新時期優(yōu)化企業(yè)辦公室行政管理工作的策略探析

劉 瑛

（武漢二航路橋特種工程有限責(zé)任公司，湖北 武漢 430070）

辦公室行政事務(wù)管理工作在企業(yè)整體管理工作中占據(jù)重要位置，該項(xiàng)工作屬于一項(xiàng)綜合性高、涉及面廣和工作內(nèi)容繁雜的業(yè)務(wù)，其連接著企業(yè)上下級部門，在重要部門間起到橋梁作用，關(guān)系到企業(yè)的正常發(fā)展和運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，辦公室行政管理工作人員應(yīng)經(jīng)常性地對自身工作進(jìn)行反思，圍繞工作重點(diǎn)和要求對管理工作進(jìn)行優(yōu)化，及時解決存在的問題，不斷提升工作質(zhì)量，持續(xù)推動企業(yè)有序運(yùn)轉(zhuǎn)。

一、辦公室的行政管理職責(zé)

（一）協(xié)助功能

辦公室相關(guān)工作人員具備協(xié)助工作職責(zé)，須嚴(yán)格落實(shí)上級領(lǐng)導(dǎo)布置的工作任務(wù)，并對各項(xiàng)任務(wù)落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，不斷提升各個相關(guān)部門對工作項(xiàng)目的關(guān)注和重視，提升并強(qiáng)化企業(yè)工作執(zhí)行能力。

（二）中樞功能

辦公室行政事務(wù)相關(guān)工作，在不同部門間可起到調(diào)節(jié)作用，發(fā)揮著中樞功能，對維持單位正常、穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)具有重要作用，增強(qiáng)上級領(lǐng)導(dǎo)和不同部門間聯(lián)系。而辦公室作為信息傳達(dá)中轉(zhuǎn)站，在上級領(lǐng)導(dǎo)與各部門間建立了橋梁，提升了各個部門工作效率。

（三）督辦功能

辦公室行政事務(wù)類型較多，其中，對企業(yè)工作決策和落實(shí)情況，以及執(zhí)行工作任務(wù)規(guī)范性記錄和監(jiān)督，是其重要工作內(nèi)容。同時，辦公室行政事務(wù)相關(guān)人員還應(yīng)聽取各部門相關(guān)意見，并篩選出有效意見，為后續(xù)工作任務(wù)開展提供依據(jù)。

（四）服務(wù)功能

服務(wù)是辦公室行政事務(wù)中基礎(chǔ)內(nèi)容，這就要求辦公室人員，不僅要求做好崗位職責(zé)工作，而且應(yīng)提升自身服務(wù)意識，為相應(yīng)工作任務(wù)以及各部門展開服務(wù)，滿足上下級溝通、工作開展等方面需求。

二、辦公室行政事務(wù)管理工作開展中存在的不足

隨著企業(yè)發(fā)展以及外界環(huán)境變化，企業(yè)為滿足實(shí)際需求需要不斷對相關(guān)工作進(jìn)行改進(jìn)，但受多方面因素影響，導(dǎo)致在實(shí)際開展相關(guān)工作中存在一些不足，尤其是參與辦公室工作新人和兼任多個崗位工作人員，因經(jīng)驗(yàn)、能力、加入工作崗位時間、對公司認(rèn)識了解不足、辦公室人員調(diào)整等，會在一定程度上影響辦公室工作的順利開展。而通過對相關(guān)工作中存在的問題進(jìn)行總結(jié)分析，主要問題表現(xiàn)在三個方面：

第一，主動服務(wù)意識不足。辦公室多數(shù)工作人員在思想上依舊具有“本位主義”特征，重視領(lǐng)導(dǎo)人員意見需求。但在為一線及項(xiàng)目部員工提供服務(wù)中，重視程度不足，服務(wù)方式和內(nèi)容簡單，服務(wù)意識有待加強(qiáng)。

