探究公路工程項目檔案的整理與歸檔工作

楊素琳

摘 要：由于近些年來我國社會經(jīng)濟的發(fā)展速度迅猛，各行各業(yè)都加快自身改革的步伐，在這樣的時代背景之下，社會各界對于交通運輸行業(yè)的要求與日俱增，交通運輸行業(yè)不僅僅承擔(dān)著我國公民日常出行的重要責(zé)任，還肩負著輸送各種能源，保障社會各行業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的使命。因此公路交通行業(yè)的發(fā)展備受社會各界的廣泛關(guān)注，而在公路項目實施施工的過程之中，存在著諸多的問題，需要進一步的解決。

關(guān)鍵詞：公路工程項目;檔案管理;歸檔流程優(yōu)化

中圖分類號：G271;F276.1 文獻標識碼：A

0 引言

檔案管理工作是保障工程項目穩(wěn)定，推進解決施工問題的信息基礎(chǔ)，因此必須嚴格把控工程項目檔案的整理歸檔工作質(zhì)量。本文針對項目檔案整理與歸檔存在的問題提出相關(guān)的應(yīng)用措施，希望能夠優(yōu)化檔案整理體系探討更加科學(xué)的檔案，整理歸檔流程，為公路工程項目的穩(wěn)定推進打下堅實的基礎(chǔ)。

1 工程項目檔案管理的重要性

工程項目檔案管理主要指的是從工程項目立項承接那一刻，一直到工程項目完工交付使用為止，對這一系列生產(chǎn)過程進行檔案整理收集的工作，由于我國公路工程項目施工的過程中存在的影響公路工程施工質(zhì)量的諸多因素，一旦公路工程的施工質(zhì)量不過關(guān)，極易導(dǎo)致公眾日常出行受到影響，情況嚴重時還可能帶來大量的生命財產(chǎn)損失。因此必須保證公路工程施工質(zhì)量滿足使用的實際需求。而工程檔案管理就是為公路穩(wěn)定施工以及后期養(yǎng)護提供信息支持的重要方法與工具。它能夠作為重要的憑證，為后續(xù)相關(guān)的施工工作提供參考作用，貫穿整個公路施工的全過程。相應(yīng)的，公路工程施工檔案管理所覆蓋的內(nèi)容較多、科目繁瑣、整體的管理歸檔工作質(zhì)量堪憂。一般情況下，工程項目部會聘請專業(yè)的資料管理員，對項目施工過程中所生產(chǎn)記錄的所有文字圖表，影像資料等等進行系統(tǒng)性的收集以此來反映整個施工過程，但是由于歸檔體系構(gòu)建并不是十分完善，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不足，導(dǎo)致工程項目檔案收集歸檔工作與實際生產(chǎn)存在著些許脫軌的現(xiàn)象，這也就導(dǎo)致工程檔案無法應(yīng)歸盡歸，無法有效發(fā)揮自身的實際作用，因此必須高度重視檔案工作且展開研究，提出相應(yīng)的優(yōu)化管理措施，以此來提高工程檔案收集管理的質(zhì)量。

2 領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案收集歸檔工作的基礎(chǔ)

近些年來，我國公路工程項目建設(shè)的數(shù)量不斷增加，城市間交通道路網(wǎng)線的覆蓋范圍也在不斷的擴大之中，這為我國城市化建設(shè)以及社會經(jīng)濟建設(shè)打下了堅實的基礎(chǔ)，雖然我國公路工程建設(shè)領(lǐng)域取得了許多舉世矚目的成就，但是就我國目前的公路工程項目管理體系和人員存在著諸多的問題，項目檔案收集與歸檔工作就是存在問題較多的工作環(huán)節(jié)之一。因為項目檔案發(fā)展的時間相對較為短暫，部門和項目領(lǐng)導(dǎo)層沒有高度的認識到項目檔案收集歸檔工作的重要性，沒有根據(jù)公路工程項目施工的實際情況構(gòu)建一個切實可行，具有科學(xué)性的歸檔收納體系。大部分的資料歸檔收集管理工作僅僅是在工程項目相關(guān)工序完成之后進行資料的留存，并且上報監(jiān)理部門，形成一個資料的閉合就相當(dāng)于完成檔案收集歸檔工作。但是就檔案收集歸檔工作的實際意義來看，工作遠遠沒有完成。這樣出現(xiàn)的問題，一是相關(guān)資料有欠缺形成期已過無法及時補齊;二是工程項目本就流動性強，資料還未收集完整，檔案人員已經(jīng)到下一個項目開展前期工作，人員無法跟進也就造成了檔案資料的無法找補。該項工作應(yīng)該在項目建設(shè)的初期就明確檔案管理的總負責(zé)人，并且以此為起點進行檔案的跟蹤，絕對不能丟掉任何一個環(huán)節(jié)。

