新媒體環(huán)境下數(shù)字化檔案室的發(fā)展與應(yīng)用

中新天津生態(tài)城圖書檔案館 吳麗君

隨著新媒體的發(fā)展，檔案管理數(shù)字化趨勢(shì)不斷增強(qiáng)，數(shù)字檔案管理是適應(yīng)數(shù)字社會(huì)的必然趨勢(shì)。由于我國(guó)檔案管理數(shù)字技術(shù)起步較晚，管理尚不完善，模式有待成熟，為此，要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案管理的深度挖掘。

一、數(shù)字檔案室內(nèi)涵

所謂數(shù)字檔案室，即通過現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)，比如電子計(jì)算機(jī)等對(duì)電子檔案資料進(jìn)行整合、分析、處理、儲(chǔ)存、共享的一種先進(jìn)管理模式。其不僅是單位構(gòu)建信息化體系的重要組成部分，還是提升辦公自動(dòng)化水平的有效手段。因此，各單位務(wù)必要將數(shù)字檔案室當(dāng)作信息化建設(shè)體系中的一部分，并和辦公自動(dòng)化進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，做到統(tǒng)一建設(shè)管理。該檔案室中包括先進(jìn)科學(xué)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、安全高效的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和相關(guān)材料，以及單一的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)。其中，檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)較為特殊，對(duì)其保密性能有著嚴(yán)格要求，需要遵守國(guó)家相關(guān)涉密信息系統(tǒng)條例制度來劃分級(jí)別，確定安全域，并根據(jù)BMB17技術(shù)的實(shí)際需要予以建設(shè)。此外，要格外注意單位中的業(yè)務(wù)網(wǎng)、辦公網(wǎng)必須要和檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)進(jìn)行物理隔離，同時(shí)不得將其和因特網(wǎng)進(jìn)行；連接。

二、新媒體環(huán)境與數(shù)字化檔案室的內(nèi)在聯(lián)系

新媒體并不是指?jìng)鹘y(tǒng)意義上的社會(huì)傳播方式，而是在現(xiàn)代化的發(fā)展過程中形成的一種傳播形態(tài)，通過數(shù)字技術(shù)將信息數(shù)字化，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、通訊技術(shù)等現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的力量，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的快速傳遞。新媒體環(huán)境簡(jiǎn)單來說就是通過現(xiàn)代技術(shù)形成的一種傳播環(huán)境，而數(shù)字化檔案室就是在新媒體環(huán)境中所成立的，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)獨(dú)有的二進(jìn)制程序代碼將文字形式的信息資料轉(zhuǎn)化為以0和1組成的數(shù)據(jù)代碼，并實(shí)現(xiàn)在計(jì)算機(jī)程序中的長(zhǎng)時(shí)間保存。總體來看，新媒體環(huán)境與數(shù)字化檔案室形成了相輔相成的發(fā)展關(guān)系，計(jì)算機(jī)技術(shù)為其提供了儲(chǔ)存環(huán)境，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為其提供了傳播環(huán)境，使兩者在相互促進(jìn)的前提下實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展。

三、新媒體環(huán)境下數(shù)字化檔案室的發(fā)展特點(diǎn)

（一）科技水平較高

在新媒體環(huán)境下，數(shù)字化檔案室利用了多項(xiàng)科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代化科技產(chǎn)品，因此本身具有較高的科技含量。數(shù)字化檔案室的建立以數(shù)字轉(zhuǎn)化技術(shù)為基礎(chǔ)，而數(shù)字轉(zhuǎn)化技術(shù)是計(jì)算機(jī)技術(shù)的分支之一，通過二進(jìn)制代碼程序?qū)n案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字模型，數(shù)字模型的分類越為詳細(xì)，經(jīng)過轉(zhuǎn)化的檔案資料就越為精確。除此之外，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和通訊技術(shù)為數(shù)字化檔案室提供了傳播條件和傳播技術(shù)。數(shù)字化檔案室中的資料信息全部?jī)?chǔ)存在計(jì)算程序中，而計(jì)算機(jī)程序是通過集成電路板運(yùn)行的。因此從應(yīng)用技術(shù)和應(yīng)用設(shè)備來看，數(shù)字化檔案室的科技水平較高。

（二）個(gè)性化明顯

新媒體環(huán)境下的數(shù)字化檔案室的建立，為企業(yè)提供了多種選擇形式，即根據(jù)企業(yè)需要選擇不同的使用模塊。以現(xiàn)代軟件程序ERP系統(tǒng)為例，企業(yè)可以根據(jù)需求選擇不同的應(yīng)用模塊，總體來說分為人事資源模塊、合同模塊、固定資產(chǎn)模塊、供應(yīng)商模塊、客戶模塊等，企業(yè)在實(shí)際的檔案管理過程中，可以自行選擇應(yīng)用模塊，或與軟件公司合作設(shè)計(jì)專業(yè)軟件。在檔案管理的各個(gè)模塊中，企業(yè)也可自行選擇功能，這種可以自由選擇的應(yīng)用模塊和功能體現(xiàn)了數(shù)字化檔案室的個(gè)性特點(diǎn)。

