高校經濟合同管理的問題與建議

新疆大學審計處 包蘭英，尹曉艷

隨著經濟發展和“雙一流”高校的建設，高校與社會其他機構的合作越來越緊密，合同是高校與社會其他機構經濟往來的主要表現形式，而高校對外簽訂的合同有其特殊性，主要圍繞教學、科研、校園修繕、學生服務等方面，一般包括以下類型：材料物資采購、科研設備采購、基礎建設、局部維修、房屋等國有資產租賃、技術服務、技術轉讓、培訓等。加強合同管理有利于維護高校的合法權益、良好聲譽以及經濟利益，有效的合同管理也是推進高校治理能力現代化的重要途徑。

合同管理貫穿于高校運營、投資、籌資等活動的始終，涉及資金資產管理、采購管理、服務管理、基建項目管理、科研項目管理、對外出租等多項業務，因此，合同管理是高校內部控制的重要手段之一，加強合同管理對于防范和降低合同風險，促進高校健康有序發展具有重要的意義。按照國家法律法規和《教育部直屬高校經濟活動內部控制指南（試行）》（教財廳〔2016〕2號）的要求，各高校要建立合同分級授權管理制度，實行統一歸口管理，明確各部門的職責分工，保證不相容崗位、職務分離，建立健全考核與責任追究制度，明確各類合同的簽訂審批、履行監督、文本內容審核、合同的變更、解除、履行情況等相關制度，合同檔案資料的歸檔管理、糾紛處理流程相關制度，促進合同管理發揮其作用。

一、合同管理中存在的不足

（一）對合同管理重要性認識不足

高校對管理合同思想上缺乏足夠的重視，特別是沒有深刻理解經濟合同對高校的重要性，實際管理中缺乏良好的內控意識，不能通過內控管理強化經濟合同管理。高校合同涉及范圍廣，業務種類繁多，很多高校并未設立專門的合同管理部門，有合同管理部門的也只是負責蓋章，至于合同法律效力、履行情況、檔案資料歸集情況都不在管理部門的職責范圍之內，一旦發生糾紛，高校會非常被動，會給高校財務管理及經濟運行帶來較大的潛在風險。健全、合規、有效的合同管理制度有利于高校內部控制建設工作的順利開展，同時也能規避風險，維護高校的合法權益。

（二）合同管理體系有待進一步健全

合同管理是高校內部控制工作的重要一環，建立健全合同管理制度契合高校內控建設的要求。大部分高校只有宏觀的合同管理辦法，缺乏實施細則，可操作性相對較弱。合同管理在簽訂授權機制、過程監督檢查、管理人員配備、歸檔保存、崗位設置及職責劃分等方面還存在一定的缺陷，使得合同管理的效果難以保證。

（三）合同管理缺乏全過程監督機制

合同管理屬于高校行政管理工作的重要組成部分，高校雖然設置了法務科負責全校的合同管理機構，加強了合同簽訂時的前期把控和監督，加強了合同歸口管理部門對合同的管理，也加強了對合同的律師、審計處、計財處等相關職能部門的審核流程，但高校目前對合同的履行過程無法進行全過程監督，合同的收付款進度是否存在超期未收、未付款，對合同履行后產品、服務等是否符合需要等均缺乏有效監督手段。

（四）信息溝通不暢，電子信息化程度較低

大部分高校還沒有建立與合同管理相關的電子信息系統，合同管理手段傳統，信息覆蓋面不全、傳遞不及時。很大一部分合同檔案資料分散在各二級學院和部門，各二級學院和部門沒有配備專人對合同相關信息進行集中統一的整理、錄入和歸檔，也沒有建立與財務部門的業務聯系，從而影響財務信息的準確性和財務監督檢查。合同實行信息化管理，一方面有效減少教職工到各部門的辦事時間，另一方面，合同管理的各相關部門均可通過合同管理平臺按照權限對合同的簽訂、付款、執行等情況進行管理監督。如高校財務部門目前在合同簽訂流程中扮演的角色僅僅是經費審核，至于后期合同收付款進度則由各具體業務部門負責，不能夠按照權責發生制及時確定收入及支出，不能夠全面、科學、準確地反映高校資產負債狀況及可調配資源。

（五）合同資料管理比較分散，不便于把握合同總體情況

高校合同相關檔案資料主要分散在科學技術處、基建處、國有資產管理處以及各學院等二級單位的科級機構或合同項目具體負責人，缺乏專門的部門和專業的人員對合同進行歸口管理和動態監控，很難做到統一合同編號、規范合同文本，學校不能及時掌握所有對外簽訂合同的情況，也無法及時了解經濟合同履約進度，合同執行過程中沒有人對付款進度和合同執行進度進行確認，校級范圍的合同事項統計、合同數據挖掘以及大數據決策分析支持存在較大困難。

