基于信息化的中職學校檔案管理規范與創新探究

馬叢林

摘 要：檔案管理是中職院校教學管理的重要內容，是中職學校管理運行中的重要數據支撐。信息技術快速發展為檔案信息化帶來機遇的同時也帶來了諸多挑戰，如何化解中職學校檔案管理規范與創新中遇到的挑戰成為檔案管理人員的重要研究課題。文章闡述基于信息化的中職學校檔案管理規范與創新的意義，探討中職學校檔案管理規范與創新的策略，旨在提升中職學校檔案管理信息化水平，促進中職教育穩步發展。

關鍵詞：中職學校;檔案管理;規范;創新;信息化

中圖分類號：G717.24 文獻標志碼：A文章編號：1008-3561（2022）01-0067-03

中職學校檔案管理內容反映出某個階段教學活動和工作的開展情況，記錄了院校發展的整個歷程。深入研究檔案管理，加強管理規范性，應用信息化技術，探索創新性管理方式是現階段中職學校檔案管理工作需要深入思考的內容。規范檔案管理，可以有效完善教學計劃，提升各學科教學水平，創建和諧校園環境，促進各類教研活動有效開展。

一、基于信息化的中職學校檔案管理規范與創新的意義

1.有利于加強學校管理

檔案管理作為中職學校教育管理的重要任務，涉及教學、科研、學生、教師等方面。檔案管理信息化水平的提高將會極大地促進教學管理水平的提高，因此新形勢下檔案管理信息化是促進中職學校管理現代化的必然選擇，加快檔案信息化建設對提高中職學校檔案管理水平具有重要意義。

2.檔案信息化管理可以滿足中職學校檔案管理方式的創新需求

傳統的中職學校檔案管理方式較為落后，主要是檔案管理人員利用手工操作方式開展管理工作，難以提升檔案管理效率。檔案信息化建設可以創新中等職業學校檔案管理方式，提升中職學校的檔案管理工作質量，逐漸創新檔案管理體系，滿足中職學校檔案管理工作需求，真正意義上實現檔案信息數據共享，提升檔案信息的利用效率。

二、中職學校檔案管理存在的問題

1.管理者對檔案管理重要性認識缺失

中職學校本身就在教育師資力量、招收生源質量、教學科研水平等方面，存在著弱勢。中職學校管理者往往更加重視招生、就業等方面的工作，忽略學校的檔案管理工作。部分中職學校管理者認為檔案工作就是一項“面子工程”，是可有可無的資料整理。它既沒有什么經濟效益，也沒有什么工作業績，因此將檔案工作的性質變得附屬化、淡薄化。加之檔案管理者的專業程度偏低，規范化管理意識淡薄，造成了對檔案管理工作的重要性未能形成共識。

2.檔案管理制度有待完善

在實際檔案管理工作中可以看出，部分中職學校并沒有制定檔案管理制度。盡管有些中職學校制定了檔案管理制度，但是管理制度的可操作性不強。首先，檔案管理手段較為落后，在檔案管理人員的實際工作中往往只能運用手工操作，進行資料、文書的整理、歸檔、完善工作。其次，檔案管理制度難以落實。部分檔案管理工作人員，因查閱不便就不愿意提供檔案借閱;部分檔案管理工作人員把檔案材料隨意擺放，整體秩序較為雜亂;部分檔案歸檔登記后，沒有按工作流程進行統一的登記管理，導致一些檔案材料丟失。

3.檔案管理工作人員素質有待提升

中職學校檔案管理人員素質的提高是實現檔案管理規范與創新的根本所在。但當前，中職學校對于檔案管理人員素質的提升不夠重視，導致檔案管理專職人員較少，年齡偏大，人員素質不高，專業不合理，且存在工作積極性不高等問題。尤其是檔案管理中信息化人才嚴重缺乏，缺少檔案專業和信息技術專業科班出身的人員，有些對檔案業務精通的人員不懂計算機等信息化技術，對信息化技術熟悉的人員又是檔案業務的門外漢。同時，相當多的檔案管理人員非檔案專業出身，缺乏基礎的檔案知識和信息化相關知識。此外，中職學校專業的檔案管理人員不多，特別是既懂檔案管理又懂計算機的人員更少，這些問題嚴重影響了中職學校檔案管理事業的發展。

