大數據時代高校資產管理優化策略探索

楊 娟

（蘇州農業職業技術學院 江蘇 蘇州 215008）

擁有眾多資產的高校，需要花費額外的時間來進行資產管理，在實際工作中容易降低工作效率，我們可以通過分析資產管理的規律性，達到內部優化的管理效果。將大數據技術應用到資產管理中，將資產以數據形式進行管理，能夠降低管理難度，提升資產管理效率。考慮到部分高校對于大數據技術和資產管理融合理解不到位，本文對其展開系統性研究。

一、將大數據技術和高校資產管理相互結合的價值

我國眾多高校存在資產管理難的現實問題，產生這種情況主要是高校發展與歷史遺留的雙重因素。我國高校在正式進入跨越式大規模發展之前，通過不斷積累，讓高校獲得了一定數量的固定資產。近些年，隨著各行業快速發展，對于人才的需求與日俱增，這讓高校需要更多資源用于培養人才。但高校的資產來源相對匱乏，對于國家下撥的補助經費過度依賴。同時，高校也因為缺少詳細管理手段，造成固定資產難以得到高效管理，從而造成資產閑置的現實問題。這兩個問題互為矛盾，阻礙高校進一步發展。大數據技術快速處理問題的良好優點，在多個行業獲得優異改革效果，也可以成為高校資產管理中的有效工具。

把大數據技術應用在高校資產管理中，可以讓以往通過紙質資料記錄資產的管理方式，轉化成數字信息新型模式，進而讓高校在資產管理方面可以得到信息化升級，開辟資產改革的全新道路。比如，大數據技術可以有效解決因缺少詳細規劃造成的采購教學設備預算申報無計劃問題。這主要是多數高校采購教學設備時，使用校企考察方式制定相應采購方案，不僅會嚴重浪費人力物力，在方案制定中很容易忽略高校實際需求，進而在設備采購中造成過多資源浪費。大數據技術可以把高校資產采購保持全程透明化，并和資產管理平臺相互結合，完成預算申報、售后等多種工作。而且，高校在應用大數據技術管理資產后，也可以穩定提升管理決策效果，從而高效處理資產采購信息，提升資產應用質量。

二、高校資產管理中存在的問題

（一）對于資產管理認識一般

雖然以大數據技術為代表的科學技術，已經廣泛應用于各個領域，如高校在教學與學生管理方面已經逐步將大數據技術應用到其中，但是，在對資產管理理解上卻存在偏差，無法將其和大數據技術充分結合，仍然采用以往人工管理模式進行資產管理。盡管該方法的確可以對資產真實情況有準確了解，但是消耗過多人力物力，難以有效提升管理效率，是這種方法的弊端。所以要對高校管理人員改變現有資產管理理念，才是穩定提升高校資產管理質量的第一步。

（二）管理規劃缺少一致性

我國多數高校在多年發展中，校內各部門已全然成熟，各部門分別負責處理各自校內事務。例如財務部門負責高校資金使用管理、圖書部門負責校內圖書采購、借閱等事項，為方便部門內工作交流，各部門會在部門內部建立管理系統，但是校內的部門之間卻沒有有效信息交流，會存在數據統計方面的信息差錯。如在高校資產管理方面，多數高校都繼續使用本校原有的財務管理系統，并沒有根據高校資產情況構建專屬管理系統，造成資產在管理方面產生偏差、資產缺少明確去向等諸多實際問題。而且，高校內部對于資產管理的權責問題也沒有一致規劃，不同部門的管理權責較為模糊，甚至一些管理內容存在無人受理的問題，一旦出現資產問題，無法對任何部門或個人追責，大幅度降低管理資產的效果。

（三）重復采購資產情況比較嚴重

高校由多個部門構成，各部門都有或多或少的采購需求，若部門需要頻繁使用某一類設備，會在采購資產時額外增加數量，就會造成比較常見的資產重復采購現象。而有的部門偶爾使用某一類設備，原本可以到其他部門借用，減少資產過量采購。但是不少部門為減少繁瑣的借用流程，方便自己使用，在采購資產時便會將自己部門使用頻率較低的設備一并上報。可當這些設備真正使用時，不僅使用頻率低、養護效果一般，更會因為長期閑置而縮短設備使用壽命，影響其使用效果。于是在下一次的資產采購中，又會提出更新設備的需求，這就造成了資產重復采購問題十分突出，造成高校資產嚴重冗余，影響高校資金正常運轉。

