高校評估類專題檔案管理實踐探索

劉帥偉

高校專題檔案是高校在重大專題活動中形成的對學生、學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄[1]115。當下，全國高校第五輪學科評估即將啟動，中共中央、國務院也在2020 年10 月印發了《深化新時代教育評價改革總體方案》，一時間“高校評估”迅速成為網絡熱搜詞匯。高校評估是高校上級主管部門對高校教學、科研、學科、專業等主要活動水平進行的客觀評價，通過評估“以評促建、以評促改、以評促管”，從而切實提升高等教育辦學水平和質量。

一、高校評估類專題檔案的內容和特點

高校根據《高等教育法》《國家中長期教育改革和發展規劃綱要》《深化新時代教育評價改革總體方案》《高等職業學校設置標準（暫行）》和《普通本科學校設置暫行規定》等相關文件的要求，結合學校工作實際，收集整理相關材料以供評估。迎評材料以學校在辦學過程中形成的原始材料為主體，以歷史檔案以及能證明各項評估指標的其他材料為補充，共同構成完整的評估支撐材料[2]22。評估的科學性和嚴謹性要求該材料具有自身的完整性和系統性以及檔案材料的真實性、準確性、憑證性等特點。材料的形成往往以臨時成立的評估辦公室為主導，其他相關職能部門積極配合，檔案管理部門為指導，按照評估指標體系的要求進行收集、整理、編目、裝盒，提供給評估專家查看。以2015 年本科“學院”升格“大學”為例，其評估材料主要包含反映學校辦學規模的在校生情況材料、學科與專業建設情況材料、師資隊伍建設情況材料、反映教學科研水平的各項材料、基礎設施建設情況材料、辦學經費情況材料、領導班子建設情況材料以及學校的特色辦學和專家要求查看的其他材料。

二、高校評估類專題檔案規范化管理的意義

1.高效、快速、準確地提供評估支撐材料的需要。檔案規范化管理是以標準的要求和程序對文件資料進行的科學高效管理，檔案管理的方法是經過實踐檢驗的一套科學、高效、完善、可行的管理方法，通過對評估材料的規范化管理能及時、準確、系統、快捷地滿足利用者各個方面的要求，提高辦事效率。為全面反映學校在辦學過程中取得的成果，滿足證明評估指標要求，評估材料往往涉及學校的各個部門和方方面面，且要在規定的時間里準確、精煉、規范、有序地展示給評估專家，以便專家能全面系統地了解學校的各項工作狀況。在規定的時間里查找不到所需要的材料就可能造成缺乏材料的情況，從而使得個別評估指標無法滿足教育部的要求而造成工作的失敗，使學校投入的大量人力、物力、財力等因為評估材料在關鍵時候查找不到而毀于一旦。因此，對材料的規范化管理能確保高效、快速、準確地將材料提供給專家查看，提高評估工作的效率。

2.高校能否成功完成評估工作的重要保障。高校評估專題檔案來源于學校辦學過程，是學校辦學歷史的真實客觀反映，是評估專家進行評估的重要依據。檔案的規范化管理要求材料來源于高校教學管理的實踐，必須是學校發展過程的真實記錄，能完整準確地論證評估指標，是具有重要的依據和憑證作用的一手材料。收集準確、完整、規范的評估材料是保證高校評估成功的重要保障，往往直接決定了專家的評估結果。規范化的管理能使材料準確無誤、真實客觀、有序規范，完整地反映評估指標體系的內容，使評估過程更有可信度和說服力。另一方面，評估材料中有一部分本身就來自于學校的歷史檔案，是學校歷史發展的真實記錄，也是支撐評估工作最有力的證據。

3.見證學校歷史，再次提供利用和檢驗學校檔案管理水平的重要途徑。高校評估對高校來講是重大事件，根據高校檔案管理的要求，學校重大事件的檔案應該歸檔保存，評估材料應根據重大活動檔案收集的相關規定進行收集、歸檔、管理。高校評估結束后，對于評估成功的高校而言，材料作為見證學校重大歷史進程的真實記錄，是學校檔案信息資源的重要組成部分，具有重要的保存價值，也能為其他需要的高校提供一份可以借鑒的完整材料。對于評估失敗的高校而言，該材料則是學校再次進行評估的重要經驗和教訓的總結，為后續工作的成功提供寶貴的歷史經驗。同時，評估材料的規范化管理也是學校管理工作水平的一個體現，從側面反映了學校教學水平和檔案管理水平的高低。因此，應該規范此類文件的歸檔管理。

三、高校評估類專題檔案管理的思路

1.確定材料的指標體系。高校評估是評估專家以規定的評估指標體系為依據，對學校的各方面建設進行的全面評價，因此必須認真學習教育部相關評估文件精神，熟悉評估指標體系，深刻領會評估的內涵，將材料指標對照評估標準來設置，做到和評估標準一一對應[3]56。對于學校特色建設項目，即使指標體系中沒有涉及，也應做好相應的收集，以備專家查閱。對于沒有經歷過評估的學校而言，為確定材料指標的有效性和準確性，除認真學習上級制定的評估標準外，有條件的學校還可對參與并通過評估的高校進行調研，從中汲取經驗，結合上級評估工作最新的文件精神，確定出準確的評估支撐材料指標。以我校升格大學為例，為確定準確全面的評估材料指標，學校領導小組在深入學習教育部設置的評估指標的基礎上，全面考察了已經通過評估的兄弟院校材料指標設置情況，確定了一級指標：辦學規模、學科與專業、師資隊伍、教學科研水平、基礎設施、辦學經費、領導班子，然后根據一級指標所包含的內容設置二級指標，再根據二級指標的內容設置細化三級指標，使設置的指標體系能全面準確地滿足評估的要求。

