高校合同審計存在的問題及建議

魏 璐

（新疆大學 新疆 烏魯木齊 830046）

一、高校合同審計存在的問題

（一）合同的管理制度不夠完備，甚至缺失。很多高校并沒有合同管理的制度，只是依據《中華人民共和國民法典》對合同進行管理，可每個學校的情況不同，機構設置也不同，合同的管理制度不夠完備甚至缺失，使合同的簽訂無章可循。

（二）合同審核流程不清晰。合同審核流程不清晰，管理鏈條不明確，未形成流程圖。有些合同申請人到合同審核部門，審核部門說要“某某部門先審核簽字本部門再審核簽字”。合同審核流程的不清晰，導致經辦人多跑路，多趟跑等問題。

（三）合同審核的疊位和缺位問題并存。同一個合同經過不同部門的審核，有些環節需要審核兩遍甚至更多，有時不同審核部門對合同的同一條款有不同意見，讓申請人無所適從；有些風險點卻沒有審核出來，導致合同履行期間出現糾紛。

（四）合同管理的重要性宣傳力度不夠。高校從上到下對合同管理的重視程度不夠，校黨委層面對合同管理的重視和宣傳程度不夠，教職工層面對合同管理的了解程度不夠，管理部門和審核部門層面對合同審核的流程制定和更新不夠，以至于申請人認為審核合同、修改合同是在找麻煩。

（五）合同未形成制式模板。申請人和申請單位自行擬定合同，同一類型的合同不一致，這樣增加了很多重復的工作量。同時，因為合同條款措辭稍有變化，所表達的意思就有很大差別，這給合同審計增加了很多風險且降低了效率。

（六）部分合同與上位法相違背，實際情況與合同中陳述情況不一致。

（七）合同不夠完整。合同的內容沒有完整體現事實的全部內容。

（八）合同簽訂前期未經過報批。合同的可行性、可操作性未經過審批，合同未經過談判，合同簽訂未通過申請單位領導審批等。

（九）合同條款明顯失衡。有些單位作為牽頭單位，有較大話語權和霸王作風，自己制定制式合同，合同中明顯存在不平等條約，不讓對方修改。如違約條款中只約定對方違約的情況和應付賠償責任，對于自己方的違約情況及應付賠償責任只字未提。

（十）合同文本不夠規范嚴謹，文字描述出現歧義和表述不一致。如“合同中描述合同質保期為兩年，當質保期滿一年，應該……，”此處對于質保期滿一年存在是質保期結束后滿一年（3年）還是當質保生效后一年（1年）存在歧義，對合同執行存在很大爭議。合同內容前后表述不一致。有些合同自相矛盾，非常不嚴謹，如某合同關于產品的質保期前后描述不一致，前描述“貨物質保期為1年”，后描述“在兩年質保期內，發生質量問題……”。

（十一）合同的主體不明確且未經過風險識別和風險評估。學校的二級單位如學院及職能部門以二級單位名義對外簽訂合同，未經法律顧問及有關部門審核，學校層面也不知道，存在很大風險。加蓋學院或者二級單位公章，在履行過程中發生糾紛，學院或職能部門層面未必能夠處理，還要學校來解決，甚至走司法程序，造成了學校資金的流失。

（十二）未定期對合同的執行情況進行檢查，很多申請人把簽訂合同當做合同工作的結束。

（十三）合同信息化程度不夠，合同經過多部門流轉，經過多部門審批，經辦人就要把這些部門全部走一遍，有時候合同需要修改時還需要走很多遍，這極大地浪費了經辦人的時間，經辦人多次反映“流程太繁瑣，有時候領導不在還要來好幾遍”。如果合同通過信息化系統管理，合同由經辦人、經辦單位發出審核申請，按照系統內設的流程，流轉到下一環節，審批部門提出的修改意見在系統中修改好再次上傳合同就可以，最后經辦單位只需拿最終的審批表格和合同，到歸口部門蓋章簽字就好。

