新時期檔案管理的優化與探索

陳軍

摘要：檔案是各個社會組織建立、發展和其他各種活動的完整實錄，有非常重要的歷史參考資料。所以，檔案管理是社會組織工作的基礎部分，關系到整個社會組織的管理水平。然而，當前檔案管理中還存在著種種問題與不足，導致檔案管理效率低、質量低，因此進行創新，優化檔案管理就顯得尤為迫切。本文從樹立先進檔案管理意識、建立健全檔案管理體制、推進檔案的數字化建設三個方面，提出了新時期檔案管理的有效的、根本性的對策。

關鍵詞：新時期;檔案管理;優化;探索

中圖分類號：A ?文獻標識碼：A ?文章編號：（2021）-45-267

科學、高效的檔案管理，可以使檔案服務和利用功能得到充分發揮，同時也能有效提高組織機構的競爭能力，促進經濟社會的健康發展。隨著經濟的迅速發展和信息技術的廣泛應用，傳統的檔案管理方式的弊端日益突出，對其進行改進、創新、優化管理顯得尤為迫切。對于這一點，檔案部門和檔案工作人員必須有足夠的認識，樹立先進的檔案管理觀念和管理理念，以促進檔案管理工作的科學化、高效化。

一、轉變思想觀念，樹立先進檔案管理意識

觀念是行動的先導，只有樹立正確、先進的觀念，才能有效引導檔案管理工作順利、高效地進行。因此，檔案管理部門和人員都要轉變思想觀念，自覺形成對檔案管理工作的正確認識，能夠深刻、全面地認識檔案管理的重要性。檔案管理部門運用多種輿論方式，做好檔案宣傳工作，讓每一個檔案工作人員頭腦中都滲透著檔案，樹立和強化先進的檔案意識，主要包括開拓意識、資源共享意識、開放意識、服務意識、競爭意識等，奠定良好的管理基礎。例如，為了樹立檔案管理工作的先進意識，應該加強檔案部門的建設，對檔案管理人員進行專業培訓。通過一系列培訓活動，檔案管理人員能夠認識到檔案的重要性，檔案管理員在收集檔案時要注意其完整性，確保內容的正確性;在工作人員提交檔案時要對自己和管轄區的內容負起責任，積極配合檔案管理員。

二、強化基礎工作，建立健全檔案管理體制

1.建立完善的檔案管理制度

建設完善的管理體系是實現檔案規范化管理的基礎和前提。為此，必須建立一套全面、系統的檔案管理體系，以促進和實現檔案管理規范化。首先，要建立和完善工作制度、內部規章制度、日常管理制度等，并依據國家有關法律、法規，保證其內容的完整性;其次，要嚴格收納制度，建立檔案管理體系，建立檔案歸檔系統，做好內部文件登記，建立科學的檔案歸檔體系，保障檔案資料具有一定的保存利用價值。

2.建立檔案管理制約機制

構建制約機制是制度建設的重要保證。為此，要將檔案管理工作納入單位的績效考核范疇，檔案工作做得好與否，直接影響到部門和個人的考核，對檔案管理者的績效工資，通過對檔案工作者進行評優評先、報名者等工作，建立起一套考核制度和評價標準，并將其作為對檔案管理者進行年終考核的依據之一。此外，還要對每年檔案工作成績突出的個人給予獎勵，鼓勵不按時完成檔案工作的，給予通報批評，形成對檔案管理制度的有效約束。

三、順應時代發展，推進檔案的數字化建設

1.建立數字化檔案管理工作系統

要推動檔案管理數字化，首先要建立數字化的檔案工作系統，將檔案工作納入數字化管理的范疇。首先，檔案管理部門要建立數字化工作流程，對檔案資料進行收集、整理、傳遞、存儲等工作流程化，實現檔案管理的無紙化、數字化;二是建立計算機查詢系統、借閱管理系統、統計系統等，方便了檔案資料的查詢和有效利用。同時，也要將數字檔案的設備安全和數字化檔案信息安全工作納入檔案管理工作系統，做好或設置防火墻，防止信息丟失、非法修改或盜用。

2.建立檔案信息數字化數據庫

檔案信息化管理離不開數字檔案信息數據庫的建立和數據共享。首先，要建立數字化檔案信息數據源，保證檔案數據的完整性;其次，對檔案資料進行歸類處理;其次，建立數字化檔案的基本目錄數據庫，使數字化檔案信息一目了然，使檔案資料的使用更加清晰、明確。再次，根據檔案資料的主要內容和應用對象，將檔案資料分成幾大專題，建立數字化檔案內容專題庫;建立網絡共享平臺，從而實現了檔案資料的互通共享，使利用方能夠根據功能快速查詢和篩選檔案，提高了檔案資料的利用率。例如，為了推進檔案信息化建設，可以建立數字化的檔案信息數據庫，供檔案管理者使用。查檔時，只要在數據庫中輸入關鍵詞就可獲得相關數據，通過數據庫的建立，檔案管理工作效率大大提高。同時，還可以加強檔案數據庫的安全保護，建立檔案查詢安全系統，24小時監控系統，防止病毒入侵和數據丟失。

簡言之，如何加強和優化檔案管理工作，是各個社會組織、檔案部門面臨的一個重要課題，是促進組織健康發展的有效保障。因此，檔案部門應通過樹立先進檔案管理意識、建立健全檔案管理體制、推進檔案的數字化建設等途徑和策略，使得檔案管理的各種功能得到有效擴展，從而促進了檔案管理的科學、規范、高效，更好地為組織健康、高效發展而服務。

參考文獻

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