高校評(píng)估類(lèi)專(zhuān)題檔案管理實(shí)踐探索

劉帥偉

高校專(zhuān)題檔案是高校在重大專(zhuān)題活動(dòng)中形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄[1]115。當(dāng)下，全國(guó)高校第五輪學(xué)科評(píng)估即將啟動(dòng)，中共中央、國(guó)務(wù)院也在2020 年10 月印發(fā)了《深化新時(shí)代教育評(píng)價(jià)改革總體方案》，一時(shí)間“高校評(píng)估”迅速成為網(wǎng)絡(luò)熱搜詞匯。高校評(píng)估是高校上級(jí)主管部門(mén)對(duì)高校教學(xué)、科研、學(xué)科、專(zhuān)業(yè)等主要活動(dòng)水平進(jìn)行的客觀評(píng)價(jià)，通過(guò)評(píng)估“以評(píng)促建、以評(píng)促改、以評(píng)促管”，從而切實(shí)提升高等教育辦學(xué)水平和質(zhì)量。

一、高校評(píng)估類(lèi)專(zhuān)題檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)

高校根據(jù)《高等教育法》《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》《深化新時(shí)代教育評(píng)價(jià)改革總體方案》《高等職業(yè)學(xué)校設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)（暫行）》和《普通本科學(xué)校設(shè)置暫行規(guī)定》等相關(guān)文件的要求，結(jié)合學(xué)校工作實(shí)際，收集整理相關(guān)材料以供評(píng)估。迎評(píng)材料以學(xué)校在辦學(xué)過(guò)程中形成的原始材料為主體，以歷史檔案以及能證明各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)的其他材料為補(bǔ)充，共同構(gòu)成完整的評(píng)估支撐材料[2]22。評(píng)估的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性要求該材料具有自身的完整性和系統(tǒng)性以及檔案材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、憑證性等特點(diǎn)。材料的形成往往以臨時(shí)成立的評(píng)估辦公室為主導(dǎo)，其他相關(guān)職能部門(mén)積極配合，檔案管理部門(mén)為指導(dǎo)，按照評(píng)估指標(biāo)體系的要求進(jìn)行收集、整理、編目、裝盒，提供給評(píng)估專(zhuān)家查看。以2015 年本科“學(xué)院”升格“大學(xué)”為例，其評(píng)估材料主要包含反映學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的在校生情況材料、學(xué)科與專(zhuān)業(yè)建設(shè)情況材料、師資隊(duì)伍建設(shè)情況材料、反映教學(xué)科研水平的各項(xiàng)材料、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)情況材料、辦學(xué)經(jīng)費(fèi)情況材料、領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)情況材料以及學(xué)校的特色辦學(xué)和專(zhuān)家要求查看的其他材料。

二、高校評(píng)估類(lèi)專(zhuān)題檔案規(guī)范化管理的意義

1.高效、快速、準(zhǔn)確地提供評(píng)估支撐材料的需要。檔案規(guī)范化管理是以標(biāo)準(zhǔn)的要求和程序?qū)ξ募Y料進(jìn)行的科學(xué)高效管理，檔案管理的方法是經(jīng)過(guò)實(shí)踐檢驗(yàn)的一套科學(xué)、高效、完善、可行的管理方法，通過(guò)對(duì)評(píng)估材料的規(guī)范化管理能及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、快捷地滿(mǎn)足利用者各個(gè)方面的要求，提高辦事效率。為全面反映學(xué)校在辦學(xué)過(guò)程中取得的成果，滿(mǎn)足證明評(píng)估指標(biāo)要求，評(píng)估材料往往涉及學(xué)校的各個(gè)部門(mén)和方方面面，且要在規(guī)定的時(shí)間里準(zhǔn)確、精煉、規(guī)范、有序地展示給評(píng)估專(zhuān)家，以便專(zhuān)家能全面系統(tǒng)地了解學(xué)校的各項(xiàng)工作狀況。在規(guī)定的時(shí)間里查找不到所需要的材料就可能造成缺乏材料的情況，從而使得個(gè)別評(píng)估指標(biāo)無(wú)法滿(mǎn)足教育部的要求而造成工作的失敗，使學(xué)校投入的大量人力、物力、財(cái)力等因?yàn)樵u(píng)估材料在關(guān)鍵時(shí)候查找不到而毀于一旦。因此，對(duì)材料的規(guī)范化管理能確保高效、快速、準(zhǔn)確地將材料提供給專(zhuān)家查看，提高評(píng)估工作的效率。