（六）合同管理人員素質有待進一步提升

高校對外簽訂合同的涉及面廣，合同種類繁多，涵蓋貨物采購、設備采購、基礎建設、校園局部維修、科研合作、培訓等各個方面。多數學院和部門沒有專門的合同管理人員，無論是學院還是行政部門，作為合同的發起部門，法律知識相對欠缺，存在合同簽訂時間為空和內容為空、簽章不齊全、補簽合同、沒有建立合同臺賬或臺賬記錄不規范、合同歸檔資料不全等情形。合同簽訂時間和部分內容為空一旦發生法律糾紛，可能會產生不利于高校的后果。高校大多數合同都有“合同經甲、乙雙方法定代表人或授權代理人簽字（蓋章）并加蓋單位公章后立即生效”的內容表述，但仍有一些合同只加蓋公章而沒有法定代表人或授權代理人簽字（蓋章），這將增加高校的法律風險，如果發生訴訟，此類合同或將被認定為無效合同。補簽合同一方面與高校合同簽訂流程不符，另一方面，沒有書面合同發生違約時不能夠追究主體的責任，會大大增加糾紛的發生率。未建立合同臺賬，就不能對合同進行動態管理，對合同執行過程中出現的問題不能及時作出反應，會增加合同履約風險。合同檔案資料不齊全不利于后期高校層面的合同事項查詢、使用、數據統計、分析評價。

二、合同管理的幾點建議

（一）建議進一步完善合同管理制度，形成科學系統的合同管理體系

在宏觀的合同管理辦法基礎上，對合同從立項、審批、簽訂、執行、歸檔等的全過程進行梳理，提出可操作性強的相關實施細則，按統一要求建立合同臺賬，歸口管理部門要定期向合同管理部門報送合同履行情況，為學校財務部門提供真實準確的財務信息，形成動態的合同管理體系，從合同的審批、簽訂、履行、終止等全過程進行管理，定期總結合同管理中的薄弱環節并提出改進建議，做好合同歸檔保密工作等。對重要的、金額較大的合同進行履行監督，建立預警機制，對未按合同規定履行的合同進行督辦，避免因此造成訴訟風險。此外，鑒于收支合同涉及財務核算，要與財務部門建立溝通機制，在一定程度上實現信息共享。

（二）建議對合同實行分類管理

所有合同按性質分為經濟類合同與非經濟合同，經濟類合同以收支進行二次分類，再根據所涉及的金額大小分為重大合同和一般合同，重大合同與一般合同的審批流程應有所區別。由于高校科研項目較多，建議對科研合同專列一項，便于對科研項目進行管理。

（三）建議盡快推動合同信息化管理

高校辦公室可依據各業務部門的需求，推出適合高校合同管理的信息化系統。實行合同信息化管理，一方面可節省需要簽訂合同的具體人員在各相關部門的辦理時間，另一方面為合同管理部門全過程、全方位監控合同執行提供了便利，提升了高校財務管理水平。合同信息化管理可根據合同分類管理的原則，各業務單位選擇相應的流程和合同的性質去選擇經濟類、非經濟類，經濟類合同又根據收入支出分為收入類、支出類，再根據合同重要程度分為重大合同、一般合同。根據業務單位選擇的合同性質，各類合同自動進行分類，進入相應的審批流程，經過合同各審批部門的層層審核，根據不同的權限，各業務部門隨時可以掌握所需合同信息，更方便合同管理部門及校領導全面了解高校合同執行狀況，并及時掌握可能存在的風險。

（四）依托合同信息化管理系統，實現對合同全過程的監督管理

高校目前對合同的管理僅限在事前對合同簽訂時的把關，但對合同具體的執行情況沒有全面掌握。合同管理實現信息化以后，合同執行后購買的產品是否符合使用單位的要求、使用后維修情況如何，都可在合同信息化建設中設置相應模塊進行管理，以實現對合同全過程、全方位的監督管理。

（五）加強合同管理人員隊伍建設，重視合同檔案管理

合同管理要做到有人負責、有跡可循，合同管理部門應設立專人負責合同的保管、分發、臺賬登記和歸檔等工作，建立健全合同臺賬工作，臺賬內容應包括合同名稱、合同金額、合同開始及結束日期、具體收付款日期、履行進度、未按期履行合同原因等重要內容，并及時更新合同臺賬，為領導決策提供及時、準確的統計數據和有關資料。合同在履行過程中，合同管理員可以對合同履行情況進行有效監控，及時對合同的履行情況進行檢查、分析和驗收及收付款進度提醒，如發現無法按時履行的情況，應及時聯系相關部門采取應對措施，督促具體實施者按照誠實守信的原則全面履行合同，同時督促合作方履行合同。合同履行完畢后，合同管理人員應將合同相關的所有材料移交歸口管理的職能部門立卷歸檔，要注重合同檔案的統一性和完整性，合同檔案至少應包括與合同項目有關的招投標文件、合同文本、重要會議紀要、批示、驗收合格資料、作廢合同等資料。

三、結語

建立健全合同管理制度，提升合同管理水平，對促進高校內部控制建設工作起著至關重要的作用。高校要通過建立健全相關合同管理制度，確立統一的合同歸口管理部門，促進合同管理信息化，形成前期規范審批、中期定期監督檢查、后期統一歸檔等全過程合同管理系統，重視合同管理人員管理水平的提升，從而實現對合同全面、高效地管理，規避經濟風險，維護高校的合法權益。