大數(shù)據(jù)背景下的醫(yī)院檔案管理工作研究

張 蕾

一、大數(shù)據(jù)與醫(yī)院檔案管理工作的開展層次

近年來，“大數(shù)據(jù)”這一概念已經(jīng)不是新名詞了，各行各業(yè)都對行業(yè)規(guī)范與大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行融合開發(fā)。醫(yī)院檔案管理工作也是在大數(shù)據(jù)的背景下，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的開展。

一是大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作的初級階段。在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院檔案管理工作的開展首先是強(qiáng)調(diào)醫(yī)院檔案管理工作的信息化。醫(yī)院檔案的數(shù)據(jù)化是醫(yī)院檔案管理信息化的基礎(chǔ)。只有絕大多數(shù)紙質(zhì)檔案完成電子數(shù)據(jù)的錄入工作，算才完成醫(yī)院檔案管理工作信息化的初級階段，即數(shù)據(jù)錄入階段。這一階段要充分考慮工作的目的性，或者是服務(wù)傾向性，即是為了檔案數(shù)據(jù)存儲便利，還是為了醫(yī)療救治案例成體系，或者是為醫(yī)療科研提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。要根據(jù)醫(yī)院自身的特點(diǎn)，有選擇性、有傾向性地進(jìn)行醫(yī)院檔案信息分析，再進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入工作，就會達(dá)到有的放矢的效果。

二是大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作的中級階段。醫(yī)院檔案管理工作信息化的第二階段，就是要求完成對醫(yī)院電子檔案信息數(shù)據(jù)的分析與整理，這一階段要求醫(yī)院檔案管理工作人員具備檔案專業(yè)的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素養(yǎng)。醫(yī)院電子檔案信息數(shù)據(jù)的分析與整理是基于對檔案專業(yè)知識深入運(yùn)用的基礎(chǔ)之上的，它的分析與整理的科學(xué)性直接影到醫(yī)院電子檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的方向，以及醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫的利用效率，因此必須由專業(yè)人做專業(yè)事。這一階段，我們稱之為醫(yī)院檔案管理工作信息化的中級階段，即數(shù)據(jù)建庫階段。在數(shù)據(jù)建庫階段，要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的分類建設(shè)，要制定數(shù)據(jù)庫的分類標(biāo)準(zhǔn)，既要與國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相一致，又要突出醫(yī)院檔案的數(shù)據(jù)特色，將兩者統(tǒng)一起來，相互促進(jìn)。

三是大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作的高級階段。在醫(yī)院檔案管理工作信息化中，大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案管理提供技術(shù)條件，為醫(yī)院檔案管理工作的開發(fā)利用提供了技術(shù)支持。在醫(yī)院的醫(yī)療救治過程和醫(yī)療科研工作中，大數(shù)據(jù)與醫(yī)院檔案管理工作的緊密結(jié)合為醫(yī)療救治和醫(yī)療科研提供了便利。“醫(yī)院推動管理現(xiàn)代化，提升醫(yī)院的醫(yī)療水平要重視醫(yī)療檔案管理，利用電子檔案對醫(yī)院的各種信息進(jìn)行管理，進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和效率，為醫(yī)院更好地發(fā)揮救死扶傷功能，為醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。”[1]而這一階段，則是充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)為醫(yī)院檔案管理工作的開發(fā)利用提供了技術(shù)支撐，這也是大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理工作的高級階段，即數(shù)據(jù)開發(fā)階段。在數(shù)據(jù)開發(fā)階段，要重視用戶的需求反饋，做到以利用為目的，進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)開發(fā)。用戶的需求反饋，也同時為醫(yī)院特色檔案建設(shè)指明了方向，需求量大的醫(yī)院檔案信息正是該醫(yī)院檔案的優(yōu)勢所在。在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院檔案管理工作要充分利用用戶需求反饋這一渠道，將特色檔案做優(yōu)做強(qiáng)。

二、建立以大數(shù)據(jù)為依托展開醫(yī)院檔案管理工作的技術(shù)支持

醫(yī)院檔案管理工作的開展離不開大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展與支撐，因此要加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，就必須充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，要以大數(shù)據(jù)為依托，合理地、有效地展開醫(yī)院檔案管理工作。

