高校機構知識庫在學術檔案管理中的應用

李 琴 左瑞玲 張海蕓 王 鸝

一、引言

學術檔案的概念并無權威定義，一般認為是學術活動中產生的各種成果記錄[1-3]。由于科研檔案很多具有學術性，易造成學術檔案與科研檔案混淆。學術檔案比科研檔案的范圍更廣泛，包括已經公開發表（或發布）和未公開發布（或發布）兩大類：已公開的包括期刊論文、會議論文、專著、專利說明書、學位論文（部分未公布）等；未公開的包括技術報告、實驗記錄、教案課件、學術講座ppt、講演稿件、調查分析報告、各類研究手稿等。國際上對學術檔案的收集非常重視，哈佛大學的檔案館就收藏了三百余年的學術檔案，保藏有哈佛大學歷年出版的全部書籍及其手稿，哈佛大學的教授在退休或逝世后，可將他—生的文稿交到檔案館永久保存[4]。我國對學術檔案的收藏目前還很不充分，一方面是因為機構對學術檔案的重視不夠，另一方面是學術檔案數量龐大，檔案管理部門缺少充足的人力和空間來收集、加工、整理、保存學術檔案。近些年，很多機構完成了數字檔案建設，學術檔案的收藏量已經不再受空間限制，但是受制于檔案管理制度和習慣的影響，學術檔案的收藏范圍仍舊偏小，很多有價值的學術檔案沒有進入數字檔案系統。近幾年，機構知識庫的建設已經比較普及，恰好為學術檔案的收集提供了條件。機構知識庫是收集并保存機構成員創造的知識資產的倉儲系統[5-7]。無論是已經發表的學術成果，還是研究過程中的點滴思想記錄，都可以存放到機構知識庫中，進行規范化的展示，并可與同行分享。因此，機構知識庫為學術檔案的存儲、展示、查找、應用提供了條件，這恰好彌補了檔案館收藏學術檔案不完整的缺陷。

二、高校學術檔案類別和收藏現狀

高校的學術檔案目前沒有集中收集和管理的單位，而是分散收藏在檔案館、教學管理部門、科研管理部門等不同機構中，很大一部分學術檔案僅留存在學者個人手中。隨著存儲設備老化、電腦更新、辦公室的遷移等，學者手中的學術資料往往散失，無論是紙質資料還是數字型資料，均可能永久丟失。按照學術活動的類型，學術檔案可以分為科研檔案和教學檔案兩大類。科研檔案一般保存在科研管理部門，如高校的科技處。教學檔案一般保存在教學管理部門，如教務處、研究生院。檔案館對重要的科研檔案和教學檔案都有收藏，但是對于著作、論文等很多學術檔案不進行收藏。無論檔案館、科技處、教務處、研究生院，都側重于管理檔案的收藏，側重管理過程的記錄，而非學術內容，對學術性較強的很多資料并沒有進行完整的收藏。

1.科研檔案收藏情況。科研檔案，即科學技術研究檔案，是在基礎研究、應用研究和開發研究等自然科學技術研究活動中形成的科技檔案。人文社會科學領域中所產生的一些學術研究檔案，也按照科研檔案來管理，所以本文中所說的科研項目包括人文社科領域的研究課題。按照國家科學技術委員會、國家檔案局的規定，科研檔案一般包括五類，分別產生于科研項目準備階段、項目研究階段、項目驗收階段、科技成果獎勵申報階段、科技成果推廣應用階段。每個階段的學術檔案收藏情況不同，都會有些有價值的學術檔案沒有列入收藏范圍。

（1）科研項目準備階段。檔案管理部門一般只收藏正式立項的科研項目檔案，包括申請書、任務書、委托書、開題報告、合同等文件，如國家自然科學基金項目，科研管理部門會完整留存從立項到課題結束的全部項目管理檔案。對于提交立項申請卻未批復的項目，則不存檔，很多自主開展的課題研究，雖然具有較高學術價值，對后續開展同類研究具有很強借鑒意義，但是科研管理部門并不留存。這類自主研發的項目產生的學術檔案，并無存繳的地方，機構庫的建設為這類學術檔案提供了統一的存繳和管理平臺。

（2）項目研究階段。科研項目研究階段會產生大量學術資料，都是具有重要學術價值的原始記錄，是值得收集的重要學術檔案資料，包括實驗設計、實驗過程分析、實驗報告、各種設計文件和設計圖紙、調查資料、各類圖形、數據資料等。這些學術資料大部分都沒有被檔案管理部門收藏。在各個階段產生的學術檔案中，項目研究階段散失的資料最多，而其價值往往也是最大的。因為這階段的學術檔案反映了學者們的科學研究的實踐，既有失敗的教訓也有成功的經驗，參考這些學術檔案，可以使后續相關研究少走彎路，節約研究成本與時間。

