事業單位數字檔案資源共享研究

范嘉薇

（核工業二四三大隊 內蒙古赤峰市 024000）

檔案是信息資源存儲的工具，具有信息服務的特質。合理利用檔案信息資源，一方面可以提高事業單位的辦事效率，另一方面也展現出檔案的服務功能，全方位地提升信息資源的共享能力。但是，目前在事業單位檔案信息資源利用過程中，仍然存在共享制度不完善、共享方式陳舊、共享意識不足等方面的問題，故應該有效地改善現存問題，制定相應的策略，提高共享意識，完善共享制度，改善現存共享模式。

相關概念界定

檔案與數字檔案

檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案最本質的屬性是原始記錄性，具有法律憑證價值。

數字檔案是指機關、團體、企業、事業單位和其他組織（以下統稱檔案形成單位）收集保存的，可以通過信息網絡系統進行傳輸和在線利用的電子檔案或者紙質檔案的數字化副本等載體的檔案。

檔案資源共享概述

檔案資源共享的內涵

它是一種以網絡為工具，以用戶為中心，以利用為靈魂，將信息技術與現代管理體制完美融合，為公眾提供最大范圍內充分共享的信息服務的新型檔案管理模式。

檔案資源共享的價值

提高社會生產和管理效率。在信息時代的作用下，數據逐漸開放化，檔案資源作為信息資源的重要構成部分，通過檔案資源共享能夠實現資源的傳播和利用，從而為不同部門、機構和個人開展活動提供便捷，對業務流程進行調整優化，進而增強了管理質量和效率。檔案資源做為一種重要的戰略資源，檔案資源共享涉及到國家政治、經濟、文化發展的各個方面，通過共享能夠優化配置國家戰略資源，進而有利于國家政治民主、企業治理、企業國際化、經濟轉型，為經濟、政治、文化、社會各個方面提供優質的服務。

確保決策科學。在數據開放的背景下，政府機關、企事業單位的決策環境越來越復雜，應對問題的及時性也提出了越來越高的要求。所有的組織都需要準確和全面的信息共享的支持。因此，每個部門都要處理復雜的問題，提出科學的決策，這就需要跨部門全面共享檔案資源。檔案資源共享提供了整合各類信息的可能性，有效避免了重復收集、重復調查和投資浪費，同時為個人、機構、組織和國家提供充分、可信的信息，以提高科學決策。

檔案信息資源共享已具備基本條件

隨著互聯網技術的發展，在人們的生活和工作中信息共享技術開始被廣泛的應用，公眾對于檔案資源共享的認識程度在逐漸的加深，對獲取檔案資源共享的意愿也就越來越強烈，希望在公眾共享信息中將檔案信息納入到其中。然而，在開展檔案信息共享前，需要檔案管理部門做好相應的信息條件支持工作。

首先，要保證檔案信息數量的充足，這是開展檔案信息資源共享的先決條件。隨著信息時代的到來，大量的檔案信息急劇增加，紙質檔案、照片和多媒體等資料迅速增多。這說明檔案數量的不斷增加在一定程度上滿足了檔案信息資源共享的需求。

其次，隨著信息技術和互聯網技術的快速發展和廣泛應用，為檔案資源共享提供了技術支持，特別是檔案數字化的發展，將傳統實物檔案轉變成為數字檔案，然后借助互聯網進行遠距離的檔案信息共享和傳播，為檔案資源共享奠定了基礎。

我國檔案資源共享現狀分析

我國檔案資源共享政策

在數據時代的背景下，數字檔案資源管理是否具有規范性，對檔案資源共享的可持續發展有著深遠的影響；檔案數字化程度對檔案資源共享體量有著極大的影響作用；同時，數字檔案共享體系建設也對數字檔案資源共享的效率產生著影響，為此我國在檔案資源數字化、檔案共享系統建設、電子文件規范工作等方面相繼頒布一些政策措施，從而為數字檔案資源共享提供政策支持。比如，在數字檔案資源相關方面，我國頒布了《檔案數字化外包安全管理規范》《數字檔案室建設指南》等。這些政策是落實，不僅推動了檔案的數字化發展，同時也對舊檔案起到了激活作用。在數字檔案共享系統方面，我國出臺了《數字檔案共享管理辦法》《電子檔案管理系統基本功能規定》《檔案信息系統安全保護基本要求》等，從安全、運行和維護等多角度為數字檔案管理資源共享提供了制度保障。

