大數據背景下的醫院檔案管理工作研究

張 蕾

一、大數據與醫院檔案管理工作的開展層次

近年來，“大數據”這一概念已經不是新名詞了，各行各業都對行業規范與大數據技術進行融合開發。醫院檔案管理工作也是在大數據的背景下，加強醫院檔案管理工作的開展。

一是大數據技術應用于醫院檔案管理工作的初級階段。在大數據背景下，醫院檔案管理工作的開展首先是強調醫院檔案管理工作的信息化。醫院檔案的數據化是醫院檔案管理信息化的基礎。只有絕大多數紙質檔案完成電子數據的錄入工作，算才完成醫院檔案管理工作信息化的初級階段，即數據錄入階段。這一階段要充分考慮工作的目的性，或者是服務傾向性，即是為了檔案數據存儲便利，還是為了醫療救治案例成體系，或者是為醫療科研提供基礎數據。要根據醫院自身的特點，有選擇性、有傾向性地進行醫院檔案信息分析，再進行數據錄入工作，就會達到有的放矢的效果。

二是大數據技術應用于醫院檔案管理工作的中級階段。醫院檔案管理工作信息化的第二階段，就是要求完成對醫院電子檔案信息數據的分析與整理，這一階段要求醫院檔案管理工作人員具備檔案專業的業務能力和專業素養。醫院電子檔案信息數據的分析與整理是基于對檔案專業知識深入運用的基礎之上的，它的分析與整理的科學性直接影到醫院電子檔案信息數據庫建設的方向，以及醫院檔案信息數據庫的利用效率，因此必須由專業人做專業事。這一階段，我們稱之為醫院檔案管理工作信息化的中級階段，即數據建庫階段。在數據建庫階段，要加強數據庫的分類建設，要制定數據庫的分類標準，既要與國家標準、行業標準相一致，又要突出醫院檔案的數據特色，將兩者統一起來，相互促進。

三是大數據技術應用于醫院檔案管理工作的高級階段。在醫院檔案管理工作信息化中，大數據技術為檔案管理提供技術條件，為醫院檔案管理工作的開發利用提供了技術支持。在醫院的醫療救治過程和醫療科研工作中，大數據與醫院檔案管理工作的緊密結合為醫療救治和醫療科研提供了便利。“醫院推動管理現代化，提升醫院的醫療水平要重視醫療檔案管理，利用電子檔案對醫院的各種信息進行管理，進一步提升醫院檔案管理的質量和效率，為醫院更好地發揮救死扶傷功能，為醫院長遠發展奠定堅實的基礎。”[1]而這一階段，則是充分利用大數據技術為醫院檔案管理工作的開發利用提供了技術支撐，這也是大數據背景下醫院檔案管理工作的高級階段，即數據開發階段。在數據開發階段，要重視用戶的需求反饋，做到以利用為目的，進一步加強醫院檔案信息數據開發。用戶的需求反饋，也同時為醫院特色檔案建設指明了方向，需求量大的醫院檔案信息正是該醫院檔案的優勢所在。在大數據背景下，醫院檔案管理工作要充分利用用戶需求反饋這一渠道，將特色檔案做優做強。

二、建立以大數據為依托展開醫院檔案管理工作的技術支持

醫院檔案管理工作的開展離不開大數據技術的發展與支撐，因此要加強醫院檔案管理工作，就必須充分運用大數據技術，要以大數據為依托，合理地、有效地展開醫院檔案管理工作。

一是加強數據庫聯網建設。大數據背景下，醫院檔案工作建設的精神實質就是合作、交流、共贏、共享。在大數據背景下，醫院檔案管理工作要在實現各個醫院檔案數據庫建設的基礎上，加強醫院檔案的互聯互通，利用醫院的特色檔案資源和優勢學科建設，打造醫療救治與醫學科研領域中具有特色的醫院檔案數據庫聯網平臺，實現檔案資源信息共享，實現跨院區的檔案信息資源共享，面向社會提供優質服務。但是，目前在全國范圍內尚未形成跨院區、多平臺的醫院檔案信息共享平臺。一方面是因為在技術上實現跨平臺、跨數據庫標準的成本較高，缺少國內統一的醫院檔案數據庫建設標準與數據庫建設規劃，這就使得各自醫院檔案信息數據庫建成后，并不能夠實現聯網共享，必須以各自的標準進行檔案信息的檢索與查詢，加大了檢索信息的難度。另一方面，各醫院在檔案管理工作中，并不都是堅持合作、交流、共贏、共享的理念，并不開放優勢領域的科研成果，以達到“壟斷”的絕對優勢地位，從而打造學科建設的帶頭領軍目標，這就造成醫院檔案數據庫聯網建設在實際工作中困難重重。建議建設醫院檔案信息一體化的大數據平臺，形成國家、省、市、縣四級互聯的網站群，在群中任意一個節點，都可以訪問到整個網站群中的所有數字化醫院檔案信息資源，達到資源的最大化共享利用。

