我的檔案工作筆記

▎文∕王薇

2017 年，是我進入江蘇省南京市江寧區社保中心工作的第一年。年輕的江寧區社保中心成立不久，便進駐多家單位聯合辦公的江寧區市民中心。我們都像剛出生的孩童，迅速適應著新的環境與要求。

“初初相見，挨挨擠擠的密集架上整齊陳放著一盒盒檔案，有多年來業務經辦的檔案，有企業退休人員的檔案。它們記錄著曾經每一個職工平凡歲月里的工作，也在一張張泛黃的紙張上描寫著一個人的半生。——2017 年9 月”。

我開始學習社會保險業務，也接觸到社保檔案。不時會有市民前來調檔、登記、查詢、復印，在塵封的檔案海洋中尋找有時仿佛大海撈針。長久的年份積累，多次的搬遷整理，數量巨大的基礎檔案，都成為查詢調檔中可能存在的困難。在這種情況下，江寧社保人兢兢業業服務著全區近7 萬退休人員與1 萬多家企業，一步一步堅定地走向未來。

2020 年，面對突如其來的新冠疫情，江寧區社保在積極探索落實“不見面”經辦模式和線上網辦的同時，提出了要加快社保檔案信息化管理轉型，并于同年11 月啟動了為期3 年的江寧區社保檔案規范化整理及數字化建設工作。

“今天我們去參觀了南京市社保中心的檔案室，他們多年來在檔案管理工作方面積累了很多經驗，將‘沉默’的紙質檔案變成‘智慧’的數字檔案，也許我們也可以，真心期待那一天早一點到來！——2020 年1 月”。

江寧區社保以《中華人民共和國檔案法》《社會保險業務檔案管理規定（試行）》及《江蘇省機關、事業單位檔案工作測評標準》為依據，加強社保檔案業務建設，逐步實現檔案工作規范化、標準化、現代化，切實提高社保檔案服務社會的能力。通過對1987 年以來江寧區辦理社會保險業務過程中形成的具有保存和利用價值的檔案進行規范化整理及數字化，全面落實社保檔案管理制度，明確各類檔案保管責任、保管時限、保管場所、移交程序、類別界定和入庫標準，實現江寧社保檔案以紙質為主要介質的管理模式向以數字技術支持的信息化檔案管理模式轉型，同時延伸檔案功能，利用大數據實現社保檔案信息共享。

“最近檔案數字化工作總有好消息，我們還收到了表揚信和12345 熱線的表揚工單，回訪時，一位需要辦理退伍軍人優待證來調取檔案的老師傅稱贊調檔案‘真是太快太便捷了’，原來我們為老百姓多做一點，他們就更方便一點，我們服務百姓，百姓信任我們，這才是真正的‘雙向奔赴’。——2022 年6 月”。

我們在對1987 年以來的所有紙質檔案材料進行重新整理、審核、歸檔、掃描的過程中，定制個性化檔案盒，按照“一人一檔、一人一盒”的要求上架存放，共完成全區1987 年至2020 年5 月共6 萬多名退休人員221 萬多頁退休檔案的整理及數字化工作；整理完成1987 年至2020 年8 月征繳類業務檔案84 萬多件167 萬多頁，裝訂完成社保征繳類、失業保險類業務檔案5900 多盒。

為了加強檔案數據庫建設，實現“一鍵秒查”高效管理，江寧區社保中心對檔案數據庫（系統）進行權限配置，支持內部查閱、在線借閱登記和授權利用等功能。先后為9000 多人次提供了快速便捷檔案查詢服務，檔案數字化建設便民利民效應初步顯現。與此同時，通過對檔案信息的變化趨勢進行深入研究分析，能對區域社保工作的未來發展作出預測，為區委、區政府決策提供參考。

“今年即將召開黨的二十大，江寧社保檔案數字化建設的步伐也越來越快，漫漫長路我們探索走過，一年又一年的奮斗，時光匆匆而去卻留下了堅定的腳印，我們社保人始終會堅守那一抹社保藍，用奮斗與創新為參保群眾更好服務，永遠做人民的溫暖依靠與堅實后盾！——2022 年9 月”。

工作筆記未完待續。未來，我們仍堅持耕耘不輟，篤行不怠，書寫屬于社保檔案工作新的篇章。