高校學籍檔案管理工作的現狀及改革探索

◇西安醫學院 李 篤

學籍檔案是高校檔案系統中的重要組成部分，它以書面的形式客觀系統的反映出了學生在校期間的學習生活，同時也為學生就業期間提供了真實有效的備查資料。本文分析了目前高校學籍檔案管理工作的現狀及存在的主要問題，并對未來的發展道路和改革方向提出了期望，為推動高校學籍檔案管理工作規范化和信息化建設建言獻策。

高校學生學籍檔案主要包括了學生錄取入校的時間方式、在校期間的思想政治表現以及各科考試成績和科研成果[1]。企業在招聘時，除了考察學生的臨場表現外，最看重的就是學生在校期間學籍檔案。因此，提升高校學生學籍檔案的管理工作近些年越來越得到相關部門的重視和關注。只有客觀如實地反映學生的在校情況，優化檔案管理的模式和方法，才能真正發揮學生學籍檔案的作用。為了加強高校學籍檔案管理工作，推進學籍檔案規范化、科學化管理，我們將對目前高校學籍檔案管理工作進行梳理和歸納，并對未來學籍檔案管理工作的發展思路進行展望和探索。通過近些年的工作和調查，目前高校學生學籍檔案的管理工作仍存在以下問題。

1 學生及工作人員對檔案管理的認識淡薄

目前大部分高校在校生逐年增多，學生學籍檔案管理的數量也是逐年加大，但是由于對檔案管理的重要性認識不足，每年高校自身對于檔案管理工作的投入不論是在經費上、還是在人員上都遠遠不足。高校學生大多數來自五湖四海，學制、成績、科研每個人的情況都千差萬別，面對如此錯綜復雜而又繁瑣的工作，高校的檔案管理人員必定會力不從心，從而忽視了檔案管理工作的細致性和系統性。與此同時，在不少高校中，還有一部分管理人員將學生學籍檔案管理工作認為是“閑差”，從思想上，就沒有意識到檔案管理工作的重要性和系統性，在工作中難免造成疏忽或遺漏，對學生的學習和就業產生一些負面影響。

當然，部分學生也存在類似的問題。現如今的高校學生有的忙于日常學習，有些忙于升學、科研，都忽視了個人學籍檔案的上報和管理。從最初的原始檔案的填寫、到規范上交管理中間需要經過較多的手續和環節，因此在學生學籍檔案的管理過程中非常容易出現紕漏。我們必須加強學生和管理人員的思想認識，提高對學生學籍管理的重視程度，這樣才能保證學生檔案的正確填寫、上報和規范管理，從而逐步提升學生學籍檔案管理的工作質量。

2 學生學籍檔案管理缺乏信息化管理

近些年，信息化技術發展迅速，各行各業與信息化的融合也越來越密切，高校學生學籍檔案管理對于信息化技術的融合也迫在眉睫。目前大部分高校的學生學籍檔案管理工作仍然停留在傳統的手工管理階段，檔案管理人員仍舊是通過人工將檔案進行審核、分類、整理、歸檔及上報和調取，工作人員每天面對海量數據，疲于應付根本無法做到有效利用和管理，更無法滿足高校日益擴大的生源規模和社會效益[2]。因此，引入信息化手段和方法，利用計算機和軟件將繁雜而重復性強的工作轉為清晰、系統的條理性工作，可以大大的增強檔案管理人員的工作積極性和工作效率，從而真正發揮學生學籍檔案的巨大潛力，讓檔案為學生服務，并開辟一條學生和企業之間相互了解和溝通的新途徑，改變此前倒置的副作用局面，逐步形成一整套符合本校環境和實際現狀的學生學籍檔案信息化管理系統。

針對目前高校學籍檔案管理工作中存在的問題，筆者認為應從以下幾個方面進行相應的優化和提升。

2.1 強化學籍檔案作用，優化檔案管理規范

提升高校學生學籍檔案管理現狀的首要任務就是要給學生和管理人員強調學籍檔案的重要作用，它是學生在校情況的真實記錄和備查資料，一定要讓學生認識到學籍檔案的重要性和嚴肅性，確保學生檔案資料錄入填寫的真實性和可靠性。其次必須改變檔案管理人員的認識偏差，必須消除檔案管理工作是一份清閑職位的錯誤思想，從根源上樹立檔案管理工作的崇高性和責任性。

與此同時，高校的領導管理層要對學生的學籍檔案進行重點監督和指導，不斷從頂層優化檔案管理的思路和方法，不斷投入人力和物力，要給檔案管理工作配齊人手也要配足經費，要不斷的加強檔案管理人員的學習、培訓，切實提高檔案管理人員的工作能力和業務水平。加強學習和交流，從兄弟高校借鑒經驗、取長補短，加強檔案管理制度和法規的學習和考核，樹立典型的工作標桿，對在工作中馬虎滯后、漫不經心的人員一定要進行相應制度的處罰和教導。最終形成一套適合本校的學生學籍檔案管理規范，只有從學校和學生兩方面同時入手，才能推進學生學籍檔案管理工作有效發展。

2.2 引入先進管理系統，加快學籍檔案管理信息化建設

學籍檔案管理的信息化建設是推動工作效率提升、優化管理環節的一項重要手段[3]。高校應首先組織專業的技術人員將現有的紙質檔案進行電子化存檔。在電子化存檔的過程中一定要選派踏實認真的具有檔案管理經驗的專人進行，一方面要保證學生學籍檔案的保密性，另一方面要確保在電子化存檔過程中有條不紊，完整準確地將現有紙質檔案進行電子化存檔。目前，高校從事學生學籍檔案管理工作的教師大部分年齡偏大，對計算機操作系統較為陌生，對信息化手段掌握不是非常熟練，因此要不斷開展信息技術的培訓和講座，提高檔案管理人員的信息化操作的業務水平，為科學系統的進行信息化建設提供人才保障。發揮學籍檔案管理人員的豐富經驗，力求通過培訓和學習，使其成為一支能夠熟練掌握學籍檔案管理信息化系統的人才隊伍，同時不斷進行人才的引進，吸納一批具有專業能力和經驗的檔案管理人員，鼓勵在職人員進行進修和培訓，確保學籍檔案管理工作的信息化建設有效推進。

綜上所述，高校學生學籍檔案管理工作是一項系統性的工作，需要各大高校在充分認識其重要性的基礎上，逐步加強檔案管理工作人員的責任意識，明確崗位職責，不斷通過有效手段提高業務水平，并逐步引入信息化手段和方法，將學生學籍檔案管理工作做實做細，促進高校學生學籍檔案管理工作邁上新臺階。