二是建立面向醫療科研的檔案信息數據挖掘系統。在醫院檔案信息化建設中，醫院檔案信息數據庫建設必須面向醫療科研群體，為其提供專業的檔案信息數據服務。這就要求醫院檔案管理工作人員必須學會運用數據挖掘技術，通過醫院開發的數據挖掘系統對醫療科研所需要的檔案信息數據進行數據挖掘，從而為醫療科研服務。醫院檔案管理人員可以使用戶在海量的信息數據中挖掘到某一領域中專門的數據以及醫療方案的實踐案例，為醫療科研理論創新提供基礎數據，做到對醫院檔案信息資源有效的開發利用。如今數據挖掘技術已經相對成熟，可以與相關公司合作，購置面向醫院檔案系統的數據挖掘軟件，達到對醫院檔案信息資源的有效開發利用。同時，要搭建醫院檔案信息資源庫大數據平臺，并結合資源庫的數據資料進行搜索平臺的搭建。搜索平臺可提供全文檢索、分類檢索、搜索問題提示、搜索結構評價、拼音搜索、智能糾錯、自然語言翻譯等多種搜索模式。為了方便對醫院檔案信息資源的搜索利用，醫院檔案信息資源庫大數據平臺配合醫療科研體系建設，建立中英文對照搜索。用戶在輸入查詢內容時，可以輸入多國語言的檢索條件，并使用AND、OR、NOT等邏輯關系。檢索結果中可以同時顯示多國語言記錄，搭配多國語言同義詞庫，可以通過單一語言條件，得到多國語言檢索結果。

三是建立醫院檔案管理的數據安全體系。信息共享、數據共享是大數據的標示性產物，但這并不與建設醫院檔案管理的數據安全體系相矛盾。因為在大數據背景下，堅持開放、全方位交流與合作，這也使得檔案信息安全成為重要的課題。醫院檔案信息資源包含了大量的個人信息，對于個人信息安全的保護是醫院檔案信息開發的基本要求。在制度與技術方面，應該加強對醫院檔案信息安全方面的投入與建設。第一，要加強對醫院檔案管理者的安全培訓，使其樹立保護患者隱私的安全意識。同時，要加強對醫院信息化相關負責人的信息安全培訓。一方面，醫院檔案管理工作人員要樹立檔案數據安全意識；另一方面，與其相關的領導或負責人也要擔負起安全責任，對出現檔案數據安全問題時要能追責到人。第二，要建立醫院檔案管理工作數據安全制度，以制度約束人，以制度規范行為，才能防患于未然。第三，應通過技術手段確保醫院檔案數據資源利用信息可控，利用數據資源電子化審批程序，將數據安全風險降到最低。“檔案管理人員要不斷對安全系統進行更新與升級，有效防止檔案信息管理系統受到黑客與病毒的攻擊。”[2]第四，在方案設計時要充分繼承現有的信息安全基礎設施，為了避免浪費，要將目前網絡系統中使用的防火墻、防病毒等安全產品納入信息安全體系中充分使用。

三、大數據背景下醫院檔案管理工作的決策支持

一是醫院檔案管理工作領導到位。領導到位是關鍵。“醫院中管理層次人員必須發揮自身的作用，能夠認識到大數據在檔案管理中能取得較好的成效，改變頭腦中傳統的管理觀念，這樣才有利于帶動相關的管理人員，在實際檔案管理工作中將大數據高效地運用其中，確保檔案管理工作得到穩步的提高。”[3]只有醫院黨委重視，醫院檔案管理工作的數據化和信息化才能得到有力支持。醫院黨委班子應有專門負責檔案管理的分管副院長親自指導檔案管理工作，一把手高度重視，既加大投入支持力度，又進一步完善醫院檔案管理工作制度，確保醫院檔案管理工作順利開展。

二是醫院檔案管理人員編制到位。編制到位是醫院檔案管理工作開展的基本條件。編制到位，就如同給醫院檔案管理工作人員吃了個“定心丸”，使他們在從事醫院檔案管理和檔案信息數據開發過程中無后顧之憂，全身心地投入工作當中，同時也為建立干事創業的激勵機制營造良好氛圍。

三是醫院檔案信息化建設經費到位。醫院檔案管理工作，特別是醫院檔案管理的數據化、信息化和智能化，需要大量的經費投入，但是實際工作中各項經費還是很不足的，醫院檔案管理工作普遍未受重視，是“無權無錢部門”。要在大數據背景下改善醫院檔案管理工作條件和信息化建設方式，沒有資金的投入是無法實現的，這就需要將醫院檔案管理工作的數據化、信息化建設所需經費列入院區的年度預算之中，只有這樣才能保證其工作的順利開展。

四是醫院檔案信息化建設設施到位。設施到位是保證。辦公用房、檔案庫房、數據庫等設施設備是醫院檔案管理數據化、信息化工作所必需的硬件條件，只有基礎設施完備，才能更好地為醫院管理決策和科研提供智力支持，才能充分滿足各方的利用需求。

四、結語

在大數據背景下，醫院檔案管理工作是十分復雜的工程，要將其進行細化分解，充分利用醫院檔案資源優勢加強信息化建設。而在信息化建設中，大數據只是技術支持，根本動力還在于醫院管理層的決策支持。因此，大數據背景下醫院檔案管理工作的核心要義就是技術支持與決策支持相統一，兩者缺一不可。只有共同發力，才能實現醫院檔案管理工作的信息化、數據化與智能化。