簡述醫院基于HERP的耗材精細化管理系統應用

●吳婧琦

隨著新醫改的推行，醫院在經營管理上從過去的以收入為中心，轉變為以成本為中心，勢必帶來成本管理理念和方法的變革。在醫用耗材的管理上，當前管理工作存在不少問題，相關調查顯示耗材少計費、漏計費、非正常流失等現象普遍存在。為了解決這一問題，全國范圍內眾多醫院嘗試建立耗材管理信息系統，然實際應用效果不理想。以下結合筆者實踐經驗，探討了基于HERP的耗材精細化管理系統的應用情況。

一、醫院耗材管理現狀和主要問題

（一）管理現狀

在醫療物資中，藥品和耗材是兩個重要組成部分，在流通環節的差異（見表1）。醫用耗材的品種繁多、分類復雜，多數耗材目前沒有統一的管理編碼，流通使用環節公開性較小，這決定了耗材管理具有較高難度。因此，在耗材管理上單純套用藥品的管理辦法是不行的，必須建立專用的管理體系，制定針對性的運行機制，充分利用信息技術實現管理的標準化和流程化，才能真正解決問題。

（二）主要問題

表1 藥品和耗材在醫院流通各環節的差異性比較

拆解來看，精細化管理的“精”指的是精確、精準，“細”指的是細節、詳細，采用規范管理模式取代了過去的經驗管理方案。具體到耗材上，精細化管理的關鍵是明確臨床科室二級庫耗材的使用去向，建立耗材申請—計劃—領用—消耗—計費的流程體系，配合科學可行的監管和控制技術，形成高效流通、準確計費、防止流失浪費的耗材管理系統。基于此，精細化耗材管理需要解決的問題主要有4個。

1.全程監管。以植入性耗材為例，使用全程均要動態監控，以確保使用安全。然而目前管理具有事后性，將重點放在了耗材使用后的評價，因事前、事中環節的管理力度薄弱，整體效果不理想。以手術植入性耗材為例，不僅種類、規格、型號眾多，而且使用具有個體化和針對性，無法在術前具體確定，這就導致事前監管處于空白。

2.完善制度。從耗材管理制度來看，目前多采用先入庫、再驗收的流程，如此操作的一大弊端，是耗材信息不精確，數量、規格等指標上可能出現偏差。臨床科室直接使用供應商提供的耗材，容易出現多收費、少收費、漏收費等問題，因賬實不符引起管理問題，尚未實現耗材入庫、出庫、使用、收費信息的一致性。

3.規范管理。每個耗材對應一個條碼，這個條碼是獨一無二的，類似于人們的身份證。利用條碼，可對耗材的來源、去向進行全程監管，滿足查詢和追溯需求。目前醫院耗材條碼沒有統一標準，供應商提供產品后，醫院在統計時會出現問題，甚至造成利益損失，沒有達到閉環管理的要求。

4.信息互通。信息技術的普及應用，對醫院管理工作提供了技術支持，海量的信息數據成為精細化管理的基礎。對于高值耗材，采用信息化管理方式，與醫院HIS系統對接，既能提高管理效率，又能做到全面監管，實現數據共享。

二、望海康信HERP軟件的物流管理功能

望海康信是一家致力于中國醫療衛生健康行業應用軟件研發和服務的專業公司，在醫院ERP領域具有較高的市場地位。HERP軟件適用于醫療機構的物流管理工作，可以說是為醫院量身定制的。它熟悉醫療物資的類型、使用特點、管理需求，一方面合理配置資金，確保物資的供求關系平衡，通過減少庫存量來提高資金周轉效率；另一方面可以降低庫存成本，減小庫存風險，提高物流管理水平。在物流管理模塊，HERP軟件的功能包括以下幾個方面。

（一）采購計劃管理

制定采購計劃時，需要參考的內容包括有當前耗材的庫存數量，最低庫存標準，各科室的耗材申請計劃，以及以往未完成的計劃等。計劃制定完成后，由負責人進行審核，綜合考慮以下因素：（1）本期材料采購的數量。（2）和本期預算消耗定額相比，采購金額必須小于高數值。（3）生成并查看采購計劃單、計劃未到物品清單，確保內容項目無誤。（4）采購預算的執行情況。