（四）審計監督質量有待提升

在采購資產后，高校根據部門的配置需求，將資產發放至申請部門，通常情況下，應對部門使用資產情況進行詳細記錄，避免人為損壞。但多數高校對于資產領用之后的審計監督工作不到位，資產監管大部分僅關注采購階段，各部門資產領用之后，監督薄弱。雖然這種監管狀態可以對資產管理起到一定幫助，但是從長期分析，高校眾多資產會在這種不負責任的審計監督中逐漸喪失其使用價值，對于高校長遠發展極為不利。

（五）缺少對資產進行管理的數據平臺

將資產管理下放至財務部門，由財務管理系統統一負責，在一定程度上難以顯現高校資產的真實情況，對于實際使用情況難以有效分析。高校建立自己的資產管理平臺有一定難度，更別說是將大數據技術融入到資產管理平臺中。因為基于大數據技術的管理平臺會存在一定的安全隱患，尤其是高校的部分資產信息，有一定保密價值，會涉及到學校內部許多問題。如果被不法分子攻破管理平臺，將資產信息泄露，高校會遭受難以估計的損失，針對高校的數據管理仍欠缺一定安全性，在未來仍需要不斷改善。

三、大數據時代下高校資產管理優化的策略分析

（一）提升資產管理認識程度

我國正處于大數據技術帶來生活便利的革新時代，所有高校都應該認識到大數據技術對資產管理的巨大作用。高校需要加強信息化技術的應用，用大數據技術來管理校內資產工作，提高資產管理重要性，讓所有人都意識到資產管理不容馬虎。這不僅涉及到資金使用等問題，對于高校未來發展也存在一定影響。針對這種情況，可以借助派發資料、在校內召開有關資產的教育活動，讓資產管理可以用更為柔和的方式得到所有教職工的認可，讓校內教職工在短時間內理解資產管理的價值，引導教職工在對資產管理時承擔監督員的角色，避免資產被不法分子侵吞或占用。而且，在展開管理宣傳工作的同時，可以從教師群體中篩選出擁有計算機專業技術，對于資產管理有一定了解的技術人員，讓其參與到資產管理當中。高校逐步培養資產管理人才，在未來，不但可以參與到高校的管理工作，也可以獨立解決資產中涉及到的各種問題，降低資產管理風險，為高校以后發展打好基礎，推動提升高校綜合實力，切實落實好資產管理相關工作。

（二）構建完善管理結構

高校日常運營需要嚴格落實相關規定，并考慮當前遇到的實際問題和高校現有運營真實情況，建立有規劃的組織機構，構建完整管理體系，才能妥善解決未來資產管理中遇到的各類問題。高校管理需要落實統一領導，避免各個部門各自為政，影響高校未來各類制度推廣效果。對于資產管理工作，則要實現專人專項工作負責模式，從源頭上解決管理人員和其他部門的關系，避免在工作中受到其他部門的干涉，或者是“長臂管理”等現象，均不利于資產管理的有效推進。若其他高校對于組織結構擁有一定突破與創新，則可以選擇適當借鑒，并將管理理念充分學習。務必將所有工作科學分配至具體個人，同時將責任落實到個人身上，避免在高校經營中出現“踢皮球”的現象。通過構建分級管理模式，讓高校管理可以做到良性循環，所有部門受到高校最高級別的統一管理，而不同部門又保持相對獨立，降低部門之間合謀侵吞高校資產概率。在管理體系設計初期，可以將校級管理人員組織成立委員會，針對所有院校資產管理現有組織充分組合，將工作內容一并下派，保證資產管理可以由所有人共同協助，降低資產使用風險。對于資產涉及到的所有程序，例如前期需求預算、中期采購記賬、后期使用報廢等，都要以規章制度為主，對信息詳細記錄，并將其上傳至相應系統保存。通過這種方法，既可以有效提升資產管理效率，使資產應用率得到有效改善，又可以讓資產監督更為簡單化，降低管理工作難度。