第二，尚未實(shí)現(xiàn)“融入中心、服務(wù)大局”。辦公室行政事務(wù)管理工作開展中，受員工服務(wù)意識影響，導(dǎo)致缺乏與生產(chǎn)經(jīng)營部門協(xié)調(diào)聯(lián)動，如相關(guān)工作人員未能主動深入項(xiàng)目一線為項(xiàng)目部員工解決問題。甚至部分人員在開展工作中，長期處于相對封閉狀況，缺乏對公司動態(tài)、業(yè)務(wù)信息和現(xiàn)存問題認(rèn)知與了解，難以為各個部門解決問題提供有效幫助[1]。

第三，未有效掌握信息化手段。現(xiàn)階段，辦公室行政事務(wù)管理人員在開展工作中，依舊以常規(guī)性工作為主，如用印申請、招待物資申請、用車審批、檔案管理以及固定資產(chǎn)管理等，工作開展中對現(xiàn)代化各種先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用率較低，影響了工作水平與效率提升。

三、新時期辦公室行政管理工作優(yōu)化策略

（一）提升工作人員服務(wù)意識

良好的服務(wù)意識對提升工作質(zhì)量具有重要作用，因此，在具體開展相關(guān)工作中，應(yīng)提升辦公室行政管理工作人員服務(wù)意識。應(yīng)深化辦公室人員服務(wù)理念，樹立新時期“大服務(wù)”思想理念，對辦公室服務(wù)工作進(jìn)行定位，在立足日常工作基礎(chǔ)上，提升責(zé)任意識和服務(wù)意識。積極服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)決策，并提升對基層單位、各職能部門間協(xié)調(diào)配合、溝通聯(lián)絡(luò)提升服務(wù)力度。在信訪接待工作中，應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況對流程進(jìn)行持續(xù)完善，并安排專門崗位人員進(jìn)行信件處理，妥善處理好基層員工訴求，及時排除影響企業(yè)發(fā)展穩(wěn)定性因素，促使各項(xiàng)工作順利開展[2]。建立健全服務(wù)體系。辦公室工作人員在提供服務(wù)中，要求在對本職工作盡職盡責(zé)前提下，找出內(nèi)部與時代要求不相符問題，以工作原則和工作要求為指導(dǎo)，及早制定出行之有效解決問題的方案。同時，由于辦公室工作較為繁雜瑣碎，面對人群較多，因此，為保證各個部門以及辦公室工作效率，應(yīng)建立健全服務(wù)體系，指導(dǎo)辦公室服務(wù)工作開展。辦公室行政服務(wù)工作在實(shí)施中不可流于表面，要靈活融入信息化技術(shù)與理念，通過深入基層調(diào)查與綜合分析，掌握真實(shí)情況，了解基層員工真實(shí)想法和需求，并始終堅(jiān)持為人民服務(wù)精神，定期獲取基層員工第一手資料，從不同角度掌握基層員工需求，并適當(dāng)將其融入服務(wù)體系中，盡可能提升服務(wù)多元化程度。

（二）樹立全局意識

辦公室行政管理崗位處于企業(yè)核心地位，辦公室相關(guān)工作人員必須明確其作用、工作內(nèi)容和地位，尤其是在社會發(fā)展新時期，應(yīng)關(guān)注企業(yè)發(fā)展大局，采用新思路、新方法或新技術(shù)，提升行政管理工作質(zhì)量。首先，樹立整體意識和大局意識。辦公室是企業(yè)直接服務(wù)部門，工作人員與普通員工存在區(qū)別，工作中以提供相應(yīng)服務(wù)為主，樹立崇高使命感，在工作中始終保持嚴(yán)謹(jǐn)作風(fēng)以及謹(jǐn)慎負(fù)責(zé)精神狀態(tài)。其次，明確自身政治立場，始終堅(jiān)持自身工作信念不動搖，保持積極主動態(tài)度，幫助基層員工解決相應(yīng)問題，從加強(qiáng)整體服務(wù)考慮，從完善固定資產(chǎn)、低值易耗品、后勤食堂和印章等多個不同方面管理，強(qiáng)化成本控制措施以及安全防衛(wèi)工作，并建立數(shù)字檔案館系統(tǒng)輔助進(jìn)行管理，建立資產(chǎn)管理系統(tǒng)，靈活運(yùn)用信息管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，監(jiān)理數(shù)字檔案，加強(qiáng)辦公室財務(wù)方面管理，根據(jù)需求做好對各種工作會和年會組織安排等方面工作。在此期間應(yīng)加強(qiáng)對支出費(fèi)用強(qiáng)化控制管理，并對非生產(chǎn)性支出進(jìn)行壓縮，嚴(yán)格按照規(guī)定，嚴(yán)控日常費(fèi)用的支出。最后，從大局出發(fā)，并從不同方位和角度看待問題，同時注意維護(hù)好上級領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威，尊重他人意見和建議，從整體看看待問題，防止以偏概全和一概而論，積極尋求解決問題方式。