一是加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫聯(lián)網(wǎng)建設(shè)。大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院檔案工作建設(shè)的精神實(shí)質(zhì)就是合作、交流、共贏、共享。在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院檔案管理工作要在實(shí)現(xiàn)各個醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)醫(yī)院檔案的互聯(lián)互通，利用醫(yī)院的特色檔案資源和優(yōu)勢學(xué)科建設(shè)，打造醫(yī)療救治與醫(yī)學(xué)科研領(lǐng)域中具有特色的醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫聯(lián)網(wǎng)平臺，實(shí)現(xiàn)檔案資源信息共享，實(shí)現(xiàn)跨院區(qū)的檔案信息資源共享，面向社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。但是，目前在全國范圍內(nèi)尚未形成跨院區(qū)、多平臺的醫(yī)院檔案信息共享平臺。一方面是因?yàn)樵诩夹g(shù)上實(shí)現(xiàn)跨平臺、跨數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)的成本較高，缺少國內(nèi)統(tǒng)一的醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與數(shù)據(jù)庫建設(shè)規(guī)劃，這就使得各自醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫建成后，并不能夠?qū)崿F(xiàn)聯(lián)網(wǎng)共享，必須以各自的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案信息的檢索與查詢，加大了檢索信息的難度。另一方面，各醫(yī)院在檔案管理工作中，并不都是堅(jiān)持合作、交流、共贏、共享的理念，并不開放優(yōu)勢領(lǐng)域的科研成果，以達(dá)到“壟斷”的絕對優(yōu)勢地位，從而打造學(xué)科建設(shè)的帶頭領(lǐng)軍目標(biāo)，這就造成醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫聯(lián)網(wǎng)建設(shè)在實(shí)際工作中困難重重。建議建設(shè)醫(yī)院檔案信息一體化的大數(shù)據(jù)平臺，形成國家、省、市、縣四級互聯(lián)的網(wǎng)站群，在群中任意一個節(jié)點(diǎn)，都可以訪問到整個網(wǎng)站群中的所有數(shù)字化醫(yī)院檔案信息資源，達(dá)到資源的最大化共享利用。

二是建立面向醫(yī)療科研的檔案信息數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)。在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中，醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)必須面向醫(yī)療科研群體，為其提供專業(yè)的檔案信息數(shù)據(jù)服務(wù)。這就要求醫(yī)院檔案管理工作人員必須學(xué)會運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，通過醫(yī)院開發(fā)的數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)對醫(yī)療科研所需要的檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，從而為醫(yī)療科研服務(wù)。醫(yī)院檔案管理人員可以使用戶在海量的信息數(shù)據(jù)中挖掘到某一領(lǐng)域中專門的數(shù)據(jù)以及醫(yī)療方案的實(shí)踐案例，為醫(yī)療科研理論創(chuàng)新提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，做到對醫(yī)院檔案信息資源有效的開發(fā)利用。如今數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)已經(jīng)相對成熟，可以與相關(guān)公司合作，購置面向醫(yī)院檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)挖掘軟件，達(dá)到對醫(yī)院檔案信息資源的有效開發(fā)利用。同時，要搭建醫(yī)院檔案信息資源庫大數(shù)據(jù)平臺，并結(jié)合資源庫的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行搜索平臺的搭建。搜索平臺可提供全文檢索、分類檢索、搜索問題提示、搜索結(jié)構(gòu)評價、拼音搜索、智能糾錯、自然語言翻譯等多種搜索模式。為了方便對醫(yī)院檔案信息資源的搜索利用，醫(yī)院檔案信息資源庫大數(shù)據(jù)平臺配合醫(yī)療科研體系建設(shè)，建立中英文對照搜索。用戶在輸入查詢內(nèi)容時，可以輸入多國語言的檢索條件，并使用AND、OR、NOT等邏輯關(guān)系。檢索結(jié)果中可以同時顯示多國語言記錄，搭配多國語言同義詞庫，可以通過單一語言條件，得到多國語言檢索結(jié)果。

