湖北省科技計劃項目檔案管理現狀及對策

楊梅云 劉延濱

(湖北省科技信息研究院，湖北 武漢 430071)

0 引言

科技計劃項目檔案是指組織實施各類不同的科技計劃過程中形成的具備保存價值，應該歸檔的立項文件和資料，包括項目申報材料、專家評審材料、項目任務書、項目驗收材料等，它是科技計劃項目管理過程中各項工作的真實記錄，實施科技計劃的重要參考依據，也是一種重要的科技信息資源。為加強科技計劃項目檔案的管理，發揮其在科技項目研究中的作用，提升科技管理的規范性和效能，對科技計劃項目檔案管理的現狀與對策進行梳理與探討十分必要。

1 湖北省科技計劃項目檔案管理現狀

湖北省科技計劃項目檔案館在湖北省科技廳的委托下由湖北省科技信息研究院組織實施建設。通過對省科技廳各處室移交的科技計劃項目申報材料、評審材料、立項材料、驗收材料等紙質材料進行數字化加工、整理和保存，最大限度地確保了科技計劃項目檔案材料的完整性，形成了可追溯的痕跡，基本實現了檔案的紙質化和電子檔案規范化管理，對于提升與推動省科技計劃項目管理工作的效能起到了積極作用。

1.1 檔案設施及人員配置基本到位

湖北省科技計劃項目檔案實體館目前建有專用庫房，內置密集檔案架、空調、抽濕器、消防設施等，用于存放科技計劃項目紙質檔案。另設數字化加工室，配有電腦、打印復印機及高速掃描儀等設備，用于檔案數字化加工及查詢借閱服務。根據相關規定，各處室主要負責同志為科技計劃項目檔案管理工作的第一責任人，同時明確一名兼職檔案管理員集中管理工作中所形成的文件與材料，并定期向省科技計劃項目檔案館移交。省科技計劃項目檔案館安排專職人員具體承擔檔案的清點接收、分類整理、數字化加工、歸檔上架保存、到期報廢清查、查詢借閱服務等項工作。

1.2 檔案管理辦法與規范初步建立

為規范湖北省科技計劃項目檔案管理，湖北省科技廳依據《科學技術研究檔案管理暫行規定》《湖北省科技計劃項目管理暫行辦法(試行)》和《湖北省科技計劃項目管理規程(試行)》，制定了《湖北省科技計劃項目檔案管理辦法(試行)》，并于2013年11月正式下文到廳各處室開始執行。省科技計劃項目檔案館制定了《湖北省科技計劃項目檔案館檔案管理規范》《湖北省科技計劃項目檔案館數據加工流程》《湖北省科技計劃項目檔案館借閱管理規定》等系列日常管理規范，在工作中遵守與使用。

1.3 檔案日常管理與運轉整體順暢

根據需求，湖北省科技計劃項目檔案館不定期對湖北省科技廳各責任處室移交的科技計劃項目檔案材料進行核對接收；檔案管理人員對接收的項目材料進行清理剔重、分類著錄，切割后進行掃描形成的PDF文檔集中導入光盤，分年度長期保存；數據同時著錄入檔案管理系統；還原膠裝后的紙質檔案按年度、類別標引入庫；根據相關規定，立項的科技計劃項目檔案紙質材料保存5年，未立項項目的申報書保存1年，對于超過保管期限的科技計劃項目紙質檔案進行登記造冊后，送省保密局集中銷毀。

1.4 檔案查詢與利用功能日漸凸顯

湖北省科技計劃項目檔案館遵循“邊移交、邊加工、邊服務”的原則，及時、高效地開展科技計劃項目檔案的建設維護與對外查詢借閱服務工作，每年接待相關單位(部門)的借閱查詢均達到千余項(人次)，主要為湖北省科技廳項目立項、中期檢查、結題驗收、績效評估等科技管理環節提供旁證查考；配合省財政廳、省審計廳對項目資金的使用情況進行檢查、監督與審計；面向項目承擔單位，對其往年承擔的項目材料進行查閱利用等。

2 湖北省科技計劃項目檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理的意識有待進一步加強

科技計劃項目檔案管理雖然是科技管理工作的組織部分，但長期以來，并沒得到應有的重視。雖然此前，湖北省科技廳已經出臺了《湖北省科技計劃項目檔案管理辦法(試行)》，提出了相應的工作程序和要求，但由于沒有建立相應的監督與考評機制，在執行過程中難免會存在一定偏差。也由于科技項目管理本身所具備的特點，不同的科技計劃類別由省科技廳不同的業務處室組織實施，再加上有些科技計劃項目，執行周期較長，移交什么材料，什么時候移交材料，都由移交方自行把握，移交行為相對隨意。檔案的接收方基本處于被動狀態，致使移交、管理過程中會出現一些難以避免的問題，如：檔案管理層級、服務邊界、移交材料的完整度欠缺、移交材料時間上的滯后等。

2.2 檔案設施和人員配置需進一步優化

目前常規設備和檔案庫雖配置齊全，基本能滿足檔案管理日常的一般需要。但有些專業化設備(如高速掃描儀)使用多年，故障頻出，不能完全滿足大批量的檔案材料進行電子化掃描的需要。另外，雖然科技計劃項目檔案館目前配備了工作人員，專職從事科技計劃項目檔案的管理及服務工作，但這些人員差不多都是半路出家，幾乎沒有檔案管理的專業背景，工作的能力較為薄弱。由于沒有專業培訓的渠道與途徑，大家對檔案管理知識的了解，全憑平時在工作中摸索，缺少系統化與專業度。而又由于在實際工作中缺乏檔案管理服務的專業化知識，也難以從專業化角度對檔案管理工作的提升與優化提出合理化的建議。

