問題導向下提高企業人事檔案質量和利用效率的方法探討

張旖旎

（濟南國際機場股份有限公司，山東 濟南 250100）

一、問題導向下提高企業人事檔案質量的必要性

檔案管理工作是企業實現可持續發展的重要環節，目前我國企業普遍存在檔案管理工作缺失、檔案還未完全發揮作用等問題，這類問題一直困擾著廣大檔案管理工作人員，同時，也阻礙了企業相關工作的開展。從現狀看，檔案管理已經逐漸形成了專業化的模式，但是還有很多工作需要完善。從檔案管理的角度出發，以問題為導向，補齊工作短板，提高對檔案工作的認識，找到深層次原因并妥善解決，這樣才能確保檔案管理工作逐步完善。

二、企業人事檔案質量和利用效率方面存在的問題

1.收集難，機構設置不完善

檔案收集是檔案工作的起始環節，檔案收集及時、材料齊全是后期工作的基礎。目前，企業內部機構設置和分工已經趨于完善，檔案管理部門成為企業獨立的管理機構。但檔案收集環節存在的問題，對企業的人事檔案利用效果帶來一定困難。結合實際情況，檔案收集難主要包括三個原因。

（1）員工普遍對個人檔案保管意識較單薄

雖然檔案材料隨個人學習、工作經歷形成，但是檔案材料歸檔、整理、轉遞等環節則是由人事部門進行，本人對檔案內容、存放部門的具體情況了解程度低，對檔案利用價值也無明確認識[1-2]。

（2）檔案存放渠道不固定

目前，人事檔案主要管理單位為就讀院校、人才服務機構或用人單位，企業新入職員工因個人情況不同，檔案獲取方式也不同。人才服務機構通常設有專門的流動人員檔案管理部門，人員查找檔案較為方便；各類企業中，國有企業具有保管檔案的權限，其他企業不接收入職員工檔案，大多數企業在員工入職、離職時也不會對檔案事宜告知或提示；院校的檔案管理工作水平良莠不齊，導致畢業生的檔案管理不能做到齊全和轉遞及時，還有部分院校因政策等原因，待畢業生問詢檔案相關情況時，學校已更名或撤銷、合并。以上原因都導致在收集檔案時，檔案管理部門的工作人員反復催要，而新員工提交檔案不及時或無處可查的問題。

（3）檔案意識缺失

入職企業后歸檔部門及人員檔案意識缺失，企業各部門對檔案管理部門認識的缺位。概言之，即：

①檔案管理工作宣傳力度和執行力度不盡人意，企業員工還未真正形成歸檔齊全的意識。

②歸檔責任不明確，在企業的管理制度中未明確體現，造成了歸檔工作出現了盲區。

③企業各部門員工未嚴格執行依法歸檔工作。

2.利用難，部分權限設置不合理

大多數情況下，檔案資料長期存放在檔案庫房束之高閣，由于查借閱制度嚴格，企業部門歸檔積極性不高，甚至很多部門在歸檔之前對檔案材料進行了備份，更加使檔案束之高閣，而對于企業部門自行備份的檔案，在使用過程中也存在著缺乏可靠性的問題。

目前，我國搭建了檔案公開化平臺，這是對企業檔案管理工作的支持。但是很多企業由于種種原因還未完全實現檔案資料的公開化。這需要企業管理者賦予歸檔人員優先查閱權開始，或者將審批權限劃歸到歸檔部門，通過上述措施不斷激發歸檔人員的積極性，同時也保證了歸檔資料的完整性、真實性和準確性。

企業需明確的是，人事檔案發揮的作用是無法比擬的，但是由于受到傳統管理模式的影響，企業人事檔案發揮的作用十分有限，造成企業人事檔案的整理歸檔和管理使用的困難。同時也出現了管理人員責任意識不到位、管理不規范、收集不全、信息流失、開發利用不充分和管理方式手段落后等問題，造成企業轉型、人才流動和員工維權提供的資料不夠詳實和不夠全面。這具體體現為三個方面[3-4]。

（1）出現檔案丟失情況

由于我國經濟發展模式的變化，勞動力流動性較大，而且檔案在傳遞過程中也存在著操作不規范等問題，很多員工對人事檔案的重視程度不高，在辭職、就業過程中，經常出現檔案傳遞不暢通，甚至是檔案丟失的情況。

