工程檔案管理在建設工程中的重要性研究

馬勇杰

摘要：隨著社會的飛速發展，檔案事業也越來越受到人們的重視，在建筑工程中，工程檔案有著極大的價值，其是對建設工程建設依據、建設過程的詳細記錄，是對過往工程建設的反映，同時也能為未來工程建設提供依據，重視工程檔案管理，就是在推動建設工程的優良性。目前來看，工程檔案管理還存在著一定問題，主要表現在工程檔案管理信息化建設不足、工程檔案管理不夠精細化、工程檔案管理人才素養不足三方面問題，還需要針對問題進行改革和創新才行，推動工程檔案管理朝著信息化方向發展，從紙質檔案改革為電子檔案，同時落實工程檔案管理制度，從粗放式管理到精細化管理，另外加強工程檔案管理人才隊伍建設，打造高能檔案管理團隊，多措并舉，才能讓工程檔案管理發揮其應有的作用。

關鍵詞：檔案事業管理;轉型發展

引言：

工程檔案管理工作是工程建設中不可缺少的一部分，它是過去事業的見證與記錄，也是現在事業的管理，更是未來事業的基礎。為闡述工程檔案管理的多方面思考，下文首先對工程檔案管理管理的重要性進行詳細說明，其次分析目前工程檔案管理中存在的問題，最后結合問題來分析工程檔案管理創新優化的策略和建議，以供參考。

一、工程檔案管理的重要性

（一）工程檔案是對工程的直接反映

工程檔案記錄著工程建設以來的重大事宜以及各類工程資料，具有非常強的記錄、反映功能，比如工程建設設計文件、比如工程建設材料檢測合格文件等等，工程檔案具有非常大的應用價值，其能夠在工程建設中做出重大貢獻，工程相關管理人員可以通過查看工程檔案來了解工程建設的詳細過程。另外，工程建設中落實責任制，通過工程檔案的回溯、反映功能，其能夠記錄工程建設的細節，清晰劃分責任，找到該負責的事宜和人員[1]。

（二）工程檔案管理促進工程建設質量

工程檔案管理非常重要，工程單位只有重視工程建設，加強工程建設，一方面可以以資料檔案為載體來直接加強工程建設質量，比如工程檔案資料員在整理檔案的時候，及時發現檔案記錄中存在的問題，發現材料采購和檢測方面存在著魚目混珠的現象，材料檢測也不合格，及時向工程單位進行了反映，制止了工程質量隱患;一方面通過檔案記錄，構建強大的精神內核，形成強大的工程檔案管理文化，讓檔案發揮更大的意義，來間接提升工程建設參與人員的責任意識，來促進工程建設質量。

（三）工程檔案是工程驗收的重要依據

建設工程在建設完成之后，驗收程序也至關重要，而工程檔案就是工程驗收的重要依據，以工程檔案為載體，了解工程建設的流程、設計工藝、工期、流程等，了解工程建設的每一個細節，進而加強工程建設驗收的質量和效率[2]。

（四）工程檔案是對未來事業的奠基

工程檔案中蘊含有非常大的精神財富和實用價值，做好工程檔案管理，了解工程建設的始末，相關人員查看過往檔案資料，就能夠讓未來的工程建設重大決策更加準確，少走彎路，避免意外的發生，在關鍵的、容易發生問題的地方倍加留意，推動工程單位卓越發展。

二、工程檔案管理中存在的問題

（一）工程檔案信息化建設落后

隨著時代的發展，信息化已經成為社會先進技術的體現，各行各業都在探索信息化建設，對于工程檔案管理來說也不例外，工程檔案信息化建設能夠讓工程檔案管理更加方便，工程檔案能夠保存更長時間，不易損壞。相應的，就需要以精良的信息化硬軟件來實現，但目前來看，一些工程單位對工程檔案信息化建設不重視，未探索工程檔案信息化建設，或者配置和技術較為落后，工程檔案信息化只是空架子，這都會影響工程檔案管理的有效性。另外，在推動工程檔案信息化建設的同時，使用機制也需要隨之完善，比如調取權限，比如信息安全防護等，很多情況下，工程單位都忽略了這些。