（三）以共享方式應用高校資產

共享經濟已經普遍應用于社會各行各業，如共享自行車、共享充電寶。這些資源的共享使用不但方便了社會大眾，也節約了社會資源，這種方法也可以借鑒到管理高校資產應用中。針對高校采購的部分價格較高的大型設備，可以選擇各部門間的共享共用，降低重復采購對高校資金的影響。高校資產類型諸多，比如攝像機等采購成本高，除特殊部門外，其他部門使用頻率較低，如果所有部門都配備一臺攝像機，既會影響資金的有效利用，也會降低資產使用頻率。所以，可以根據大數據技術，科學分析高校所有教職工對于資產的使用情況，分析高峰期所需設備真實數量。

采購時僅需要滿足高峰期需求，即可滿足所有教職工基本工作需求，從而降低設備因重復采購造成的資金浪費。這種設備擁有較長的使用壽命，且擁有較快的更新換代速度，如果僅作為某個部門專屬資產，對于資產應用會造成一定程度浪的費。通過共享資源這種模式，讓資源可以服務于全體教職工，則能充分利用資產，在一定程度上也可以延長機器使用壽命。對于這種資產，需要由相關部門統一采購，而教職工在使用時，需要在網上提前預約，并在規定時間內及時歸還，資產管理部門還要對教職工借出、歸還詳細記錄，在歸還時還要檢查設備是否和借出保持一致，降低人為損傷概率。對于個別設備可不必在部門之間共享，可嘗試在教職工之間相互借用。但是，所有教職工都要對自己設備羅列資產清單，將其存儲于資產管理系統。在教職工需要使用某類設備時，則由資產管理部門負責和擁有該類設備的教職工進行協調，完成資產轉借，既可以讓工作更加便利，也能提升教職工之間感情，對于高校未來發展具有重要價值。

（四）強化審計監督工作

高校資產監督管理需要從始至終有效落實。無論是最初對于資產采購的需求，還是資產最后報廢處理，都需要進行詳細記錄，將涉及到的每個環節數據保留，并在每年年底或年初做好清算核查相關工作。對于資產管理部門，除基本的數據保存外，需要在確保部門擁有獨立管理權時，積極和其他部門展開密切合作，提升部門之間溝通合作能力。例如和財務部門合作，可以確保資產和賬目實現賬物相符，同時強化報銷處理工作，確保紙質信息可以和電子數據同步記錄。如果涉及校內外暫借，則要由本人向資產管理部門進行報備，完成核查后才可以借出。對于借出、歸還都要拍照記錄，將其作為數據妥善保留。定期檢查資產應用情況，判斷是否在借出時存在違章操作，是否有賬實不符等問題。如果資產在使用時被損壞，借出人或持有人都要立刻向資產管理部門講清楚損壞原因，提供照片、視頻等證明方式。同時，審計監督還要強化資產清算盤點，由專人負責，要將工作落實到具體任務上，從而確保高校資產可以得到科學使用。

（五）建設資產管理平臺

將大數據技術和資產管理平臺相互結合，需構建專業的資產管理系統。將管理平臺應用到實際作業中，可以使資產申報、轉讓等工作程序大幅度簡化，縮短審核時間，讓資產使用人員獲得更多便利，在一定程度上降低資產管理部門任務量。高校要對平臺建設有一定認知，調動可用資源對其進行投資，建設高效實用的管理系統。管理系統可以穩定提升高校資產管理效果，提高資產應用效率。高校也可以借助資產管理平臺，把資產所有運營步驟透明呈現給所有教職工，從根本上降低徇私舞弊的可能性。同時借助管理平臺，可以在短時間內整理高校所有資產，明確高校當前緊缺設備，在下次采購中完成定向采購。基于大數據技術建立的管理平臺在數據記錄中也更為多樣化，可以通過拍照方式，將資產上傳至系統中，有效降低資產核查難度，也便于教職工發現存在問題隱患資產，真正實現提升資產管理質量。

結束語：

雖然高校資產管理是一項繁瑣且復雜的任務，使用常規管理方法很難有效落實工作，但結合大數據技術應用后，可以將管理任務以數據方式高效應用，降低資產管理難度。相關管理人員應不斷提升自己綜合素質，提高大數據應用水平，為高校未來發展貢獻一份力量。