三、基于信息化的中職學校檔案管理規范與創新的策略

在科學技術不斷發展的今天，各種各樣的信息技術被應用于學校管理中。中職學校也應跟隨時代發展步伐，轉變管理意識，加強信息技術在各項管理工作中的有效應用，充分發揮信息技術的價值，提升檔案管理效率，促進中職學校的不斷發展。

1.完善檔案管理相關制度內容

中職學校檔案管理信息化建設，需要有全面的檔案管理制度作為基礎支撐，保證檔案管理工作效率與質量，減少其中存在的各類管理問題，提升檔案管理信息化建設水平。首先，中職學校需科學制定檔案管理制度。中職學校要結合國家相關檔案管理規定，根據學校情況制定相應的管理制度，明確檔案管理相關職責，落實責任到人，確保各司其職，避免管理疏漏，形成完整的管理體系，提升檔案管理的工作效率，為學校發展奠定基礎。其次，中職學校檔案管理信息化建設部門需要對內部進行協調，建設電子數據庫，并且在電子數據庫中安裝各類病毒防控軟件，進而提升檔案管理信息化建設體系的安全性。最后，中職學校檔案管理部門需要制定信息資源管理制度。隨著現代信息技術的應用越來越廣泛，中職學校檔案管理部門需要制定信息資源管理制度，實現管理過程的現代化、科學化、準確化。中職學校檔案管理部門要積極構建網絡化的檔案管理制度，提升各個環節管理的準確性。在收集資料階段，需進行多次審核;在整理階段，需按照檔案內容進行分類和排序，逐步完善檔案信息;在匯總階段，需查缺補漏，做好整合;在歸檔階段，應將檔案歸檔至準確位置，避免胡亂放置，要注意檔案保密性。通過完善檔案管理相關制度，中職學校檔案管理會更加科學化和合理化，為學校的建設和發展提供更多幫助。

2.構建在線服務平臺，提升信息化檔案管理效率

（1）構建數據管理平臺，加強電子檔案管理。中職學校檔案管理部門應提升對電子檔案管理的重視度，建立電子檔案數據管理平臺，以此為中心，整合檔案資源，逐漸組建成為電子檔案數據管理平臺，通過運營管理，為師生提供便捷服務。數據管理平臺可以設置在檔案室內，線上、線下集中管理電子檔案數據，高效整合檔案資源信息，結合信息保密程度設置權限，針對不同人群及崗位職務等分配權限，為師生提供查詢服務，在實現資源共享的同時增強信息保密性，提升檔案管理的水平。要設立檔案管理在線服務專欄，體現服務高效性，師生通過用戶端可以在線查找資料，快速獲取信息，提升檔案利用率。檔案管理工作人員應耐心向師生講解在線服務使用方法，提升服務意識，積極主動工作，明確服務方向，提升檔案管理質量。為實現高效檔案管理目標，需加強檔案管理創新化與規范化研究，探索有效的管理方式，分析檔案管理存在的問題，因地制宜，采取有效的管理方法，積極探索科學管理模式，創造良好管理條件，從而推進中職學校檔案管理規范化建設進程，加快創新化變革。

（2）建立學校檔案管理網頁，充分發揮網絡應用價值。中職學校在互聯網平臺上可以設置線上檔案管理網站，為師生提供網絡服務。要結合學校豐富的資源，在網站中設置檔案管理專門網頁，對各項數據信息進行綜合整理，構建檔案管理局域網絡，使校園網站內容與檔案管理室相連接，在網上可以直接查找檔案資料，了解檔案內容，提升檔案使用效率，為師生提供便利的在線服務。

3.完善電子檔案收集、整理、歸檔等管理工作

完善電子檔案管理相關工作，需要在收集階段著手，提升資料的準確度。電子文件收集方式與紙質版檔案收集方式有所差別，需按照不同類型進行收集與整理。如在紙質版檔案收集過程中，草稿文件需收錄其中，使其在日后資料檢索及溯源中發揮參考作用。因草稿文件并無正式文件功能，電子版檔案管理則不收錄草稿文件。草稿文件作為輔助性資料，紙質版與電子版資料相結合，才能夠更全面地呈現檔案數據。因此，在收集與整理檔案內容時，需注意電子文件與紙質文件的整合與復制，避免因其中一種資料的丟失導致資料不完整。在檔案歸檔階段，管理人員需確定電子文件的屬性，將電子文件由存儲器復制至脫機可運行的儲存載體之中，保障資料可長期保存。如需采用儲存載體進行電子文件的傳遞，則需要應用輔助性工具，雙重備份電子文件，形成紙張備份以及電子光盤備份，分別管理，避免重要資料的丟失。現階段，為便于檔案的保管與使用，中職學校檔案管理一般分為兩種形式，一種由相應的檔案管理部門統一進行保管，一種由相關管理部門保管。為保障電子檔案真實、準確，避免被人惡意篡改，在歸檔時應嚴格按照相應的文件格式存儲，文檔格式采用txt或doc，數據采用dbf，圖像采用jpg等格式。在歸檔文件時，需嚴格按照電子文件的運行要求操作，避免錯誤操作。