（二）工程檔案未能精細化管理

目前工程檔案管理大多處于粗放式管理模式，主要表現為缺乏工程檔案管理規章制度，工程檔案的編目格式、調取權限、管理流程等各方面都存在問題，這導致工程檔案管理太過松散，一些問題總是會在不經意間發生，針對于此，需要對工程檔案數據或資料精細化管理才行，針對工程檔案的收集、整理、立卷歸檔、保管統計、檔案利用再到檔案銷毀整個生命周期的細節處進行科學管控，制定精細的管理制度，詳細規定檔案管理人員或其他人員的行為。

（三）缺乏專業人才

讓專業的人干專業的事情，目前也存在工程檔案管理人員方面的問題，首先對于基本的檔案管理工作，因為對工程檔案管理的重視程度不足，導致工程檔案管理制度存在缺陷，很多工程單位的檔案管理人員并非專業檔案人員，或者檔案管理部門和職位空缺，或是一人多職等等;其次對于信息化工程檔案的建設，工程單位也往往缺乏信息化人才，這方面也有很大強化空間。

三、提升工程檔案管理有效性的策略和措施

（一）明確工程檔案管理重要性

要想提升工程檔案管理的有效性，就必須對工程檔案管理重視起來才行，工程檔案是對工程建設情況的詳細記錄，以工程檔案為載體，可以讓工程管理更加方便、更加高效，同時也能夠在工程驗收方面發揮重要作用，對未來工程建設提供數據支撐，是塑造強大精神內核的根本，時至今日已經成為工程單位核心競爭力的一部分，重要性不言而喻。因此，相關工程單位應該重視工程檔案管理工作，加強要求，杜絕粗放化管理，找到工程檔案管理現狀以及問題，及時改進問題，讓工程檔案管理更加高效、更有質量。

（二）推動工程檔案信息化建設

隨著步入信息化時代，各行各業都在探索業務朝著信息化方向發展的道路，對于工程建設以及工程檔案管理來說也是一樣的，紙質工程檔案有著不易整理、不便利用、耗損問題等問題，而電子工程檔案則可以讓公稱檔案收錄、存儲、調取、查看變得異常方便，讓工程檔案編目、檔案計量基礎更加標準，提升工程檔案管理的效率和質量，提高工程檔案的利用率。因此，工程單位需要加快工程檔案信息化建設，構建完善的工程檔案信息化系統，引入先進技術，落實硬軟件配置。另外，在工程檔案信息化建設的同時，電子工程檔案的編目規章、計量基礎、調取查看權限等都要變得更加標準才行，讓工程檔案信息化建設發揮更強的作用[3]。

（三）落實精細化工程檔案管理

要改變傳統工程檔案粗放式管理，而推動精細化管理，讓工程檔案管理變得規范化、標準化、清晰化，避免出現管理方面的問題，提升工程檔案管理的質量。具體來說，首先要制定完善的工程檔案管理規章制度[4]，所謂“無規矩不成方圓”就是這個意思，工程單位將工程檔案管理規章制度細化、量化規定，遵循實事求是原則，比如信息化檔案的格式、編目規則、收錄規定、保存期限、調取權限、銷毀原則、轉檔流程等各方面，工程檔案管理人員需要按照精細化的規章制度來展開工作。其次，要制定標準的工程檔案管理流程，對于檔案的收錄、調取等工作，制定嚴格的工作流程，具體哪些人負責，哪些人進行審核等等，逐級審核，責任人進行簽字后存檔，落實責任人制度，誰參與誰就要負責[5]。

（四）重視檔案安全性問題

對于紙質檔案來說，其安全性較為簡單，主要是做好“十防”，實現“三室分開”，包括防潮、防蟲、防靜電、防火、防偷盜等工作，以避免紙質工程檔案受到損壞，對于重要的紙質工程檔案，應該進行檔案備份，在原件被損壞后能夠派上用場，此外，對于紙質檔案還應該做到定期清理、定期修復工作。而對于信息化工程檔案來說，隨著時代發展，信息化檔案泄露、被黑客攻擊的事情越來越多，工程單位應該重視信息化工程檔案的防范才行，根據國家規定的等保制度來構建完善的電子檔案系統防火墻，并且建立檔案副本保存體系，最大可能降低檔案損壞或泄漏的風險，并且加強檔案信息安全性方面的宣傳，避免人為泄露檔案信息[6]。