（十四）存在私自修改合同且不報備的情況。有些申請人和申請單位在審核合同階段，對合同文本進行了修改，但在審核通過后，基于某些原因，又將合同修改回原始合同，蓋章和簽字時如果不仔細察看，就渾水摸魚簽訂了合同。

（十五）無合同歸檔、歸口部門。合同資料凌亂，查找、使用很不方便。

（十六）合同簽訂滯后，甚至補簽合同。簽訂合同流于形式。在審核合同中發現，合同的履行期限已過，經與經辦人溝通，確認為補簽合同，目的只為付款，補簽合同存在很大風險，如果出現糾紛無任何書面制約。

（十七）簽訂補充合同或者變更合同，其中存在很大風險應引起重視。

（十八）合同所列的貨物與之前約定的貨物參數不一致。經過招投標方式采購的貨物，合同的參數與招標文件、投標文件、中標通知書不一致。

（十九）利用合同類型渾水摸魚。有些混合項目可以簽幾種合同類型，部分申請人利用這點偷梁換柱。

（二十）合同內容不夠盡善盡美，不夠完備。

（二十一）合同印章管理混亂，存在用公章簽訂合同不備案的情況。

（二十二）未追蹤合同的后續履行情況。不關注合同的后續情況。

二、對高校合同的建議

（一）高校應該根據高校自身的情況，制定一套合同管理制度，從合同提出、談判、起草、報批、簽訂、履行、監督、反饋等環節管理合同，配套具體的流程、流程圖。

（二）合同審核應形成簡明扼要的流程文字、流程圖，通過合同審核系統，讓經辦人足不出戶也能輕松辦理業務。制定統一的合同辦理流程，所有涉及單位應統一口徑，不能說法不一，應把需要攜帶的資料，包括資料名稱、所需份數都要清楚說明，在流程圖中體現，避免重復工作。

（三）明確審核部門的職責和分工是當務之急。合同缺少歸口管理部門，管理存在混亂，應確定歸口管理部門，將合同審核的責任進行劃分，歸集到相關的審核部門，落實責任。

（四）應召開合同業務宣傳會和培訓會，廣而告之合同的重要性和必要性，使全校教職工都能重視合同管理。

（五）應根據高校合同的類別，對合同進行分類，對每類合同都擬定合同模板，合同模板經過申請單位、審計單位、法務部門、管理部門等審核，根據提出的修改意見，形成模板，模板也要根據實際情況不定期更新和增加。

（六）應嚴格要求合同合法、合規、真實，這是合同的最根本原則。合同的前期資料、背景應與合同內容一致。

（七）應要求審計合同的內容完整體現事實的全部內容，包括但不限于：1.合同的背景、目的；2.合同幾方的權利、責任、義務；3.合同的期限；4.合同中提供勞務情況、資金情況；5.知識產權情況；6.合同內容保密情況；7.合同違約責任情況；8.合同爭議的解決途徑和辦法等。

