教學秘書工作在高職教育教學管理中的特點及作用探討

陳幼麗

（泉州輕工職業(yè)學院 福建泉州 362200）

高職院校教學管理的質(zhì)量與教學秘書的能力水平跟綜合素養(yǎng)密切相關，而教學管理質(zhì)量又在很大程度上決定著高職院校人才培養(yǎng)的質(zhì)量。因此，教學秘書隊伍建設跟學校的教學成果高度相關，研究怎樣完善高職院校教學秘書隊伍體系，最大限度地發(fā)揮教學秘書具有的功能與價值，確保高職院校教學管理各項工作能夠高效開展，有序進行是很有必要且意義重大的。總之，高職院校應該綜合采取各種措施組建一支高素質(zhì)、高能力的教學秘書工作隊伍。教學秘書是高職教育的管理者和服務者，教學秘書工作是院系領導、教師以及學生聯(lián)系溝通的重要橋梁，因此教學秘書在整個高職教育體系中占據(jù)著重要的位置，發(fā)揮著關鍵性的作用。本文以教學秘書工作的內(nèi)容及性質(zhì)闡述作為切入點，論述教學秘書工作在高職教育教學管理中的特點，從而分析教學秘書工作在高職教育體系中所發(fā)揮的作用。

一、教學秘書工作的內(nèi)容和性質(zhì)

（一）內(nèi)容

教學秘書是從事教學管理工作的專職人員，其負責將學校領導的計劃、指令、教學安排傳達給老師和學生，也負責將老師、學生的意見、訴求反饋給學校領導。在教學管理工作中，教學秘書起著上傳下達，連接各級，聯(lián)系左右的作用。教學秘書的存在，能夠為學生、教師以及教育工作者提供更優(yōu)質(zhì)的服務，強化三者之間的聯(lián)系，確保信息工作、資源配置工作的高效性、實時性、合理性，能夠幫助高職學院教育領導更好地掌握教學狀況，從而為學校教學質(zhì)量監(jiān)控體系的更新優(yōu)化提供決策依據(jù)。具體來說，教學秘書的工作內(nèi)容可以概括為以下幾方面：①向?qū)W生以及基層教師傳達上級的教學管理安排，例如向高職教師傳遞一些教學改革政策等；②協(xié)助各部門領導，幫助他們搜集一些信息和資料，為學校人才培養(yǎng)計劃的完善提供參考與幫助；③以貫徹落實高校人才培養(yǎng)計劃為基礎，規(guī)劃學校各專業(yè)的課堂體系與教學安排；④制定出各專業(yè)每一學期的教學目標；⑤記錄、分析、整理各學科教學用到的教材，科學安排教學工作；⑥負責安排、計劃各專業(yè)的期末考試；⑦負責安排學生的補考、留級、重修等工作；⑧監(jiān)管、反饋學校的工作情況，找出其存在的問題，提出相應的建議；⑨負責協(xié)調(diào)、處理校園出現(xiàn)的一些公關危機事件。由上可知，教學秘書要負責的工作內(nèi)容比較復雜，需要一定的管理能力跟專業(yè)基礎。

（二）特點

高職教學秘書的工作特點體現(xiàn)在三個方面，即輔助性、從屬性跟服務性。輔助性是指為了實現(xiàn)高職院校培養(yǎng)應用型人才的教學目標，就需要確保高職院校的教學資源做到最優(yōu)配置，要將各教學要素有機整合起來，對其進行統(tǒng)籌規(guī)劃。教學秘書就起著將這些教學要素串聯(lián)在一起，起著穿針引線的輔助作用；從屬性是指教學秘書的工作是圍繞教學來開展的，其屬于教學工作的附屬部分，教學秘書所做的一切都是為了提高教學效率與教學質(zhì)量；服務性是指教學秘書既要為教學工作的有序開展提供各種保障服務，也要為學校領導以及基層教師和學生提供服務。