（五）加強檔案人才隊伍建設

結合上文說明，工程檔案管理存在這工程檔案管理人才不足的問題，還需針對諸多問題進行優化和改進才行。這里從多個方面來進行說明，首先是對于工程檔案部門不完善，崗位不健全的問題，其中可能發生一些專業性或矛盾性問題，要想落實落實檔案管理工作，完善、專業的部門不可或缺，為確保工程檔案管理的順利開展，工程單位需設立專業的工程檔案管理部門，設置專業的工程檔案管理崗位[7]，專職專用，提高所屬地位，直接對工程管理層負責，可以有檢查權限，可以去工程建設相關部門、班組開展調查、核實、審計工作;其次對于工程檔案管理人才來說，工程檔案繁多，其內容反映工程建設的各個方面，工程檔案管理人員只有了解工程建設的多方面機制，才能看得懂檔案資料，才可能從檔案中找出問題，同時，工程檔案信息化建設下，工程檔案管理人員也需要具備相應的信息化能力，因此，可以說工程檔案管理人員需要全面化人才，工程單位只有配置高質量工程檔案管理人才，才能讓工程檔案工作高效且高質量。

而加強檔案人才隊伍建設，一方面要做好宣傳，建立專業化的檔案管理團隊，宣傳檔案管理工作無私奉獻精神、實事求是精神、一絲不茍精神等各方面;一方面要做好人才引進工作，提升工程檔案管理工作人員的人員待遇，來吸引更多的英才投入到工程檔案管理事業中來，工程單位把好選聘關，抬高門檻，放寬視野，選聘優秀的、多類型的人才，保證工程檔案管理工作能夠保質保量開展;一方面，工程單位需要構建長效的檔案管理培訓機制，以此來強化檔案管理人員的技能素養，工程檔案管理人員需要持有檔案資料員證書或其他證書，了解檔案管理所需要的基本技能，熟悉工程檔案管理業務，并且隨著工程檔案信息化建設的不斷發展，也需要檔案管理人才具備一定的檔案信息化管理素養[8]。

四、結束語

從上文可以看出，隨著社會的不斷發展，工程檔案管理越來越受到人們重視，工程檔案將發揮更加關鍵的作用，而結合現狀來看，工程檔案管理還存在著一些問題，檔案信息化建設不到位、精細化管理不到位、人才缺乏，相關工程單位需要看到工程檔案管理方面存在的問題才行，明確工程檔案重要性、推動工程檔案信息化建設、落實工程檔案精細化管理、重視工程檔案安全性管理、加強工程檔案人才隊伍建設，多措并舉，積極創新，尋求突破。

參考文獻

[1]朱光艷.工程檔案管理在工程的整個生命周期中的重要性[J].陜西檔案，2019（03）：45-45.

[2]李莉蘭.工程檔案管理在建設工程中的重要性研究[J].建材與裝飾，2019，000（010）：159-160.

[3]楊勇.資料檔案管理在工程建設中的重要性分析[J].山西青年，2020，No.579（07）：238-238.

[4]林瓊.建筑工程檔案管理的重要性及科學化管理措施探討[J].地產，2019（15）：101-101.

[5]李秀玲.建筑工程檔案管理的重要性分析及科學化管理對策[J].產城（上半月），2020（2）：0127-0127.

[6]蔡雪峰，楊尊煌，鄭蓮瓊，等.基于BIM的建設工程電子文件與電子檔案管理體系研究[J].土木建筑工程信息技術，2019，011（004）：54-62.

[7]文若霜.基建工程項目中檔案資料的監控與管理[J].城建檔案，2020，No.253（10）：55-56.

[8]李瑋，陳慶勇，隋玉濤，等.建筑工程檔案管理工作的重要性及管理工作分析[J].卷宗，2019，000（028）：60.