問題導(dǎo)向下提高企業(yè)人事檔案質(zhì)量和利用效率的方法探討

張旖旎

（濟(jì)南國際機(jī)場(chǎng)股份有限公司，山東 濟(jì)南 250100）

一、問題導(dǎo)向下提高企業(yè)人事檔案質(zhì)量的必要性

檔案管理工作是企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，目前我國企業(yè)普遍存在檔案管理工作缺失、檔案還未完全發(fā)揮作用等問題，這類問題一直困擾著廣大檔案管理工作人員，同時(shí)，也阻礙了企業(yè)相關(guān)工作的開展。從現(xiàn)狀看，檔案管理已經(jīng)逐漸形成了專業(yè)化的模式，但是還有很多工作需要完善。從檔案管理的角度出發(fā)，以問題為導(dǎo)向，補(bǔ)齊工作短板，提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，找到深層次原因并妥善解決，這樣才能確保檔案管理工作逐步完善。

二、企業(yè)人事檔案質(zhì)量和利用效率方面存在的問題

1.收集難，機(jī)構(gòu)設(shè)置不完善

檔案收集是檔案工作的起始環(huán)節(jié)，檔案收集及時(shí)、材料齊全是后期工作的基礎(chǔ)。目前，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置和分工已經(jīng)趨于完善，檔案管理部門成為企業(yè)獨(dú)立的管理機(jī)構(gòu)。但檔案收集環(huán)節(jié)存在的問題，對(duì)企業(yè)的人事檔案利用效果帶來一定困難。結(jié)合實(shí)際情況，檔案收集難主要包括三個(gè)原因。

（1）員工普遍對(duì)個(gè)人檔案保管意識(shí)較單薄

雖然檔案材料隨個(gè)人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷形成，但是檔案材料歸檔、整理、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)則是由人事部門進(jìn)行，本人對(duì)檔案內(nèi)容、存放部門的具體情況了解程度低，對(duì)檔案利用價(jià)值也無明確認(rèn)識(shí)[1-2]。

（2）檔案存放渠道不固定

目前，人事檔案主要管理單位為就讀院校、人才服務(wù)機(jī)構(gòu)或用人單位，企業(yè)新入職員工因個(gè)人情況不同，檔案獲取方式也不同。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)通常設(shè)有專門的流動(dòng)人員檔案管理部門，人員查找檔案較為方便；各類企業(yè)中，國有企業(yè)具有保管檔案的權(quán)限，其他企業(yè)不接收入職員工檔案，大多數(shù)企業(yè)在員工入職、離職時(shí)也不會(huì)對(duì)檔案事宜告知或提示；院校的檔案管理工作水平良莠不齊，導(dǎo)致畢業(yè)生的檔案管理不能做到齊全和轉(zhuǎn)遞及時(shí)，還有部分院校因政策等原因，待畢業(yè)生問詢檔案相關(guān)情況時(shí)，學(xué)校已更名或撤銷、合并。以上原因都導(dǎo)致在收集檔案時(shí)，檔案管理部門的工作人員反復(fù)催要，而新員工提交檔案不及時(shí)或無處可查的問題。

（3）檔案意識(shí)缺失

入職企業(yè)后歸檔部門及人員檔案意識(shí)缺失，企業(yè)各部門對(duì)檔案管理部門認(rèn)識(shí)的缺位。概言之，即：

①檔案管理工作宣傳力度和執(zhí)行力度不盡人意，企業(yè)員工還未真正形成歸檔齊全的意識(shí)。

②歸檔責(zé)任不明確，在企業(yè)的管理制度中未明確體現(xiàn)，造成了歸檔工作出現(xiàn)了盲區(qū)。

③企業(yè)各部門員工未嚴(yán)格執(zhí)行依法歸檔工作。

2.利用難，部分權(quán)限設(shè)置不合理

大多數(shù)情況下，檔案資料長期存放在檔案庫房束之高閣，由于查借閱制度嚴(yán)格，企業(yè)部門歸檔積極性不高，甚至很多部門在歸檔之前對(duì)檔案材料進(jìn)行了備份，更加使檔案束之高閣，而對(duì)于企業(yè)部門自行備份的檔案，在使用過程中也存在著缺乏可靠性的問題。

目前，我國搭建了檔案公開化平臺(tái)，這是對(duì)企業(yè)檔案管理工作的支持。但是很多企業(yè)由于種種原因還未完全實(shí)現(xiàn)檔案資料的公開化。這需要企業(yè)管理者賦予歸檔人員優(yōu)先查閱權(quán)開始，或者將審批權(quán)限劃歸到歸檔部門，通過上述措施不斷激發(fā)歸檔人員的積極性，同時(shí)也保證了歸檔資料的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

企業(yè)需明確的是，人事檔案發(fā)揮的作用是無法比擬的，但是由于受到傳統(tǒng)管理模式的影響，企業(yè)人事檔案發(fā)揮的作用十分有限，造成企業(yè)人事檔案的整理歸檔和管理使用的困難。同時(shí)也出現(xiàn)了管理人員責(zé)任意識(shí)不到位、管理不規(guī)范、收集不全、信息流失、開發(fā)利用不充分和管理方式手段落后等問題，造成企業(yè)轉(zhuǎn)型、人才流動(dòng)和員工維權(quán)提供的資料不夠詳實(shí)和不夠全面。這具體體現(xiàn)為三個(gè)方面[3-4]。

（1）出現(xiàn)檔案丟失情況

由于我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式的變化，勞動(dòng)力流動(dòng)性較大，而且檔案在傳遞過程中也存在著操作不規(guī)范等問題，很多員工對(duì)人事檔案的重視程度不高，在辭職、就業(yè)過程中，經(jīng)常出現(xiàn)檔案?jìng)鬟f不暢通，甚至是檔案丟失的情況。