3 建立收集管理系統(tǒng)，提高管理質(zhì)量

檔案收集與歸檔工作并不是資料部門的單獨工作，檔案工作質(zhì)量涉及到各個施工環(huán)節(jié)，也直接影響到后續(xù)工程施工的施工質(zhì)量。因為該部門的工作質(zhì)量涉及到各個施工環(huán)節(jié)，也直接影響到后續(xù)工程施工的施工質(zhì)量。因此各部門之間要加強溝通與協(xié)作，共同為該項工作貢獻力量，所以項目管理層應(yīng)該根據(jù)自身公路工程施工的實際情況建立一套符合實際情況并且具有可行性的檔案收集管理系統(tǒng)，該項系統(tǒng)首先要做的任務(wù)就是明確分級管理制度，確定總負責(zé)人，工作聯(lián)系人，各級管理人員。待這些責(zé)任劃分明確，并且責(zé)任到人之后才能夠保障后續(xù)工作穩(wěn)定開展，各盡其職，才不會出現(xiàn)相互推卸的情況，各級管理人員要及時的掌握工程項目的實際施工進度，并且上報工程聯(lián)系人，工程聯(lián)系人要落實工程項目施工中各項檔案管理工作的各項要求。一旦出現(xiàn)問題，第一時間上報總負責(zé)人，將問題解決。公路工程由于自身具有著施工跨度較大，生命周期較長，而且施工人員流動性較強的工程特點，整體的檔案管理框架構(gòu)建起來較為困難，所以要將這些責(zé)任劃分為不同的區(qū)域，并且將這些區(qū)域有效的搭接在一起，形成一個完整的整體，才能夠保障檔案收集歸檔工作順利進行，根據(jù)工程的實際特點劃分專業(yè)人員，明確專業(yè)人員責(zé)任，這樣構(gòu)成一張覆蓋整個施工全過程，全范圍的框架網(wǎng)絡(luò)進行管理，一旦管理體系構(gòu)建完成，哪怕檔案管理人員發(fā)生人員流動，也不會導(dǎo)致檔案管理工作受到較大的影響。

4 公路工程項目檔案的歸納整理

項目檔案的歸納整理主要分為以下步驟：（1）項目檔案材料的登記工作。對分期分批收集的項目數(shù)據(jù)資料及時進行登記，檢閱數(shù)據(jù)資料的完整性，真實可靠性，并且大概的分類，建立相應(yīng)類別檔案盒，后期分類填充，以免數(shù)據(jù)資料堆積散亂，增加以后項目檔案整理歸檔工作難度。（2）項目檔案材料的篩選。對于項目檔案材料篩選時重復(fù)的數(shù)據(jù)資料、來歷不清的數(shù)據(jù)資料、不完整的數(shù)據(jù)資料，不能使用。如果重要的必須歸檔的不完整的數(shù)據(jù)資料，要讓專業(yè)技術(shù)人員形成完整的數(shù)據(jù)材料。才可以立卷歸檔。（3）項目檔案材料的分類工作項目檔案材料種類多，內(nèi)容豐富。涉及階段環(huán)節(jié)多，專業(yè)性強，材料之間又有內(nèi)在特定的聯(lián)系、不能人為的分開等特點。因此項目檔案材料的分類工作難度大，耗費精力也大，是一項繁雜的工作。在項目檔案材料收集時的簡單分類基礎(chǔ)上進行再次細化分類。（4）檔案材料的整理歸檔工作在以上三項工作的基礎(chǔ)上對編碼的項目檔案材料針對形成時間前后順序進行排序編號，整理裝訂和封裝。數(shù)字化加工對照片及電子文檔圖紙等珍貴資料進行妥善保管，以免丟失。所有編碼的項目檔案材料必須建檔歸檔，方便查閱使用，嚴防資料散失。