2.高校能否成功完成評(píng)估工作的重要保障。高校評(píng)估專(zhuān)題檔案來(lái)源于學(xué)校辦學(xué)過(guò)程，是學(xué)校辦學(xué)歷史的真實(shí)客觀反映，是評(píng)估專(zhuān)家進(jìn)行評(píng)估的重要依據(jù)。檔案的規(guī)范化管理要求材料來(lái)源于高校教學(xué)管理的實(shí)踐，必須是學(xué)校發(fā)展過(guò)程的真實(shí)記錄，能完整準(zhǔn)確地論證評(píng)估指標(biāo)，是具有重要的依據(jù)和憑證作用的一手材料。收集準(zhǔn)確、完整、規(guī)范的評(píng)估材料是保證高校評(píng)估成功的重要保障，往往直接決定了專(zhuān)家的評(píng)估結(jié)果。規(guī)范化的管理能使材料準(zhǔn)確無(wú)誤、真實(shí)客觀、有序規(guī)范，完整地反映評(píng)估指標(biāo)體系的內(nèi)容，使評(píng)估過(guò)程更有可信度和說(shuō)服力。另一方面，評(píng)估材料中有一部分本身就來(lái)自于學(xué)校的歷史檔案，是學(xué)校歷史發(fā)展的真實(shí)記錄，也是支撐評(píng)估工作最有力的證據(jù)。

3.見(jiàn)證學(xué)校歷史，再次提供利用和檢驗(yàn)學(xué)校檔案管理水平的重要途徑。高校評(píng)估對(duì)高校來(lái)講是重大事件，根據(jù)高校檔案管理的要求，學(xué)校重大事件的檔案應(yīng)該歸檔保存，評(píng)估材料應(yīng)根據(jù)重大活動(dòng)檔案收集的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集、歸檔、管理。高校評(píng)估結(jié)束后，對(duì)于評(píng)估成功的高校而言，材料作為見(jiàn)證學(xué)校重大歷史進(jìn)程的真實(shí)記錄，是學(xué)校檔案信息資源的重要組成部分，具有重要的保存價(jià)值，也能為其他需要的高校提供一份可以借鑒的完整材料。對(duì)于評(píng)估失敗的高校而言，該材料則是學(xué)校再次進(jìn)行評(píng)估的重要經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的總結(jié)，為后續(xù)工作的成功提供寶貴的歷史經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，評(píng)估材料的規(guī)范化管理也是學(xué)校管理工作水平的一個(gè)體現(xiàn)，從側(cè)面反映了學(xué)校教學(xué)水平和檔案管理水平的高低。因此，應(yīng)該規(guī)范此類(lèi)文件的歸檔管理。

三、高校評(píng)估類(lèi)專(zhuān)題檔案管理的思路

1.確定材料的指標(biāo)體系。高校評(píng)估是評(píng)估專(zhuān)家以規(guī)定的評(píng)估指標(biāo)體系為依據(jù)，對(duì)學(xué)校的各方面建設(shè)進(jìn)行的全面評(píng)價(jià)，因此必須認(rèn)真學(xué)習(xí)教育部相關(guān)評(píng)估文件精神，熟悉評(píng)估指標(biāo)體系，深刻領(lǐng)會(huì)評(píng)估的內(nèi)涵，將材料指標(biāo)對(duì)照評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)來(lái)設(shè)置，做到和評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)一一對(duì)應(yīng)[3]56。對(duì)于學(xué)校特色建設(shè)項(xiàng)目，即使指標(biāo)體系中沒(méi)有涉及，也應(yīng)做好相應(yīng)的收集，以備專(zhuān)家查閱。對(duì)于沒(méi)有經(jīng)歷過(guò)評(píng)估的學(xué)校而言，為確定材料指標(biāo)的有效性和準(zhǔn)確性，除認(rèn)真學(xué)習(xí)上級(jí)制定的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)外，有條件的學(xué)校還可對(duì)參與并通過(guò)評(píng)估的高校進(jìn)行調(diào)研，從中汲取經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合上級(jí)評(píng)估工作最新的文件精神，確定出準(zhǔn)確的評(píng)估支撐材料指標(biāo)。以我校升格大學(xué)為例，為確定準(zhǔn)確全面的評(píng)估材料指標(biāo)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)小組在深入學(xué)習(xí)教育部設(shè)置的評(píng)估指標(biāo)的基礎(chǔ)上，全面考察了已經(jīng)通過(guò)評(píng)估的兄弟院校材料指標(biāo)設(shè)置情況，確定了一級(jí)指標(biāo)：辦學(xué)規(guī)模、學(xué)科與專(zhuān)業(yè)、師資隊(duì)伍、教學(xué)科研水平、基礎(chǔ)設(shè)施、辦學(xué)經(jīng)費(fèi)、領(lǐng)導(dǎo)班子，然后根據(jù)一級(jí)指標(biāo)所包含的內(nèi)容設(shè)置二級(jí)指標(biāo)，再根據(jù)二級(jí)指標(biāo)的內(nèi)容設(shè)置細(xì)化三級(jí)指標(biāo)，使設(shè)置的指標(biāo)體系能全面準(zhǔn)確地滿(mǎn)足評(píng)估的要求。