我國檔案資源共享內容（見圖1） 我國檔案資源共享方式

檔案館際共享服務。館際共享指的就是各個檔案館之間實現檔案資源的共享。借助共享平臺，能夠便捷的完成異地跨館的使用，從而幫助檔案使用者避免了在不同地區檔案館來回查詢資料的麻煩，進而提升了檔案資源共享的效率。

檔案公共服務。首先是傳統載體檔案。傳統載體檔案指的就是未實現數字化和信息化的檔案，通常主要是指各種紙質及其他材質的實體檔案。隨后，檔案館/局通過相應的平臺對傳統檔案進行數字化處理，將其錄入到共享平臺，從而使檔案資源的服務價值發揮出來。

其次是電子檔案。政務部門之間在開展各種政務活動，以及為人們提供政務服務時，在活動中所產生的大量電子檔案，這些檔案共享到政務服務平臺。

我國檔案資源共享保障

首先，數字檔案資源共享平臺保障。為了更好服務群眾，便于人們對相關檔案的查閱，通過共享平臺實現了跨館檔案資源利用，從而極大地擴展了檔案資源服務能力。目前為止，我國多個省市都建立了檔案資源共享平臺，在福建、廣東和深圳等地實現了跨館查閱服務平臺。當前共享平臺主要包括兩方面的內容，分別是開放檔案和政府信息公開文件。

其次，政策規范方面保障。檔案館建立了目錄整合機制，促進了館藏目錄資源在圖書館之間的兼容。統一的共同標準。統一命名規則、數據結構、交換格式、CD刻錄等標準規范。最后，共享流程規范保障。為規范開展檔案資源的共建共享工作，檔案局館統一規范了相關管理工作與業務操作行為。比如廣東省制訂了《廣東跨館查閱利用辦法》《廣東跨館查閱利用平臺工作流程和規范》，咸寧市檔案局制定了《咸寧市檔案館電子檔案查閱利用辦法》《檔案信息安全管理制度》等，加強檔案資源共享過程的管理，確保數字檔案信息的準確、完整性、安全共享。

當前事業單位數字檔案信息資源共享存在的主要問題

檔案信息資源共享意識較差。在我國數字檔案管理過程中，檔案信息資源在共享環節中存在諸多的問題，其導致的主要原因之一就是，檔案工作者的意識形態相對封閉，阻礙了信息資源共享工作的有效進行。并且，大多數事業單位的檔案管理系統都是獨自存在的，具有較強的獨立性，不利于數字檔案資源得到有效的共享。大多數事業單位在對待檔案信息資源管理方面都存在較差的意識，對構建完整的數字檔案信息管理系統產生了的消極影響，缺失數字檔案資源共享的動因，檔案信息資源未能促使形成一個深入了解，難以達到信息化的標準要求，因此要求每個檔案管理人員和部門從傳統意識形態的束縛中解脫出來，能夠使其對信息化進程中檔案資源管理的重要價值有一個全面的認識，從而不斷提高自身的整體意識。

