事業單位檔案管理中存在的問題及對策研究

楊英

摘要：在事業單位中，檔案管理工作的開展需要遵守國家政策規定，且由于工作涉及到大量數據文件，對專業素質有一定要求。現階段檔案管理工作存在一定的不足，需要及時分析處理，提高工作效率。

關鍵詞：檔案管理 問題 對策

引言：

檔案管理工作為事業單位穩定運行提供保障，它所記錄的信息數據，能夠為單位后續工作提供依據和支撐。因此提高檔案管理質量突顯其工作效能，是現階段事業單位需要重視和實行的問題。

一、現階段事業單位檔案管理工作存在的問題

（一）管理觀念與模式相對落后

目前有許多事業單位在檔案管理工作中沿用傳統管理方式，也就是相關部門定期將檔案送至人事部保存，而人事檔案中多使用紙質手寫形式，對電子檔案的應用不廣泛，雖然現如今信息技術不斷發展和更新，使檔案管理工作的手工操作模式得到改變，但具體工作環節，還是難以全面信息化，管理觀念、方法、設備的落后，導致檔案管理難以提高工作效率，工作模式需要創新。

（二）檔案管理制度需要完善

一些事業單位的檔案管理制度存在缺漏，首先是缺乏規范的檔號，有時候一個全宗存在多個全宗號，或者不同全宗存在多個全宗號。其次沒有規范的案卷標題，同時許多案卷沒有附帶目錄，導致具體使用時難以及時尋找，耗費工作時間。最后還存在組卷混亂的問題，難以高效率的檢索檔案，缺乏硬件條件。這些問題導致檔案管理工作不規范，難以突顯工作實效性[1]。

（三）檔案室缺乏齊全的硬件設備

事業單位沒有為檔案管理提供良好的工作條件，一些單位的檔案室空間小檔案多，導致人員在其中工作受到限制，同時環境潮濕，缺乏相關的配套設備，導致檔案管理的許多工作完成效率低，同時這也對檔案的完整和整潔性造成影響。

（四）檔案工作與事業單位變革不同步

現如今我國經濟水平提高，市場經濟體制得到變化，相關事業單位將工作重心放在自身的經濟效益上，對檔案管理工作存在忽略。導致檔案管理缺乏變革意識，日常的收集文件、歸檔記錄工作效率低下，企業更加重視與其利益直接掛鉤的部門和通過，檔案管理工作有時候難以收集到完整的企業文件、技術資料，甚至在企業改制后，開始擠脫檔案管理工作。

二、提高檔案管理工作效率的相關對策

（一）加強信息化建設

現如今信息技術得到了各大企業、單位等的廣泛應用，因此檔案管理的信息化建設是事業單位發展的時代趨勢，單位應在內部建立檔案信息庫，由員工在庫中錄入單位涉及的各種信息數據，注重方式加快了人事信息的更新速度，同時也能得到更準確、有時效的信息。檔案信息庫的智能調取功能，可以讓員工快速查詢想要的信息，員工在更新資料信息時將擁有很大的自主性，只需要在線上完成系統審批程序就可以快速對信息更改，工作效率得到提高。

因此事業單位應實現檔案管理的全面信息化工作，工作人員通過日常結合互聯網等技術設備完成工作，脫離了傳統紙張作業帶來的各種不良問題，保障檔案質量。對于檔案信息的系統平臺，應進一步完善和強化，積極融入各種高新軟件，增加系統功能，提高使用效能。單位需要加強信息系統的推廣工作，建立對應培訓教學，確保員工在應用時可以靈活運用，熟悉各種操作。同時檔案信息庫應具有完善的信息共享功能，并強化對檔案信息的控制，避免共享過程中出現隨意修改檔案信息、弄虛作假的現象[2]。

（二）建立優質的檔案管理工作條件

事業單位要加強對檔案管理的重視，同時做好相關設備的運維工作，并配備相應的計算機設備、打印機、監控設備，滿足員工工作需要，并保證檔案安全。單位應加大對檔案管理的資金投入，對于工作中所涉及的信息管理、資源管理、ERP系統等需要時常更新，員工在工作中最好使用最新信息系統。同時檔案庫房需要定期檢查防火、防潮、防蛀工作，針對檔案柜建立安全措施，在使用時做好密碼記錄和管理，防止檔案失竊，同時配備空調、殺蟲等裝置。定期檢查檔案庫安全設施與狀態，保證其內檔案擺放規范、環境良好。

（三）完善檔案管理工作制度

在工作中，應建立統一的行為標準，工作人員需要嚴格根據其標準與制度的內容完成各項工作，同時事業單位應建立監督機制，定期檢查并糾正其工作問題。在管理制度中，還應融入信息化管理因素，將相關人員的生活、工作信息進行錄入，為后續人事調動提供依據。建立管理責任制，為檔案的機密性提供保證，建立工作考評機制，注重檔案管理人員服務意識、工作質量的考核與監管，提高工作符合規范。另外在檔案管理部門在具體工作中，工作人員需要結合當今社會經濟發展趨勢來考慮，同時不斷開發利用國家檔案中存在的有關經濟、科技等信息資源，為單位經濟發展提供參考依據，因此單位應定期組織員工進行思想教育培訓，端正其工作態度，創新工作理念，提高工作積極性。

結束語：

檔案管理工作對事業單位發展有著積極的促進作用，隨著新時期的發展，應不斷優化檔案管理問題，創新檔案管理工作模式。事業單位應加強對檔案管理的重視，提高內部的信息化建設水準，加強高新技術的引入以及軟硬件的更新，同時還要為員工提供齊全的工作設備，保證工作的有效進行。

參考文獻：

[1]陳明玉，王照英.事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].中外企業家，2016（26）：216.

[2]朱紅艷.事業單位檔案管理信息化建設的相關問題分析[J].赤子（上中旬），2015（21）：104.