（2）檔案信息不完整

目前，我國各領(lǐng)域企業(yè)普遍存在著人事部門忽略員工的歷史檔案，只是將入職手續(xù)、工作期間的績效考核情況和勞動(dòng)合同、調(diào)動(dòng)和離職情況作為人事檔案的主要內(nèi)容，雖然人力資源管理制度不斷完善，但是，企業(yè)仍然只注重員工在職期間的信息管理，當(dāng)員工離職后，這部分信息將不作為管理的重點(diǎn)，造成了員工人事檔案信息的缺失和斷檔。

（3）體制機(jī)制靈活性差

我國企業(yè)人事檔案的管理模式主要是以集中管理為主，采用的是“檔”隨人走，不進(jìn)行公開的原則，對(duì)企業(yè)建檔的資格、組織使用、管理權(quán)限進(jìn)行了界定，很多企業(yè)還未具備管理權(quán)限，機(jī)制僵硬，已經(jīng)無法適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，尤其是合資、獨(dú)資和民辦企業(yè)，已經(jīng)難以與企業(yè)內(nèi)部的人力資源管理相適應(yīng)。用人單位與人事檔案分離，造成了記錄不及時(shí)甚至是缺失，實(shí)現(xiàn)不了檔案信息的動(dòng)態(tài)完整，很多員工的人事檔案只有履歷表和登記表，無法滿足員工管理、人事和干部管理，對(duì)于新入職的員工，企業(yè)無法從過去的人事檔案中了解員工的工作成績、表現(xiàn)、能力和健康狀況。在流動(dòng)人口的檔案管理中，該問題更加嚴(yán)重。

3.存在信息和檔案脫節(jié)的現(xiàn)象

信息化背景下，檔案信息化建設(shè)也影響了紙質(zhì)檔案管理工作。由于工作節(jié)奏快等客觀原因造成了監(jiān)督工作未完全到位，進(jìn)而出現(xiàn)了信息化檔案的真實(shí)性無法得到保障，甚至個(gè)別員工擅自進(jìn)行修改，導(dǎo)致與紙質(zhì)檔案記錄不符的情況。原件掃描是保證檔案信息化真實(shí)性和完整性的重要方法，杜絕非手動(dòng)信息化的抄錄，是規(guī)避檔案信息造假的有力保證。

三、問題導(dǎo)向下提高企業(yè)人事檔案質(zhì)量和利用效率的方法

1.提高對(duì)企業(yè)人事檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)，激發(fā)人事檔案工作的積極性

企業(yè)人事檔案的價(jià)值在于真實(shí)記載和反映企業(yè)員工德才、能力和經(jīng)歷，其中包含履歷材料、勞動(dòng)合同、獎(jiǎng)懲材料和鑒定考核材料等，它是職工進(jìn)行身份認(rèn)定的重要依據(jù)。同時(shí)，員工在辦理退休、繳納社會(huì)保險(xiǎn)、申報(bào)職稱等時(shí)都需要出具與人事檔案有關(guān)的證明材料，更是員工維護(hù)自身合法權(quán)益的主要憑證[5-6]。因此，企業(yè)人事檔案在人力資源開發(fā)利用和維護(hù)員工合法權(quán)益方面發(fā)揮著不可替代的作用。

人才是企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲取有利地位的重要保證。企業(yè)對(duì)人才的引進(jìn)和管理過程中，首先要做好的是人事檔案的歸檔及開發(fā)利用，這樣才能夠?yàn)槿瞬旁谄髽I(yè)中的發(fā)展提供有力保障。因此，企業(yè)要轉(zhuǎn)變觀念，不斷提高對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，積極主動(dòng)地收集人事檔案的各類歸檔材料，充分利用好人力資源檔案，為企業(yè)更好地吸引人才、留住人才提供保障。

2.堅(jiān)持管理與服務(wù)相結(jié)合，提高企業(yè)人事檔案質(zhì)量和利用效率

（1）企業(yè)管理者要強(qiáng)化人事檔案管理意識(shí)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過多種渠道向企業(yè)員工和相關(guān)部門管理者宣傳人事檔案的意義，尤其要意識(shí)到人事檔案是員工綜合素質(zhì)的集中體現(xiàn)，是企業(yè)選拔人才的重要參考，同時(shí)也是員工進(jìn)行自我評(píng)價(jià)的依據(jù)。人事檔案管理工作并不是“雞肋”，它在員工的職業(yè)發(fā)展、生活以及企業(yè)人力資源開發(fā)方面發(fā)揮著重要作用。

（2）建立和完善人事檔案管理機(jī)制，相關(guān)部門要適度放權(quán)，讓企業(yè)具有建檔和管理的資質(zhì)。檔案管理的主要部門要積極進(jìn)行制度創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變工作觀念，實(shí)現(xiàn)監(jiān)督和放權(quán)的結(jié)合，建立新型人事檔案管理制度。

（3）強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提升業(yè)務(wù)能力。人力資源管理部門一方面要加強(qiáng)人事檔案重要性的宣傳工作；另一方面還要開展培訓(xùn)工作，可進(jìn)行不定期和分批次培訓(xùn)，提高人事檔案管理人員的工作能力，尤其是檔案信息化技術(shù)的培訓(xùn)，進(jìn)而為企業(yè)開展人事檔案管理工作奠定基礎(chǔ)[7-8]。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)在人力資源管理方面的工作越來越趨于完善，習(xí)近平總書記曾多次強(qiáng)調(diào)“經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案”。做好人力資源檔案管理是提升企業(yè)人事管理效率的重要保障，這也是我國從事人事檔案管理工作人員的努力方向。