檔案信息資源共享手段落后。要想數字檔案信息資管得到有效的共享，就是以完善便捷的信息查詢系統為基礎，然而，在實際對數字檔案資源整合時，未能充分認識到檢索的重要性，從而導致信息查詢系統出現檢索入口不足，能夠檢索到的信息范圍比較窄。據相關文獻資料顯示，目前，我國檔案檢索網站和系統并沒有構建科學便捷的檢索模式，從而造成了檢索缺少精準性。另外，在對數字檔案資源進行收集和加工過程中也存在比較簡單的問題，主要是因為沒有系統檢索平臺的支撐。此外，數字檔案雖然已經數字化發展，但是其信息化程度比較低，從而導致不能滿足日漸增加的大眾對檔案的需求。隨著互聯網技術和云技術的光廣泛應用，能夠為數字檔案提供強大的處理和存儲功能，不僅能夠實現數字檔案信息的快速處理，同時也能夠實現數字檔案長久的保存，從而消除了紙質檔案所存在的弊端。但是，在實際工作中，由于工作人員年齡偏老齡化，對于現代計算機信息技術缺少足夠的了解和認識，從而導致數字檔案信息資源在共享時無法實現快速性，比如在對數字檔案信息進行錄入、整理和傳遞等工作時，缺少科學的工作方法，造成計算機數據庫所具有的增加、刪除、修改、查找等功能不能夠實現。這樣一來，紙質和數字化檔案難以達到良好的協作，從而導致事業單位數字檔案資源共享工作開展比較緩慢。

檔案信息資源共享機制落后。要實現事業單位檔案信息的共享，需要技術的進步，數字化程度對檔案信息資源共享產生著和直接的影響，是促進事業單位數字檔案資源共享的重要因素之一。當前，我國在此環節這方面缺乏與之相匹配的管理和技術標準規范。當前，對于數字檔案資源共享的管理和建議指導，政府依舊只是停留在宏觀的戰略構架之上，具體詳細化的全面性指導推動和開展力度較低，有關數字檔案資源共享方面的具體立法還相對較薄弱，當別是當前互聯網下的數字檔案立法工作還需要進一步的加強。在處理檔案案件和問題時，其主要法律依據為我國相關的信息法律，缺少適用于數字檔案共享發展的專門法律法規，從而造成了事業單位數字檔案資源共想出現了無法可依，削弱了法律的嚴肅性和權威性。

檔案信息資源的開發力度有限。由于我國開展數字檔案資源共享時間比較短，這就造成了當前事業單位缺少比較先進的管理方式，從而時內部檔案出現了陳腐的問題，再加上各部門之間缺少有效的交流和溝通，時各種檔案沒有得到及時有效的搭接，這就阻礙了檔案之間信息有效的流通和傳播。另外，大多數檔案長時間的處于封存狀態，這就造成了一些社會活動缺少相應的信息資源進行支持。我國政府雖然和事業單位之間有著密切的聯系，當時由于沒有相應的工作制度以及具有權威性的管理小組，對各事業單位的檔案進行規制和開發，這就造成了檔案信息資源開發力度不強。另外，一些事業單位為了減少工作成本，在綜合考慮成本與收益之間的比例后，不會投入較多的人力資源用于檔案的管理，只是簡單的開展一些檔案的基本職能工作，如記錄、存放和保護等，而關于檔案信息的分析以及開發卻很少關注，長此以往，這種管理模式逐漸不能滿足當前信息時代發展的需求，難以發揮豐富的社會功能。

檔案信息資源的防護力度有限。事業檔位數字檔案所包含的內容比較豐富，且是對真實的客觀體現，尤其是一些科教、文化之間的檔案還具有機密性，這就需要在保存時通過嚴密的措施確保其安全性，從而避免檔案出現被非法盜取和使用。因此，數字檔案在保存和共享的過程中，若不采取有效的防泄漏措施，一旦出現泄漏將會面臨嚴重的后果。在當前的數字檔案資源共享中，首要解決的難以就是紙質檔案破損丟失與電子檔案掃描問題，再加上沒有科學有效的資源共享程序，將會使檔案面臨極易被盜取和盜取的風險，尤其是在當前網絡信息技術快速發展的背景下，一些檔案極容易受到來自不法分子的攻擊，從而出現泄漏或是被篡改的情況，這就對檔案信息的安全防護工作提出了更高的標準和要求，急需要通過先進的技術和手段急性防護措施的升級，從而確保數字檔案的安全性。