（2）檔案信息不完整

目前，我國各領域企業普遍存在著人事部門忽略員工的歷史檔案，只是將入職手續、工作期間的績效考核情況和勞動合同、調動和離職情況作為人事檔案的主要內容，雖然人力資源管理制度不斷完善，但是，企業仍然只注重員工在職期間的信息管理，當員工離職后，這部分信息將不作為管理的重點，造成了員工人事檔案信息的缺失和斷檔。

（3）體制機制靈活性差

我國企業人事檔案的管理模式主要是以集中管理為主，采用的是“檔”隨人走，不進行公開的原則，對企業建檔的資格、組織使用、管理權限進行了界定，很多企業還未具備管理權限，機制僵硬，已經無法適應企業的發展，尤其是合資、獨資和民辦企業，已經難以與企業內部的人力資源管理相適應。用人單位與人事檔案分離，造成了記錄不及時甚至是缺失，實現不了檔案信息的動態完整，很多員工的人事檔案只有履歷表和登記表，無法滿足員工管理、人事和干部管理，對于新入職的員工，企業無法從過去的人事檔案中了解員工的工作成績、表現、能力和健康狀況。在流動人口的檔案管理中，該問題更加嚴重。

3.存在信息和檔案脫節的現象

信息化背景下，檔案信息化建設也影響了紙質檔案管理工作。由于工作節奏快等客觀原因造成了監督工作未完全到位，進而出現了信息化檔案的真實性無法得到保障，甚至個別員工擅自進行修改，導致與紙質檔案記錄不符的情況。原件掃描是保證檔案信息化真實性和完整性的重要方法，杜絕非手動信息化的抄錄，是規避檔案信息造假的有力保證。

三、問題導向下提高企業人事檔案質量和利用效率的方法

1.提高對企業人事檔案價值的認識，激發人事檔案工作的積極性

企業人事檔案的價值在于真實記載和反映企業員工德才、能力和經歷，其中包含履歷材料、勞動合同、獎懲材料和鑒定考核材料等，它是職工進行身份認定的重要依據。同時，員工在辦理退休、繳納社會保險、申報職稱等時都需要出具與人事檔案有關的證明材料，更是員工維護自身合法權益的主要憑證[5-6]。因此，企業人事檔案在人力資源開發利用和維護員工合法權益方面發揮著不可替代的作用。

人才是企業在市場競爭中獲取有利地位的重要保證。企業對人才的引進和管理過程中，首先要做好的是人事檔案的歸檔及開發利用，這樣才能夠為人才在企業中的發展提供有力保障。因此，企業要轉變觀念，不斷提高對人事檔案重要性的認識，積極主動地收集人事檔案的各類歸檔材料，充分利用好人力資源檔案，為企業更好地吸引人才、留住人才提供保障。

2.堅持管理與服務相結合，提高企業人事檔案質量和利用效率

（1）企業管理者要強化人事檔案管理意識。企業應當通過多種渠道向企業員工和相關部門管理者宣傳人事檔案的意義，尤其要意識到人事檔案是員工綜合素質的集中體現，是企業選拔人才的重要參考，同時也是員工進行自我評價的依據。人事檔案管理工作并不是“雞肋”，它在員工的職業發展、生活以及企業人力資源開發方面發揮著重要作用。

（2）建立和完善人事檔案管理機制，相關部門要適度放權，讓企業具有建檔和管理的資質。檔案管理的主要部門要積極進行制度創新，轉變工作觀念，實現監督和放權的結合，建立新型人事檔案管理制度。

（3）強化對人事檔案管理人員的培訓力度，提升業務能力。人力資源管理部門一方面要加強人事檔案重要性的宣傳工作；另一方面還要開展培訓工作，可進行不定期和分批次培訓，提高人事檔案管理人員的工作能力，尤其是檔案信息化技術的培訓，進而為企業開展人事檔案管理工作奠定基礎[7-8]。

四、結語

綜上所述，隨著經濟社會的發展，企業在人力資源管理方面的工作越來越趨于完善，習近平總書記曾多次強調“經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案”。做好人力資源檔案管理是提升企業人事管理效率的重要保障，這也是我國從事人事檔案管理工作人員的努力方向。