主動作為 迎接檔案工作數字轉型的挑戰
——大連市省級數字檔案館建設成效顯著

大連市檔案局 宋雪梅 尹洪旭

近年來，大連市各級檔案部門始終以習近平總書記關于檔案工作 “ 走向依法管理、走向開放、走向現代化 ” 的重要論述為根本遵循，積極貫徹落實國家檔案局和省檔案局關于數字檔案館建設的各項要求，統籌規劃、科學管理，以創建省級數字檔案館為抓手，推動全市區市縣綜合檔案館建設以數字檔案資源為核心、以數據長久和安全保存為基礎、以網絡化利用服務為目的的數字檔案館。至2020年底，大連市共有5 家區市縣綜合檔案館創建為省級數字檔案館，其中，莊河市、甘井子區和金普新區檔案館是全省唯有的三個AAAA 級數字檔案館；長海縣、中山區檔案館創建成為省AAA 級數字檔案館。大連市區市縣數字檔案館建設工作走在了全省前列。

省級數字檔案館的創建工作極大促進了區市縣綜合檔案館服務能力和現代化管理水平的提升。截至 “ 十三五 ” 期末，大連市各數字檔案館在對外提供利用中檔案數字化成果替代原文的利用率達95%以上，為全市民生檔案異地跨館查詢工作的推進奠定了數據基礎。特別是在疫情防控期間，各數字檔案館充分利用數字檔案館建設的成果，廣泛開展各種形式的網上利用服務，有效服務于中心工作、服務于民生。

一、領導重視，齊抓共管

大連市城市治理現代化的快速推進，對檔案信息化建設提出了新的要求。建設數字檔案館成為一項十分重要而又迫切的任務。

第一，市委市政府始終高度重視，給予了大力支持。2015年，大連市兩辦在《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》（大委辦發〔2015〕74 號）中要求，各地區各部門各單位要把數字化檔案館（室）建設列入信息化建設整體規劃，各級各類檔案館要按照要求完善接收、保管電子檔案的軟硬件條件，達到遼寧省數字檔案館標準。2017年6月15日，大連市人大常委會視察組對大連市實施《中華人民共和國檔案法》和《遼寧省檔案條例》情況進行了視察，明確建議要提高檔案信息化水平，把檔案信息化建設納入國民經濟社會發展規劃和 “ 智慧城市 ” 建設整體規劃，督促各區市縣政府和開放先導區管委會統籌安排推進數字檔案館和數字檔案室建設，加快推進信息技術與檔案工作深度融合，全面開展檔案信息化社會服務。分管檔案工作的市委常委、秘書長熊博力專門主持召開工作協調會，要求各區市縣將市人大常委會的建議落實整改到位；副市長溫雪瓊對各區市縣的整改情況進行了督促落實，極大推動了全市區市縣綜合檔案館信息化建設的進程。

第二，市檔案主管部門將數字檔案館建設納入全市檔案事業發展 “ 十三五 ” 規劃和全市縣級綜合檔案館業務建設評價體系。全市檔案事業發展 “ 十三五 ” 規劃明確要求，各區市縣及開放先導區檔案部門要全面啟動并完善數字檔案館（室）建設，提出不少于50%的區市縣綜合檔案館要達到AAA 級數字檔案館標準的任務指標。截至 “ 十三五 ” 期末，該任務指標圓滿完成，促進了全市檔案信息化建設水平的極大提升。市檔案局在進行全市區市縣綜合檔案館業務建設評價時，將數字檔案館建設列為重要評價指標，得到各區市縣的高度重視。2019年12月，大連市完成了2016—2018年縣級綜合檔案館業務建設評價，各區市縣檔案館因數字檔案館建設程度不一而直接拉開基礎業務建設的檔次。評價結果和整改意見直接向各區市縣黨委、政府進行了反饋，對加強數字檔案館建設提出了明確要求，成為各區市縣檔案館整改的重點內容。

第三，各區市縣積極推動地方數字檔案館建設。大部分地區已將檔案工作納入地區績效考核體系，將數字檔案館建設寫入地區信息化規劃和政府工作報告。甘井子區政府2013年—2015年共下撥540.5 萬元資金專門用于檔案信息化建設，之后每年撥付專款25 萬元用于檔案管控平臺維護和傳統載體檔案數字化，累計投入近千萬元；長海縣委、縣政府2015年—2018年累計投入資金180 余萬元；金普新區 “ 十三五 ” 期間專門投入1130余萬元用于檔案信息化建設。各區市縣綜合檔案館的檔案信息化進程不斷加快，館藏檔案數字化比例不斷增長，電子文件歸檔工作穩步推進。截至目前，全市各區市縣檔案館館藏永久檔案數字化比例已達到63.9%，其中，中山區、西崗區、甘井子區、莊河市檔案館已經達到100%，金普新區、長海縣檔案館也達到了80%以上；各區市縣綜合檔案館接收進館的檔案數字化率達到58.8%以上。

二、統籌規劃，逐步推進

數字檔案館建設是大連市檔案事業發展規劃的重要目標之一，從 “ 十一五 ” 期間的摸索嘗試，到 “ 十三五 ” 期間的推進落實，在保證檔案實體安全和信息安全的前提下，市檔案局一直著力于全市檔案信息化建設的謀篇布局，將數字檔案館建設作為檔案信息化建設的重要工作之一，有計劃、分期分批地統籌推進。

