高校專題檔案管理策略與價值研究

周曉蕓

近年來，受政策因素及社會突發公共事件影響，高校形成了大量具有保存價值的文件資料，如巡視整改、主題教育、脫貧攻堅、疫情防控等重要事件與活動產生的與某一主題具有明確關聯性的檔案材料，我們將其歸類為“專題檔案”。專題檔案內涵較廣，是學校黨政機關、二級單位及個人在某項重要事件和活動中直接形成的文字、圖表、聲像、多媒體等不同形式且具有保存價值的檔案材料，是學校黨委及各單位作出科學決策的重要借鑒，為工作查考和編史修志提供可靠依據。因此，高校重視與建立專題檔案是健全高校檔案管理體制、突出特色檔案資源的迫切要求。

一、高校專題檔案的特性

1.緊密關聯性。不同于高校其他類別檔案，專題檔案具有內容關聯、體系完整的特性。傳統文書檔案的一個卷內檔案之間有著某方面的聯系，或是同一主題或是同一機構，但全宗內的每一案卷之間未必有著密切關聯，它們都可成為獨立的個體。然而專題檔案作為一個全宗類別，它所歸檔保存的檔案材料都是圍繞同一主題內容形成的，每一件檔案之間都有著密切的關聯性。此外，專題檔案的形成時間軸是事件（活動）開始——過程——結束的一個完整體系，與文書、教學、財會等檔案有著明顯差異，其他類別檔案沒有明確的體系，每一年度歸檔獨立內容的文件材料。

2.載體多樣性。專題檔案載體形式多樣，包括紙質、電子、照片、視頻、音頻、實物以及網頁等多媒體形式的檔案材料。相較于高校其他多以紙質、電子為主的檔案類別，專題檔案載體形式更為豐富。例如，新冠疫情專題檔案的收集范圍包括上級和本校有關疫情防控的紙質文件、有關部門下發的電子文件、疫情防控的照片視頻、師生個人原創作品的音頻、疫情期間師生捐贈的實物以及各院系利用多媒體平臺制作的抗疫網頁等等。這種多載體形式也導致專題檔案和其他檔案的管理方法有所不同。

3.管理集中性。一方面，我們將涉及某一專題的檔案材料集中保管，確保其完整與連續。例如，扶貧專題檔案會保存有關扶貧政策的上級來文、學校發文和部門發文，這些檔案之前會分散歸入每一年文書檔案下的黨群綜合和組織工作中，但在形成專題檔案后，就要求將其歸入扶貧檔案全宗之下集中管理；另一方面，同一專題檔案的不同載體檔案也要集中保管，高校應設置獨立的專題檔案室，其中配備防磁柜、展示架等檔案裝具，將專題檔案中的紙質、聲像、實物等載體檔案集中存放，便于管理和利用。

4.征集廣泛性。專題檔案有廣泛的征集對象，高校的文書、教學、基建、設備、科研等類別檔案的收集對象只針對學校的一個或幾個部門單位，然而專題檔案不僅涉及諸多部門或單位，還會涉及個人，包括教職工、學生、校友等。例如校慶專題檔案，我們除了收集各部門單位形成的通知、會議記錄、活動方案等文件材料，以及有關校慶活動的聲像材料及實物檔案，還會向師生個人及校友人士征集為校慶設計的圖標海報、創作的音樂文學作品、捐贈的實物檔案等，因此征集范圍之廣是高校專題檔案的一個難點。

5.周期不定性。一個專題檔案歸檔完成的前提是這一事件（活動）的結束，有的專題周期較短，例如一次重大活動舉辦完成，那么這一專題檔案會很快收集完整，整理歸檔。但也有一些專題周期較長，例如巡視整改專題檔案，包括前期巡視和后期整改，還有不定期的回頭看和總結階段，周期將會長達4 年左右[1]115。又如新冠疫情專題檔案，我們在建立全宗時無法預計這一專題檔案的周期，因為疫情可能會不定期地復發，完全結束時間不可預計，并且每次疫情學校都將會產生不同的應對措施和方案，形成不同內容的重要檔案。因此，專題檔案的收集歸檔周期不固定，為每個學年末或第二年初，它具有形成和歸檔的不確定性。