二、教學秘書在高職教育教學管理中的作用

（一）促進教學常態(tài)化發(fā)展

當今社會對于人才的質(zhì)量要求越來越高，社會各企業(yè)、各崗位都傾向于聘請實操能力出色，專業(yè)技術(shù)扎實的應用型人才。社會崗位需求以及對人才質(zhì)量要求的變化逼迫高職院校必須經(jīng)常創(chuàng)新人才培養(yǎng)模式。然而，人才培養(yǎng)模式的創(chuàng)新是一個系統(tǒng)、浩大的工程，其涉及的范圍很廣，牽涉的內(nèi)容很多，既有系統(tǒng)的工作板塊，也有零碎的瑣事雜事，這就需要教學秘書來有機整合、科學協(xié)調(diào)這些工作，實現(xiàn)教學創(chuàng)新的常態(tài)化。教師的主要工作是教學、學校領導的主要工作是從整體層面來安排教學計劃，但其中還有很多信息傳達、數(shù)據(jù)采集、教學反饋、檔案管理之類的工作還需要完成，高效地完成這些工作便是教學秘書的職責跟義務，是其價值所在。教學秘書會定期、認真地完成了這些輔助工作，這有利于高職院校的教學工作實現(xiàn)常態(tài)化、持續(xù)化，確保學校人才培養(yǎng)模式的系統(tǒng)性、合理性、實時性，從而為社會更好地輸送高質(zhì)量的應用型人才。

（二）提高教學質(zhì)量

在教學管理工作中，教學秘書要全程、動態(tài)地監(jiān)控高職院校的教學質(zhì)量，分析查看教學工作中存在的問題，問題出現(xiàn)的原因，并將其做好記錄，實時反饋給上級領導，從而迅速修正、調(diào)整教學方案。作為教學管理人員，教學秘書要深入教師群體跟學生群體中，收集教師和學生對教學過程、教學計劃的看法跟意見，找出目前教學體系中存在的缺陷跟漏洞，積極尋找解決的方法，并向上級領導反饋建設性建議，確保教學體系能夠不斷改進，變得更加科學系統(tǒng)，更具育人價值，更能發(fā)揮實效。因此，教學秘書的存在有助于高職院校教學質(zhì)量的提高，其能夠為學生群體、教師群體提供更優(yōu)質(zhì)的服務，幫助師生解決一些實際問題，提高師生的滿意度，滿足師生的一些訴求，這有助于和諧氛圍的營造，有助于調(diào)動師生的學習積極性。教學秘書同樣能夠節(jié)約領導的時間，減輕他們的工作壓力，找出教學管理體系存在的問題，促使其朝著良好的方向不斷發(fā)展，使其更好地為教學工作的開展保駕護航，進而提高教學質(zhì)量。

（三）協(xié)調(diào)上下級

如果將學校各部門比作不同的國家，教學秘書就是外交大臣，其需要負責各部門工作的協(xié)調(diào)跟對接，及時將各種教學安排、教學信息傳遞給各部門的領導，傳達學校的計劃跟命令，讓各部門能夠快速落實相應的工作。教學秘書還需要檢查教師的績效考核結(jié)果、工作教學質(zhì)量。所以，教學秘書如圖橋梁一般，起著協(xié)調(diào)上下級的作用。教學秘書的存在，讓高職院校教學管理工作中的信息傳遞板塊、資源共享板塊、部門協(xié)作板塊變得更加高效、暢通，能夠大大減少教學管理由于信息不暢、機制不順造成的效率低、耗能多的問題。

（四）規(guī)范教學檔案管理

每一所高職院校都會存在教學檔案，教學檔案記錄著學校在某一階段實施的教學計劃、教學方案、教學過程與教學改進建議等內(nèi)容。教學秘書則負責梳理歸納、記錄統(tǒng)計這些教學內(nèi)容。教學秘書會將教學檔案進行分類歸類，方便日后對其進行調(diào)閱，為后續(xù)教學策略的制定提供參考，最大限度地發(fā)揮教學檔案的信息決策價值。由此可知，由教學秘書來負責教學檔案管理工作，能夠確保該工作有條不紊地進行，確保該工作的價值能夠最大限度地發(fā)揮。同時，合理地規(guī)范教學檔案管理，能夠有效促進教學工作的開展。教學檔案管理隨著時代的變化也在不斷進步。因此，對于此項工作的管理需要聘用專職的人才。總之，教學秘書在學校檔案管理之中起著重要的作用。

