改進(jìn)，正視當(dāng)前存在的問(wèn)題，并實(shí)事求是地進(jìn)行改進(jìn)，如是，才能使得職業(yè)院校的檔案管理工作發(fā)揮出更完善的服務(wù)職能。

1.職業(yè)院校檔案管理工作存在的問(wèn)題分析

1.1管理體系不完善

職業(yè)院校檔案管理工作目前面臨的最大一個(gè)問(wèn)題，便是其工作的管理體系還尚未完善。對(duì)于這個(gè)問(wèn)題，職業(yè)院校的領(lǐng)導(dǎo)必須要正視檔案管理工作，并理解在檔案管理工作中需要投入大量的資金與人力這個(gè)不可避免的問(wèn)題;同時(shí)，職業(yè)院校應(yīng)當(dāng)依靠專(zhuān)業(yè)人員詳細(xì)分析自身的優(yōu)勢(shì)及劣勢(shì)，探究如何活用優(yōu)勢(shì)，并降低劣勢(shì)帶來(lái)的影響，使得檔案管理工作的管理體系建設(shè)成為可能;另一方面，檔案管理工作需要使用到相關(guān)的設(shè)備，而只有讓設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)，才能使得檔案管理工作順利進(jìn)行。對(duì)此，檔案管理工作的設(shè)備必須要安排到位，并借以專(zhuān)人進(jìn)行工作的開(kāi)展。[1]

1.2檔案信息化管理建設(shè)落后

有一些學(xué)校起步較晚，投入資金相對(duì)較少，還沒(méi)有形成完備的檔案信息管理系統(tǒng)，這就導(dǎo)致學(xué)校經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些檔案信息丟失或錯(cuò)誤的現(xiàn)象，無(wú)法滿足妥善保管學(xué)生檔案的需求，檔案管理工作完全成為學(xué)校工作的一種形式，不能夠正確發(fā)揮檔案管理的功能和作用。還有一些職業(yè)院校中的檔案管理人員，由于缺乏專(zhuān)業(yè)技能，無(wú)法正確使用檔案管理，直接導(dǎo)致資源和人力的浪費(fèi)。

1.3高素質(zhì)檔案管理人才匱乏

在很多職業(yè)院校中都沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，經(jīng)常會(huì)將檔案管理工作交給一些不能正常任課的老師來(lái)負(fù)責(zé)，并且這些老師都沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案管理的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，無(wú)法完成對(duì)檔案管理系統(tǒng)的合理運(yùn)用。在職業(yè)院校的檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，沒(méi)有對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，導(dǎo)致工作人員無(wú)法正常開(kāi)展檔案管理工作。除此之外，還有一些檔案管理人員是學(xué)校的退休老師，他們年齡都比較大，不能夠熟練的應(yīng)用計(jì)算機(jī)多媒體來(lái)負(fù)責(zé)檔案工作的系統(tǒng)應(yīng)用，因此，職業(yè)院校在委派檔案管理工作人員時(shí)，要采取一定的考核措施，確保工作人員能夠順利完成檔案管理系統(tǒng)的操作。[2]

1.4缺乏足夠重視

在職業(yè)院校檔案管理工作中，信息化建設(shè)在不斷的推進(jìn)，但是對(duì)于大多數(shù)職業(yè)院校而言，在此方面仍舊有較大的上升空間。領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于檔案管理工作缺乏足夠的重視，一方面是源于檔案管理的信息化建設(shè)建設(shè)需要耗費(fèi)大量的資金，日常維護(hù)管理需要更為專(zhuān)業(yè)的人員，是一個(gè)長(zhǎng)期投入的過(guò)程。另一方面在于檔案管理工作會(huì)帶來(lái)一定安全隱患，如果處理不好，容易導(dǎo)致重要檔案資源的泄露。因此，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)層而言，在此方面存在一定嘗試的動(dòng)力，但是也對(duì)其隱患有較大的擔(dān)憂。面對(duì)著信息化建設(shè)在各行各業(yè)的展開(kāi)，大多數(shù)學(xué)校仍舊會(huì)帶著嘗試性的心態(tài)做一定的檔案信息化管理的試水。而對(duì)于為了其安全與使用效果所需的高投入，仍舊存在支持不足的現(xiàn)象。此外，對(duì)于檔案管理，各學(xué)校缺乏其價(jià)值的認(rèn)可，由此導(dǎo)致在管理上相對(duì)混亂無(wú)序，無(wú)法將其實(shí)際檔案管理工作的價(jià)值發(fā)掘出來(lái)。[3]