4.培養檔案管理人員專業能力

中職學校檔案管理工作應配備專職人員，提升檔案管理人員專業素養，提高其熟練運用信息技術的能力。首先，要提高檔案管理人員信息技術的能力。中職學校檔案管理人員應不斷學習信息技術知識，提升對檔案管理信息化建設的重視度，利用信息化的技術手段對檔案進行有效的管理，能夠在信息化條件下熟練操作檔案收集、錄入、整理，把傳統的檔案管理與信息化檔案管理相結合，更好地為中職學校服務。其次，培養檔案管理人員的保密與安全意識。中職學校檔案管理中會涉及到個人信息及工作信息，檔案管理人員應設立查詢權限，注重資料保密性。中職學校要培養檔案管理人員良好的職業道德，增強檔案管理人員檔案事業心和責任感，絕不讓一份該歸檔的材料漏歸檔，也絕不讓一份虛假材料進入檔案。最后，要加強檔案管理人員專業培訓。中職學校要建立良好的培訓機制，定期對檔案管理人員進行培訓，通過講座、知識小競賽等形式對檔案管理的新政策、新制度進行學習。同時，中職學校不但要增加檔案管理人員業務知識的培訓，提高其綜合分析能力，還要加強檔案管理人員計算機基礎知識和檔案管理系統知識的培訓，努力使中職學校檔案管理人員成為既掌握檔案業務知識，又熟悉計算機管理技術的復合型人才。

四、結語

綜上所述，檔案管理是中職學校管理工作的重要內容，在中職學校的發展過程中起著至關重要的作用。在信息化背景下，中職學校應重視檔案管理的規范與創新，規范檔案管理制度，以信息技術為媒介，構建在線服務平臺，提升信息化檔案管理效率，完善電子檔案收集、整理、歸檔等管理工作，提升檔案管理人員專業能力和素養，促進檔案管理水平的不斷提升。

參考文獻：

[1]方麗真.檔案管理視域下心理健康服務需求研究——以K省公辦中職學校教師為例[J].福建教育學院學報，2020（06）.

[2]蘇洪鋒.中職學校檔案管理的規范創新與信息化建設探討[J].黑龍江檔案，2020（03）.

[3]王曉華.學校檔案管理的規范創新與信息化建設探討[J].統計與管理，2013（04）.

[4]張冉.中職學校檔案管理信息化建設路徑研究[J].開封教育學院學報，2019（09）.

[5]姜家松.分析中職學校檔案管理的規范創新與信息化建設[J].傳媒論壇，2019（17）.

[6]蔡麗珊.中等職業學校頂崗實習檔案管理體系的構建研究[D].廣東技術師范大學，2019.

[7]張玉軍.實現中職學校檔案管理規范創新及信息化建設的途徑[J].檔案天地，2014（11）.

Research on the Standardization and Innovation of Archives Management in Secondary Vocational

Schools Based on Informatization

Ma Conglin

（Qingdao Gaoxin Vocational School， Shandong Province， Qingdao 266101， China）

Abstract： File management is an important part of teaching management in secondary vocational schools，it is an important data support in the management and operation of secondary vocational schools. The rapid development of information technology not only brings opportunities but also many challenges to archives informatization. How to resolve the challenges encountered in the standardization and innovation of archives management in secondary vocational schools has become an important research topic for archives managers. This paper expounds the significance of archives management standardization and innovation in secondary vocational schools based on informatization， and discusses the strategies of archives management standardization and innovation in secondary vocational schools， in order to improve the informatization level of archives management in secondary vocational schools and promote the steady development of secondary vocational education.

Key words： secondary vocational school; archives management; standard; innovation; promotion of information technology