三、高職教學秘書隊伍建設問題分析

（一）領導對其重視程度不夠

經(jīng)過前文的分析可以知道，在高職院校中，教學秘書這一崗位是不可或缺的，其大大提升了學校各項工作的開展質(zhì)量，提高了學校各機制的運轉(zhuǎn)速度跟響應速度。然而，國內(nèi)很多高職院校雖然設置了教學秘書崗位，但是對崗位重要性的認識程度卻有所不足。他們片面地認為教學秘書日常負責的工作都是一些瑣事、雜事，不需要太高的技術(shù)含量，也不需花費錢財去培養(yǎng)專業(yè)的人才。學校沒有制定出健全的培訓機制跟激勵機制來提升教學秘書的能力水平，也沒有給予教學秘書豐厚的待遇跟相應的尊重，這導致教學秘書在日常工作中缺乏積極性，其工作效率自然大打折扣。

（二）教學秘書素質(zhì)參差不齊

分析我國各高職院校的教學秘書人員結(jié)構(gòu)、基礎信息跟學歷水平可以知道，很多高職院校對于教學秘書崗位的安排是較為隨意的。大部分教學秘書都是年紀較大的老員工，少部分是剛剛畢業(yè)的大學生，但這些教學秘書只有少部分是秘書專業(yè)畢業(yè)的，其專業(yè)基礎較為一般，管理能力也不夠出色。此外，教學秘書的流動性很大，離職率、轉(zhuǎn)崗率都比較高，整個隊伍由于人員來源較為復雜而且體系結(jié)構(gòu)不夠穩(wěn)定，致使教學秘書工作難以有效開展。

（三）管理水平較低

分析全文能夠知道，教學秘書要負責的工作是比較復雜的，其工作量也是比較大的。他們既要負責一些教學工作，又要負責一些行政事務工作，還要負責一些文件檔案的管理，這就要求教學秘書具有出色的管理能力，能夠在這些工作中，在不同的角色中來回切換，靈活自如。他們既要具備豐富的溝通技巧，又要具有出色的信息素養(yǎng)，了解各種現(xiàn)代教學管理軟件、教學監(jiān)控系統(tǒng)的使用，還要具有一定的抗壓能力跟執(zhí)行力。然而，由于教學秘書缺乏培訓機會，聘請的崗位人員也缺乏專業(yè)基礎，或者年齡太大，學習能力不強，或者太過年輕，缺乏經(jīng)驗。再加上學校針對他們的激勵機制與考核制度存在一定的問題，導致教學秘書的管理水平相對較低。

四、建設高職教學秘書隊伍的建議

（一）提高教學秘書的自身水平

根據(jù)教學秘書的工作內(nèi)容跟工作特點可以知道，教學秘書要經(jīng)常跟不同的群體進行溝通；要接觸各類信息，對信息進行加工處理；要跟學校不同的職能部門打交道，協(xié)調(diào)各級關系，反饋傳達各種安排跟指令。因此，為了提高教學秘書隊伍的整體素質(zhì)，從而提高他們的工作效率，實現(xiàn)教學管理的系統(tǒng)化、高效化、常態(tài)化，就需要不斷提高教學秘書在上述四大工作板塊中的應對能力。