二、高校專題檔案的價值體現

1.服務科學決策。專題檔案是高校重大事件和重要活動的歷史記錄，更是寶貴的檔案資源，對學校的科學決策具有重要參考價值。專題檔案的體系和內容較為完整，便于集中利用。特別是在應對一些重大突發公共事件時，學校可直接檢索查閱專題檔案，作為科學決策的查考資料。例如，之前高校檔案部門保存了非典專題檔案，那么在新冠肺炎疫情爆發后，學校即可參考當時的應對方案、防控文件，迅速作出正確的決策，減少防控風險和不必要的損失，保證師生人身安全，各項工作正常運行。

2.助力檔案宣傳。專題檔案記載著學校發展進程中的重要時刻，其中不乏一些典型事例、勵志人物、重要政策和寶貴精神，它們都是檔案宣傳的重要素材。最為常見的檔案宣傳形式是檔案展覽，專題檔案的收集整理方式非常適宜將檔案成果以展覽的形式呈現，它有著明確的主題、豐富的素材以及多樣的載體形式。例如，我們常見的高校專題檔案展覽有優秀黨員事跡專題展覽、駐村扶貧事跡專題展覽、優秀科研成果專題展覽等，它們都是以專題檔案歸檔內容為素材，直接或者選取其中一個熱點部分宣傳展出，提高檔案意識和弘揚文化精神。

3.促進檔案編研。專題檔案的建立是學校開展檔案編研活動的前提和基礎，我們常見的高校編研成果有《年鑒》《大事記》《文化名人》《歷史沿革》《歷屆團代會匯編》《歷屆教代會匯編》等，若高校檔案館此前收集歸檔了名人校友專題、團代會專題、教代會專題等相關主題內容檔案，在編纂檔案成果時將會大大節省時間和人力。我們歸檔的每一個專題檔案都有可能成為日后檔案編研的選題和素材，我們歸檔的一個個專題檔案集中匯總即是學校每年大事記的參考資料。因此，專題檔案對促進高校的檔案編研工作起著重要作用。

4.挖掘特色資源。挖掘特色檔案資源是當前各高校建設文化型檔案館的目標工作之一，我們經常會去大量查找行政或黨群檔案中的相關文件，翻閱校刊校報，但最終得到的有效信息較少，常常是淺嘗輒止，沒有詳盡深入的檔案記錄，往往達不到挖掘特色資源的理想效果。以專題的形式進行檔案的收集管理，既能達到檔案收集的廣度，又能達到檔案收集的深度，這是其他類別檔案不具備的優勢。專題檔案在收集時會盡可能地擴大收集范圍，力圖使歸檔內容全面完整，這樣的檔案材料才能更加豐富，從不同角度記錄和反映這一事件和活動的主題。因此，專題檔案為挖掘高校特色檔案資源奠定了堅實基礎。

5.提升服務效能。隨著網絡技術的深入推進和檔案事業的逐步發展，人們對檔案利用有著愈加多元化的需求。以往的檔案檢索利用成果較為單一，只針對所查詢的主題內容顯示檔案檢索結果，現今利用者更需要的是直接檢索出與主題相關的所有檔案內容，他們期待在利用這一份檔案內容的同時還能了解該主題的前因后果和相關信息。例如，想要查閱教育部對學校進行本科教學審核評估的時間和相關文件，之前我們只能一條條地去檢索文書檔案目錄，且檢索到的檔案信息是分散和零散的；而我們在建立教學評估專題檔案后，可直接在該專題檔案下進行檢索，與評估相關的所有通知、會議記錄、評估方案、評估結果等文件、照片、視頻都將會一一呈現，利用者可根據需求選擇利用，從而增加檔案利用的滿意度和滿足感。因此，建立專題檔案將會為利用者提供全面的檔案服務，改善提高利用效果，提升服務效能。