2.3 檔案管理系統還不夠完善

隨著數字技術的廣泛應用，傳統的檔案工作觀念和方法已經不能完全適應檔案工作的需要，檔案信息化建設也必將成為檔案管理的一項基礎性業務工作。建館之初，檔案館曾購進通用的檔案管理系統，以期實現檔案管理的信息化，但通過一段時間的運行，對照科技計劃項目檔案管理的實際，該系統模塊并不完全契合。但由于檔案工作經費所限，無法對系統進行升級改造，由此導致了現有大部分工作仍由手工完成，耗費了相當的人力，嚴重影響了檔案管理工作的效能。

2.4 檔案資源的深度開發利用尚未起步

《湖北省科技計劃項目檔案管理辦法(試行)》明確指出，要加強項目檔案信息資源的開發使用，研究分析項目管理過程中的特點和規律，為科技計劃管理提供咨詢服務。但目前限于人力、物力、財力與能力等因素，只是實現了全省科技項目檔案管理工作的基礎功能，即對全省科技項目檔案材料進行數字化加工、歸檔，做好查詢、借閱管理服務，而將科技計劃項目檔案視作一種信息資源進行深度挖掘、開發利用，尚未起步，如何對科技計劃項目檔案進行分析、研究、挖掘，為科技管理、科研研究、企業研發提供決策參考，值得深入思考。

3 加強湖北省科技計劃項目檔案管理工作的對策

科技計劃項目檔案管理是全省科技管理的一項基礎性工作，同時科技計劃項目檔案也是一種重要的信息資源，在當下環境中，它對科技研究活動全過程軌跡的記錄還原功能不可替代，其富含的大量信息與數據作為大數據的來源之一的地位不可替代，需積極探索并用好用活檔案信息資源。

3.1 增強檔案管理意識，理順檔案工作流程

增強檔案管理意識是做好科技檔案管理工作的前提，要提升對科技計劃項目檔案重要性的認識；要進一步理順檔案的管理層級與服務邊界，明確檔案移交方與接收方的職責和任務，從源頭上保證科技計劃項目檔案的完備性，使檔案管理工作不缺位、服務不越位；根據工作實際，進一步制訂完善各類檔案管理服務制度及規范；另外，科技計劃項目檔案的管理人員也要增強檔案管理的主動作為意識，從被動接收材料變為主動收集材料，以提高檔案管理工作的效能。

3.2 完善硬件配套設施，加強檔案隊伍建設

硬件設施是檔案管理的必備基礎與支撐，每年必須保證相對固定經費的投入，建議科技管理部門將檔案工作經費納入科技項目經費的預算，每年按比例劃撥科技檔案管理經費，以保證檔案管理配套設施的建設。另外，隨著現代化管理手段在科技檔案管理上的廣泛應用，對檔案管理人員也提出了更高的執業要求，不僅需要具備檔案專業知識和業務技術，還要具備相關的現代科技能力，并且能夠將這種能力運用到工作實際中去。因此，加強檔案管理隊伍建設，是當務之急。除了適時引進專業人才，現有檔案管理人員也應在工作中不斷學習新技術，新知識，以適應工作的需要；不定期組織內部專業培訓或輪派工作人員參加檔案管理部門組織的專業化培訓與學習，也是提升素質的必要路徑。

3.3 優化檔案管理系統，推動信息整合共享

組織技術人員對現行檔案管理系統深度梳理，查擺系統在原有功能設計上存在的缺陷，在資金到位的前提下，建立科技計劃項目檔案管理系統(科技計劃項目全過程管理系統)，進一步提升檔案管理水平。同時，積極探索檔案管理系統與湖北省科技管理工作其它相關聯信息系統互聯互通的路徑。目前，湖北省科技廳已建成并已投入使用的有：科技計劃項目申報系統、網上評審系統、科技報告共享服務系統，這些系統獨立運行，有各自的特色與側重，但又都與檔案管理系統存在著某些功能與模塊的相似與交叉。如何將檔案管理系統與這幾個系統打通，有機地關聯起來，加強相關數據的整合、資源共享和功能優化，實現信息聯動，值得我們去進一步探究。

3.4 開發檔案信息資源，提升檔案利用水平

科技計劃項目檔案管理的最終目的是服務于科技工作，服務于科技生產和科技管理者。科技計劃項目檔案是科技活動的過程性記錄，包含了大量的科技信息，如科技活動的步驟，科技研究的方法，科技創新的思路等，而這些信息資源深藏原始檔案其間，只有通過開發利用才能實現其價值。要轉變長期以來檔案管理“重收藏、輕利用”的觀念，由關注檔案的載體管理逐步向關注檔案的內容管理轉變，通過對檔案材料中相關信息的采集、分析、加工、整理，進行編研，形成具有特色性、專業性的專題產品，提供給科技管理部門決策參考或者其他檔案利用者使用，使科技管理部門及檔案利用者能夠在最短的時候內直接獲得需要的信息，避免一些時間上的消耗，將更多的精力投入到科技管理與科學研究中去，也由此實現科技計劃項目檔案管理工作品質的提升。

4 結語

完善科技計劃項目檔案管理，需提高對科技計劃項目檔案管理工作重要性的認識，積極探索適宜于科技計劃項目檔案管理工作良性發展的管理體制和運行機制，最大限度地發揮科技計劃項目檔案的利用價值，使其更好地服務于全省的科技管理及科學研究工作。