土地檔案管理信息化建設重要性及方法探討

閻 霓

一、土地檔案管理信息化建設的重要性

1.提高檔案資源利用率。在我國國土資源管理領域中，土地檔案發揮著提供決策依據與信息支持的重要作用，是開展土地適宜性分析、土地利用現狀調查、制定土地開發利用發展規劃、確定土地權屬和土地稅、企業資產評估等工作的前提基礎。但是，根據我國土地檔案早期管理情況來看，受到技術限制，土地檔案信息資源的實際利用率較低，面臨著資源共享不到位、缺乏統一檔案管理體系、部門間信息溝通不暢等問題[1]。

而對土地檔案管理體系的信息化建設，突破了傳統技術的局限性，通過統一技術標準與轉變管理模式，以及對大數據等信息化技術的引進，必將推動土地檔案管理體系的規范化、全面化發展。例如，在我國北京、上海、蘇州等城市中，均構建起統一的土地檔案信息化管理系統，在各機關單位內建成數字檔案室，數字檔案室持續將收集的各類信息數據上傳至統一的土地檔案信息化管理系統中，通過網絡向各部門人員提供信息實時查閱、異地下載、文件編改、信息存儲等多元化服務，實現了對土地檔案資源的集中整合，將“多檔合一”作為基本理念。如此，在開展土地適宜性評價、土地評估、制定土地開發利用規劃等工作時，工作人員憑借自身權限，直接在土地檔案庫內查閱調取相關資料信息即可，顯著增強了對土地檔案信息資源的開發利用力度，最大限度地滿足使用者的多樣化需要[2]。

2.減輕土地檔案管理負擔。在土地檔案傳統管理模式中，受到管理方法與技術的限制，管理部門承擔著較大負擔，主要問題包括土地檔案庫藏量過大、檔案種類繁多、土地檔案變更頻繁、檔案查找效率低下等問題。例如，在土地檔案管理期間，隨著時間推移，將持續產生海量的資料信息，要求管理人員采取手工操作方式來對各類土地資料進行分類保存與立卷歸檔。同時，在土地權屬與用途等基本狀況發生變更時，需要由人工從海量資料中查找與之相關的土地檔案，用新收集到的資料信息來覆蓋舊有的檔案信息，頻繁開展檔案變更工作。

在這一管理背景下，對土地檔案管理信息化模式的實施，可以替代人工開展一部分的管理工作，憑借數據采集與分析處理能力，簡化土地檔案管理步驟，可以在短時間內完成原本復雜煩瑣的管理任務。例如，在土地檔案信息化管理系統中應用大數據技術，在導入全新的資料信息時，系統自動對數據進行分析，從數據庫中查找與之關聯的信息，管理人員將新導入的信息覆蓋原有信息，即可完成土地檔案的變更任務[3]。同時，系統從載體形式、信息內容、收錄時間等多維度對收集的資料信息進行分析，自動將資料信息劃分至不同種類的土地檔案中，保存操作記錄，以此來減輕土地檔案的立卷歸檔工作量。

3.適應現代信息化社會的經濟發展需要。在信息化時代背景下，部分機構部門與企業紛紛構建起電子檔案系統，以電子檔案來取代傳統的紙質檔案，通過網絡遠程辦理資料查詢、土地檔案信息修改等業務。但與此同時，仍有一部分機構單位未實施土地檔案的信息化管理模式，在開展具體工作時，無法做到與其他業務系統的無縫連接。

因此，對土地檔案管理的信息化建設，將徹底解決紙質檔案與電子檔案混雜問題，工作人員可以通過系統接口，同步辦理土地檔案查閱與相關業務，在真正意義上實現數字化檔案著錄查詢，更為貼近現代信息化社會的經濟發展需要和國土資源管理需要。

二、土地檔案管理信息化建設方法

1.明確土地檔案信息化管理目標。為充分發揮信息化管理模式的使用功能與應用價值，盡可量地延長模式實際使用壽命，提供更為豐富的功能。因此，在開發土地檔案管理信息化系統時，必須結合實際需要，明確信息化管理建設目標，具體目標包括：具備快速獲取信息的技術手段，以工業化方式快速將海量媒介信息進行電子化、數據化處理。系統具備良好的可操作性，滿足不同業務的辦理需求，以及適應高負荷網絡訪問的能力。系統具有完善的安全防護機制，靈活應用數據加密、公私密鑰、備份恢復等保護技術，避免出現土地檔案信息缺失、惡意篡改、數據失竊等安全問題。系統應支持多種載體形式，具備立卷歸檔多媒體檔案、聲像檔案、軟盤檔案的技術條件。系統具備良好的擴展性，通過調整系統結構與升級維護，增設全新的使用功能[4]。

此外，在土地檔案管理信息化建設期間，對技術水平、軟硬件設施配置、人員素養等方面有著嚴格要求，國土部門需要清醒地認識到土地檔案管理體系信息化建設的龐大工作量，以及面臨的諸多難題。因此，應采取漸進方式，分階段地推動管理體系信息化建設，及時處理建設期間存在的各項問題。

2.信息化管理系統的功能開發。為切實滿足土地檔案管理需求，在開發信息化管理系統時，應結合實際情況來確定系統結構形式，針對性地開發各項使用功能。例如，將信息化管理系統分為檔案工作平臺、檔案檢索平臺、檔案統計分析平臺、文件工作平臺、業務查詢平臺、系統管理平臺、檔案借閱平臺七部分。其中，檔案工作平臺具有檔案接收、信息修改刪除、歸卷、卷內文件目錄打印、檔案著錄等使用功能，用于辦理核心業務。檔案檢索平臺負責提供資料信息分類瀏覽查詢、多條件快速查詢、展示檔案室對外服務內容、所藏檔案情況查詢等服務。檔案統計分析平臺具有統計檔案利用情況、移交接收記錄、基本情況綜合統計、檔案庫藏情況統計等使用功能。而文件工作平臺負責提供文件建檔前的管理功能，如文件登記、自動排序、掃描與格式處理等。