（三）受眾選擇性增多

廣義上的受眾是指接受信息的群體，受眾選擇性增多也就是說接受信息的需求者可以自主選擇需要使用的信息，而不必受到各種外界因素的影響。受眾主體的對(duì)立面是信息發(fā)布者，也就是發(fā)布檔案資料的企業(yè)職工，受眾選擇性增多也同樣意味著發(fā)布的檔案信息量在逐步增多。從信息發(fā)布者角度看，在新媒體的作用下，數(shù)字化檔案室的成立可以將各種檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字形態(tài)進(jìn)行儲(chǔ)存和傳播，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料相比，任何檔案資料都可以通過數(shù)字技術(shù)進(jìn)行轉(zhuǎn)化，而不局限于信息量的阻礙，為此信息發(fā)布者可以任意上傳多種檔案信息，而受種者的選擇性也將進(jìn)一步增多。

（四）表現(xiàn)形式多樣化

新媒體的傳播形式?jīng)Q定了信息可以通過多種形式進(jìn)行傳遞和儲(chǔ)存，數(shù)字技術(shù)的存在使得檔案信息的儲(chǔ)存方式更為簡(jiǎn)便，而兩者的結(jié)合使得檔案信息可以大量?jī)?chǔ)存在系統(tǒng)程序內(nèi)，并根據(jù)需要的形態(tài)進(jìn)行傳播。對(duì)于企業(yè)來說，形成檔案資料的信息可能是文字、照片、視頻、音頻等各種形式，儲(chǔ)存形式的不同意味著檔案信息的表現(xiàn)形式也不同。雖然現(xiàn)代技術(shù)可以將照片、視頻、音頻中的文字進(jìn)行轉(zhuǎn)化，但將文字所敘述的內(nèi)容轉(zhuǎn)化為其他表現(xiàn)形式的技術(shù)尚在研究過程中。就現(xiàn)有技術(shù)來說，新媒體的存在使數(shù)字檔案的表現(xiàn)形式呈現(xiàn)出多樣化的發(fā)展趨勢(shì)。

四、新媒體環(huán)境下數(shù)字化檔案室的應(yīng)用策略

（一）建立完善的信息檢索系統(tǒng)

數(shù)字化檔案室是以數(shù)字技術(shù)為基礎(chǔ)建立的企業(yè)檔案儲(chǔ)存室，這種儲(chǔ)存室是沒有實(shí)物形態(tài)的虛擬儲(chǔ)存室，但企業(yè)依然可以根據(jù)需求查找相關(guān)信息，這就要求企業(yè)要在數(shù)字化檔案室的儲(chǔ)存空間內(nèi)建立完善的信息檢索系統(tǒng)，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的融合，實(shí)現(xiàn)電子程序和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的共存，信息檢索系統(tǒng)也并不只是類似于百度搜索的引擎裝置，而是利用信息搜索技術(shù)建立的檔案信息優(yōu)化系統(tǒng)，包括對(duì)檔案信息的自動(dòng)分類和數(shù)據(jù)整合。

首先來說，信息檢索系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)以企業(yè)部門為劃分基礎(chǔ)，將不同部門作為檢索系統(tǒng)的主要檢測(cè)點(diǎn)，也就是說當(dāng)企業(yè)職工注冊(cè)專門的登錄賬號(hào)、填寫使用部門進(jìn)入信息檢索系統(tǒng)后，數(shù)字程序?qū)⒛J(rèn)部門劃分，并以此為依據(jù)查找本部門的檔案信息。在企業(yè)檔案管理過程中，除領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)外，本部門職工不允許查看其他部門的檔案信息，這也是遵循企業(yè)保密原則的重要事項(xiàng)之一。按照部門劃分檢索標(biāo)準(zhǔn)，將會(huì)使數(shù)字化檔案室的信息更為精確，而不會(huì)混淆企業(yè)的檔案信息。

其次，信息檢索系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備自動(dòng)過濾重復(fù)信息和刪除錯(cuò)誤信息的功能。對(duì)于明顯人為錯(cuò)誤所造成的信息錄入重復(fù)以及信息錄入錯(cuò)誤，檢索系統(tǒng)將自動(dòng)出現(xiàn)提示，從而防止人為錯(cuò)誤的發(fā)生。

（二）加強(qiáng)檔案無紙化管理

紙質(zhì)檔案作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程中產(chǎn)生的信息，是企業(yè)重要的保密資料，例如各部門簽訂的各種經(jīng)濟(jì)合同等，紙質(zhì)檔案是無法被取代的，企業(yè)可以通過以下兩種方式加強(qiáng)檔案無紙化管理。