缺乏計算機技術綜合管理人員。檔案管理工作就是將大量且繁復的檔案進行分類、錄入和保存，而數字檔案資源共享就是以計算機為平臺，實現數字檔案信息的分類、錄入、保存、搜索和保存。這就要求檔案管理人員不僅具備較高的檔案管理能力，同時還需要掌握良好的計算機應用知識和技術，從而確保數字檔案的管理。但是，在當前的事業單位中大多數檔案管理人員都不是本科出身，甚至有的管理人員所學專業和檔案管理沒有一絲關系，這就造成了工作人員本身專業知識和技能缺失，在機上事業單位本身對于檔案管理人員開展的相關培訓比較少，從而造成了當前事業單位檔案管理人員不僅缺少現代檔案管理技術，同時也缺少計算機相關應用技術和知識，最終造成數字檔案資源共享工作無法順利開展。

事業單位素質檔案信息資源共享的解決辦法

轉變思維方式，拓寬工作思路

對于人們來說要想轉變觀念，做到與時俱進是一個長期且艱巨的任務，事業單位應當突破傳統觀念的束縛，以積極的態度面對數字檔案資源共享所帶來的機遇與挑戰，要積極構建集成和聯合的發展模式，將原來地區、部門和人員之間的束縛打破，從原來的以單位為中心逐漸轉變成為為人民和全社會服務的服務觀念，從原來的被動服務逐漸向著更加層次化和立體化的主動服務模式進行升級，逐漸從原來的片面追求單個檔案部門的“小而全”“大而全”，逐步的向著以網絡為整體和資源共享的觀念進行轉變和創新。

推進文字歸檔數字化，創建檔案管理電子系統

隨著信息化的持續深入，檔案工作者需要天天在電腦上登記相應的文章，然后在依照相應的規定的，采取批辦次序對信息進行整理和分析，同時確保信息能夠在單位內進行有效的傳遞，另外，對相對應的信息進行催辦時間的設定，如果文檔循環在單位沒有按照規定的時間返回，相應的程序可以發送信息進行催辦提醒。另外，借助數字化檔案管理，可以實現文件的預歸檔處理，能夠在一定程度上減輕檔案工作人員的工作壓力和工作量。這可以在文件處理過程中通過計算機設備及時完成。通過數字化管理的模式對檔案進行管理，不僅可以最大限度的降低用于檔案管理的時間投入，同時能夠最大程度的提高管理工作效率和質量，幫助人員減輕工作壓力，無疑對政府和事業單位是非常有益的。

在當前的事業單位中，工作人員每天都需要面對極其繁復的工作，相應的所產生的文字檔案信息也就會隨之增加，這就需要檔案管理人員及時對這些信息進行錄入和存儲。在傳統管理模式中，檔案管理人員需要承擔較大的工作量，這對于工作人員來說任務就顯得比較重。但是采取數字檔案進行管理，工作人員在對文件進行處理時，課題通過電子檔案系統實現檔案信息的錄入、存儲、搜索和共享。在數字檔案管理系統中，能夠為檔案人員和具有使用需求的人員提供查詢服務，通過也可以通過互聯網實現信息資源的共享和傳播。最后，通過電子檔案系統能夠實現檔案信息的分類，比如經常使用的系統環境、操作系統、卷內目錄和單位分類等管理，按照等級的不同實現對檔案進行劃分管理，從而在真正意義上增強事業單位數字檔案信息共享水平，使檔案資料的利用效率得到不斷的提高。

建立健全數字檔案開放共享制度

事業單位在改進檔案文件信息資源共享工作中，需要有一個明確的責任，并將其放在核心的位置，提高檔案信息管理工作，而不是將所有的能量用于改善經濟本身的發展，并改善系統的檔案信息資源管理工作需要給予更大力度的關注。比如，可以將實際情況與時代的發展相結合，積極開展具有針對性的研究活動或講座，從而為制度的不斷完善和制定提供有利的環境。應根據實際經驗不斷修改和完善。通過與有經驗的人員的研究和探討，可以有效提高檔案管理工作的效率和質量。同時，各相關部門要積極配合管理人員糾正不嚴格遵守紀律的問題，從而最大程度的規避和消除對整個事業單位的負面影響，向公眾展示良好的形象，提供員工的忠誠度和責任感。此外，在對相關管理體系進行完善的過程中，管理者應當做到表率的作用，以身作則，在不斷增強自身管理能力的前提下，將發展的動態和理念傳達給全體員工，使管理體系在新時代能夠將自身的作用和價值得到充分的發揮。對于管理體系的完善，需要管理人員和事業單位的共同支持，才能實現目標，促進事業單位的發展。

