機關數字檔案室建設研究

陶 冶

現代信息技術的推廣應用，對社會各個方面都產生深刻影響，直接改變了人們學習、生活和生產方式，也推動了檔案管理向數字化方向發展。數字檔案室建設成為現代檔案管理工作的有效載體，面對大數據技術的挑戰與影響，必然要全面推進數字檔案室建設，開辟機關檔案管理新方向[1]。

一、數字檔案室內涵和意義

1.數字檔案室內涵界定。數字檔案室，是機關單位履行自身職能過程中，對傳統載體的檔案資料，通過現代信息技術應用，對檔案信息的采集和整理、存儲與管理、查詢與利用過程進行數字化處理，并進行檔案信息共享[2]。作為現代信息背景中的檔案管理方式的轉型與升級，數字檔案室也是機關現代數字檔案建設和機關辦公自動化聯結的重要內容。與傳統檔案管理相比，數字檔案室建設是在系統論指導下，改革和創新檔案管理方式與手段，推動機關檔案管理向系統化、信息化、智能化方向轉變的重要路徑。

2.數字檔案室建設的作用。總體來看，機關數字檔案室建設的作用主要體現在以下四個方面。

第一，機關數字檔案室建設可以有效提高檔案的安全性。傳統檔案的主要形態是紙質載體檔案，雖然紙質檔案原始資料不易修改，具有較高真實性，但由于紙質檔案固有特性導致其內容易發生文字模糊、蟲蛀毀壞、受潮發霉、標識不清、紙質老化等問題，從而給紙質檔案造成不可逆轉的毀壞，也容易給紙質檔案利用帶來很大問題，降低紙質檔案的安全性。紙質檔案在發生火災等自然災害或人為損壞情況的時候，由于缺少相應備份而很難復原。機關檔案室的數字化建設，通過現代信息技術對檔案資料進行數字化處理并保管，通過專門的檔案管理系統對檔案資料進行本地和異地雙備份，即使遭受損壞，也可以對其進行及時恢復，從而確保檔案資料的安全性。

第二，機關數字檔案室建設可以有效提高檔案管理水平。在開展機關數字檔案室建設的時候，通過與機關原有的電子政務辦公系統的連接，對電子政務辦公系統中形成的電子文件資料進行直接存儲，將其作為電子檔案直接轉入檔案管理系統中形成數字檔案，不僅提高了機關檔案管理效率，而且也提高了機關檔案資料的真實可靠性，有效減少了因為人工操作導致的錯誤率，提高了機關檔案管理質量與水平。

第三，機關數字檔案室建設可以有效實現各類檔案整合。部分機關單位不僅有內設部門，有的機關單位還可能多處辦公，下設的二級單位分布在不同地方。如果其每個二級單位或部門都設立檔案室，對檔案資料進行歸檔，則可能導致檔案資料的重復問題，也不利于檔案使用，容易導致檔案資料的碎片化問題。通過數字檔案室建設，機關單位可以對數據庫進行統一管理，并對各個單位檔案資料進行同類合并歸檔，從而實現檔案資料的有效整合。

第四，在進行檔案資料查詢使用的時候，通過關鍵詞檢索，可以快速實現對檔案資料的查詢與利用，大大提高檔案使用效率。通過授權就能實現遠程查詢，省卻傳統檔案查詢使用繁瑣流程，同時省去檔案歸還時候的清點等繁瑣流程。

二、機關數字檔案室建設中存在的問題

近年來，機關單位對數字檔案室建設給予了一定重視，并投入了相應資源推動建設，但由于思想認識、管理機制、素質能力等原因，導致機關數字檔案室建設存在一些問題[3]，主要體現在以下幾個方面。

1.對數字檔案室建設重視程度不夠。在開展數字檔案室建設過程中，部分機關單位領導重視程度不夠。一方面，一些機關單位領導認為數字檔案室建設費時費力，而且建設成本也比較高，所以還是愿意采取傳統的檔案管理方式，短期來看省時省力。另一方面，有的機關檔案管理人員對于數字檔案室建設不夠重視，檔案管理理念比較保守，在檔案管理工作中不愿意學習和使用新的信息技術，對于數字檔案室建設不感興趣。由于對數字檔案室建設重視程度不足，導致數字檔案室軟件和硬件設施建設不配套，忽視數字檔案內容建設，從而使數字檔案室建設推進緩慢。甚至有的機關單位只重視傳統載體檔案數字化，但是對現有電子檔案管理不夠重視，也沒有建立起有效的增量電子檔案管理制度，從而導致大量的業務數據和電子文件未能及時保管；有的機關單位忽視了對業務檔案的集成管理，部分檔案利用只是停留在簡單的檔案查詢等初始使用階段，缺乏對檔案資料數據的深度挖掘和集成。

2.機關檔案管理人員現代信息素養與能力較低。機關數字化檔案建設的推進，要求必須配備熟練掌握現代信息技術與能力的專業人員，特別是對于機關單位來說，其推進數字化檔案建設的資金一般不會太多，人員信息化專業素質與技能不高，從而導致機關單位推進數字檔案室建設數量不多。有的機關單位在人員編制緊張的時候，以業務人員配置為主要方向，缺少專職檔案管理人員，只是由行政管理人員兼職擔任，兼職檔案人員身兼數職，不僅要做好檔案管理工作，還要做好單位的行政管理、保密等崗位工作；有的機關單位設有專職檔案管理人員，但往往是出于照顧因素，安排其他崗位上年齡較大、能力較弱人員從事檔案管理工作，缺乏專業檔案管理技能和專業信息素養，對于數字檔案室建設更是無從談起。總之，機關單位數字檔案室建設由于缺乏專業人員和專業素養，導致其建設較為緩慢。