（3）項目驗收階段。驗收階段的學術檔案往往是系統的成果描述，包括項目結題報告、項目驗收報告、課題成果鑒定材料、論文、專著、專利申請材料等。項目驗收往往需要專門的機構來組織，大部分資料都會歸檔留存。有些高校是科研管理部門存檔，有些高校則是檔案館存檔。但是也有一些高校沒有留存驗收報告，只存檔了驗收表、鑒定書等程序性文件，最有學術價值的研究報告卻沒有得到系統收藏與管理。

（4）科技成果獎勵申報階段。科研成果完成后，優秀的成果往往會參加成果獎勵評審，產生成果獎勵申報材料，包括獎勵申報書、獎勵證書、專利證書等證實成果水平的學術檔案，這類檔案可以證明成果的學術層次，卻不一定能提供詳細的研究內容。這類學術檔案的收集覆蓋面往往比較完整，但是內容未必完整，證書類一般都有存檔，但是報告卻大多缺失。專利說明書在專利局可查全文，但是機構內部未必有存檔。

（5）科技成果推廣應用階段。推廣應用階段會產生應用方案、應用測試總結分析、擴大生產的設計文件、推廣實踐的工藝文件、成果轉讓合同等。這類檔案的學術性低，但是有些檔案也具有很強的學術參考價值，部分檔案會在科研管理部門存檔，有些生產相關文件會在應用單位存檔。這類檔案總體保存不系統、不完善。

2.教學檔案收藏情況。教學檔案是在教學管理、教學研究、教學實踐等教學活動中產生的各類學術記錄，包括教學大綱、教案、教學研究分析報告、課程相關調查報告、教學課件ppt、教學視頻、教學軟件等[8]。教學大綱、課程總結等文件一般保存在教務處，教案、教學課件、教學視頻、給學生準備的補充學習材料、教師在教學中的研究與思考等，則大多保留在教師個人手中。隨著新的課程開設，授課老師接受新的教學任務，很多教學相關的資料丟失，未能保留下來。

（1）教學管理過程中的檔案。教學管理過程中會產生教學大綱、教學研究課題申報總結等檔案資料。這些都具有一定的學術價值，一般由教學管理部門歸檔，資料保存比較完整。

（2）教師教學過程中的檔案。這類檔案資料包括教學課件、教案、授課經驗總結、學生學習情況調查和分析、備課過程中的資料收集整理和筆記等，這些都是教師的經驗總結，是具有較高學術價值的信息，各檔案管理部門均不收藏這類檔案，教師只能自己保存，一般兩三年后就遺失了，不能長久保存，更缺少共享和交流的便捷渠道。

三、機構知識庫收集學術檔案的方式

機構知識庫是收藏本機構內全部智力勞動成果的知識倉儲，具有重要學術價值的學術檔案是其主要的收藏內容。機構知識庫中收藏的內容大致有兩大類，一類是已經公開發表的成果，主要包括期刊論文、會議論文、專著、專利文獻；另一類是未公開發表的成果，這一類成果類型多樣，格式不一，收集比較困難，管理比較復雜。

1.公開發表成果的收集。公開發表成果收集有兩種方式，一種是通過學者自主存繳的方式來收集，這種需要學者手動編輯上傳自己的成果；二是系統自動推送方式來收集，這種方式通過出版社提供的數據進行篩選，然后推送給學者，經學者確認后入庫收藏。通過自動推送方式獲取的成果元數據更完整、更規范，而且能夠節約學者的時間，是首選的收集方式。目前，圖書館基本都采購了大量學術數據庫，可以提取本機構學者發表的大部分公開出版文獻，具備推送的數據基礎。自動推送方式收集學術檔案的難點在于數據清洗，來源于不同出版社的期刊庫、書目數據庫、文獻集成數據庫、二次文獻庫的文獻具有數據量大、數據格式不同、標引程度不同、數據重復等問題，需要極高的數據清洗水平。數據清洗后格式基本統一、重復數據去除，但是仍然存在同一作者英文名翻譯多樣、不同作者姓名縮寫相同等問題。推送到數據庫的信息仍然需要學者們的認領，才能最終完成歸檔工作。

2.未公開出版學術檔案的收集。未公開出版的學術檔案大多數掌握在學者個人手中，只能通過自存繳方式進行收集歸檔。機構知識庫最大的優勢在于對這些灰色學術檔案的收集，尤其是對學術研究過程的中間成果的收集。學術研究過程中產生的各階段記錄、分析，甚至閱讀筆記、思考隨筆、學術猜想、研究計劃等，一切具有學術價值的文檔均可存入機構知識庫。這種收集方式的重點是設計友好的系統界面，讓學者們方便快捷地填寫、上傳自己的學術檔案。有些歷史數據存在于教學成果管理系統和科研成果管理系統中，可以通過接口直接導入機構知識庫，實現統一收藏與管理。