統籌推進資源整合，制訂統一的數據標準體系

檔案信息資源共享工作屬于一項長久且繁復的系統化工程，具有任務重和周期長的特點。為了有效的改善當前數字檔案信息資源共享不足的現狀，應當逐步根據實際情況構建統籌全國數字檔案信息資源領導機構的建設，從而實現協調工作，確保國家檔案信息資源得到有效的共享，增加對機構的資金和政策等資源的投入，賦予國家權威性，并調整當前在數字檔案資源共享中存在的總體管理差和管理分散的問題。做好數字檔案管理的整體籌劃，構建檔案信息平臺，實現數字檔案資源的全面共享，制定詳細且具有較強的實施計劃，項目管理和推廣的專業機構，并最終實現公共機構的統一領導，分級管理的檔案管理系統。

強化技術防護支持，保障數字檔案安全

數字檔案的主要職能就是實現個人和團體信息記錄和存儲，在其上面含有重要信息，這就需要確保其安全性，比如，信息不被泄漏或修改等需求。事業單位要想實現數字檔案資源共享，就是通過信息化的方式實現檔案的錄入、存儲和傳播，通過不斷加強安全性，保證信息安全，從而使人民合法權益得到有效的保護。

對于事業單位的檔案儲存場所，首先要做的就是事先設置好儲存柜，以及安全防護所需要的防火防盜設備，同時在對紙質檔案進行處理時要小心謹慎，以免出現損壞，不會對后續數字檔案信息的錄入和存儲造成影響。此外，在數字檔案所使用的計算機和網絡安裝和防火墻，根據檔案的等級設置不同的權限。

對于人員的保密性管理，這就需要事業單位根據自身情況制定健全的安全責任制度，檔案管理人員應當簽署檔案保密協議，制定相應的工作流程，嚴格禁止人員從檔案室將檔案帶出，在檔案室內應當禁止使用個人手機和USB。

對于工作內容，在進行數字檔案分析時要確保其專業性，根據檔案的重要程度劃分為保密和共享兩種類型，對保密檔案實施嚴格的封存保護制度，在進行檔案共享時，做好安全審核。

對于檔案的網絡技術防護，高端加密技術應該用于嚴格保護在線文件信息數據庫，并要注意完整備份的文件在同一時間，減少數字檔案的損失，加強對不良網絡攻擊行為的控制，在共享過程中，使用中央控制系統實時監控數字檔案的流向。

加強數字檔案管理人員隊伍建設

構建完善的事業檔位檔案信息資源共享機制，這就對檔案工作人員結構和知識結構提出了更高的標準要求，不僅需要大量的技術人員確保設備和系統的正常運行，還充分發揮單位現有人才檔案信息資源共享的重要功能。通過嚴格的選拔機制、培訓機制和激勵機制，促使檔案人員不僅可以掌握檔案工作的專業知識和基本技能，還可以掌握計算機知識、網絡知識、數據管理知識和電子文件管理知識，從而提高檔案人員的整體素質。

隨著，信息化的不斷深入，事業單位數字檔案信息資源共享工作越來越重要，在開展共享工作中，不僅需要解決現有問題，同時也能夠對新問題進行有效的解決，這就需要事業黨委需要根據實際情況不斷的對共享機制進行完善與建設，通過對現有數字檔案資源共享存在的問題，提出了具有針對性的優化措施，從而促使數字檔案管理模式與思想得到不斷的改善，通過建立一個權威的信息資源共享系統，在確保數字檔案安全的條件下，可以更好實現信息的匹配，促使共享平臺得到不斷的擴展和豐富，以提高事業檔位數字檔案信息資源共享管理的效率。