試論現代企業檔案管理服務職能建設

王巍

企業檔案記述和反映了企業的經營管理、行政管理、組織管理、生產技術管理、財務審計、人事勞資以及會計及產品生產、科學技術研究、基本建設、設備儀器等重要內容，在企業生產經營活動中起著不可估量的重要作用。近年來我們進一步深入貫徹實施《檔案法》，提高依法治檔水平，在管理上下功夫，在效益上做文章，創直接經濟效益2億多元，而且還以翔實的資料性和權威的原始憑證性，解決了多起經濟糾紛，創造了良好的社會效益。企業檔案服務職能建設包括企業檔案資源建設和企業檔案人才隊伍建設兩個部分。

一、企業檔案資源建設

在我國，建立檔案館（室）的企業一般都是大中型企業，在各項生產活動中所形成的檔案也都具有數量大、種類多、專業性強等特點。企業的黨、政、科研、生產、建設、人事、財務等活動中形成的各種檔案，從載體形式上劃分，可分為紙張、照片、光盤、磁盤、錄像、錄音、可移動存儲設備等，對不同載體的檔案選擇適當的管理方法，延長檔案壽命，做好不同載體檔案的開發利用工作是十分重要的。企業檔案部門是照片、光盤、磁盤、錄像、錄音等載體檔案歸口管理部門。企業檔案部門負責本單位歸檔照片、光盤、磁盤、錄像、錄音等載體的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用;負責監督、檢查、指導本企業相關業務部門載體檔案的形成、積累和移交等工作。企業相關業務部門（企業黨建部、物資部、設備部等“以下略”）兼職檔案員，應負責本部門照片、光盤、錄像、錄音等載體檔案的形成、積累和管理，并在檔案員的指導下按檔案管理規范，完成不同載體檔案的整理與移交。企業檔案品種的單一性直接影響了檔案服務功能的充分發揮，因此應加大力度對企業檔案資源的建設和檔案結構的完善。

1.做好宣傳工作，強化歸檔意識。企業檔案部門不僅要宣傳《檔案法》等法律法規，還應加大力度，采取多種形式，加強檔案工作的的宣傳。檔案管理是一個系統工程，不僅要有一支過硬的檔案管理隊伍，而且需要全公司廣大職工特別是各級領導都具有強烈的檔案意識。我們確立了“普及檔案知識，增強全員意識，健全考核機制，發揮檔案作用”的檔案管理工作思路，把學習宣傳《檔案法》作為“三五”普法的一項重要內容，認真組織學習貫徹，對全公司職工進行《檔案法》的學習和培訓，使廣大職工普遍增強了檔案管理的法制觀念。《檔案法》修改后，又把新《檔案法》發到公司領導和中層干部以及工程技術人員手中，適時開展了《檔案法》宣傳周活動，并利用廣播、廠報、閉路電視等宣傳工具廣泛宣傳，在此基礎上，組織全公司職工檔案知識競賽。公司還將檔案管理進行指標分解，納入經濟責任制，對完成情況進行考核，有效增強了各級領導檔案管理的責任感。

2.加強制度建設，強化規范管理。我們要建立嚴格的檔案管理制度，讓企業的檔案管理做到有章可循。如文件歸檔制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案利用制度等。

3.針對利用需求，開發檔案編研。在對企業檔案信息分析的基礎上，編制各種參考資料。根據企業檔案的館（室）藏情況和用戶需要，在進行企業檔案實體整理后，將相對分散的各類企業檔案信息，通過分析、研究、篩選、提煉、匯集等方法，匯集成信息相對集中的、各種形式的企業檔案參考資料。

如我們堅持調查研究，確立實用、可行的編研課題，做好經常性的資料匯編工作，滿足企業生產經營各項管理需要。幾年來，廠里檔案管理人員自己編研或與有關部門合作完成了《生產經濟統計指標分析》、《歷年安全生產典型事故匯編》、《科研成果匯編》、《安全經濟指標分析》、《徐州發電廠志》等22種165萬字的編研材料。其中，通用性編研資料17種，深層次編研資料5種，同時還編制了檢索工具28種161冊，對生產經營等管理工作起到了較好的指導作用。如《電氣設備銘牌手冊》、《征地文件匯編》、《徐州發電廠大事記》等，都成為了管理人員日常辦公離不開的工具，深受工程技術人員的歡迎。

二、企業檔案人才隊伍的建設

事業興衰，關鍵在人。企業檔案人才隊伍建設是企業檔案服務職能建設的核心力量和成功之本。目前企業檔案人才隊伍應具有積極主動的服務意識，扎實的專業基礎理論知識，既懂檔案知識又懂業務知識。造就一支高素質、具有創新精神的企業檔案管理隊伍，是新形勢下企業檔案工作亟待解決的問題。

1.引進專業人才，嚴格控制入口關。目前，企業檔案管理人員中高學歷（大學本科以上）及取得檔案專業中級以上專業技術職務資格的很少，有的甚至還未取得檔案管理崗位資格證書，這大大阻礙了企業檔案事業進程，使其在低水平徘徊，甚至成為企業發展的“瓶頸”。