2.對(duì)評(píng)估材料進(jìn)行收集。高校評(píng)估是學(xué)校發(fā)展歷史上的重大專(zhuān)項(xiàng)事件，所需評(píng)估材料涉及學(xué)校的多個(gè)部門(mén)和方方面面，在評(píng)估的籌備階段，就要對(duì)文件材料的收集提出規(guī)范的要求。學(xué)校應(yīng)該成立專(zhuān)門(mén)的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，制定出評(píng)估材料收集的具體方案，負(fù)責(zé)材料的收集和整理工作。檔案館作為學(xué)校歷史經(jīng)驗(yàn)的保存者，更應(yīng)主動(dòng)參與到評(píng)估工作中去，可指派專(zhuān)職人員全程參與，掌握情況，提出歸檔要求，指導(dǎo)材料的收集立卷，切實(shí)做好材料的建檔、檔案材料的進(jìn)館和監(jiān)督指導(dǎo)工作。以我校為例：我校在2015 年參加了大學(xué)的申報(bào)工作，學(xué)校成立了升大辦公室，全面負(fù)責(zé)升大評(píng)估材料的籌備工作，并指派檔案館全面負(fù)責(zé)材料的收集、整理、立卷工作。材料一部分來(lái)自于學(xué)校的歷史檔案，另外一部分來(lái)源于學(xué)?，F(xiàn)實(shí)辦學(xué)的工作實(shí)踐，收集時(shí)應(yīng)注意材料的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。對(duì)復(fù)制于學(xué)校歷史檔案的支撐材料，要在材料首頁(yè)打上原始檔案檔號(hào)標(biāo)識(shí)，以便在需要原件時(shí)快速找到。檔案館的參與保證了材料收集的及時(shí)、完整；另一方面，檔案館直接參與建檔能確保檔案材料的規(guī)范、準(zhǔn)確和完整，并為評(píng)估后檔案材料的及時(shí)歸檔奠定基礎(chǔ)。

3.評(píng)估材料的編號(hào)、組卷和裝盒。評(píng)估材料收集完成后，為了固定好單個(gè)文件在整個(gè)評(píng)估支撐材料體系中的位置，首先應(yīng)對(duì)評(píng)估材料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)時(shí)遵循簡(jiǎn)潔明了的原則，可用常規(guī)的表示層次關(guān)系的短小精悍的數(shù)字或符號(hào)表示，以方便評(píng)估專(zhuān)家及材料管理人員查閱。如無(wú)特別要求的情況下，可直接按照評(píng)估指標(biāo)體系本身的編碼規(guī)律，按照一級(jí)指標(biāo)、二級(jí)指標(biāo)、三級(jí)指標(biāo)或多級(jí)指標(biāo)的要求，用分層級(jí)管理的編號(hào)模式對(duì)支撐材料進(jìn)行編排，依據(jù)事先確定的評(píng)估指標(biāo)分別將相應(yīng)的評(píng)估材料“對(duì)號(hào)入座”。編號(hào)完成之后，即可對(duì)材料進(jìn)行組卷，組卷前應(yīng)根據(jù)評(píng)估工作的需要并參照文書(shū)檔案的立卷要求，將文件材料按照一定的規(guī)律排好順序，然后編制好案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表和頁(yè)碼進(jìn)行裝訂。值得注意的是，支撐材料的案卷名稱(chēng)應(yīng)以其所對(duì)應(yīng)的一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)或其他指標(biāo)的名稱(chēng)進(jìn)行命名，案卷之間排列順序要與各指標(biāo)之間的邏輯排序相一致，卷內(nèi)文件材料的排列順序與相應(yīng)指標(biāo)子類(lèi)目排列順序一致，既能保持材料形成的自然規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，又能反映出一個(gè)獨(dú)立工作的全過(guò)程[4]74。支撐材料組卷完成后應(yīng)裝盒，并在盒子脊背和正面打印上案卷名稱(chēng)、對(duì)應(yīng)的評(píng)估指標(biāo)代碼以及在總卷數(shù)序列中的位置號(hào)，以方便查找利用。