（二）訂單管理

在訂單管理模塊，功能以采購訂單的編制和審核為主，打印和查詢為輔。特殊情況下，在獲得權限的條件下，還能對訂單內容進行修改；如果供貨商發貨時間延遲，還能生成催貨單并發送給對方，起到提醒、警告的作用。訂單管理功能的應用，實現了集成化訂單管理，不僅降低了人力成本，而且提高了溝通效率。

（三）庫存管理

庫存管理包括三個環節，代表了物資的三個狀態：入庫，出庫、儲存、簡稱為“收”“發”“存”。庫存管理時，以各種單據為準（例如入庫單、出庫單、盤點統計表、庫存臺賬等），對實際數量進行核對。做好庫存管理工作，能提高物資的周轉效率，避免物資長期積壓；同時物資發放和收費一一對應，避免出現賬實不符的現象。

（四）耐用品管理

對耐用品進行管理，可對物品的領用、退庫、報廢等數據信息進行準確記錄。在發放環節，嚴格執行科室的定額管理標準，超出定額標準的不能發放，可以舊換新，采用先報廢、再領用的流程。還能提供耐用品的明細賬、使用分布表，以滿足查詢需求。

（五）應付款管理

應付款管理是一個重點，管理對象主要是各類付、退款單據和發票憑證，可完成增加、刪除或修改。以月度為單位，系統根據付款情況生成應付款憑證，然后傳輸至會計核算模塊，就能了解每一筆業務的付款情況，為后續管理工作提供支持。

三、醫院基于HERP的耗材精細化管理系統應用

（一）基本概況

以某醫院為例，為了開展全成本核算原則，引入望海康信HERP軟件，該軟件主要包括財務成本核算、成本預算、物流管理、人事管理、醫療設備和專業設備管理模塊。其中，醫療耗材管理是該軟件的主要應用對象，總體管理流程如下：（1）各科室提交耗材需求計劃。（2）在一級庫內，對需求計劃進行匯總整合。（3）生成耗材采購訂單。（4）規范執行采購流程，耗材進入一級庫。（5）科室根據實際使用需求打申請報告。（6）將耗材轉移至二級庫。（7）如果是收費耗材，根據醫囑內容自動核銷后出庫。如果是非收費耗材，可實現一鍵出庫。（8）對科室支出進行核算。

（二）主要管理功能

1.庫房管理。一是入庫管理。耗材入庫時，輸入耗材的名稱，系統就能校驗和耗材相關的各種證書，確保證件是有效的。如果證件已過期，系統會自動報警，提示工作人員按不要處理，防止這部分耗材進入庫房。二是出庫管理。耗材出庫時，審核領用申請單，由二級庫生成出庫信息并發送至申請科室。科室人員接收信息后，即可及時領用。三是庫存管理。主要查詢耗材的庫存和使用情況，一級庫對二級庫進行實時監控，了解動態庫存變化，實現耗材管理的精細化、動態性。

2.普通耗材管理。對于普通耗材，庫房制定采購計劃時依據有兩個：一是科室需求計劃及其匯總結果；二是庫存高低限設置，通過審核后生成采購訂單。

3.高值耗材管理。高值耗材是相對普通耗材而言，具有以下特點：一是生產和使用均有嚴格要求；二是它的使用關系到患者的生命安全；三是價格較高。對高值耗材進行管理，注意事項如下：（1）植入性高值耗材，嚴格執行一物一碼，可追溯使用、計費情況，遵循先使用、后結算的流程。（2）手術周轉箱，整體發放回收，防止器械交叉使用。（3）對于手術包，應積累手術模板，發揮出對臨床治療的決策支持作用，避免跟臺服務。（4）使用RFID智能柜，支持刷卡領用，既能明確責任人，又能減少中間環節。

4.應付款管理。根據采購入庫的經銷商入庫單做付款，基本流程是：根據入庫單生成發票；根據發票信息編制付款單；完成付款后對付款狀態及時更新，并提供應付款明細查詢服務。核算科室成本時，其一要以科室的實際支出為依據，其二要納入績效考核，以提高成本管控質量。

四、結語

綜上所述，目前醫院耗材管理工作存在不少問題，如何實現精細化管理成為從業人員的關注要點。文章以望海康信HERP軟件為核心，介紹了物流管理功能模塊，以及在耗材管理上的實際應用。結果表明：庫房管理效率提高，可減少耗材浪費現象，具有較高的推廣價值。