OA辦公系統在多元化集團信息化管理中的應用研究

朱傳武

安徽淮海實業發展集團有限公司 安徽 淮北 235000

1 多元化集團日常管理特點

多元化集團，可以從集團的始源開始闡述。一個普通的公司，從發展主業開始，逐漸在市場競爭中占據一席之地，實力愈發壯大，于是開始兼并或重組其他相關的產品公司，來擴大生產，擴大公司規模，從而占據越來越多不同的市場份額，最后形成一個擁有多家子公司的集團，子公司分管不同業務，互相交流配合合作，最終形成一個成熟的多元化集團。多元化集團在日常的信息化管理中，有著不同于普通公司的特征。第一，手續繁雜，由于集團本身是一個龐大的組織，公司的組織架構比較復雜，各級各類領導的存在導致一個正常的流程需經過多人審批。例如一項財務支出，可能需要經手的部門就包括人事、財務、管理等部門。而利用OA辦公系統，則大大減少了人力方面的工作，在系統上直接審批，避免了資源浪費，同時也提高了工作效率。第二，多元化集團辦事效率一般較低，多個部門之間來回傳遞，問題很難得到高效解決。但是經過多元化集團信息化管理，應用OA辦公系統，在精簡辦公流程的同時，也減少了部門之間重復工作，避免工作失誤。第三，對子公司的管控不夠透徹，容易出現管理上的紕漏。如果能夠應用信息化管理手段，則能夠有效減少人工管理方面所出現的錯漏，提升工作質量。第四，各子公司有不同的信息系統平臺，資源分散，沒有辦法集中化管理。所以需要利用一個能夠將各個子公司資源進行統一管理的信息化管理平臺，能夠更好地達到資源的合理分配，達到最佳的管理效果。最后，多元化集團對信息化管理重視不夠，其主要精力還是放在了財務管理方面。

2 OA辦公系統在多元化集團信息化管理中的應用價值體現

傳統的公司將信息以紙質文件的形式存放于公司設置的資料管理部門。紙質材料之后，逐漸轉向用電腦儲存資料文件，但此時還沒有做到資料的實時互通，進行查閱或分享都比較困難。如果想要調取某一份資料，需要耗費大量的時間精力，還可能存在不同部門之間資料不互通，甚至遺失的問題，這也導致了資料保存的安全性難以得到保障。在信息科技化迅速發展的情況下，利用OA辦公系統信息溝通平臺將各種辦公信息資料電子化傳輸到平臺當中，并設置對應的密鑰或口令，相關人員通過正確的密令進行資料的查詢和使用，這不僅可以維護公司機密，還提高了工作效率，延長了資料的保存時間。

此系統還可以促進員工溝通交流，拉近彼此的距離，方便工作的順利進行，也打破了部門之間的壁壘，讓不同部門的同事能夠產生交集，便于之后的合作溝通。員工之間相處融洽，可以帶來愉悅輕松的工作氛圍，這不僅有利于提高工作效率，更能使員工全身心投入到工作當中，發揮自己的才智，為公司創造更多的價值。還可以利用子系統進行員工測試，用系統創造競爭機會，激發員工上進心，這也是提升他們專業能力的有效手段，是保障企業穩定發展的一大重要保障。

3 OA辦公系統在多元化集團企業信息化管理中的應用措施

3.1 引起企業管理者的重視

OA辦公系統是非常強有力的信息化管理手段，但此系統應用時間還不夠久，所以多元化集團對此系統的運用還不太成熟，比較缺少專業的人才，遇到系統上的問題缺乏應對經驗。這時只能靠企業自行摸索，一部分企業憑自身過硬的實力可以很好地解決問題，但另一部分新興發展起來的企業自身實力可能還不夠，很有可能無法解決系統中的問題，從而影響整個企業的正常管理。因此企業的管理者必須要對此系統格外重視，并做好人才培養，學習此系統的運用技巧，以便可以真正使用這個高科技信息軟件系統[1]。

3.2 運用系統之前提前做好規劃

不同集團所經營的業務范圍是不同的，對于系統的需求也不同。在正式將OA辦公系統投入到信息化管理當中之前，一定要先了解企業的需求，才能真正達到提高工作效率，完成信息化建設的目標。企業自身也要選擇最為合適的系統，為自己以后的發展做考慮，而不是只顧眼前需要而影響企業的發展壯大，避免因為系統的不適配而出現管理上的問題[2]。

3.3 培養專業的技術人才隊伍

多元化集團中運用科技系統的人才較少，這也就導致系統中很多高效的辦公功能沒有被開發出來，不能達到最佳的辦公效率標準。因此，企業一定要重視人才培養，招聘和引進信息化人才，將理論知識和實際操作完美結合起來，才能夠解決實際問題。

3.4 進一步完善系統內部硬件設施

辦公系統自身也有高低區分，不同的硬件設施設備，會影響整個辦公系統的應用效果。對于OA辦公系統來說，多元化集團應該在自身的計算機設備的硬件設施上進行升級和完善，最主要的是擴大儲存空間，才能維持日常的高效運轉不受影響。

3.5 高度重視日常系統維護管理

一般負責辦公系統日常維護的軟件公司，和多元化集團之間會有長期合作。軟件公司負責系統的日常維護和提供技術培訓；企業是系統的使用者，可以要求員工進行相應的學習。因為軟件公司免費的維護管理是有期限的，企業一定要與軟件公司保持良好聯系，避免出現問題卻無人解決的情況。

4 結束語

OA辦公系統在多元化集團信息化管理中擁有巨大的價值，但發揮這個價值的前提是多元化集團選擇最適合自己的系統，這樣才能保護公司機密，同時實現資源共享、提高工作效率，加強員工之間的溝通合作，便于公司的日常管理。學會相應手段來發揮出OA辦公系統全部的應用價值是十分必要的，這也是促進多元化集團能夠占據更多市場份額，提高綜合競爭力的一大重要措施保障。