三是建立醫(yī)院檔案管理的數(shù)據(jù)安全體系。信息共享、數(shù)據(jù)共享是大數(shù)據(jù)的標(biāo)示性產(chǎn)物，但這并不與建設(shè)醫(yī)院檔案管理的數(shù)據(jù)安全體系相矛盾。因?yàn)樵诖髷?shù)據(jù)背景下，堅(jiān)持開放、全方位交流與合作，這也使得檔案信息安全成為重要的課題。醫(yī)院檔案信息資源包含了大量的個人信息，對于個人信息安全的保護(hù)是醫(yī)院檔案信息開發(fā)的基本要求。在制度與技術(shù)方面，應(yīng)該加強(qiáng)對醫(yī)院檔案信息安全方面的投入與建設(shè)。第一，要加強(qiáng)對醫(yī)院檔案管理者的安全培訓(xùn)，使其樹立保護(hù)患者隱私的安全意識。同時，要加強(qiáng)對醫(yī)院信息化相關(guān)負(fù)責(zé)人的信息安全培訓(xùn)。一方面，醫(yī)院檔案管理工作人員要樹立檔案數(shù)據(jù)安全意識；另一方面，與其相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人也要擔(dān)負(fù)起安全責(zé)任，對出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)安全問題時要能追責(zé)到人。第二，要建立醫(yī)院檔案管理工作數(shù)據(jù)安全制度，以制度約束人，以制度規(guī)范行為，才能防患于未然。第三，應(yīng)通過技術(shù)手段確保醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)資源利用信息可控，利用數(shù)據(jù)資源電子化審批程序，將數(shù)據(jù)安全風(fēng)險降到最低。“檔案管理人員要不斷對安全系統(tǒng)進(jìn)行更新與升級，有效防止檔案信息管理系統(tǒng)受到黑客與病毒的攻擊。”[2]第四，在方案設(shè)計(jì)時要充分繼承現(xiàn)有的信息安全基礎(chǔ)設(shè)施，為了避免浪費(fèi)，要將目前網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中使用的防火墻、防病毒等安全產(chǎn)品納入信息安全體系中充分使用。

三、大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理工作的決策支持

一是醫(yī)院檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)到位。領(lǐng)導(dǎo)到位是關(guān)鍵。“醫(yī)院中管理層次人員必須發(fā)揮自身的作用，能夠認(rèn)識到大數(shù)據(jù)在檔案管理中能取得較好的成效，改變頭腦中傳統(tǒng)的管理觀念，這樣才有利于帶動相關(guān)的管理人員，在實(shí)際檔案管理工作中將大數(shù)據(jù)高效地運(yùn)用其中，確保檔案管理工作得到穩(wěn)步的提高。”[3]只有醫(yī)院黨委重視，醫(yī)院檔案管理工作的數(shù)據(jù)化和信息化才能得到有力支持。醫(yī)院黨委班子應(yīng)有專門負(fù)責(zé)檔案管理的分管副院長親自指導(dǎo)檔案管理工作，一把手高度重視，既加大投入支持力度，又進(jìn)一步完善醫(yī)院檔案管理工作制度，確保醫(yī)院檔案管理工作順利開展。

二是醫(yī)院檔案管理人員編制到位。編制到位是醫(yī)院檔案管理工作開展的基本條件。編制到位，就如同給醫(yī)院檔案管理工作人員吃了個“定心丸”，使他們在從事醫(yī)院檔案管理和檔案信息數(shù)據(jù)開發(fā)過程中無后顧之憂，全身心地投入工作當(dāng)中，同時也為建立干事創(chuàng)業(yè)的激勵機(jī)制營造良好氛圍。

三是醫(yī)院檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)到位。醫(yī)院檔案管理工作，特別是醫(yī)院檔案管理的數(shù)據(jù)化、信息化和智能化，需要大量的經(jīng)費(fèi)投入，但是實(shí)際工作中各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)還是很不足的，醫(yī)院檔案管理工作普遍未受重視，是“無權(quán)無錢部門”。要在大數(shù)據(jù)背景下改善醫(yī)院檔案管理工作條件和信息化建設(shè)方式，沒有資金的投入是無法實(shí)現(xiàn)的，這就需要將醫(yī)院檔案管理工作的數(shù)據(jù)化、信息化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)列入院區(qū)的年度預(yù)算之中，只有這樣才能保證其工作的順利開展。

四是醫(yī)院檔案信息化建設(shè)設(shè)施到位。設(shè)施到位是保證。辦公用房、檔案庫房、數(shù)據(jù)庫等設(shè)施設(shè)備是醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)化、信息化工作所必需的硬件條件，只有基礎(chǔ)設(shè)施完備，才能更好地為醫(yī)院管理決策和科研提供智力支持，才能充分滿足各方的利用需求。

四、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院檔案管理工作是十分復(fù)雜的工程，要將其進(jìn)行細(xì)化分解，充分利用醫(yī)院檔案資源優(yōu)勢加強(qiáng)信息化建設(shè)。而在信息化建設(shè)中，大數(shù)據(jù)只是技術(shù)支持，根本動力還在于醫(yī)院管理層的決策支持。因此，大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理工作的核心要義就是技術(shù)支持與決策支持相統(tǒng)一，兩者缺一不可。只有共同發(fā)力，才能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的信息化、數(shù)據(jù)化與智能化。