（三）加強(qiáng)對信息技術(shù)的應(yīng)用

在信息化快速發(fā)展背景下，信息技術(shù)不斷深入各個領(lǐng)域中，提升了工作效率、管理水平，極大程度上降低了工作強(qiáng)度，減少了工作失誤。因此，為降低繁瑣復(fù)雜工作對工作效率影響，應(yīng)重視對現(xiàn)代化先進(jìn)信息技術(shù)利用。首先，應(yīng)建立信息化行政事務(wù)管理系統(tǒng)，結(jié)合單位實(shí)際情況，適當(dāng)加大信息化改革和資金投入力度，利用計算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，最大程度上發(fā)揮自動化和智能化管理系統(tǒng)作用。其次，適當(dāng)強(qiáng)化對信息技術(shù)應(yīng)用力度，利用信息技術(shù)獲取更加有價值的信息，為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策提供更多信息支持。最后，重視對創(chuàng)新型信息技術(shù)利用，如推動公司內(nèi)控管理中對釘釘?shù)绒k公軟件應(yīng)用，并加強(qiáng)對中交商旅、PC門戶、企業(yè)郵箱等信息軟件維護(hù)和運(yùn)用，整合現(xiàn)有的資源，如建立數(shù)字檔案，從多個角度進(jìn)行管理，如實(shí)物類、聲像類等，滿足人們的實(shí)際需求。最后，根據(jù)實(shí)際需求，調(diào)整部門設(shè)置和人員關(guān)系，并做好交建通、企業(yè)郵箱變更以及維護(hù)等工作，快速有效解決員工賬號申請、實(shí)際使用中等問題[3]。

（四）強(qiáng)化學(xué)習(xí)觀念

辦公室業(yè)務(wù)具有涉及范圍廣、內(nèi)容繁瑣復(fù)雜特征，且部分工作人員經(jīng)驗(yàn)?zāi)芰Σ蛔悖瑢?dǎo)致很多工作開展中存在不確定性，甚至影響了工作效率。同時，隨著公司發(fā)展，對復(fù)合型一專多能人才需求量提升，為滿足企業(yè)需求，工作人員應(yīng)不斷提升自身學(xué)習(xí)熱情，通過學(xué)習(xí)和培訓(xùn)增強(qiáng)自身業(yè)務(wù)能力與水平。因此，企業(yè)中相關(guān)工作人員，應(yīng)保持良好學(xué)習(xí)熱情，不斷對新知識和技能進(jìn)行學(xué)習(xí)，盡可能組織開展同業(yè)對標(biāo)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)辦公室工作人員在組織、協(xié)調(diào)和溝通等方面業(yè)務(wù)能力，不斷開拓新視野、新思路，提升不斷提升自身綜合素養(yǎng)。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理人員，應(yīng)進(jìn)一步提升對本職工作內(nèi)容的認(rèn)知度，深刻明確其對企業(yè)健康運(yùn)轉(zhuǎn)的重要性，經(jīng)常性地對自身工作進(jìn)行反思，明確出現(xiàn)問題原因，并通過問題分析，采用相應(yīng)優(yōu)化措施進(jìn)行解決，在原有工作開展基礎(chǔ)上，不斷提升辦公室行政事務(wù)管理服務(wù)水平，為企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展和有序運(yùn)轉(zhuǎn)提供助力和支持。