新形勢下基層單位檔案管理標準化建設思考

陳璐

遼寧省盤錦市檔案館 遼寧 盤錦 124010

引言

對于基層單位的檔案管理來講，全面展開標準化建設，有利于決策者更好掌握單位情況，同時總結相關經驗，在實現工作調整和制定發展規劃中發揮至關重要作用。檔案的標準化可以保證管理工作順利進行，在實現檔案平臺建設基礎上，對于檔案內容通過數字化方式進行處理。此過程會面臨各種問題，根據問題制定解決措施是標準化建設的關鍵所在。

1 基層單位檔案管理標準化建設現存問題

（1）缺少完整管理制度。在基層單位持續發展下，已經基本形成系統管理制度，同時配備相應工作體系。在基層工作中，因為檔案管理屬于主要工作內容，如果管理制度存在漏洞，會導致其使用率下降。與此同時，基層單位未制定完整管理制度，缺少先進體系，同樣會阻礙標準化建設。

（2）缺少專門檔案管理機構。對于基層單位來講，如果缺少專門管理機構，即由人事機構兼職，很難保證整個檔案管理工作的有效進行，最終造成工作質量下降。與此同時，檔案工作人員不具備較強技術水平，缺少較強綜合素質，管理理念比較老舊，均無法滿足其管理需求。

（3）政府部門缺少相應投資。檔案管理屬于長期工作，加上工作內容比較復雜化，記錄事件內容比較久遠，部分檔案信息的記錄跨越時間較長，從而對檔案管理留存設備具有較高需求。因為缺少檔案管理資金投入，會導致人員配合不具有合理性；留存設備過于老舊，設施的使用年限偏長，具有較高留存價值檔案裝置會出現損壞等，均會影響檔案管理的標準化建設。

（4）檔案分類不明確?；鶎訂挝粰n案類型比較復雜化，涉及內容比較廣泛，管理人員需要按照檔案類型等影響因素進行相應歸類，而在實際工作中，檔案的分類環節均存在不同問題，通常選擇集中留存形式，使不同內容檔案混亂擺放，最終造成檔案使用存在較大困難。

（5）檔案交接失誤。通常情況下，檔案的管理人員出現人事調動時，原管理者和新工作人員出現交接問題，未完全檢查原有檔案直接交接等，均會影響后續管理工作。

（6）管理人員缺少較高專業水平。在基層單位日常工作中，大部分檔案管理工作人員并非專業人員，主要是以兼職人員為主，其整體專業技術并未滿足檔案的信息化建設標準，尤其是管理人員綜合素質方面。對于部分基層單位來講，管理人員的年齡偏大，很難掌握計算機技術內容，使其管理知識、專業技能整體下降，無法滿足檔案管理工作要求[1]。

2 檔案管理的標準化建設要求

（1）信息性。檔案管理的標準化建設需要做到和信息化協調發展，只有選擇適合信息管理模式，才能更好體現標準化價值。目前，在檔案管理的標準化建設過程，以信息化為基礎進行建設，需要滿足以下要求：借助信息技術加強檔案管理的標準化，對其管理模式進行轉變，可以不斷豐富工作內容，通過信息化技術的應用，更好實現檔案存儲和開發應用；借助標準化形式進行數據信息處理，可以提升檔案數據使用率，充分體現檔案價值盡量符合檔案決策、工作需求。

（2）規范性。規范性需要按照檔案管理科學制定管理制度，確定管理操作流程，以形成完整工作體系，利用有效措施提升管理標準水平。一方面，制定完整檔案管理制度和依據，確定管理操作方法，以信息化建設環境為基礎編制操作手冊；另一方面，強化檔案程序管理，確保各部門相互配合進行，不斷優化各項操作流程，從而確定管理工作職責，保證管理工作質量得到提升，更好解決檔案管理現存問題，避免存在任何影響因素。

（3）便利性。需要重點提升檔案使用便捷性，確保檔案管理的安全性，避免管理安全和檔案使用便利性出現矛盾，通過提升便利性，不斷發揮檔案管理的標準化價值，對此，在檔案管理的標準化建設中，需要保證其動態性，按照檔案使用持續更新檔案的管理和使用；選擇新型技術優化檔案管理的標準化，需要持續優化檔案管理的標準化，不僅需要提升業務的規范性，而且還能深入開發檔案使用方式，更好符合檔案數據的共享價值[2]。

3 基層單位檔案管理標準化建設措施

（1）加大基層檔案重視力度。需要加強檔案管理思想轉變，正確掌握檔案管理作用，思想方面掌握檔案管理重要性，積極拓展實踐活動，深入學習檔案管理的標準化作用，利用實踐操作方式轉變思想，利用強化措施進行檔案管理，加大檔案管理治安力度，聘請專業人員等強化檔案管理，保證其具有保密性和保真性，以促進檔案管理長遠發展。

（2）強化基礎檔案的安全建設。為保證檔案安全管理，單位需要及時強化檔案安全保障，避免檔案信息出現泄漏情況，單位、部門需要加強檔案管理流程監管，確保相關工作人員具有較強法制意識，強化法律教育，可以實現檔案管理的標準化建設。

（3）實現基層檔案的信息化。在資料整理時，需要以紙質類、數字類聯合管理為主，不僅可以對電子文件進行有效歸檔和管理，而且還能更好實現數字統一管理，確保文件具有真實性特點。創建相應網絡系統，全面落實數據統計工作，通過數據管理和數據查詢、共享等方式，充分發揮網絡信息技術獨特價值。

（4）加強檔案人才建設。對于基層單位來講，為了實現檔案管理標準化建設，還需要不斷加強人才建設，例如：專業功能與綜合素質提升，單位需要全面展開學習培訓，保證每位學員積極參與其中，特別注意專業技能培訓，以提升業務能力。確保每位員工堅持自身工作職責，具備較強服務意識和大局意識，保證各項工作順利展開，從而充分發揮自身價值。

4 結束語

檔案管理的標準化日益完善，然而仍然存在許多問題需要解決，致使檔案管理的信息化建設面臨困難。因此，全新發展趨勢下，根據基層單位發展狀況，按照實際需求和目標，深入分析檔案管理現存問題，同時制定科學有效對策，可以更好符合實際需求，以促進檔案管理的信息化建設，進而實現基層單位長遠發展。