2.加強檔案人才的培訓教育。企業檔案人員隊伍整體文化素質不高，企業檔案人員要加強培訓和再教育工作。再教育的內容重點有兩項，一是檔案學理論和相關學科理論，特別是新理論、新思想和新方法的學習。二是現代信息技術教育，如網絡技術、計算機技術等。

3.建立合理有效的激勵制度。企業領導和檔案部門領導尤其要重視人才培養，要制定、創新適應時代要求的企業檔案發展的各種制度和獎懲激勵機制，以利于檔案人才的脫穎而出，并為檔案人才施展才干營造良好的工作條件和人文環境，迎接經濟全球化、信息電子化對企業檔案工作的挑戰。

4.強化檔案人員的綜合素質。①業務素質。業務素質是對企業檔案人員的基本要求。作為企業檔案管理人員，要具備系統的檔案學理論知識，熟練掌握企業檔案的收集、整理、鑒定、組卷、編目、著錄等基礎工作。同時，企業檔案管理人員還要有干練的組織管理能力和辦事能力。本人在各級領導的關心和支持下，在自己的不斷努力下，熟悉并掌握科技檔案工作所需要的業務知識，能熟練運用《神華集團公司（電力板塊）檔案管理業務手冊》對相關專業文件材料進行科學分類和整理，并能熟練運用清華紫光圖檔管理系統的各種功能，進行科技檔案管理的各種工作，圓滿完成各項工作任務。科技檔案分類科學，組卷合理。工作勤勤懇懇、任勞任怨，受到領導的好評。英語水平和計算機水平都有不同程度提高，利用業余時間較全面、系統地學習并掌握科技檔案基礎理論和專業知識，具有很高的電力科技檔案管理水平。經常在《城建檔案》、《現代企業》等期刊雜志上面發表檔案學術論文。常年訂閱《檔案學通訊》雜志，熟悉國內外本學科及主要相關學科的科學管理、技術水平、研究動態、市場信息以及發展趨勢，掌握發展前沿的狀況。 ②開創能力。企業的競爭力歸根到底在于它的科技能力，反映企業生產、科研、基建、技改等工作內容的科技檔案是企業檔案的核心。科技檔案進入市場、再次展露光芒，這其中依靠的主要是檔案管理人員的科技能力和商品經濟意識。③科技素質。企業檔案管理人員必須具備相關的科技知識和強烈的科技意識。科技檔案記述和反映本單位的基本建設、生產技術和自然科學研究等活動，要管理好它，就要熟悉科技檔案的內容，具備一定的生產方面的專業知識和理論知識是必要的。本人在工作上，負責徐州發電有限公司全公司科技檔案（電力生產、科學技術研究、基本建設、設備）收集、整理、鑒定、保管、統計、開發利用工作。工作中勤勤懇懇，任勞任怨。科技檔案收集齊全、分類科學、鑒定準確、組卷合理，熟練掌握科技檔案管理方法，既懂生產專業知識，又懂科技檔案管理知識，將兩者融會貫通，促進科技檔案工作發展。改良服務態度，努力提高查全率、查準率，使科技檔案利用者高興而來，滿意而歸。④經濟素質。企業檔案管理人員必須時刻具有經濟意識，樹立效益觀念，并努力使企業檔案部門成為一個以社會效益和經濟效益為工作目標的產業部門。

三、企業檔案信息資源的開發利用

例如2020年3月11日，本公司設備維護部電氣檢修二班班長張某到檔案室要求查閱補水泵變頻器、疏水泵變頻器、2號主變壓器安裝運行說明書等電氣檔案，檔案人員業務熟練，熟悉館藏，調卷準確、迅速，調出0402-941-021、0300-905-104、119、139等案卷12卷，張某表示非常滿意，檔案為電氣設備檢修的圓滿完成提供了有力保障。再如2020年3月11日，公司檢修公司試驗中心金屬材料所專業工程師時某為做好公司發電設備金屬技術監督工作到檔案室要求查閱公司高壓加熱器（A、B列）及疏水冷卻器的質量說明書、容器使用登記證、檢驗報告、圖紙等科技檔案，檔案人員業務熟練，熟悉館藏，調卷準確、迅速，調出0402-936-001、002、003、004等案卷4卷，時某表示非常滿意，檔案為公司發電設備金屬技術監督工作的圓滿完成提供了有力保障。又如公司順利完成國華公司對公司2017年、2018年重大技術改造及重大修理項目檢查評價工作。2020年7月，國華電力公司對公司2017年、2018年重大技術改造及重大修理項目進行檢查評價，2020年7月8日，公司設備維護部、燃料生產部各專業技術人員到檔案室借閱了2017-641-004、2018-641-006、010、098、100、101等案卷，檔案人員業務熟練，熟悉館藏，調卷準確、迅速，使公司順利完成國華公司重大項目檢查評價工作等。

（作者單位：國家能源集團江蘇公司徐州發電有限公司檔案室）