3.電子文件接收與歸檔的意識較弱。電子檔案的接收和歸檔管理工作，與紙質檔案資料相比，需要更加嚴格的管理技術手段和管理措施，而且大多數機關單位在繁重業務壓力之下，對檔案管理工作重視程度不夠，搶抓強抓業務工作，從而使檔案管理人員對于檔案管理工作的業務要求在降低，未能對機關數字檔案室建設的重要性給予充分認識，不能及時開展檔案資料的歸檔工作，檔案管理和服務意識較弱，不能嚴格執行機關檔案管理要求，從而對機關數字檔案室建設產生一定阻礙作用。

三、機關數字檔案室建設的緊迫性

1.數字檔案室建設是機關檔案管理發展轉型的必然要求。機關檔案管理必然要從傳統的紙質檔案管理方式，向現代的電子檔案管理模式進行轉變，在檔案存儲方面，數字檔案單套制度已經全面推開[4]。因此，要加強對機關檔案管理的數字化轉型，就要對各類檔案進行統一管理，借助于現代信息技術推進數字檔案室建設。如果對機關數字檔案室建設重視程度不足，缺乏緊迫性認識，則可能會導致機關檔案管理水平滯后，與上級檔案管理部門、下級業務管理部門的檔案管理系統對接難度較大，出現空檔而無法推進機關檔案管理工作。

2.數字檔案室建設是機關單位推進電子辦公的現實需要。當前單位的檔案管理模式，大部分還是處于對實體檔案進行歸檔、保管、使用和移交進館階段，其所使用的檔案管理系統還是以傳統紙質檔案管理模式為主、電子檔案管理系統為輔的階段，與機關單位推進的“互聯網+政務服務”下的政府服務跨區域、跨部門、跨層級的電子政務系統是相脫節的，從而給檔案管理工作帶來較大壓力，對政務信息管理質量產生直接影響。隨著新一輪政府深化改革目標任務的完成，機關單位辦公信息化更是成為其重要工作。在機關單位辦公系統自動化要求之下，機關檔案管理數字化轉型也是必然要求，最終與機關信息化建設進行協調配合，實現系統互聯互通和資源的共享共用，而機關數字檔案室建設就成為打通兩個系統的重要方式。

四、機關數字檔案室建設的推進策略

1.加大對機關數字檔案室建設的重視程度。一定要把數字檔案室建設提升到機關檔案信息化建設的全局高度給予充分重視，特別是在數字檔案室建設涉及部門眾多、投資經費較大、建設周期較長和工作難度較大的時候，更是需要有機關單位領導給予大力支持。在推進機關數字檔案室建設過程中，必須首先爭取單位領導的高度重視，要重點加強對機關單位領導思想意識的宣傳，使機關單位領導對機關數字檔案室建設的重要性認識進行全面引導，要把機關數字檔案室建設列入本單位重要工作事項，舉全單位之力推進數字檔案室建設工作，特別是在人員、資金、物資等方面給予大力支持，把機關數字檔案室建設經費列入單位預算之中，為數字檔案室建設做好充足資源保障和支持。

2.加大機關數字檔案室建設資源投入。第一，機關數字檔案室的建設，不僅需要投入相應的人力、物力與財力，而且也需要各個業務部門的配合與支持，在建設過程中還需要相關部門提供技術保障。因此，在開展機關數字檔案室建設過程中，要積極向上級主管部門申請項目和資金支持，以項目推動機關數字檔案室建設工作。第二，在開展數字檔案室建設過程中，要積極與辦公系統對接，積極開發電子文件接收和文件歸檔管理系統，完善機關電子文件管理制度與要求，解決電子文件數據割裂的問題，在數字檔案室和辦公系統中進行無縫對接。

3.加強機關部門之間的配合與支持。機關數字檔案室建設作為一項系統工程，需要各個部門特別是業務部門的支持與配合，必須在推進建設過程中實行團隊合作。機關財務部門可以為數字檔案室建設提供相應的資金支持，信息技術部門可以為數字檔案室建設提供技術支持，業務部門可以為數字檔案室建設提供檔案資料支持。如果只是檔案管理部門在單打獨斗，則推進數字檔案室建設十分困難。因此，機關檔案管理人員必須加強對數字檔案室建設的宣傳，加強與行政部門、技術部門、業務部門的主動溝通，提高單位領導重視程度，使他們能夠為機關數字檔案室建設提供支持。

4.加強機關檔案管理人員素質與能力培訓。加強機關數字檔案室建設工作，是順應大數據時代發展要求的重要舉措，也是推進機關檔案管理向“互聯網+”方向轉變的重要途徑。在推進機關數字檔案室建設中，必須積極發揮檔案管理人員的作用，針對部分機關檔案管理人員素質與能力水平不高的問題，要注意提升機關檔案管理人員的專業技能和信息素養，對數字檔案室建設中的檔案管理人員能力作出明確要求，并與崗位職責相匹配。同時要建立人才培養和激勵機制，加強機關檔案管理人才隊伍建設，特別是可以通過各類專業技能培訓的開展，提高機關檔案管理人員對數字檔案室建設相關理論知識和技能素養的理解，提高其學習興趣，提升其數字檔案管理能力與水平。