一是標準先行，目標明確。2006年率先出臺了《大連市文書檔案目錄數據交流標準（試行）》《大連市電子文件元數據管理標準（試行）》等7 個檔案信息化建設標準，做到標準先行，保證了全市檔案資料數字化操作的規范統一。2007年率先印發《關于加快全市以傳統載體保存的公文、檔案等信息資源數字化工作的意見》，提出要建成并完善大連市 “ 數字檔案館 ” ，推進全市機關 “ 數字檔案室 ” 建設，要 “ 以全市各級檔案館為依托，逐步在全市建立起區域性、分布式、多層次、規范化的各級檔案數據庫群，并通過各類信息網絡平臺實現檔案信息資源共享 ” 。

二是先行先試，示范引領。為引導各區市縣檔案館加快推進數字檔案館建設，大連市檔案館依托互聯網和全市電子政務網絡平臺，于2005年開始正式實施數字檔案館建設項目，2008年全面完成。同時，拓展數字檔案室覆蓋面，爭取大連市信息化建設專項資金支持，為市直機關和部分事業單位統一安裝檔案管理軟件，大力推進數字檔案館、室一體化建設，為全市檔案信息交換的統一規范和檔案信息資源的共建、共享奠定基礎。

在市檔案館先行先試的示范引領下，按照《遼寧省數字檔案館等級評估辦法》，各區市縣檔案館全力推進數字檔案館建設進程。截至2020年，10 個區市縣檔案館的600 萬余條民生檔案信息已經導入 “ 大連市數字檔案館 ” 檢索平臺，提高了各區市縣綜合檔案館的民生檔案利用率。大連市與杭州市開展重要檔案數據的異地備份工作，全市包括所有區市縣綜合檔案館的重要檔案異地備份數據總量達9000GB。

三是以點帶面，全面鋪開。莊河市、甘井子區檔案館率先完成 “ 省AAAA 級數字檔案館 ” 創建后，2018年6月，全省縣（市、區）數字檔案館建設現場會在我市召開，時任省檔案局局長許桂清在會上高度肯定了大連市開展數字檔案館建設的做法，與會代表現場觀摩了甘井子區數字檔案館的建設情況，展開了經驗交流，增強了兄弟檔案館的創建信心，明確了工作目標和方向。之后，長海縣、中山區和金普新區檔案館先后通過遼寧省AAA 級和AAAA 級數字檔案館評估。

省級數字檔案館的建設，使得全市各區市縣綜合檔案館的數字檔案資源更加豐富、數據更加優質，建成了婚姻檔案、下鄉知青等專題檔案數據庫，形成了一批具有各地區特色的數字檔案資源。截至2020年底，全市10 個區市縣檔案館共完成館藏紙質檔案數字化32.2 萬卷159.5 萬件，形成檔案數字化成果21302GB。在此基礎上，全市6 個縣級綜合檔案館簽訂跨館利用民生檔案協議。這既是數字檔案館創建成果的體現，也再次助推了全市各區市縣數字檔案館建設的進程。

三、主動作為，縱深發展

根據目前全市區市縣數字檔案館建設的實際情況，大連市檔案局牢固樹立以人民為中心的發展理念，將建設需求導向、利用為先的數字檔案館作為下一步工作的重點，在檔案利用服務功能的拓展和優化上下功夫，大力提升數字檔案利用效率。

第一，抓時機，把數字檔案館建設融入智慧城區規劃。主動融入發展大局，緊緊抓住智慧城區規劃建設的有利時機，借力加快區市縣數字檔案館建設進程。甘井子區抓住智慧城區改造的有利時機，主動將數字檔案館建設融入全區信息化建設和智慧城區建設的大格局，目前該館的檔案管控平臺已納入甘井子區電子外網平臺管理。莊河市數字檔案館建設納入了 “ 智慧莊河 ” 建設的整體規劃。

第二，抓弱項，完善數字檔案館建設的短板。中山區檔案館的數字化工作在全市區市縣檔案館中起步最早，但由于客觀條件所限加上信息技術的快速發展，早期購置的設施設備已落后于數字檔案館建設標準的要求，也存在著檔案信息安全隱患和風險，市檔案局及時給予技術支持和業務指導，和上級領導多次溝通協調，提高領導的關注和重視度，協助其完成設備更新和早期數據的規范統一，確保了館藏數字檔案資源的信息安全。

第三，抓突破，把數字檔案館功能向縱深發展。市檔案局不單單滿足于完成數字檔案館的創建任務，而是指導和鼓勵各區市縣走出去，向上海、杭州等檔案工作先進地區學習經驗，向本地區先行先試單位學習，進一步完善數字檔案館功能。2020年，指導金普新區建設完善管委會OA 系統與區檔案館電子檔案接收系統之間的接口模塊，目前該模塊已進入功能調試階段。該模塊的建設，對下一步全市 “ 一網通辦 ” 電子檔案管理系統的接口模塊建設，乃至全市黨政機關電子公文的歸檔，具有十分重要的實踐意義。指導中山區依據金普模式，提出OA 預歸檔庫和接口模塊的功能建設需求，進一步完善電子原文在線接收功能，最終構建全功能的數字檔案館。指導西崗區建設 “ 互聯網+民生檔案利用 ” 共享平臺，從目前試運行的情況看，基本實現了檔案館與社區的聯動，查檔人員在社區即可提交檔案利用申請。在疫情防控期間，該平臺發揮了重要作用。該平臺的建設將會對下一步全市民生檔案共享利用平臺建設起到積極推動作用。

隨著大連市政務服務、 “ 一網通辦 ” 等平臺建設的不斷優化，大連市最終將真正構建起全域 “ 數字檔案館群 ” ，讓檔案工作在大數據時代煥發生機和活力，為 “ 數字大連 ” 建設貢獻檔案力量。