三、高校專題檔案規范化管理策略

鑒于高校專題檔案具有不同于其他類別檔案的特性，應把握其形成規律，總結收集歸檔經驗，形成獨立的規范化管理策略。

1.提高專題檔案收集意識。一是要提高檔案館工作人員的檔案收集意識，提升對重要事件和活動的敏銳度。專題檔案的每個全宗并不像其他類別檔案那樣具有確定性，很多時候是突發的，因此要求檔案館工作人員要具備對專題事件、重要活動反應的敏銳度，以及確定其是否具有設立專題價值的敏感度。二是要提高學校各部門單位兼職檔案員的檔案收集意識。各部門單位的兼職檔案員是高校專題檔案收集的重要主體，各部門單位形成的材料是一個專題檔案的主要來源，兼職檔案員的檔案收集意識會決定檔案收集的完整度和質量。三是要提高個人的檔案收集意識，才能真正做到應收盡收。個人收集的檔案材料是對專題檔案的必要補充，不同于學校機關部門和二級單位，個人是沒有義務必須把與專題相關的檔案移交到學校檔案館的，因此加強專題檔案宣傳，完善專題檔案管理，才能使個人檔案意識有所提升。

2.加強專題檔案管理前置。高校專題檔案管理應做到事前參與，提前干預[2]49。特別是學校舉辦的重要活動、會議等相關專題，檔案部門是會事先知曉的，因此可以提前制定專題檔案管理方案，跟活動承辦部門及宣傳部門提前做好溝通工作，要求注意留存檔案材料并完整保存，可以在活動舉辦過程中增加視頻照片的拍攝次數，提高拍攝質量，加強重要內容的抓取。此外，對于重要的突發事件和活動，雖然不能做到檔案管理的完全前置，但依然可以在事件發生后進行及時的業務指導，明確檔案收集歸檔范圍，下發做好專題檔案收集歸檔的相關通知，要求檔案形成單位和個人保管好檔案，不得隨意刪除涉及專題內容的檔案信息、丟棄檔案實物。

3.明確專題檔案管理方案。一是制定高校專題檔案分類規則，明確檔案的分類原則和編號。專題檔案依然要堅持科學的分類原則，保持文件之間的有機聯系，便于檔案的保管和利用。同時，專題檔案應設置獨立的檔案編號規則。目前各高校沒有明確統一的編號。根據工作實踐，專題檔案可按年度—載體—部門（個人）進行編號。不同于其他檔案，專題檔案不涉及主題項和保管期限項，專題檔案的形成要素即是同一主題，而且同一主題的檔案內容極具關聯性，不易拆分設定保管期限。二是明確專題檔案收集歸檔要求，對專題檔案載體格式、移交時間、移交方式等進行說明。三是制定專題檔案整理和保管方法。高校專題的紙質檔案材料應采用按件整理的方式，既滿足上級檔案整理要求，也符合專題檔案自身特性，同時專題檔案應采用集中保管、雙軌雙套保存的原則。

4.構建專題檔案數字資源。檔案數字資源是發展大數據檔案的重要來源，也是未來檔案管理的必然趨勢。高校加強專題檔案的數字資源建設是專題檔案的自身管理需要，是拓展檔案服務功能的內在要求，更是加快實現檔案信息資源共享的迫切需求。專題檔案內容、形式豐富，大大提升了檔案數字資源的種類和數量，高校應做好專題檔案數字資源建設規劃，加強專題檔案數據庫建設，完善系統管理技術架構，使專題檔案的數據庫資源與檔案整理同步生成，檔案信息資源檢索利用便捷化、精準化，共享能力最大化、最優化[3]60，努力提升專題檔案管理和服務質量，為打造數據型、服務型高校檔案館提供資源支撐。