5 明確管理制度，明確人員責(zé)任

在開展相關(guān)檔案管理工作的過程中，必須嚴格按照國家相關(guān)部門頒布的法律法規(guī)，以檔案法和檔案法實施方法等法律條文為框架，構(gòu)建完善的規(guī)章管理制度，這樣檔案管理人員在進行檔案收集和歸檔工作的時候才能有法可依，保證每一項工作都按照規(guī)章制度進而杜絕其他問題的出現(xiàn)，也不會因為外界因素的影響，導(dǎo)致自身檔案歸檔工作的質(zhì)量下降，根據(jù)完善的規(guī)章管理制度，劃分工作責(zé)任由技術(shù)總負責(zé)人和檔案管理人員構(gòu)成，體制框架，每一位文案管理人員要對自身所負責(zé)的工程項目的內(nèi)容和質(zhì)量進行收集和整理，為后續(xù)企業(yè)制定發(fā)展計劃和管理計劃打下堅實的信息基礎(chǔ)。除此以外還要建立完善的監(jiān)督管理機制和獎懲措施，每到一定期限就要對檔案管理和歸檔工作進行核查確定及工作情況。對按照標準進行檔案歸檔和整理的工作人員提出加強開放崗位晉升渠道給予薪資獎勵，對表現(xiàn)較差沒有按照標準進行的工作人員提出批評，情況嚴重時予以開除處理。

6 加強檔案管理人員培訓(xùn)，提高職業(yè)素養(yǎng)

檔案收集與歸檔工作的工作質(zhì)量，與工作人員自身的技術(shù)水平和職業(yè)素養(yǎng)有著直接的關(guān)系，所以項目管理層要從這方面入手提高檔案項目管理人員的個人能力。首先施工單位要加強資料員的業(yè)務(wù)水平培訓(xùn)，要求資料員必須持證上崗，只有具備崗位資格證才能夠走上工作崗位上網(wǎng)之前要進行崗位培訓(xùn)，確保資料員對項目的所需整理的資料有著詳細的了解，不會出現(xiàn)缺項漏項的情況，還要加強對資料員的思想教育，保證其工作的穩(wěn)定性。另一方面加強人員培養(yǎng)，保證資料員人才儲備充足，哪怕資料員因為個人原因或者是其他原因，離開工作崗位，也能夠迅速的指派人手保障檔案管理人員，時刻處于滿員的狀態(tài)。即便是資料員需要離職，也要在工作全部移交完成之后，才能夠離開工作崗位，避免檔案收集歸檔工作的斷檔，最后就是要拓寬項目檔案資料收集的渠道，檔案資料員要通過相關(guān)的培訓(xùn)，認識到檔案管理和檔案資料收集的重要性，清楚的認知自己需要從哪些途徑和渠道收集相關(guān)的工程信息和資料相關(guān)的工作資料要達到哪些水準，項目總負責(zé)人要下發(fā)工作指令，要求各部門配合資料人員的工作。資料人員還需要實際的走入施工現(xiàn)場，全方位跟蹤施工進度，尤其是施工的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要節(jié)點的搭接，絕對不能錯過保障資料的有效性和真實性。

7 竣工時期檔案補充工作

工程項目建設(shè)完成后，需要進行竣工驗收，才能夠交付使用，竣工驗收不僅僅要保證工程質(zhì)量符合相關(guān)建設(shè)的要求。還需要保證檔案的收集齊全，管理規(guī)范才能夠進行交付驗收資料。只有整理完全才能夠直觀的反映整個施工的全過程，因此管理部門會先對竣工驗收階段的檔案管理進行驗收。檔案驗收合格方可進行工程項目驗收，為達到驗收標準，必須重點審核自身的工作質(zhì)量，首先確保檔案原件的真實性具體性，能否直觀的反映項目的整體情況，另一方面要確保竣工圖的質(zhì)量，竣工圖必須是原件，條理清晰不能夠是復(fù)印件。第三，施工單位還需要審核竣工圖的手續(xù)是否齊全，是否將檔案移交管理部門，是否存在資料缺失，是否進行資料補充機制的構(gòu)建等等。只有滿足竣工驗收時期，檔案收集管理工作的需求才能夠平穩(wěn)度過相關(guān)管理部門對工程檔案的驗收階段。

8 結(jié)束語

綜上所述，對于我國公路項目的施工來說，工程項目檔案管理與歸檔工作至關(guān)重要。它能夠直觀的反映工程實際施工的全過程為后續(xù)工程，交付使用以及后期維修提供具體的信息支持，而且完善的檔案整理與歸檔工作，能夠保障工程的實際施工質(zhì)量一直處于可控的范圍，不會出現(xiàn)重大問題，能夠為我國公路工程項目的穩(wěn)定實施打下堅實的基礎(chǔ)。

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