互聯(lián)網(wǎng)時代的機關檔案室建設

王 霞

當前，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的快速發(fā)展與全面應用，對機關檔案室建設產生了重要影響，特別是推動了機關檔案室的數(shù)字化、智慧化發(fā)展[1]。互聯(lián)網(wǎng)時代，機關檔案室建設面臨著新的機遇，也存在一定挑戰(zhàn)，有針對性地開展互聯(lián)網(wǎng)時代機關數(shù)字檔案室建設工作，這是一個重要現(xiàn)實課題。

一、互聯(lián)網(wǎng)技術對機關檔案室建設的影響

互聯(lián)網(wǎng)時代，機關檔案室建設面臨著新的發(fā)展機遇，主要體現(xiàn)在以下幾個方面[2]。

1.互聯(lián)網(wǎng)技術推動了機關檔案管理服務方式轉變。傳統(tǒng)的機關檔案管理，基本上都是建立在傳統(tǒng)的紙質檔案資料基礎之上，檔案管理基本上是以被動方式為主。機關檔案室中積累的大量紙質檔案，不僅種類繁多，而且關聯(lián)性也比較差，如果缺乏相應的檔案處理技術，則很難對這些紙質檔案進行有效管理和關聯(lián)性分析。但是在互聯(lián)網(wǎng)時代，特別是數(shù)字檔案室的建設，不僅可以在檔案系統(tǒng)中保存大量的紙質檔案，還可以對這些檔案資料包含的海量信息和非結構化數(shù)據(jù)進行分析，構建結構化的檔案信息資料，大大提高了機關檔案資料的利用效率。例如，有的機關檔案管理部門在建成機關數(shù)字檔案室以后，對大量的檔案資料進行收集整理，并對機關檔案資料利用需求進行主動調研，根據(jù)檔案資料利用需求建立相應的檔案資料數(shù)據(jù)庫，并對這些檔案信息資料進行聚類分析和相關性研究，對機關檔案信息之間的關系進行分析，從而提高了機關檔案資料的價值，為機關單位決策提供了重要參考。

2.互聯(lián)網(wǎng)技術推動了機關檔案管理系統(tǒng)邊界擴展。隨著機關數(shù)字檔案室建設的推進，機關檔案室的檔案數(shù)據(jù)也在不斷增多，傳統(tǒng)機關檔案管理系統(tǒng)與其他數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)一樣，基本上都會受制于技術手段和技術裝備的限制，無法開展連續(xù)性的無邊界擴展，從而對機關檔案管理系統(tǒng)的更新產生較大限制。互聯(lián)網(wǎng)技術的應用，特別是大數(shù)據(jù)技術更是推動了分布式數(shù)據(jù)庫檔案管理技術的應用、云平臺的產生與發(fā)展，給機關檔案管理系統(tǒng)帶來根本性的變革。許多機關在推進數(shù)字檔案室建設的時候，應用云平臺技術和手段，實現(xiàn)了對檔案管理系統(tǒng)的存儲資源和計算資源的動態(tài)擴展，實現(xiàn)了機關檔案管理的無邊界動態(tài)擴展。

3.互聯(lián)網(wǎng)技術豐富了機關檔案資料安全保護手段。在傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式之下，機關檔案室面臨著各種檔案資料安全保護問題，如紙質檔案防霉、防損壞、防丟失等問題。但是互聯(lián)網(wǎng)技術的出現(xiàn)并在檔案管理領域中的廣泛應用，大大豐富了機關檔案室對檔案資料的安全保護手段，雖然也面臨著網(wǎng)絡黑客侵襲和病毒入侵的風險，但是可以通過嚴格的內外網(wǎng)物理隔離，設置更加嚴格的隱私管理和訪問控制，進一步提高機關檔案資料保管的安全性。

二、互聯(lián)網(wǎng)時代的機關檔案室建設問題

當前，機關檔案室建設主要向機關數(shù)字檔案室方向發(fā)展。許多單位已經(jīng)啟動了機關數(shù)字檔案室建設工作，但在實際建設中，由于單位領導重視程度不夠、缺乏專業(yè)技術人員、信息安全機制不完善等，導致其存在各種問題[3]。