4.編制《評(píng)估材料目錄》。《評(píng)估材料目錄》是評(píng)估專(zhuān)題材料的綱領(lǐng)，通過(guò)該目錄可以快速查找到所需要的材料，目錄應(yīng)分類(lèi)清晰、體系完整、查找方便快捷，能全面準(zhǔn)確地涵蓋評(píng)估指標(biāo)的全部信息，讓利用者通過(guò)目錄快速查找到相應(yīng)的支撐材料。其編制主要依據(jù)事先確定的支撐材料的分類(lèi)指標(biāo)，應(yīng)做到和支撐材料的分類(lèi)指標(biāo)一一對(duì)應(yīng)，和每份紙質(zhì)檔案編碼一致，與裝盒的編碼一致，并細(xì)化到文件級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。以我校學(xué)院升大學(xué)評(píng)估材料目錄編制為例，首先根據(jù)支撐材料指標(biāo)確定目錄指標(biāo)，如一級(jí)目錄“專(zhuān)業(yè)設(shè)置”、二級(jí)目錄“本科專(zhuān)業(yè)設(shè)置”，在二級(jí)目錄下按照專(zhuān)業(yè)設(shè)置時(shí)間的先后順序，將各個(gè)專(zhuān)業(yè)設(shè)置的相關(guān)支撐材料一一羅列，對(duì)應(yīng)其所在支撐材料中的卷次和頁(yè)碼，使專(zhuān)家能根據(jù)《評(píng)估材料目錄》所提供的信息快速查找到所需材料在支撐材料中的位置。

5.評(píng)估結(jié)束后的歸檔管理。評(píng)估工作結(jié)束后，評(píng)估辦公室應(yīng)及時(shí)將評(píng)估材料移交檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況進(jìn)行檢查，并對(duì)材料進(jìn)行歸檔保存。從已有的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，部分高校評(píng)估辦公室在評(píng)估結(jié)束后沒(méi)有及時(shí)將材料移交檔案管理部門(mén)，而是自行臨時(shí)存放，由于其沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的保存條件，極易造成材料的缺失。高校評(píng)估對(duì)任何一所高校都是頭等大事，材料具有完整性、成套性和系統(tǒng)性的特征，凡是對(duì)今后工作有參考利用價(jià)值的評(píng)估材料都應(yīng)歸檔保存，絕不能為避免材料的重復(fù)，而將所有材料打亂，取出和學(xué)校歷史檔案重復(fù)的那部分，破壞評(píng)估材料的完整性、成套性和系統(tǒng)性。高校評(píng)估作為學(xué)校的重大活動(dòng)，其產(chǎn)生的材料可參照學(xué)校重大活動(dòng)檔案管理制度進(jìn)行管理將材料歸入到相應(yīng)檔案類(lèi)別之內(nèi)，依照編制支撐材料的順序確定流水號(hào)，評(píng)估材料的保管期限應(yīng)視其使用價(jià)值分別確定為永久、定期或長(zhǎng)期保存。同時(shí)，在評(píng)估過(guò)程中往往伴隨著支撐材料也會(huì)產(chǎn)生一部分電子文件，也應(yīng)將此文件作為學(xué)校檔案材料的一部分，根據(jù)電子文件歸檔的要求進(jìn)行歸檔保存，以確保評(píng)估材料歸檔的完整性。

高校評(píng)估作為高校提升自我辦學(xué)水平的重要途徑，近年來(lái)已被教育部作為一項(xiàng)長(zhǎng)效機(jī)制，每年組織專(zhuān)家對(duì)申報(bào)高校進(jìn)行各種評(píng)估。高校評(píng)估支撐材料作為專(zhuān)家考察申報(bào)學(xué)校各項(xiàng)辦學(xué)指標(biāo)的依據(jù)，在一定程度上決定了評(píng)估工作的成敗[5]47。從材料的形成和最終去向來(lái)看，應(yīng)該作為學(xué)校專(zhuān)題檔案的一部分，納入規(guī)范化管理的范疇。高校評(píng)估類(lèi)檔案的管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，高校應(yīng)該建立專(zhuān)題檔案科學(xué)化的收集管理機(jī)制，全面指導(dǎo)評(píng)估材料的收集和管理。材料形成部門(mén)和檔案管理部門(mén)都應(yīng)明確職責(zé)，在評(píng)估的初期階段就應(yīng)制定評(píng)估支撐材料規(guī)范化管理的相關(guān)工作措施；評(píng)估的過(guò)程中，應(yīng)加強(qiáng)材料的收集；結(jié)束后加強(qiáng)科學(xué)管理，積極推進(jìn)材料的規(guī)范化建設(shè)，服務(wù)于學(xué)校各項(xiàng)工作。