2.如何發(fā)揮職業(yè)院校檔案管理工作的服務(wù)職能

2.1建立完善的檔案管理機(jī)構(gòu)

職業(yè)院校要想能夠更好地完成檔案管理工作，就必須要建立起較為完善的檔案管理機(jī)構(gòu)。第一，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)一定要引起對(duì)檔案管理工作的重視，定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行審核，并且要讓工作人員形成檔案管理操作平臺(tái)，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和維護(hù)。第二，要加強(qiáng)檔案管理工作人員對(duì)本職工作的認(rèn)識(shí)，定期組織宣傳活動(dòng)，讓相關(guān)人員形成對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)。

2.2注重資源合理運(yùn)用

作為職業(yè)院校本身，擁有著不低的社會(huì)資源與人才資源，為了減少檔案管理工作中的經(jīng)費(fèi)消耗，可以運(yùn)用有效的資源來(lái)提供幫助。在檔案管理工作進(jìn)行的有關(guān)系統(tǒng)設(shè)計(jì)或者日常維護(hù)中，可以運(yùn)用教師團(tuán)隊(duì)資源或者有關(guān)社會(huì)資源，盡可能的將費(fèi)用降到可以承受的范圍，同時(shí)又保證系統(tǒng)的安全與有效性。在經(jīng)費(fèi)的運(yùn)用上保持節(jié)約型管理，避免鋪張浪費(fèi)。以實(shí)用性為主，避免過(guò)高標(biāo)準(zhǔn)而不適合實(shí)際所需。此外，信息化技術(shù)的高速發(fā)展與廣泛化的使用，以及大數(shù)據(jù)、云算法、數(shù)據(jù)加密以及電子簽名之類(lèi)的信息技術(shù)的使用，都使得電子文件與檔案的收集、存儲(chǔ)、搜索能夠有堅(jiān)實(shí)的技術(shù)保障。而職業(yè)要做的便是活用這些高新的信息技術(shù)，以構(gòu)建更加靈活可靠的檔案管理系統(tǒng)。[4]

2.3提升檔案管理人員的素質(zhì)

職業(yè)院校要盡可能提高工作人員的技能和素養(yǎng)，尤其是檔案管理工作，要選用專(zhuān)業(yè)人才，加強(qiáng)建設(shè)檔案管理隊(duì)伍，可以通過(guò)學(xué)習(xí)或培訓(xùn)的方式來(lái)提高檔案管理工作人員的職業(yè)技能和素養(yǎng)。在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)的過(guò)程中要注重實(shí)踐與理論相結(jié)合，尤其是要提高工作人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，除了要讓工作人員完成檔案管理課程的相關(guān)學(xué)習(xí)之外，還要提升檔案管理人員對(duì)多媒體和網(wǎng)絡(luò)的操作技術(shù)和能力，從而使檔案工作人員能夠得到快速提升和發(fā)展。

3.小結(jié)

綜上所述，檔案管理工作實(shí)則是一項(xiàng)難度不低且流程復(fù)雜的工作。對(duì)于職業(yè)院校而言，檔案管理工作的全面開(kāi)展尚還面臨著諸多問(wèn)題，例如：相關(guān)制度殘缺、對(duì)口人才稀缺、重視程度不足以及檔案的歸檔不規(guī)范等等。只有對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行一一的攻克，職業(yè)院校才能做好檔案管理工作，進(jìn)而充分發(fā)揮出它的服務(wù)職能。

參考文獻(xiàn)

[1]章桂旻. 淺談如何發(fā)揮職業(yè)院校檔案管理工作的服務(wù)職能[J]. 科技展望， 2015， 25（034）：214.

[2]周媛. 職業(yè)院校檔案管理服務(wù)職能及有效發(fā)揮[J]. 蘭臺(tái)世界， 2016（22）：3.

[3]景通. 論怎樣發(fā)揮職業(yè)院校檔案管理服務(wù)職能[J]. 科學(xué)中國(guó)人， 2016（6X）：1.

[4]沈麗瓊. 職業(yè)院校檔案管理服務(wù)職能及有效發(fā)揮[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2018（12）：1.

作者簡(jiǎn)介：

李莉，女，漢族，山東淄博人，大學(xué)本科學(xué)歷，館員職稱(chēng)，主要研究檔案管理方向。