第一，通過數(shù)字技術(shù)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行合理劃分，簡(jiǎn)單來說就是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行明確劃分，方便企業(yè)在持續(xù)經(jīng)營(yíng)過程中對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化管理。企業(yè)重要檔案信息可以通過紙質(zhì)資料進(jìn)行保存，但在保存過程中需要將重要信息錄入數(shù)字系統(tǒng)內(nèi)部，使數(shù)字化檔案室同時(shí)包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案室的一部分，要通過人工記錄的形式將其主要信息進(jìn)行完整登記。

第二，企業(yè)可以采用ERP系統(tǒng)對(duì)各種業(yè)務(wù)進(jìn)行線上操作，包括各種業(yè)務(wù)操作流程的審批、重要經(jīng)營(yíng)信息的記錄等。企業(yè)在簽訂合同、業(yè)務(wù)掛賬、付款審批、保險(xiǎn)費(fèi)用時(shí)，一般通過紙質(zhì)資料進(jìn)行流程審批，在申請(qǐng)人填寫完基礎(chǔ)信息后，由各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，從而形成紙質(zhì)檔案，但通過ERP系統(tǒng)進(jìn)行線上流程審批后，重要的信息數(shù)據(jù)將保存在數(shù)字系統(tǒng)內(nèi)，使檔案信息通過數(shù)字形式進(jìn)行存放，避免了紙質(zhì)檔案的留存，從根本上實(shí)現(xiàn)檔案的無紙化管理。

（三）通過建立檔案信息網(wǎng)強(qiáng)化信息數(shù)字化管理

企業(yè)可以通過建立檔案信息網(wǎng)，強(qiáng)化檔案信息的數(shù)字化管理。企業(yè)檔案信息網(wǎng)是通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行傳遞的，并利用數(shù)字技術(shù)進(jìn)行信息收集。

檔案信息網(wǎng)實(shí)際上是對(duì)各部門檔案信息的收集和整合，通過有效的信息整合將各部門的檔案信息形成相互聯(lián)系的網(wǎng)絡(luò)，使各個(gè)部門的信息具有串聯(lián)性，并可以通過一定的介質(zhì)或載體相互傳遞和轉(zhuǎn)化。雖然保密原則的存在不允許各個(gè)部門相互查看檔案信息，但對(duì)于企業(yè)的高層管理者來說，不僅僅只需要某一個(gè)部門的檔案信息，而是企業(yè)所有部門的信息集合，而檔案信息網(wǎng)的存在使企業(yè)高層管理者可以快速獲取各個(gè)部門的檔案信息，且檔案信息可以通過關(guān)系網(wǎng)對(duì)各個(gè)部門的經(jīng)營(yíng)情況進(jìn)行總結(jié)。

對(duì)信息進(jìn)行數(shù)字化管理是檔案信息網(wǎng)建立過程中的重要決定因素，只有檔案信息通過二進(jìn)制運(yùn)算代碼進(jìn)行儲(chǔ)存和整合，企業(yè)才可以通過信息網(wǎng)絡(luò)對(duì)其進(jìn)行完整的網(wǎng)絡(luò)傳播。而數(shù)字化管理看似簡(jiǎn)單，但對(duì)信息的有效性具有較高要求。因此企業(yè)在收集檔案信息時(shí)，要對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格審核，避免錯(cuò)誤信息的存在。

（四）通過新媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速轉(zhuǎn)換

新媒體技術(shù)的存在使檔案信息可以通過多種形式進(jìn)行表現(xiàn)，但對(duì)于檔案信息的相互轉(zhuǎn)換功能仍然存在弊端，為此企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過新媒體技術(shù)，加快檔案信息的轉(zhuǎn)換速度。

檔案信息的轉(zhuǎn)換是根據(jù)信息需求者的不同進(jìn)行的，當(dāng)信息需求者不同時(shí)，對(duì)于檔案信息的理解程度也不同，并根據(jù)所處部門的不同，對(duì)同一信息的需求也不同。以建筑公司為例，信息需求者處于預(yù)算部門，項(xiàng)目工程的費(fèi)用要按照預(yù)算需求進(jìn)行總結(jié)，并對(duì)上一年度的費(fèi)用信息進(jìn)行整合，但當(dāng)信息需求者處于財(cái)務(wù)部門時(shí)，項(xiàng)目工程的費(fèi)用要按照實(shí)際發(fā)生額進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，部門的不同意味著對(duì)于同一項(xiàng)檔案信息的獲取形式也不同。新媒體技術(shù)，可以有效加快檔案信息的轉(zhuǎn)換速度，企業(yè)應(yīng)當(dāng)有效利用新媒體技術(shù)。

五、結(jié)語

總之，新媒體環(huán)境下，數(shù)字化檔案室的發(fā)展呈現(xiàn)科技水平較高、個(gè)性化明顯、受眾選擇性增多、表現(xiàn)形式多樣化等特點(diǎn)，推動(dòng)新媒體環(huán)境下數(shù)字化檔案室的應(yīng)用，應(yīng)建立完善的信息檢索系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案無紙化管理，通過建立檔案信息網(wǎng)強(qiáng)化信息數(shù)字化管理，通過新媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速轉(zhuǎn)換等。