3.規范管理制度與技術標準。近年來，在我國土地檔案管理信息化發展期間，由于缺乏統一的管理制度與技術標準，各地區開發的信息化檔案管理系統之間的兼容性較差，難以通過系統接口實現跨系統辦理業務目標。與此同時，各地區土地檔案的信息化管理水平存在明顯差異，受到人為主觀因素的影響，存在優化提升空間[5]。

針對這一問題，需要結合我國實際國情，貼近土地檔案的實際管理需要，制定統一的土地檔案管理規范和技術標準，如確定信息化管理系統的設計模式、結構形式、管理流程、業務系統電子檔案歸檔步驟等，為區域性和全國性土地檔案信息化管理格局的奠定提供堅實基礎，同時，還將改善各土地檔案信息化管理系統之間的兼容性。

4.積極引進先進技術。土地檔案管理信息化建設期間，為構建起更為高效的信息管理系統，全面提高土地檔案管理水平及效率，要盡可能簡化煩瑣的管理程序。因此，需要積極引進各項先進技術，持續推動土地檔案管理信息化技術體系的優化創新。例如，在某土地檔案信息化管理系統中，應用到GIS、大數據、對象組合等技術。其中，GIS是以地理信息為管理對象的地理信息系統，具有動態性、多維性、空間性的特征，在系統運行期間，將自動對劃定空間范圍內的有關地理分布數據進行采集、儲存、運算、分析操作，持續獲取空間特征數據和屬性特征數據，在界面上顯示土地檔案的經緯度坐標與周邊的地理環境信息，將GIS系統獨有的視覺化效果、地理分析能力和信息化系統的數據查詢及統計分析等操作功能進行有效結合。而組合對象技術是將多個元素集成為一個對象進行處理的技術手段，與傳統的類繼承技術相比，組合對象技術具有對象組合封裝性不易被破壞、可以實時替換對象、對象間的依賴關系較少、可以將單個類集中在所屬任務等優勢，顯著增強了土地檔案信息化管理系統的復用性。

5.構建土地檔案信息網站。土地檔案作為社會信息體系的構成部分，其核心價值在于服務與面向社會。然而，在土地檔案管理早期信息化建設階段中，雖然各機構單位紛紛構建起信息化管理系統，靈活應用大數據、GIS等信息技術，但卻并未對檔案查閱的服務方式進行調整，土地檔案實際面向的群體范圍有限。同時，在辦理跨省區的土地檔案查詢與移交接收等業務時，還需要辦理煩瑣的手續流程，致使土地檔案信息資料的共享成本居高不下，資料信息實際利用率有待進一步提升。為解決這一問題，需要盡早對傳統的服務方式進行轉變，構建土地檔案信息網站，為用戶遠程提供信息查詢、檔案移交接收等服務，突破時間與空間層面的局限。

此外，從信息安全角度來看，考慮到土地檔案信息具有保密性需求，如果出現土地檔案資料泄露問題，不但會給社會造成嚴重的負面影響，在問題嚴重時，還將威脅到國家安全。因此，還應在土地檔案信息網站中采取數據保護技術，如增設權限登錄及驗證功能，用戶在信息網站中輸入登錄賬號密碼，通過短信碼驗證等方式來確認用戶的真實身份，隨后，根據用戶權限等級，向其提供相應的功能菜單，為其開放一部分或是全部的使用功能，如僅管理員賬戶才具備土地檔案信息編輯權限，一般用戶僅具備土地檔案信息查詢與檢索等基礎性功能的使用權限。

6.建設現代化、專業化管理團隊。在土地檔案管理信息化建設早期階段，多數管理人員雖然具備豐富的工作經驗，但并未接受與信息化系統相關的專業性培訓，對常用軟件工具和信息化管理系統的操作流程缺乏了解，限制了信息化管理模式的推廣發展。

因此，應加大對管理人員的專業培訓力度，將信息化系統操作流程、常用軟件操作步驟、信息化技術的理論知識等作為主要培訓內容，重點提升管理人員的信息化素養。同時，定期對人員培訓成果進行考核，根據考核結果來調整培訓內容與計劃。如此，可在一段時間內構建起一支現代化、專業化的管理團隊，切實滿足土地檔案的信息化管理需求。

7.完善基礎設施建設。在全新時代背景下，隨著科技水平的不斷提高，國土部門應注重對土地檔案管理體系的基礎設施建設工作，一方面，做好硬件設施設備的維護保養工作，以及軟件系統的升級維護工作，盡可能延長設施設備和系統的實際使用壽命，以此來均攤土地檔案管理的信息化建設成本。另一方面，為完善信息化管理系統的使用功能，加強信息安全保護力度，避免國土資源機密信息外泄，并提供多元化的管理服務，應適當提高配套設施設備的更新換代頻率，積極配置現代化儀器設備，以及使用全新研發的國產化軟件產品。

綜上所述，為徹底改變傳統以手工操作為主的土地檔案管理模式，全面提高管理水平，為國土資源管理工作的開展提供信息支持。國土部門必須正確認識到土地檔案管理信息化建設的重要意義，貼近實際管理需要來采取上述的建設方法，更為高效、可靠地掌握土地檔案資料。