首先，要提升教學秘書的信息資源處理能力，借由培訓、崗位實習、現(xiàn)代學徒制教學、成人教育、遠程教育、集中教育等方式來不斷提升教學秘書的信息素養(yǎng)。幫助教學秘書掌握各種處理信息資料的統(tǒng)計方法、分析方法，幫助他們掌握制作各種報表、報告的方法。此外，還應該由專業(yè)的老師傅帶領他們?nèi)嵺`操作，幫助他們快速掌握采集信息、整理數(shù)據(jù)、歸納資料的技巧與方式，最大限度地滿足教學需求。

其次，提高教學秘書的溝通能力。高職院校在聘請教學秘書時，要盡量選擇一些思維清晰，邏輯縝密，表述能力強，性格樂觀的人員。這樣的人員做事靈活，更善于變通，能夠準確無誤地傳達出正確的信息。此外，學校領導要積極為教學秘書創(chuàng)造實踐交流的機會，帶領他們多見世面，提高他們的膽識與氣魄。

最后，提高教學秘書的協(xié)調(diào)合作能力。高職院校在培訓教學秘書時，要側(cè)重于培訓他們的危機應對能力，幫助他們掌握協(xié)作交流的技巧，讓他們了解各部門領導的關系、性格、工作內(nèi)容跟職責義務，提高教學秘書的文明素養(yǎng)，使其能夠高效地串聯(lián)起各部門，成為各部門領導的得力助手。

（二）科學配備教學秘書隊伍

目前，高職院校教學秘書隊伍存在人員年齡偏大，數(shù)量較為匱乏，素質(zhì)整體低下等諸多問題。對此，高職院校應該高度重視教學秘書人員的選拔跟培訓，適當引進一些從秘書專業(yè)畢業(yè)的專職人才，花費一定的經(jīng)費從社會或者其他學校聘請一些理論管理知識扎實，實踐管理經(jīng)驗豐富的教學秘書。安排他們當隊伍的領導或者主心骨，由他們耳提面命地來指導其他經(jīng)驗匱乏的教學秘書，這能夠快速且顯著地提升教學秘書隊伍的整體素質(zhì)，方便高效有序地開展相應的工作。并且，在教學秘書隊伍的建設上，還要制定合理的規(guī)章制度，規(guī)范隊伍人員相應的專職工作。通過合理分配專項任務，從而達到科學分配工作的目的。同時，對于新聘請的年輕化專職人才，需要在秘書專業(yè)工作上，組織開展相應的培訓，使新錄用的秘書人才能夠盡快適應學校的整體運營工作，進而加強學校教學秘書隊伍的整體建設。

（三）完善評估與獎勵制度

教學秘書的工作積極性不高一方面是因為工作量太大，自身能力不足，另一方面是因為學校領導的不重視，崗位缺乏認同價值，他們的薪酬待遇也比不上專職教師。為了解決教學秘書隊伍工作缺乏熱情，流動性太大的問題，高職院校就必須制定出科學的評估考核機制跟激勵獎懲制度，多多給予教學秘書一定的人文關懷，肯定其工作價值，讓他們的努力能夠得到回報，擴大其崗位影響力。具體來說，學校要為教學秘書制定出科學系統(tǒng)的職業(yè)生涯規(guī)劃，根據(jù)其工作特點和工作內(nèi)容來制定出具體的考核體系，將其工作量化，遵循多勞多得原則來激發(fā)他們的工作熱情，給予表現(xiàn)優(yōu)異的人員精神獎勵跟薪酬獎勵，優(yōu)先將升職進修的機會讓給他們，讓他們從心里產(chǎn)生公平感跟成就感。

五、結(jié)束語

綜上所述，教學秘書工作在高職院校的教學管理中具有重要的作用與價值，院校的領導需要調(diào)動教學秘書人員的工作積極性，充分發(fā)揮教學秘書的多項職能，確保其工作發(fā)揮最大效用，推動高職院校的發(fā)展。本文以教學秘書工作作為研究對象，對其在高職教育教學管理中的特點與作用進行了分析，闡述了教學秘書工作目前存在的問題，并制定了相應的解決措施，希望能夠有效促進高職教育教學管理中教學秘書工作的發(fā)展。