1.對機關數(shù)字檔案室建設的重視程度不夠。對于機關數(shù)字檔案室建設而言，單位重視程度越高，各項工作推進就會越順利。在推進機關數(shù)字檔案室建設中，一些單位領導對此項工作并沒有在思想上給予足夠重視。第一，一些機關單位領導對于機關數(shù)字檔案室建設不夠重視，固守機關檔案管理傳統(tǒng)思維和傳統(tǒng)模式，認為推進機關數(shù)字檔案室建設費時費力，而且投入成本也比較高，投入效益在短期內無法得到有效體現(xiàn)。第二，有的機關單位檔案管理人員對于數(shù)字檔案室建設工作不夠重視，由于其年齡較大，對新型檔案管理思想和管理理念接受較慢，工作觀念也比較保守，雖然置身于互聯(lián)網(wǎng)時代，但是并不愿意接受互聯(lián)網(wǎng)信息技術，對于機關數(shù)字檔案管理建設更是不感興趣。全國各地的機關單位數(shù)字檔案室建設出現(xiàn)參差不齊的問題，有的單位不重視數(shù)字檔案室軟硬件設施的投入與建設，也忽視數(shù)字檔案內容建設，從而導致機關數(shù)字檔案室軟硬件設施比較匱乏，很難實現(xiàn)數(shù)字檔案管理作用與價值。有的單位雖然重視傳統(tǒng)紙質檔案數(shù)字化工作，但對現(xiàn)有數(shù)字檔案管理工作不夠重視，不僅沒有建立起相應的增量數(shù)字檔案管理制度和要求，而且對于存量數(shù)字檔案資料也沒有很好地管理與維護，在一定程度上導致數(shù)字檔案管理和傳統(tǒng)紙質檔案管理的重復勞動現(xiàn)象的出現(xiàn)。第三，有的機關單位在推進數(shù)字檔案室建設中，比較重視數(shù)字檔案的共享，但是卻忽視數(shù)字檔案的集成管理，導致數(shù)字檔案的利用只是停留在簡單的目錄查詢和資料查驗階段，未能對數(shù)字檔案資料信息進行深度集成和挖掘，一些基礎性的數(shù)字檔案管理業(yè)務標準和關鍵技術的掌握也不夠全面。

2.機關數(shù)字檔案室建設缺乏專業(yè)人員。對于大多數(shù)機關單位推進數(shù)字檔案室建設工作而言，資金投入較少并非是主要問題，專業(yè)技術人員的缺乏才是主要因素。而且，許多機關單位檔案管理工作，未能配備專職檔案管理人員，主要是由辦公室行政人員兼任，他們不僅要做好機關檔案管理與服務工作，還要承擔一部分后勤和保密工作。雖然有的單位也配備了專職檔案管理人員，但可能不具備專業(yè)檔案管理經(jīng)驗和知識，或者并不具備相應的信息技術能力。總之，專業(yè)技術人員的缺乏，在一定程度上直接影響了機關數(shù)字檔案室建設工作的推進。

3.機關數(shù)字檔案室建設面臨安全問題。當前，許多機關單位在推進數(shù)字檔案室建設工作中，還面臨著較大的信息安全問題，特別是由于數(shù)字檔案室的建設技術還不夠完善，技術本身還存在安全風險和隱患，主要體現(xiàn)在三個方面：第一，一些機關單位在推進數(shù)字檔案室建設過程中，把業(yè)務外包，造成外包服務的信息安全問題；第二，在數(shù)字檔案室建成以后，同時還要面臨檔案利用中的信息安全隱患，特別是網(wǎng)絡黑客或病毒等，對數(shù)字檔案信息安全本身造成直接威脅；第三，在機關數(shù)字檔案室建成運行過程中，可能會由于檔案管理系統(tǒng)不穩(wěn)定導致檔案信息資料丟失，對機關檔案資料的安全保管產生影響。

三、互聯(lián)網(wǎng)時代的機關檔案室建設路徑

互聯(lián)網(wǎng)時代，數(shù)字化無疑是機關檔案室建設的最優(yōu)路徑，它是促進機關檔案管理和檔案服務轉型發(fā)展的有效路徑。機關數(shù)字檔案室建設，主要從加強電子檔案文件管理、加強數(shù)字檔案室基礎設施建設、創(chuàng)建機關數(shù)字檔案室齊抓共管的工作局面和加強機關數(shù)字檔案信息安全管理四個方面入手，積極推進機關數(shù)字檔案室建設。