（八）應明確合同簽訂前期經過報批。合同的可行性、可操作性經過審批，合同經過談判，合同簽訂通過申請單位領導審批，合同資金的來源、去向可循。

（九）保證合同公平，不能存在合同條款明顯失衡情況。

（十）合同文本規范嚴謹，文字描述不能出現歧義和表述不一致。

（十一）明確合同主體、類型進行風險評估。不能以二級單位名義對外簽訂合同，除特殊情況外，核查合同合作方是否真實存在，是否涉及官司，是否有不良記錄，不良記錄比例多少，是否存在資金鏈斷裂、資金異常波動等問題，是否是誠信合作商。對各式合同的風險點是否經過風險識別和風險評估，風險的對應措施是否在合同中體現。合同有共同的風險點，但不同類型的合同也有不同的風險：1.科研類合同，明確對方與我方具體分工、撥款或付款具體時間、工作完成的具體時間，知識產權的歸屬。2.采購類合同，收到標的物驗收合格后再付清全款。明確是否有質保金，若有質保金，質保金如何、何時結清。明確產品質保期、質保期內出現質量問題的解決辦法、質保期后出現質量問題的解決辦法。食品類采購合同應明確食品應達到的級別、質量要求等。3.培訓班類合同，落實資金等問題。4.短期勞務、服務合同，明確對方為我方提供勞務的具體合格標準，若不合格的整改時限、承擔責任等。5.房屋租賃合同，明確房屋的具體用途、能否改變用途，能否轉租，能否改變房屋構造等要求，房屋的質保金（押金）數額、退還要求、退還時間等。

（十二）合同的履行情況需要經辦單位進行跟進，不能合同簽訂就算結束。要關注時間節點，如果無法按時按要求履行合同內容要進行風險處理，特別涉及違約責任、賠償條款等內容，如無法履行條款要及時上報，緊急處理。

（十三）運用信息化系統不僅使業務更加便捷，還能監控合同的全過程，對于即將履行的步驟進行風險提示。

（十四）嚴肅問責私自修改合同且不報備的情況。最好通過信息化系統進行合同的流轉或者制定制式合同，這種情況就能減少或者避免。

（十五）應確定合同的歸檔部門，做好合同臺賬。如果做到了信息化管理合同，合同的歸檔問題也會相應輕松，只需要打印出前期資料，加蓋公章，生成合同臺賬就可，如果還未做到信息化，也應該由歸檔部門收齊合同前期、執行、后期的所有資料，留存歸檔，并做好合同臺賬。

（十六）要求合同提前簽訂，禁止補簽合同。

（十七）補充條款與原合同如有變更，應詳細表述補充的內容，還應明確變更部分以簽訂補充協議后以原合同為準還是補充條款為準，如簽訂變更合同，應詳細列明合同變更部分是如何變更，未變更部分又如何處理。合同簽訂后如果發現因錯誤重新簽訂合同或者作廢之前的合同，之前的合同和作廢的合同要收回銷毀。否則會出現管理混亂或者重復承擔責任的問題。

（十八）如果是招投標后簽訂的合同，合同的內容應該與招標文件、投標文件、中標通知書有對應關系，如果內容需要修改，也應該有修改的依據和說明，存在投標文件中約定提供高參數貨物，中標后提供低參數貨物，應仔細核對。

（十九）了解合同實質，確定最優合同類型。有些混合項目可以簽幾種合同類型，是否選擇了最合理、最適宜的合同類型，所選合同類型的依據是什么，依據是否合理。如有些項目包括施工和采購，既可以簽訂施工合同，也可以簽訂采購合同，這時候要看預算的比例、內容的側重、實施的有利條件等情況來決定選用哪種合同類型。

（二十）對不完全的內容設置兜底條款。但兜底條款不是合同必需的。

（二十一）合同印章的管理。應加強對合同印章的管理，明確加蓋學校合同的印章要經過怎樣的流程，二級單位加蓋的印章在合同簽訂中是否有效。我方合同的簽訂人是否是法人或者經過授權委托，合同的簽訂是否有單位的公章、法人或委托人的簽字，合同的要件和條款是否完畢。

（二十二）追蹤合同的后續履行情況。關注資金流向，關注每筆資金是否按合同所列內容、金額、賬戶支付，如有變更事項，是否通過審批，變更原因是否合理，變更金額、變更比例，合同性質是否有重大變化，如有上述情況應及時上報。分批次收款的要格外注意分批次收款的時間，要緊跟合同進程，不能虎頭蛇尾，造成資產流失。

結束語：

高校合同存在諸多風險點，在審計前后、審核前后都需要非常關注，將風險降低到最低程度，同時需要不斷加強學習，不斷總結經驗，才能使高校合同審計邁向新臺階。