2.對評估材料進行收集。高校評估是學校發展歷史上的重大專項事件，所需評估材料涉及學校的多個部門和方方面面，在評估的籌備階段，就要對文件材料的收集提出規范的要求。學校應該成立專門的工作領導小組，制定出評估材料收集的具體方案，負責材料的收集和整理工作。檔案館作為學校歷史經驗的保存者，更應主動參與到評估工作中去，可指派專職人員全程參與，掌握情況，提出歸檔要求，指導材料的收集立卷，切實做好材料的建檔、檔案材料的進館和監督指導工作。以我校為例：我校在2015 年參加了大學的申報工作，學校成立了升大辦公室，全面負責升大評估材料的籌備工作，并指派檔案館全面負責材料的收集、整理、立卷工作。材料一部分來自于學校的歷史檔案，另外一部分來源于學校現實辦學的工作實踐，收集時應注意材料的完整性、準確性和真實性。對復制于學校歷史檔案的支撐材料，要在材料首頁打上原始檔案檔號標識，以便在需要原件時快速找到。檔案館的參與保證了材料收集的及時、完整；另一方面，檔案館直接參與建檔能確保檔案材料的規范、準確和完整，并為評估后檔案材料的及時歸檔奠定基礎。

3.評估材料的編號、組卷和裝盒。評估材料收集完成后，為了固定好單個文件在整個評估支撐材料體系中的位置，首先應對評估材料進行編號。編號時遵循簡潔明了的原則，可用常規的表示層次關系的短小精悍的數字或符號表示，以方便評估專家及材料管理人員查閱。如無特別要求的情況下，可直接按照評估指標體系本身的編碼規律，按照一級指標、二級指標、三級指標或多級指標的要求，用分層級管理的編號模式對支撐材料進行編排，依據事先確定的評估指標分別將相應的評估材料“對號入座”。編號完成之后，即可對材料進行組卷，組卷前應根據評估工作的需要并參照文書檔案的立卷要求，將文件材料按照一定的規律排好順序，然后編制好案卷封面、卷內文件目錄、備考表和頁碼進行裝訂。值得注意的是，支撐材料的案卷名稱應以其所對應的一級、二級、三級或其他指標的名稱進行命名，案卷之間排列順序要與各指標之間的邏輯排序相一致，卷內文件材料的排列順序與相應指標子類目排列順序一致，既能保持材料形成的自然規律和有機聯系，又能反映出一個獨立工作的全過程[4]74。支撐材料組卷完成后應裝盒，并在盒子脊背和正面打印上案卷名稱、對應的評估指標代碼以及在總卷數序列中的位置號，以方便查找利用。

4.編制《評估材料目錄》。《評估材料目錄》是評估專題材料的綱領，通過該目錄可以快速查找到所需要的材料，目錄應分類清晰、體系完整、查找方便快捷，能全面準確地涵蓋評估指標的全部信息，讓利用者通過目錄快速查找到相應的支撐材料。其編制主要依據事先確定的支撐材料的分類指標，應做到和支撐材料的分類指標一一對應，和每份紙質檔案編碼一致，與裝盒的編碼一致，并細化到文件級標準。以我校學院升大學評估材料目錄編制為例，首先根據支撐材料指標確定目錄指標，如一級目錄“專業設置”、二級目錄“本科專業設置”，在二級目錄下按照專業設置時間的先后順序，將各個專業設置的相關支撐材料一一羅列，對應其所在支撐材料中的卷次和頁碼，使專家能根據《評估材料目錄》所提供的信息快速查找到所需材料在支撐材料中的位置。

5.評估結束后的歸檔管理。評估工作結束后，評估辦公室應及時將評估材料移交檔案管理部門，檔案管理部門應對材料的完整、準確、系統情況進行檢查，并對材料進行歸檔保存。從已有的經驗來看，部分高校評估辦公室在評估結束后沒有及時將材料移交檔案管理部門，而是自行臨時存放，由于其沒有專業的保存條件，極易造成材料的缺失。高校評估對任何一所高校都是頭等大事，材料具有完整性、成套性和系統性的特征，凡是對今后工作有參考利用價值的評估材料都應歸檔保存，絕不能為避免材料的重復，而將所有材料打亂，取出和學校歷史檔案重復的那部分，破壞評估材料的完整性、成套性和系統性。高校評估作為學校的重大活動，其產生的材料可參照學校重大活動檔案管理制度進行管理將材料歸入到相應檔案類別之內，依照編制支撐材料的順序確定流水號，評估材料的保管期限應視其使用價值分別確定為永久、定期或長期保存。同時，在評估過程中往往伴隨著支撐材料也會產生一部分電子文件，也應將此文件作為學校檔案材料的一部分，根據電子文件歸檔的要求進行歸檔保存，以確保評估材料歸檔的完整性。

高校評估作為高校提升自我辦學水平的重要途徑，近年來已被教育部作為一項長效機制，每年組織專家對申報高校進行各種評估。高校評估支撐材料作為專家考察申報學校各項辦學指標的依據，在一定程度上決定了評估工作的成敗[5]47。從材料的形成和最終去向來看，應該作為學校專題檔案的一部分，納入規范化管理的范疇。高校評估類檔案的管理是一項系統性的工作，高校應該建立專題檔案科學化的收集管理機制，全面指導評估材料的收集和管理。材料形成部門和檔案管理部門都應明確職責，在評估的初期階段就應制定評估支撐材料規范化管理的相關工作措施；評估的過程中，應加強材料的收集；結束后加強科學管理，積極推進材料的規范化建設，服務于學校各項工作。