四、高校機構知識庫對學術檔案的管理

1.建立機構庫收繳學術檔案的監督激勵機制。目前，機構知識庫的成果收繳有強制和自愿兩種，為了學術檔案收繳更完整，需要建立完善的收繳機制。由于學術成果的性質不同，可以采用強制收繳和鼓勵自愿收繳相結合的方式，對重要成果可以通過制度規定要求學者必須存繳，如專著、高級別的學術論文、國家級省部級課題相關的立項報告、結項報告、鑒定報告、獎勵申報表等。對于課題研究的中間成果、未立項的自主研究課題資料、教學課件、教學經驗總結、自制教學音視頻等學術資料，可以設置激勵機制，鼓勵學者主動存繳到機構知識庫保存。

2.堅持學術性優先原則。機構知識庫的重點是收藏學術成果，對于管理工作產生的一些程序性文檔，則主要由教學、科研、檔案等管理部門存檔。因此，判斷是否需要歸檔到機構知識庫的一條最基本原則是學術性。堅持機構知識庫的學術性原則，一是為了劃定機構知識庫和數字化檔案庫分工，防止重復收錄造成存儲和管理的資源浪費；二是為了學術成果的分享與交流。大多數管理檔案的學術共享與交流比較受限制，而機構知識庫建立的目的就是為了學術成果的收藏、分享與學術交流，因此非學術型文獻與機構庫的建設原則是背離的，如合同、協議等不屬于機構知識庫收藏的范圍。

3.實行成果分級控制和分級訪問管理。機構知識庫是共享理念下的學術資源庫，是學者進行學術交流的資源分享空間，因此機構知識庫應該是開放的。對于學者而言，有些學術成果需要暫時保密，這樣就需要對成果進行訪問分級控制。機構知識庫中學術成果開放級別可以為三級：全網開放、機構內部開放、學者本人可見。

如果不涉及國家機密，則所有成果的題錄信息應該是全網開放。對于已經公開出版的文獻，可以采用全網開放訪問全文。對于學者自存繳的學術資源，由作者設定是否保密和保密期限。對于無需保密的自存繳資源，應該全網開放，以促進學術成果的交流分享，提高學者和機構的影響力。對于需要保密的成果，可以視情況設定為機構內部開放或僅學者本人可見。

與成果的分級設置相對應，機構庫的用戶也應該設置為不同級別，可設定系統管理員、二級機構管理員、機構內部學者、機構外注冊用戶、游客等不同身份，分別賦予不同的數據訪問權限。

4.做好學術檔案應用系統開發設計工作。學術檔案收集管理的目的是為了使用，在使用中促進知識的流動與創新。機構知識庫系統的檢索、統計、分析等模塊需要根據學者需求不斷完善，并開發新的應用功能，以滿足學者對學術檔案的使用需求。

5.做好機構知識庫的宣傳推廣工作。機構知識庫建設的根本目的是為了機構內學術成果的收藏與使用，學術成果在分享中才能得以應用，在使用中其價值才能得以發揮。機構知識庫應用的前提是學者們對機構知識庫的認可，需要學者們認識到存儲自己的學術成果和分享交流的重大意義，因此宣傳推廣尤其重要。機構知識庫的宣傳推廣需要與學者建立密切聯系，機構知識庫的建設人員有限，因此需要借助新媒體力量和學者們的力量。一方面通過微信、微博、機構官網、機構報紙等媒體開展宣傳推廣；另一方面需要從每個二級機構選擇幾位有影響力的學者，聘為機構庫宣傳推廣員，借助這些學者們的學科知識背景和學術圈子，開展宣傳推廣工作。

五、結語

總之，學術檔案是具有學術價值的文獻信息資源，是學者們的智力勞動成果，具有很高的學術價值，理應得到完善的收藏，并且需要便捷的檢索和利用途徑，以發揮其學術價值。機構知識庫為學術檔案的收藏管理提供了便捷途徑，實現了與數字檔案管理系統的互補。目前機構知識庫系統一般具有強大的檢索功能和統計功能，這為學術檔案的應用提供了更多途徑。數據清洗水平的提高、成果自動推送準確度的提高、成果分級管理和訪問分級控制、新應用模塊的開發、深入的宣傳推廣，這些發展將使得學者更加認可機構知識庫。為了更好地收藏和利用學術檔案，高校和學術機構應該促進機構知識庫建設，開發和完善機構知識庫的深層次功能，為科研創新提供更好的學術信息資源保障。