1.加強機關數(shù)字檔案室的電子檔案文件管理。互聯(lián)網(wǎng)時代，機關各類檔案資料不僅數(shù)量大，種類也日益豐富，涌現(xiàn)出了各類電子檔案文件，這也是機關數(shù)字檔案室管理的重點和難點。因此，要推進機關數(shù)字檔案室建設，必須要首先確保機關數(shù)字檔案的規(guī)范、完整、安全，使機關數(shù)字檔案室中的檔案管理系統(tǒng)本身具有不斷完善的能力。第二，要加強對機關數(shù)字檔案室各類檔案資源的整合，特別是要注重加強與機關OA系統(tǒng)的無縫對接，在機關單位OA辦公系統(tǒng)和各類業(yè)務系統(tǒng)中形成的各類電子檔案資料，可以直接歸集到機關數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中，在機關電子檔案資料的收集、整理、標識、入庫、查詢、利用等各個環(huán)節(jié)實現(xiàn)自動化，提高機關檔案管理效率。

2.加強數(shù)字檔案室基礎設施建設。對于機關數(shù)字檔案室建設而言，必須要建立完善的檔案管理體制，這直接關系到機關數(shù)字檔案管理工作的效率與質量，特別是機關數(shù)字檔案室建設水平和質量，更是建立在培養(yǎng)高素質檔案管理人才和開展檔案信息化建設基礎之上的，兩者都發(fā)揮著基礎性作用。第一，加強推進機關檔案管理體制改革。機關數(shù)字檔案室建設，是建立在互聯(lián)網(wǎng)技術與信息時代發(fā)展相適應和相匹配基礎之上的，所以在開展機關數(shù)字檔案室建設過程中，要在機關檔案管理體制上追求科學、嚴格、細致，更要能夠從技術層面、業(yè)務層面和管理層面，建立機關電子文件歸檔管理和檔案數(shù)字化處理制度與要求。第二，要加強對機關高素質檔案管理人員的引入與培養(yǎng)。在機關數(shù)字檔案室建設推進過程中，人才始終發(fā)揮著重要保障作用，特別是要注重對掌握機關數(shù)字檔案管理新知識、新技術、新技能的專業(yè)人才的引進，加強對機關數(shù)字檔案管理復合型人才的培養(yǎng)。一方面，在機關數(shù)字檔案室專職檔案管理人才引進的時候，要根據(jù)機關數(shù)字檔案發(fā)展趨勢和發(fā)展要求，對需要引進的檔案管理人員有針對性地提出知識與技能要求，不再是把機關檔案管理視為可有可無、可老可少的一個崗位，要站在人才引進的高度，引入高素質專業(yè)人才。另一方面，要通過在崗培訓完善現(xiàn)有人才的知識結構，提高其素質能力，促使他們主動接受新知識和新技能。

3.創(chuàng)建機關數(shù)字檔案室齊抓共管的工作局面。機關數(shù)字檔案室建設，涉及機關工作方方面面，牽扯到機關各個部門，是一項系統(tǒng)性工程，必須要推進整體建設局面的形成。例如，機關數(shù)字檔案室建設，需要辦公室配合辦公系統(tǒng)接口的無縫對接工作，需要財務部門為其提供建設資金支持，需要信息部門為其提供相應的技術保障，也需要機關單位各個業(yè)務部門在業(yè)務工作中及時整理各類電子文件檔案資料。如果只是依靠機關檔案管理部門單打獨斗，機關數(shù)字檔案室建設工作很難推進。因此，在推進機關數(shù)字檔案室建設過程中，檔案管理人員必須要加強對數(shù)字檔案室建設的宣傳和指導，切實提高對行政部門、業(yè)務部門、信息技術部門的電子檔案管理意識，使其認識到加強機關數(shù)字檔案室建設的重要意義，唯有如此，才能推動機關數(shù)字檔案室建設各項工作有序開展。

4.加強機關數(shù)字檔案室信息安全保障體系建設。在推進機關數(shù)字檔案室建設中，必須要建立健全機關檔案信息安全管理各項規(guī)章制度，這是確保機關數(shù)字檔案信息安全的基礎。各個機關在推進數(shù)字檔案室建設的過程中，根據(jù)國家檔案管理部門出臺的相關法律法規(guī)和條例制度要求，針對單位業(yè)務工作特點，參照上級檔案管理部門檔案信息安全管理要求，建立檔案信息安全管理制度，遵循標準化原則，避免機關數(shù)字檔案室信息安全保障工作中不必要的重復性勞動，提高機關數(shù)字檔案室檔案信息安全管理執(zhí)行力，為機關數(shù)字檔案室建設保駕護航。